Признаки шаблонности – это определенные приемы, сообщающие читателю, что письмо было отправлено не только ему. То есть он просто один из многих. Естественно, это снижает ощущение доверия.

Первые пять признаков по большей части касаются деловой и коммерческой переписки на печатных носителях.

Самый страшный признак шаблонности в печатных письмах – это пустая длинная строка для дальнейшего заполнения от руки.

Первый вариант – когда в правой верхней части письма после «Кому:» идут пустые строки для заполнения. Я лично видел людей, которые не стеснялись в словах при оценке такого письма и моментально отправляли его в мусорную корзину.

Второй признак – в том же блоке «Кому:» вместо конкретного персонального обращения стоит обобщенный аналог в стиле «Руководителю».

Третий признак – обезличенное обращение или приветствие. Формируется впечатление, что автору все равно, кому писать свой текст. «Здравствуй, дорогой клиент!», «Здравствуйте, фрилансер!» и т. д.

Четвертый признак я именую «половым». Что вы подумаете, когда во время обращения видите в тексте «Уважаемый (ая)! ______»? Верно, это шаблон, раз автор даже не удосужился сделать две версии обращения для своей рассылки.

Пятый признак – использование тех же пустых строк для последующей расстановки численных и цифровых данных (процент, стоимость, дата и т. д.). Вообще очень рискованный способ. Потому что, какую бы цифру или число вы ни поставили, читатель может подумать, что другим вы предлагаете более приятные условия. Даете ему 10 %-ную скидку, которая в тексте отмечена ручкой в пустом поле, – значит кому-то предлагаете 15 %.

Помимо очевидных визуальных признаков шаблонности можно отметить также и смысловые.

1. Подчеркивание неуникальной составляющей – это происходит прямо в заголовке: автор намекает, что предлагаемая информация абсолютно не уникальна для читателя. Например: «Типовое коммерческое предложение», «Базовые цены» и т. д.

2. Размытая целевая аудитория – когда в тексте встречается любая информация, свидетельствующая: он адресован широкому кругу читателей. «Этот тренинг будет интересен предпринимателям, студентам экономических специальностей, интернет-маркетологам, IT-специалистам, журналистам и представителям других сфер деятельности, желающим понять, с помощью каких визуальных элементов можно улучшить конверсию сайта». Чем больше контраста в аудитории, тем шире размытость.

3. Предложение всего возможного – очень часто встречается в коммерческих предложениях: перед читателем находится список всевозможных услуг, которые оказывает компания автора. Зачем ему читать про двадцать разных сервисов, если ему интересны максимум два? Если вы думаете, что это придает масштабности, пересмотрите свою позицию. Представьте, что вы заходите в книжный магазин за конкретной книгой, а продавец начинает вас накручивать на покупку кулинарной книги, детских «разукрашек», сборника афоризмов монгольских мыслителей, фотоальбома «100 самых дорогих автомобилей», пособия по сексу для начинающих и супербестселлера «Что тебя ждет завтра?».

4. Непонимание процессов – в каждом виде бизнеса свои процессы и процедуры. Когда я работал в банковской сфере и занимался продажей услуги «Депозиты юридическим лицам», то четко знал: бюджетные организации не могут размещать вклад сроком на один год и всегда закрывают депозиты в конце года. Когда вы адресуете сообщение определенной аудитории, убедитесь, что ваше предложение соответствует ее процедурным тонкостям.

5. Отсутствие конкретных «горячих точек» – повальное явление в любых текстах коммерческого характера. Просто дословно процитирую: «Мы предлагаем гибкую тарификацию и быструю доставку, при больших объемах закупок возможна отсрочка платежа и персональная скидка». Вот как читателю определить конкретику такого сообщения?

Почему все это важно? Потому что читателю гораздо приятней знакомиться с сообщением, когда он понимает: это адресовано именно мне.

Если у вас нет физической возможности максимально персонализировать каждое свое обращение, просто минимизируйте количество признаков, указывающих на шаблонность.

Сложно? Согласен, тексты писать – это не кукурузное поле охранять.