Подбирайте уместный тон обращения
Вспомните, как отличается ваша манера общения с разными людьми. Вы не можете абсолютно одинаково общаться со всеми. Где-то вы официальны, где-то раскрепощены.
Ведь все зависит от того, с кем именно мы общаемся. При письме ситуация идентичная. Стиль и язык письменной речи напрямую зависят от того, кому именно мы пишем. Вспомните, как вы общаетесь по электронной почте с новым заказчиком и с клиентом, с которым уже сотрудничаете минимум полгода.
Тон обращения к каждому конкретному читателю формирует впечатление не только о вашем профессионализме. Вы прежде всего выказываете вежливость и воспитанность (или их отсутствие).
Если вы обращаетесь к конкретному человеку (или группе лиц), с которым (и) незнакомы, – уместно выбрать доброжелательный, но официальный тон, который и намека не даст на панибратство.
А теперь представьте, что вам пишет человек, с которым вы познакомились на каком-то мероприятии и побеседовали в кулуарах.
Денис, здравствуйте.
Меня зовут ______. Я представляю компанию ______, которая занимается ______. Нас сейчас интересует несколько коммерческих предложений и прайс-листов по вашим услугам. Примерно семь комплектов.
Скажите, когда бы вам было удобно пообщаться по Skype?
Нам интересно знать стоимость работы, сроки и что от нас для этого нужно?
Он даже не напомнил (наверное, не вспомнил), что мы уже знакомы и общались на одной из конференций в Москве. Причем пообщались очень продуктивно.
Скорее всего, случилось привычное для компаний явление – письмо готовил секретарь или сотрудник и просто отдал его руководителю на утверждение.
Тот вскользь пробежал глазами текст и быстро его подписал. Или, быть может, мой знакомый куда-то спешил и попросил сотрудника быстро отправить мне письмо, кратко сообщив содержание. Истинная причина мне неизвестна.
А теперь сравните его с другим письмом по электронной почте:
Денис, привет!
Мы познакомились в Киеве на Emailconference и говорили про серию коммерческих предложений по программе для интернет-магазинов.
Как и обещал, отправляю то, что мы составили своими силами, и жду информацию, что нам делать дальше.
Кстати, спасибо за совет по смене слогана на сайте – коллеги уже оценили.
Первое письмо отдает холодом, а второе излучает тепло. А письмо от клиента, с которым мы уже работаем определенное время, было бы по тону еще теплее. Потому что оно соответствует характеру наших отношений.
Как выбрать правильный тон для каждого конкретного послания?
Очень просто. Достаточно следовать «правилу беседы». Представьте, что вы конкретному человеку не письмо пишете, а собираетесь что-то сказать в живом разговоре, просто потом уберите из текста (или исправьте) разговорные выражения или слова. Читатель почувствует нужный тон и в таком же вам ответит.
Если вы пишете впервые, рекомендую тщательно все продумать, потому что в таком случае вступает в силу «эффект первого впечатления». Какое впечатление о себе вы хотите сформировать? Представьте, как вы подходите к этому человеку и знакомитесь. Что бы вы сказали? Как бы это сделали? Какие слова использовали бы?
Представили? А теперь сядьте и запишите.
Упражнение
Представьте, что вы организатор конференций, семинаров и тренингов. Напишите краткое письмо двум разным людям.
Первое письмо – вы обращаетесь к новому клиенту. Второе – обращаетесь к действующему клиенту. Они оба владельцы интернет-магазинов.
Цель письма: побудить их перейти по ссылке на сайт за подробной информацией.
Конкретный информационный повод – приглашение на очередную конференцию для владельцев интернет-магазинов.
Помните, что в электронном информационном письме достаточно шести предложений, чтобы передать суть и стимулировать к действию.
Хотя при желании вы можете придумать другой сценарий, близкий вам по духу. Просто потренируйтесь писать в нужном тоне двум разным людям.
