Цель служебной записки – возможно более лаконичным способом сообщить о чем-либо и побудить адресата к немедленному действию.

В большинстве организаций служебные записки являются неотъемлемой частью рабочего процесса. Необходимо передавать сообщения с указаниями, просьбами о предоставлении информации, подтверждениями договоренностей от сотрудника к сотруднику.

В некоторых случаях служебные записки более соответствуют цели, чем телефонные звонки или личное общение, например, когда возникает необходимость:

• передать точную информацию сразу нескольким людям;

• разослать подтверждение даты, времени и места встречи большому числу людей;

• зафиксировать в письменном виде информацию, действия или решения, достигнутые на встрече или конференции;

• документально подтвердить принятое решение или договоренность;

• сообщить информацию, стратегию, дать указания отдельному лицу.

Служебная записка должна касаться только одной темы. Не объединяйте сообщения на разные темы в одну служебную записку, иначе получатель может что-то не заметить. Наше внимание избирательно, и мы нуждаемся в правильно расставленных приоритетах.

Информацию необходимо изложить в такой последовательности, которая позволит читателю легко понять суть послания. Служебная записка должна содержать следующие пункты:

• вступительное предложение или абзац, содержащее цель записки;

• отдельно выделенные основные пункты в виде простых понятных предложений. Более длинные служебные записки должны быть разделены на абзацы, каждый из которых освещает одно из положений;

• заключительное предложение, содержащее информацию о необходимых действиях и времени, когда их нужно предпринять.

Каждая служебная записка должна:

• содержать дату и порядковый номер (в случае необходимости);

• указывать на отправителя и получателя;

• содержать тематический заголовок;

• отражать каждый ключевой момент в отдельном абзаце;

• точно указывать, какое действие необходимо предпринять;

• содержать информацию о том, кто из сотрудников ответственен за выполнение поручения.