Хранение документов ОСС
В жилищном законодательстве перечень документации, относящейся к ОСС и подлежащей хранению, не установлен. Деятельность по хранению различных документов регулируется Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.
В настоящее время установлены сроки хранения документов, связанных с управлением МКД:
— документы (заявления, протоколы собраний, справки, журналы регистрации заявлений) — 5 лет после выбора УО (при этом часть документов может быть отнесена к сроку хранения «постоянно»);
— протоколы правления ТСЖ, ЖК — постоянно (при ликвидации организации документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов).
Таким образом, прямого указания на сроки хранения протоколов общих собраний собственников в МКД и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, в Перечне отсутствует.
Однако, с 11.01.2018 обязанность хранить в течение трех лет оригиналы решений собственников и протоколов ОСС возложена частью 1.1. статьи 46 Жилищного кодекса РФ на орган государственного жилищного надзора (ГЖИ).
Целесообразно хранить имеющие оригиналы и копии протоколов общих собраний и решений собственников по вопросам, поставленным на голосование, постоянно, чтобы обезопасить собственников в доме от различных неприятных ситуаций. Хранить документы общих собраний лучше всего по адресу проживания уполномоченного собственников. Управляющие организации меняются, банкротятся, и с их сменой документы могут потеряться. А они нужны, в первую очередь, для подтверждения того факта, что решения собственниками принимались.
♦ Важно!
Копии всех документов, связанных с проведением общего собрания и принятыми на нем решениями обязательно должны храниться в месте, определенном общим собранием.
При очно-заочной форме голосования в состав документации, подлежащей хранению, входят копии и/или оригиналы следующих документов (перечень является открытым):
— протокол заседания инициативной группы;
— реестр всех собственников;
— реестр вручения сообщений об ОСС, если ранее не принималось решение о порядке и месте размещения таких сообщений;
— сообщение о предстоящем общем собрании;
— акт о размещении сообщений о проведении ОСС;
— листы регистрации собственников на очной части собрания;
— реестр вручения бюллетеней для голосования;
— бюллетени для голосования;
— протокол счетной комиссии (не обязательно, но желательно);
— протокол решения общего собрания и полученные от собственников бюллетени;
— уведомления, информирующие собственников об итогах прошедшего голосования;
— акт о размещении уведомлений об итогах проведения ОСС.
В обязанности УО, ТСЖ, кооператива входит хранение всей документации на МКД (Правила № 491):
— технической и иной документации;
— документации, связанной с выбором (изменением) способа управления многоквартирным домом;
— документации, связанной с дальнейшим управлением этим домом и проч.
В указанную документацию входят и копии документов ОСС, связанные с процессом управления МКД.
