Техническая часть, основная задача которой – помочь разгрести завалы - Время. Большая книга тайм-менеджмента - Глеб Алексеевич Архангельский - RutLib.com

Книга: Время. Большая книга тайм-менеджмента

Назад: Психологическая часть, основная задача которой – вправить мозги

Дальше: Приложение II Непрожективный подход к организации деятельности

Техническая часть, основная задача которой – помочь разгрести завалы

Все, что будет указано дальше, необходимо выполнять письменно, применяя цветные ручки, выдумывая на ходу систему обозначений. В конце каждого подраздела указан документ, который должен появиться. Заведите для этих документов отдельную яркую папку, подпишите ее «Система моей работы» и держите на видном месте. Постоянно обращайтесь к содержимому, изменяйте его, зачеркивайте и добавляйте. Когда разбираться в какой-то бумаге становится трудно, ее стоит переписать, подумав параллельно, можно ли что-нибудь из описанного изменить и усовершенствовать. Отработанные листы складывайте куда-нибудь в одно место: впоследствии они вам пригодятся.

При работе с алгоритмом не обязательно расписывать подробно все, что указано. В первом приближении, сделав один пункт, переходите к другому – никто не мешает потом вернуться, чтобы уточнить и дополнить.

Обзор деятельности

Выпишите на один большой лист бумаги все ваши дела, которые нужно сделать, задачи, которые нужно решить, проблемы, которые висят над головой. По мере возможности группируйте их в кучки по смыслу, но не слишком этим озадачивайтесь. Главное – вспомнить и выписать максимум того, что нужно сделать.

На том же или отдельном листе нарисуйте предстоящий год (от настоящего момента). Это должна быть одна прямая линия с очень грубой разбивкой (по месяцам, самое большее – по неделям). Приблизительно отметьте на этой прямой важнейшие критические точки – события, или сроки, от которых сильно зависит выполнение крупных задач. Например: успеть сдать отчет до конца квартала. Также отметьте те задачи, которые было бы удобнее всего сделать в определенное время. Предположим, ремонт на даче – летом. Не вдавайтесь слишком сильно в подробности, главное – представить себе ситуацию в целом.

Список слегка сгруппированных дел и грубый рисунок года.

Определение направлений деятельности и ценностей

Теперь необходимо структурировать список дел, выделить основные направления деятельности. Подумайте над документом, полученным на предыдущем шаге, и разбейте все дела на 7–8 основных областей, например «Семья», «Проект Х», «Самообразование». Если на предыдущем шаге дела были достаточно хорошо сгруппированы, просто подпишите названия этих областей другим цветом. Если нет – можно переписать список или просто установить для каждой области свой цвет и подчеркивать соответствующие дела этим цветом. Главное здесь – утрясти в голове образ деятельности, разбить его на такое количество элементов, которое может контролировать предсознание. Теперь вы будете более свободно ориентироваться в своей деятельности и меньше бояться ее необъятности.

Теперь ответьте себе на вопрос: «Зачем я хочу делать то, что я хочу делать?» Что для вас наиболее ценно и ради чего вы собираетесь решать те или иные задачи? Это могут быть семья, материальный достаток, слава, служение, самосовершенствование… Тут не обязательны четкие формулировки и ясная структура, важно выразить словесно и закрепить на бумаге те базовые ценности, которыми вам хотелось бы руководствоваться в вашей деятельности. Выпишите их на отдельный лист.

Теперь просмотрите ваш список дел, особенно крупных и сложных, и сопоставьте его со списком своих ценностей. Про каждую крупную задачу подумайте: хотите ли вы ее выполнить потому, что ее выполнение работает на ваши ценности, или она навязана вам обстоятельствами, другими людьми, вашим собственным недосмотром? Задавайте себе вопрос: «Оно мне надо?» – и вычеркивайте лишнее или думайте, как избавляться от навязанного. Параллельно с этим уточняйте формулировки основных направлений вашей деятельности. Когда это будет сделано, выпишите их на тот же лист, на котором находится список ценностей.

Далее на всех этапах планирования своей деятельности постоянно сверяйтесь с этим списком, уточняя ваши планы, а также дополняя и корректируя сам список.

Список основных направлений деятельности и ценностей.

Постановка целей и задач

Теперь нужно вернуться к списку всех дел и выбрать из него самые важные и крупные. Затем разбить их на более мелкие дела, или задачи. Все это можно оформить как древовидные, ветвящиеся структуры или просто в таблице – под каждой целью подписав подзадачи.

Теперь можно просмотреть список целей и задач и проверить, нельзя ли какие-нибудь из них делегировать. Делегирование здесь надо понимать широко: это может быть перепоручение кому-то, покупка чьей-то услуги вместо того, чтобы делать самому, и т. д. Посмотрите на вспомогательные цели (способствующие достижению главных) и подумайте: нельзя ли достичь главных целей другим путем? Например, если достижение главной цели требует покупки и освоения какой-нибудь сложной техники, не проще ли будет купить соответствующую услугу?

Периодически перепроверяйте список своих целей, переделывайте его в зависимости от изменяющихся обстоятельств.

Структура целей, разбитых на задачи и подзадачи.

Расстановка приоритетов

Просмотрите список целей и задач и отметьте их сравнительную важность и срочность. Все дела можно распределить в такую таблицу:

А. Важные и срочные. Нужно сделать немедленно, коли уж такие дела у вас есть. Хотя именно про них сказано кем-то из великих: «Нужно жить так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

Б. Важные и несрочные. Самые «обиженные», наиболее ущемляемые дела, связанные с собственным развитием, обучением сотрудников и т. п. Часто дела типа А появляются из-за пренебрежения делами типа Б. Присмотритесь к своим делам А: может быть, вы лечите следствия, а нужно лечить причины? Не тратить массу времени на совещания, а потрудиться внедрить в корпоративную культуру правильные принципы их организации? Инвестировать время в обучение подчиненного, но зато избавить себя от аварийных ситуаций, связанных с его ошибками?

В. Неважные и срочные. Эти дела очень любят маскироваться под дела А. Человеку свойственно путать срочность и важность: всякое срочное он автоматически считает важным. В основном именно дела В создают в фирмах атмосферу непрерывного кризис-менеджмента, аврала, суматохи. Еще классик научной организации труда Ф. У. Тейлор замечал, что на хорошо организованном предприятии все делается неторопливо, никто никуда не бежит и не суетится. Прямо противоположная картина у нас, к сожалению, часто считается признаком активной и эффективной деятельности.

Г. Неважные и несрочные. Эти дела нужно «финансировать по остаточному принципу». Но они часто приятны и интересны, поэтому с них начинают рабочий день, убивая на них лучшие рабочие часы.

Как отделять важные дела от неважных? Гуру менеджмента Питер Друкер говорит, что важен здесь не столько анализ, сколько смелость. Выбор приоритетного – всегда риск. Друкер дает такие принципы расстановки приоритетов:

– ориентируйтесь на будущее, а не на прошлое;

– концентрируйтесь на возможностях, а не на проблемах;

– выбирайте свое собственное направление, не плывите по течению вместе с другими;

– ставьте для себя высокие, решительные цели, которые позволяют круто изменить ситуацию, а не такие, которые «надежны» и легко достижимы.

Умение отделять важные дела от неважных – одно из важнейших в тайм-менеджменте. Нет ничего проще этого правила, но ему сложнее всего следовать. Никакие теоретические объяснения этому не научат, пробуйте, оценивайте, задействуйте интуицию – и через некоторое время вы будете выделять важнейшее почти автоматически. И вот еще один признак: именно самые важные дела нам обычно больше всего не хочется делать.

Дела, «разбросанные» по таблице важности-срочности, полезно держать перед глазами, составляя план на год и на неделю. Можно ввести обозначение для каждого типа дел (цветом, количеством восклицательных знаков и т. п.) и подписать на схеме целей. Можно еще раз подумать о делегировании, особенно в отношении срочных, но неважных задач. Особое внимание обратите на то, что здесь идет речь не о масштабности задач, а о важности, т. е. даже мелкое дело может быть очень важным и срочным (а значит, приоритетным), если выполнение его именно сейчас предотвращает большие убытки в будущем.

Таблица распределения задач по приоритетности.

Планирование на год

Нарисуйте (лучше на клетчатой бумаге) более подробный рисунок предстоящего года (считая от настоящего момента). Удобнее всего сделать это в виде графика Гантта, дающего простой обзор задач с их длительностями (полужирные горизонтальные линии) и взаимосвязями (пунктирные вертикальные линии). Детальность шкалы времени выбирайте исходя из удобства: для более укрупненного планирования можно считать одно деление равным неделе, для более точного планирования – дню.

В списке целей и задач для каждой цели подпишите критические сроки, от которых сильно зависит результативность, и обозначьте их на графике. Выделите в каждой цели наиболее крупные и серьезные задачи, а также небольшие, но критически важные (когда небольшое вложение усилий сейчас обеспечивает значительные результаты впоследствии). Исходя из критических сроков, приблизительно распределите дела по графику (чем ближе к настоящему моменту, тем точнее это нужно делать). Делайте это, сверяясь с таблицей приоритетов.

Если дел ощутимо больше, чем позволяют сделать сроки и ресурсы, пересматривайте список целей – отсеивайте, делегируйте. То, что можно отложить без большого вреда на более далекую перспективу, – откладывайте.

Имейте в виду, что получившийся план года нужно будет пересматривать на год вперед каждую неделю или каждый месяц (отсчитывая год каждый раз от момента планирования, т. е. методом скользящего планирования). Поэтому не пытайтесь сделать его слишком детальным и точным – обращайте особое внимание только на ближайшие несколько недель. Если у вас не так много проектов, жестко привязанных к времени, то это может быть даже не план на год, а просто список важнейших проектов в порядке приоритетности.

План дел на год.

Планирование на неделю

С неделей нужно сделать примерно то же самое, что с годом. Здесь более удобен график, позволяющий видеть наличные ресурсы времени, т. е. «кроить скатерть» недели на отдельные куски, необходимые для выполнения ваших дел.

Из годового графика выпишите дела, которые вы привязали к ближайшей неделе. Если есть необходимость, можно структурировать их более детально.

Определите критические моменты недели, особо важные для выполнения каких-либо дел. Распределяйте дела по неделе так же, как вы делали это с годом. Не пытайтесь распланировать все слишком детально. Обязательно оставляйте резервы, нераспланированные участки, особенно когда возможны какие-нибудь непредвиденные обстоятельства. Количество таких незанятых участков должно составлять около 40 % времени.

И на уровне недели, и на уровне дня старайтесь поставить важнейшие дела раньше менее важных. Лучше пусть будет сделано одно важное дело и пропущено одно неважное, чем оба будут сделаны кое-как или недоделаны.

Наконец, каждый день вечером просматривайте, уточняйте недельный план и выписывайте на отдельную бумажку все дела на завтрашний день. При этом желательно распределить их по убыванию важности и выполнять в том же порядке. Не жалейте на это нескольких минут – такая работа упорядочит дела в голове, и вы вовремя вспомните о нужном и сумеете отдать предпочтение важному.

План на неделю и список задач на день.

Техника личной работы

Сейчас у вас нет времени на то, чтобы навести хороший порядок в ваших документах, книгах и прочих важных источниках информации. Но для начала можно простейшим образом упорядочить их по приоритетности, вложением 20 % усилий создать 80 % порядка.

Все места вашей активной работы (письменный стол, содержимое компьютера) должны быть разделены на три основных области. Первая, наиболее близкая и поддерживаемая в порядке, – область для критически важной информации. Например, центр рабочего стола, папка «Рабочий стол» компьютера. Вторая по важности область – для информации второй степени важности и срочности. Например, окраины стола и папка «Мои документы» компьютера. Третья область – для менее важной информации, это могут быть ящики стола, другие папки компьютера и т. д. Можно не поддерживать порядок внутри областей, но важно четко разделить между собой эти три области, чтобы важную и срочную информацию вы без проблем могли находить быстро.

В первую область положите бумаги, касающиеся ближайшего и важнейшего дела. Во вторую – вашу яркую папку «Система моей работы». И не забывайте в нее заглядывать регулярно!

Повторение; главные принципы устранения «разрухи в головах»

Думайте над своими проблемами письменно! Нарисуйте проблему – и вы решите ее.

Выделяйте одно – над чем вы работаете, несколько – что вы имеете в виду, и забывайте о прочем.

Управляйте вниманием: больше крупных переключений, меньше мелких.

Нельзя слишком долго сидеть на двух стульях! Принимайте решения.

Если делать – то делать. Если НЕ делать, то НЕ делать.

Раздуйте страхи – и они лопнут. После этого начинайте решать проблему.

Пять минут отдыха в час – и не пытаться думать в это время!

ТМ-КНИГА

Г. Архангельский. Работа 2.0; прорыв к свободному времени

Эта книга посвящена повышению эффективности с помощью технологий онлайн-коммуникаций. Ведь хотя технически у нас есть все для эффективного менеджмента онлайн, веб-камера встроена практически в каждый смартфон и ноутбук, но наши привычки и методы организации работы еще сильно отстают от имеющихся технических возможностей. Как улучшить работу с клиентами, сотрудниками, собственную удаленную работу, творчески используя современные онлайн-технологии, – все это предмет разбора в книге.

Дмитрий Флягин, руководитель ТМ-клуба «Ярославль», партнер компании «Технологии развития»

Я 18 лет отработал в Сбербанке. Много интересных книг из библиотеки Сбербанка повлияли на мое развитие. Одним из лучших отечественных экспертов в менеджменте я, как и многие, считаю Глеба Алексеевича Архангельского – основателя российской школы тайм-менеджмента. Я прочел большинство книг Глеба Алексеевича. Это «Тайм-драйв», «Тайм-менеджмент на Microsoft Outlook», «Время на отдых» и др. Не осталась без внимания и книга «Работа 2.0: прорыв к свободному времени».

Мне как руководителю очень помог раздел книги, в котором рассказывается о контроле оперативных поручений, о принципах построения и настройки системы контроля поручений, о возможности удаленного контроля за исполнением поручений во время отсутствия в рабочем кабинете и многое другое.

Глава книги, затрагивающая взаимодействие с клиентами, во время моей работы в Сбербанке, была не столь актуальна. Впоследствии, когда я покинул банк и занялся продажами, я эту главу перечитал еще раз. Она мне, человеку, только начинающему свой путь в продажах, принесла дополнительные знания и навыки общения и ведения переговоров с клиентами.

Из любой книги Глеба Архангельского каждый может взять что-то новое, ценное для себя, собственного развития и продвижения своего бизнеса. Я для себя черпаю те инструменты, которые позволяют мне экономить самый ценный и невосполнимый ресурс – ВРЕМЯ.

Назад: Психологическая часть, основная задача которой – вправить мозги

Дальше: Приложение II Непрожективный подход к организации деятельности