Письма
Существует большое разнообразие способов передачи сообщений в письменной форме – на бумаге традиционной почтой, по телефону с помощью факса или даже с помощью текстовых сообщений, а также по электронной почте. Какой бы способ вы ни использовали, развитые навыки письма всегда пригодятся, а приобрести их не так уж и сложно. Главное, пишите свое сообщение как можно более понятно.
Поскольку вы знаете, к кому обращаетесь, сделайте стиль своего письма максимально комфортным для адресата. Если вы получили старомодное, высокопарное послание в канцелярском стиле, вы не обязаны отвечать в том же духе. Пусть ваше письмо будет написано в простой доброжелательной манере – подайте хороший пример! Постарайтесь узнать получше своих читателей – наблюдайте, как они реагируют.
Главный компонент хорошо написанного письма – вежливость:
• отвечайте на письма безотлагательно;
• пишите имя и должность адресата без ошибок;
• будьте внимательны и искренни.
ПЯТЬ ОСНОВНЫХ ПРИНЦИПОВ
Выражайте свои мысли ясно. Избегайте двусмысленности; следите за расстановкой знаков препинания; правильно употребляйте прилагательные и наречия.
Будьте лаконичны. Краткость подразумевает тщательный подбор слов; не используйте слов и выражений, которые не содержат дополнительной смысловой нагрузки и связаны с употреблением избитых клише; также откажитесь от жаргона и канцелярского стиля.
Не допускайте ошибок. Убедитесь в том, что факты, данные, подробности и вся информация соответствуют действительности. Тщательно проверьте текст на наличие грамматических, пунктуационных и особенно орфографических ошибок.
Не допускайте пробелов. Включите в текст письма всю необходимую информацию и ответы на заданные вам вопросы для удобства адресата, с одной стороны, и достижения своей цели, с другой. Если есть приложение, не забудьте его прикрепить.
Будьте учтивы. Тщательно подбирайте слова, чтобы задать письму соответствующий тон, который мог бы создать у получателя «образ» дружелюбной, отзывчивой, заинтересованной личности.
