Лучший инструмент — тот, которым вы пользуетесь
Моя работа заключается в том, чтобы продавать ежедневник, поэтому меня часто спрашивают: «Почему именно этот ежедневник самый лучший?» Мой ответ всегда начинается одинаково: «Я не знаю, действительно ли он будет лучшим для вас, но вот чем он отличается от других…» Я считаю, что ежедневник «Берись за дело» великолепен! Но поскольку он заслуживает того, чтобы использоваться не только в качестве пресс-папье, я, с позиций продавца, стараюсь лишний раз напомнить людям, что если у них уже есть какой-то инструмент — приложение, записная книжка, настенный календарь или амбарная книга — и он устраивает их, то все в порядке.
Если инструмент сломался, почините его! Но если он работает, перестаньте волноваться и просто пользуйтесь им.
Я начинала писать эту книгу в программе Google Doc, а заканчиваю уже в Microsoft Word. Каждые несколько дней кто-нибудь спрашивает, в чем я пишу книгу, и каждые несколько дней кто-нибудь рекомендует для этой цели Scrivener — программу для обработки текстов, призванную помогать авторам.
Прежде чем начать писать, я зашла на сайте Scrivener, чтобы посмотреть на этот инструмент, который, по мнению многих, необходим каждому. Выглядит он поразительно! Похоже, обладает великолепными характеристиками! И, судя по всему, может быть очень полезен. Кроме того, он взволновал и даже растревожил меня. Потому что возникло подозрение, что, помимо написания книги, мне придется еще и изучать новую программу.
У меня было два варианта. Я могла загрузить эту новую программу. Я могла выделить время на ее изучение. Я могла привыкнуть к ней. Я могла начать работу над книгой.
Или я могла просто открыть Google Doc и начать писать книгу. Я выбрала последнее.
«Поиск правильного инструмента для работы» — это на самом деле прекрасный способ избежать необходимости выполнять работу. Можно очень быстро убедить себя в том, что для успешной реализации проекта вам нужно что-то особенное. Но зачастую для того, чтобы реализовать тот или иной проект, нужно просто работать над ним.
Я не говорю, что вам не следует искать правильный инструмент для своей работы или что не нужно ничего пробовать и искать новые, более удачные способы. Я говорю лишь, что если то, что у вас уже есть, устраивает вас, то пользуйтесь этим. Потратить неделю на поиск самого лучшего с точки зрения аэродинамики молотка, который великолепно лежит в руке, когда вам нужно всего лишь забить в стену один гвоздь, — это просто способ затянуть дело.
Все инструменты — даже самые лучшие — бесполезны, если вы не умеете как следует ими пользоваться. Не важно, насколько хороша ваша машина, если вы не умеете водить. Не важно, насколько красив ваш бассейн, если вы не умеете плавать. Чудесно, если вы умеете пользоваться Scrivener и он для вас подходит! Чудесно также, если вы пользуетесь карандашом и пишете роман от руки на бумаге! Смысл в том, чтобы найти свой инструмент. И самый лучший из них — тот, который вас устраивает.
Если инструмент сломался, почините его!
Но если он работает, перестаньте волноваться и просто пользуйтесь им.
За дело!
Воспринимайте свой электронный почтовый ящик как средство связи
Электронный почтовый ящик должен служить вам средством связи. Не складом. Не развлечением. Не списком намеченных дел. Он не должен быть источником стресса и тревоги. Вы должны относиться к электронной почте так, как относитесь, скажем, к степлеру: это нечто, что стоит у меня на столе и выполняет свою задачу. Задача электронной почты — обеспечивать связь.
Если вы обожаете электронную почту и проверка «входящих» вам в радость, это великолепно. Но если вы задыхаетесь под грудой электронных писем и хотите из-под нее выбраться, позвольте мне поделиться с вами несколькими советами, которые могут помочь вам в этом.
Для начала повторите за мной: задача электронной почты — обеспечивать связь с другими людьми. Помните об этом.
И вот несколько советов по обращению с электронной почтой.
Позаботьтесь о том, чтобы вам не приходили ненужные письма. Отпишитесь от информационных рассылок, в которые все равно никогда не заглядываете. Это расчищает место для того, чтобы вы могли увидеть те письма, которые вам хочется и нужно открыть. Если вы ведете бизнес или часто отвечаете по электронной почте на одни и те же вопросы, организуйте у себя страничку вопросов и ответов и разместите на ней ответы на эти часто задаваемые вопросы. Это поможет вам снизить почтовый трафик, а ваши клиенты будут быстрее получать нужные им ответы.
Открывайте свой почтовый ящик только тогда, когда готовы принимать решения. Это важно. Почтовый ящик не должен быть «игрушкой», которую вы можете небрежно открыть и полистать. Ведь в этом случае вы, скорее всего, не в том настроении, чтобы отвечать на письма серьезно. А если не можете ответить, то и связи не возникает. Отвечая на письма, вы принимаете решения (будете ли вы? когда мы можем встретиться? согласны ли вы?) или действуете (высылаете файл, проверяете отчет, оплачиваете счет). Если у вас нет времени, чтобы принимать эти решения или предпринимать действия, не открывайте почтовый ящик.
Пользуйтесь архиватором. Прочитав письмо и ответив на него (или решив, что не будете отвечать), заархивируйте его! Уберите из ящика! Оно, конечно, останется у вас в почте, но не будет загромождать пространство связи. В следующий раз, когда вы откроете свой почтовый ящик, вам не придется смотреть на то, с чем вы уже разобрались. Как хранить письма, решайте сами, но в большинстве случаев инструмента поиска вполне хватает, чтобы найти нужное в архиве.
Возьмите телефон. Сколько времени вы готовы потратить на одно письмо? Десять минут? Двадцать? Мой предел — около десяти минут, и если мне не хватает этого времени, чтобы написать письмо или набросать ответ, то пора, я считаю, этому человеку позвонить. Если вы знаете этого человека недостаточно хорошо, чтобы звонить ему, то подумайте, нельзя ли упростить (и сократить!) ваше письмо. Помните: если вы не знаете этого человека, то и он вас не знает. Получатель будет ждать от вас короткого и строго делового письма.
Запишите все. Если вам приходит письмо с информацией, имеющей отношение к какой-то будущей дате, не оставляйте его в ящике до этой даты. Запишите информацию или добавьте в свой календарь, а затем заархивируйте письмо! В день события вы сможете снова извлечь его, если понадобится, но оно не будет загромождать ваш ящик все это время.
Объявите о банкротстве. В вашем ящике накопилось несколько сотен писем, ожидающих ответа, причем некоторым из них уже несколько месяцев? Собираетесь ли вы отвечать на эти письма? Если да, хорошо. Выберите день и найдите время, чтобы раскидать их все. Но если нет, тоже хорошо. Сотрите их и начните заново, а затем возьмите в привычку регулярно делать все то, о чем шла речь выше.
И наконец, если ничто из перечисленного в вашем случае не работает и вы не отвечаете людям, которые пишут вам, то, может быть, пора признать, что вы не в состоянии пользоваться электронной почтой. Это может показаться безумием. «Все пользуются электронной почтой для связи! Я не могу этого не делать!» Но если вы не отвечаете на письма в разумный срок, вы уже не пользуетесь электронной почтой. Вы только делаете вид, что пользуетесь ею. А это еще хуже. Я предпочла бы в ту же минуту получить от такого человека автоответ, в котором было бы написано: «Привет! Я не пользуюсь электронной почтой. Я никогда не отвечу на ваше письмо». Это гораздо лучше, чем просто не получить ничего. В обоих случаях мой вопрос останется без ответа, но только в одном случае я буду находиться в подвешенном состоянии.
