Книга: Время. Большая книга тайм-менеджмента
Назад: Часть III Реализация решений: система персонального оперативного управления
Дальше: Настройка системы самоменеджмента: создаем предпосылки успеха

Достижение результатов; предрассудки, факты, технологии

Всю жизнь как белка в колесе…

В японском языке появилось новое слово «кароши», означающее смерть от переутомления на работе. Такова плата за лидерство в этом мире. Если вы стремитесь к успеху, стоит осмыслить этот факт до того, как кароши настигнет вас самих.
Раньше считалось, что прогресс принесет человеку увеличение количества свободного времени, облегчение тяжести труда, повышение удовлетворенности жизнью. Практика показывает обратное. Перегрузки, стресс, рост продолжительности рабочего дня – постоянные спутники современного городского жителя.
Перегрузки убивают и истощают, медленно и верно уничтожают способность радоваться жизни. Причем самоубийственный подход к работе является наиболее социально одобряемым. Если подчиненный скажет начальнику: «Не спал всю ночь, доделывал отчет», он скорее всего будет поставлен в пример другим как усердный работник. Хотя лучше бы уволить его за профнепригодность – неумение организовать свое время, неумение поддерживать себя в работоспособном и здоровом состоянии, необходимом для качественного выполнения работы.
Мы работаем много, усердно, с надрывом и кризисами, но всегда ли эта работа дает результаты? Сколько раз вас посещало ощущение, что вы пытаетесь проломить головой каменную стену? Сколько раз хотелось все бросить и на все плюнуть? Сколько раз результаты огромных усилий оказывались ненужными?
Кроме перегрузок и безрезультатности нас добивает промедление. Как часто не хватает сил собраться с духом и сделать приоритетное, но неприятное дело… Как часто мы разгребаем сваливающуюся на голову текучку, в то время как на горизонте неумолимо висит оно – пугающее, опасное, неизбежное, отравляющее жизнь… Когда же мы наконец беремся за него, оно уже выросло. То, что месяц назад можно было решить телефонным звонком, пусть и неприятным, сегодня требует несколько дней и массу головной боли. Промедление услужливо добавило нам еще одну ступеньку к могиле.
Неизбежна ли такая плата за успех в современном мире, за высокие результаты, за конкурентные преимущества? В этой части книги мы покажем, что можно достигать высоких результатов в короткие сроки и при этом не страдать от стрессов и полнокровно радоваться жизни. Освоение соответствующих технологий требует некоторого времени. Но это ваши инвестиции в самого себя, в свой успех и свое развитие, поэтому они неминуемо окупятся.

 

Чтобы перепрыгнуть пропасть, нужно сделать шаг назад. Чтобы успевать больше и получать результат быстрее, нужно научиться замедляться.

Когда порядок вреден; учимся использовать хаос

Как правило, борьба со стрессом, личная эффективность, высокие результаты, успех прочно связываются в мышлении человека с порядком и трудолюбием. «Хочешь не испытывать стресса – распланируй тщательно свой рабочий день» – говорят ему. Хочешь все успевать – работай тщательнее, не ленись. Каждая вещь должна знать свое место! Работать, работать и еще раз арбайтен! Да здравствует Zeitplanung und Effektive Arbeitsmethodik (так называется одна из немецких книг по тайм-менеджменту)!

 

 

Есть ли альтернатива такому человеконенавистническому подходу? Да, есть. Чтобы ее найти, нам придется обратить свой взор в глубины истории, к великому греческому философу Платону, оказавшему огромное влияние на европейскую культуру. Он разделял все существующее на два мира: мир вещей и мир идей, идеальных образов, к которым должны стремиться реальные вещи.
Благодаря Платону у людей, воспитанных в европейской культуре, как правило, существует достаточно прочный стереотип, устойчивая последовательность действий при организации любой деятельности, а именно: сначала построить некий максимально подробный и четкий образ желаемого результата и пути его достижения – цель, план, проект и т. д., и только после этого осуществлять деятельность, загоняя ее в заранее определенную схему.
Но человеческая деятельность – материя живая, реагирующая, часто непредсказуемая. Попытка загнать ее и себя в рамки жесткой схемы приводит либо к поломке этой схемы, либо к удушению возможностей, заложенных в спонтанном развитии деятельности.
Менеджеров обычно учат работать с порядком – создавать его, поддерживать. Однако современный изменчивый мир и особенности «широкой русской души» требуют освоения технологий работы с хаосом, позволяющих не уничтожать его, а творчески использовать.
Такие технологии, т. е. достижение успеха без предварительного жесткого планирования, мы находим у классиков китайской стратегии, метод мышления которых во многом противоположен платоническому (европейскому). Если у европейцев ценится героизм, то в китайской стратегии – легкость, естественность достижения результата. «Никто не ставит памятник хорошему стратегу» – он устроил все так, что нужный ему эффект получился сам собой. Вместо того чтобы торопиться и затрачивать огромные ресурсы на действия, китайский стратег предпочитал внимательно, вдумчиво и неторопливо почувствовать подходящий момент и найти наилучшую точку приложения усилий, для воздействия на которую необходима точность, но не затраты сил.
Идеи своевременности, легкости и экономности действия, а также оптимального сочетания хаоса и порядка будут для нас стержневыми на протяжении всей этой главы. Заметим, что материал располагается приблизительно по степени нарастания управляемости личной работы, которую дает применение соответствующих методов.
В первой части, которую вы сейчас читаете, – базовые понятия, постановка задачи. Во второй части – основные принципы организации труда и повышения эффективности, а также борьбы за время и самомотивации. В третьей части – более сложные технологии стандартизации и управления качеством, а также технологии творчества, управления богатыми возможностями подсознания. Ключевой элемент главы – описание метода ограниченного хаоса, нашей авторской разработки, позволяющей интегрировать в единую систему все техники управления собой.

 

Ключ к успеху – не в умении наводить порядок, а в умении точно выбирать те и только те области, где он нужен. А нужен он далеко не везде.

Успех; необходимые и достаточные условия

Из чего складывается такое важное для человека явление, как успех? Во-первых, для успеха, как правило, необходимы высокие результаты. Не будем рассматривать случайную удачу вроде выигрыша в лотерею, нас интересует именно стабильный, предсказуемый, запланированный и предопределенный успех.
Чтобы результаты были высоки, необходима высокая эффективность всех наших действий, т. е. большое значение дроби «полученный результат делить на вложенные затраты». Мы должны добиваться высоких результатов максимально экономными и простыми действиями. Важный частный случай эффективности – производительность труда, т. е. результаты, получаемые в единицу времени.
Но мало получать высокие результаты, чтобы добиться успеха. Нужно еще, чтобы эти результаты были для вас желанны, соответствовали вашим целям и ценностям. Кроме того, результаты должны быть актуальны для общества и рынка, т. е. соответствовать целям и ценностям социальной надсистемы. И то и другое требует от нас развития – постоянного изменения, расширения наших представлений о себе и окружающей среде, постоянного создания новых возможностей производить результаты.
Установить оптимальное соотношение эффективности и развития нам поможет уже знакомая модель – рефлексивный контур, описывающий любые процессы управления. Чтобы изменить какой-либо процесс в нужную нам сторону, нам нужно выйти в рефлексию, т. е. как бы «отстраниться» от деятельности, проанализировать процесс, создать для себя его адекватную модель, принять решение по изменению процесса и наконец реализовать это решение, отрегулировав процесс в требуемую сторону.
Как связан рефлексивный контур с эффективностью и развитием? Ясно, что развитие требует рефлексии – выхода из деятельности, поиска и моделирования различных вариантов ее перестройки. Это требует некоторой остановки деятельности, внесения в нее неуверенности, ведь раз мы вышли в рефлексию, значит, мы сомневаемся, что нынешняя организация деятельности оптимальна. Но эти потери окупаются возможностью найти новые, принципиально другие, гораздо более эффективные способы действия.
И наоборот: эффективность требует максимальной сосредоточенности внутри процесса, максимального автоматизма действий. Вспомним конвейер Генри Форда: эффективность достигается стандартизацией процессов и отработкой соответствующих навыков до автоматизма. В личной работе действуют те же самые принципы: чтобы получать высокие результаты за короткое время, нужно вырабатывать навыки, создавать непреложные правила, привычки и стереотипы.
Таким образом, между эффективностью и развитием необходимо поддерживать баланс. Каждый раздел этой части книги будет акцентировать внимание на одной из сторон баланса «эффективность – развитие». А соблюсти гармонию поможет описанный в третьем разделе метод ограниченного хаоса, позволяющий поддерживать эту гармонию с помощью достаточно простых алгоритмов и принципов.

 

Чтобы достигнуть успеха, нужно быть эффективным и развиваться. Эффективность достигается созданием правил и стереотипов, развитие – их разрушением.
ТМ-ОПЫТ
Мой метод ведения портативного ежедневника
Анастасия Сабылина, ТМ-лидер, руководительТМ-клуба Московского государственного университета, юрист компании CleverData.

Мало кому нравится носить с собой много вещей, особенно тяжелых, особенно каждый день. Хочу поделиться моим опытом, как облегчить свой бумажный ежедневник: носить с собой только нужные листы.
Для личного использования мне не удалось найти универсальный электронный планировщик. Все испробованные мной программы ограничены по функциональности, недоработаны или просто мне не нравятся, а эмоциональный фактор играет большую роль в планировании.
Причин для этого множество: электронные средства ущемляют творческие порывы, постоянно возникают проблемы с синхронизацией, перемещением информации между устройствами и разными программами, постоянно требуется подзарядка… Иными словами, от бумаги уходить не хочется.
Мне удобен ежедневник формата А5, но по умолчанию это вполне полноценная книжка со страницами на каждый день. Зачем мне каждый день носить с собой минимум 365 дней и обложку? Есть крайний вариант – ежедневно на листе А5 распечатывать пустографку планирования дня Лиги «Время», но мне этого мало. Обычно мне нужно иметь при себе около десяти бланков пустографки плана дня, подробный план ближайших двух недель, примерный план на пару месяцев, страницу планирования года и различные дополнительные листы с идеями, еще не привязанными к конкретному сроку, контекстным планированием и т. п.
Как это реализовать, чтобы облегчить свою ежедневную сумку? Я не нашла готового и приятного мне решения, поэтому начала распечатывать необходимые страницы на принтере примерно раз в месяц и при помощи дырокола подшивать их в обычную блочную тетрадь. Формат А5 спокойно помещается в среднюю дамскую сумочку.
Следующий уровень – это понимание, что такие тетради могут быть разные: от совершенно бюджетных студенческих решений до обложек из натуральной кожи ручной работы. Все зависит исключительно от ваших пожеланий и возможностей. Сейчас обложка моего ежедневника сделана из теплого и мягкого войлока.
Еще один важный совет: в такой тетради обязательно должно быть место для крепления ручки, чтобы всегда можно было быстро что-либо записать. Я пользуюсь четырехцветной ручкой по совету Глеба Алексеевича Архангельского, но она достаточно объемная, в обычном ежедневнике ей не находится места… Оказывается, она идеально закрепляется за кольцами этой же тетради, не требует дополнительного места, не выпадает оттуда.
В эту же тетрадь я закрепляю на кольца несколько белых листов на случай внезапного творческого порыва. Чистый лист бумаги всегда должен быть под рукой.
Также можно добавить в такой ежедневник один или несколько зип-карманов, чтобы хранить для текущих задач важные бумажки небольшого размера, в том числе визитки. Из обычного ежедневника-книги у меня постоянно все высыпалось в самый неподходящий момент или внезапно терялось.
Еще на кольца можно прикрепить несколько пластиковых файлов формата А5, чтобы переносить сложенные пополам бумаги формата А4 (которые можно сгибать), просто листочки для заметок, скрепки и т. п.
Назад: Часть III Реализация решений: система персонального оперативного управления
Дальше: Настройка системы самоменеджмента: создаем предпосылки успеха