Глава 4. Проведение совещаний
1. ЧТО ТАКОЕ СОВЕЩАНИЕ
● Совещание – это общение группы людей, имеющее цель, повестку и результат.
● Основные виды совещаний:
1. Информационное совещание;
2. Анализ и разработка решения;
3. Принятие решения;
4. Планерка;
5. Статус-встреча.
● Результат совещания можно оценить по двум критериям:
1. Он разделяется участниками (люди вовлечены и согласны), и
2. Решения или договоренности правильные, хорошие по содержанию.
2. ПЛОХИЕ ПРИВЫЧКИ И ОШИБКИ ПРИ ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИИ СОВЕЩАНИЙ
● Слишком много совещаний.
● Плохая подготовка.
● «Вещания».
● Уходы в сторону от повестки.
● Слабые навыки управления дискуссией.
● Отсутствие протоколов или плохие протоколы.
3. ПРИНЦИПЫ ПОДГОТОВКИ И ВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
● Вносите в повестку только вопросы, требующие реального вклада участников.
● Правильно планируйте состав и количество участников.
● В приглашении указывайте цель и повестку, а не только тему совещания.
● Приглашайте заблаговременно.
● Ясно обозначайте роли: ведущий, секретарь, участники.
● Начинайте и заканчивайте вовремя.
● Фокусируйте дискуссию на повестке.
● Уважайте участников.
● В конце совещаний подводите итоги и резюмируйте договоренности.
● Оценивайте эффективность совещаний.
● Создавайте краткие и содержательные протоколы.
4. АЛГОРИТМЫ РАЗРАБОТКИ ПОВЕСТКИ И ВЕДЕНИЯ СОВЕЩАНИЙ
● Этапы дискуссии: синхронизация → расхождение → сведение. Для реализации каждого этапа можно использовать различные методы обсуждения ().
● Проще всего представить повестку совещания в виде последовательности содержательных вопросов (типовые повестки приведены в главе 4).
5. КАК УЧАСТВОВАТЬ В СОВЕЩАНИЯХ
● Готовьтесь к совещаниям.
● Приходите вовремя.
● Не уходите в сторону от повестки.
● Не отвлекайтесь на гаджеты и не ведите параллельные разговоры.
● Высказывайтесь коротко и ясно.
● Слушайте и уважайте других.
