ГЛАВА 15

ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

Большинство руководителей проектов не умеют правильно их закрывать. И здесь, как и в других процессах (хотя они не так уж сложны для понимания и исполнения), подлинной цели бывает нелегко достичь. Вспомните, что происходит, когда спортсмены приближаются к финишной ленточке. Многие расслабляются и замедляют бег на финишной прямой. А что происходит, к примеру, когда вы завершаете ремонт дома? В моем домашнем кабинете на потолке одно маленькое незакрашенное пятнышко, которому уже три или четыре года. А в остальном кабинет выглядит потрясающе!

Приближаясь к завершению проекта и вступая в фазу его закрытия, помните, что в этот период главной становится дисциплина. Возможно, работа над проектом продолжалась полгода, год или даже пять лет! Вы устали от него. Может быть, вы одновременно работаете еще над несколькими проектами, один из которых близится к завершению, а другой, отягощенный проблемами, находится на критическом пути (см. ). Возможно, вам приходится выполнять свои функциональные обязанности, о которых постоянно напоминает ваш руководитель, требуя соответствующих отчетов. И еще множество причин, в силу которых сразу по окончании данного проекта вы хотите «рвануть вперед». Однако долгие годы опыта в управлении проектами научили меня тому, что при закрытии очередного проекта необходимо «притормозить» и довести его до финишной черты аккуратно и бережно.

ДВА ВИДА ЗАКРЫТИЯ ПРОЕКТОВ

Действия по закрытию проектов обычно подразделяются на две главные категории: контрактные и административные. Между ними могут быть зоны соприкосновения, но все же контрактные действия в основном связаны с формальными документами, а административные весьма многоплановы.

Контрактное закрытие проекта означает завершение контрактов, закупочных заявок, соглашений с третьими сторонами и т. п. Большая часть внешней деятельности, связанной с проектом, попадает под эту категорию.

Административное закрытие проекта подразумевает завершение всех его внутренних процессов. Оно включает в себя следующие действия.

1. Передача продуктов, услуг и результатов проекта заказчику. Звучит буднично и логично, но я сталкивался с ситуациями, когда команды проектов, проделав замечательную работу, уже начинали праздновать завершение эпопеи и только в этот момент соображали, что продукт проекта еще не передан заказчику. С технической точки зрения в этот момент сроки завершения проекта оказываются нарушенными. В одном случае затяжка с передачей продукта повлекла за собой финансовые штрафы. Если результат проекта не передан по назначению, чаще всего это означает, что никто не владеет им. Помните: проект нельзя считать завершенным, пока заказчик не подпишет документ, что продукт принят.
2. Создание документальных материалов о работе команды на проекте. Одни члены команды проекта добьются отличных результатов, другие «проедутся» на коллегах с небольшой отдачей для общего дела. Обязательно отметьте лучших. Это может быть бонус, или подарочный сертификат, или особое благодарственное письмо за работу человека, отправленное руководству. Руководителю проекта в таких случаях следует поработать с HR-отделом организации, чтобы найти подходящую форму оценки вклада конкретного человека. Это может оказаться инвестицией в будущее: не исключено, что вам еще когда-нибудь придется работать с членами своей команды. И нужно позаботиться об их мотивации на этот случай.
3. Сбор и архивирование документации по проекту в общем документальном массиве организации. Конечно, закрытие вашего нынешнего проекта — важная задача. Но не менее важно и полезно собрать и заархивировать документацию по нему. Не допускайте, чтобы ваш опыт (и хороший, и плохой) навсегда затерялся. Типичные документы, которые следует архивировать:
   • план проекта;
   • переписка по нему;
   • журнал контроля изменений;
   • журнал рисков;
   • журналы возникавших проблем и действий по ним;
   • документация по качеству;
   • план коммуникаций;
   • отчет о закупках по проекту.
4. Освобождение членов команды от служебных обязанностей. Вы должны позаботиться об упорядоченном переходе членов вашей команды и их функциональных менеджеров на прежние или другие участки работы. Помните: эти люди могут вам еще потребоваться. После закрытия проекта нужно проследить, чтобы члены вашей группы вернулись на свои места в функциональные подразделения. Аккуратное и своевременное расформирование команды проекта имеет очень большое значение.
5. Суммирование данных по отклонениям, возникшим в проекте, включает в себя:
   • содержание;
   • расписание;
   • бюджет.

   Это поможет оценить качество работы по проекту и начать документировать свой опыт для будущих проектов. Произошло ли на завершенном проекте снижение содержания? Завершили ли вы проект раньше срока или с превышением бюджета?

6. Закрытие всех отчетов, включая финансовые. Вы не должны оставлять никаких «хвостов». Однажды мне поступил телефонный звонок от сотрудника Northrop Grumman через год после того, как я ушел из корпорации. Это был весьма деликатный вопрос, но тогда я смог «перебросить» его на своего преемника в компании. Вам может повезти меньше.
7. Направление всех положенных отчетов в соответствующие ведомства. В некоторых отраслях экономики проекты сильно зарегулированы. Если ваш попадает под эту категорию, позаботьтесь, чтобы подготовкой необходимой документации занялся обученный член вашей команды.
8. Выражение благодарности заинтересованным сторонам. Эту хорошую привычку нужно формировать, поскольку сегодняшние ваши заинтересованные лица могут сыграть аналогичную роль в будущем. Удивительно, насколько действенными с точки зрения укрепления отношений на перспективу могут быть простые телефонные звонки или имейлы.
9. Идентификация извлеченных из проекта уроков и их систематизация. Обязательно проанализируйте, что прошло в завершенном проекте удачно, что могло быть сделано лучше.

СОЗДАНИЕ В ОРГАНИЗАЦИИ ЦЕНТРАЛИЗОВАННОГО АРХИВА ПРОЕКТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ И ИНФОРМАЦИИ

Руководители проектов должны участвовать в создании в организациях централизованных архивов для всей проектной документации и информации. В прошлом мы использовали для этого «схемы-гармошки», на которые наносился весь путь проекта по мере его развития. Объемы хранимой информации были очень велики. В наше время все это переведено в электронную форму и для доступа к архивам достаточно своего компьютера.

Сегодня в организациях существуют централизованные архивы разной степени сложности, в которых хранится вся проектная документация. Сегодня, в 2016 году, вы можете иметь доступ к общей базе данных, к базе файлов, к личному кабинету и/или конкретным программам.

Важно максимально использовать технологическую базу организации для «подпитки» центрального архива. Вы можете установить соответствующие программы на свой офисный компьютер, ноутбук и смартфон. Создайте собственный архив и регулярно его обновляйте. Помните, что у вас должен быть резервный информационный фонд, как технологический, так и наличествующий у команды. Система иногда дает сбой, члены команды могут уйти. Нельзя терять историю своих проектов.

АНАЛИЗ ВЫНЕСЕННЫХ ИЗ ПРОЕКТА УРОКОВ

Самый простой способ совершенствования своих качеств руководителя проекта — постоянный анализ вынесенных уроков. В некоторых организациях его называют регрессивным анализом, я же — послепроектным аудитом, или анализом вынесенных из проекта уроков. Но как бы ни назывался этот процесс, его следует осуществить при закрытии проекта, чтобы пополнить собственный опыт и расти профессионально. В таблице 15.1 представлен образец такого анализа.

Таблица 15.1. Анализ вынесенных из проекта уроков

По­ряд­ко­вый но­мер	Дей­ствие	Об­ласть	Опи­са­ние	При­ме­ча­ния
1	Улуч­шить	Ком­му­ни­ка­ции	Не­об­хо­ди­мо ча­ще про­во­дить ана­лиз ак­ту­аль­но­го ста­ту­са про­дви­же­ния про­ек­та; не­об­хо­ди­мо улуч­шить рас­сыл­ку кор­ре­спон­ден­ции	Учесть при пла­ни­ро­ва­нии дру­гих про­ек­тов
2	Улуч­шить	Со­став­ле­ние оце­нок сро­ков про­ек­та по ме­то­ди­ке PERT (см. )	Боль­шин­ство рис­ков по про­ек­ту бы­ли от­ра­же­ны в пла­не управ­ле­ния рис­ка­ми; пла­ны при­ня­тия не­об­хо­ди­мых мер ока­за­лись до­ста­точ­но эф­фек­тив­ны­ми и ре­а­ли­зо­вы­ва­лись свое­вре­мен­но	По­вы­сить точ­ность оце­нок по ме­то­ди­ке PERT
3	Вве­сти в прак­ти­ку	Управ­ле­ние рис­ка­ми	Со­дер­жа­ние про­ек­та бы­ло опре­де­ле­но пра­виль­но: огра­ни­чен­ное умень­ше­ние его объ­е­мов	—
4	Вве­сти в прак­ти­ку	Со­зда­ние иерар­хи­че­ской струк­ту­ры ра­бот (ИСР)		—

Таблица вынесенных из проекта уроков проста, но ее не всегда легко правильно составить. Хотя мысли о том, что в проекте удалось, доставляют удовольствие, вспоминать о своих ошибках не всегда приятно. Для того чтобы хорошо сформулировать вынесенные уроки, и руководителю, и коман­де придется честно заглянуть в себя. Это как раз пример деятель­ности руководителя проекта в качестве лидера: он должен мотивировать команду на вдумчивый анализ, подчеркивая важность постоянного совершенствования и персонального роста каждого члена коллектива. Вы и ваша команда должны после каждого проекта анализировать вынесенные уроки и использовать их для постоянного самосовершенствования.

Рекомендую назначить создание таблицы вынесенных уроков во время предпоследнего совещания команды проекта. Это позволит вам и вашей команде сохранить импульс движения вперед и не отвлекаться на прошлое в тот момент, когда вы переходите к новой работе. Многие руководители проектов предпочитают ждать, пока проект окончательно закроется и, как говорится, пыль вокруг него осядет. Но я считаю это неправильным.

Что касается моей команды, я поощряю ее на создание и реализацию списка пунктов «улучшить/ввести в практику» даже по текущим проектам по мере их продвижения по жизненному циклу. Это позволяет сразу же включиться в составление таблицы на специальном совещании по обсуждению полученных уроков. Не ждите последнего совещания. Оставьте последнее совещание для празднования! Даже если проект и не был безумно успешным (или даже в чем-то был хуже ожидаемого), отмечайте ту напряженную работу, которую завершила ваша команда.

Вот несколько последних рекомендаций.

1. Возможно, вы захотите в предложенном образце таблицы () выделить отдельные колонки для пунктов «Улучшить / Ввести в практику». Это ваше право. Здесь все зависит от ваших вкусов.
2. Выделяйте пункты «Улучшить» красным, а пункты «Ввести в практику» — зеленым. Это не только поможет быстрее пользоваться таблицей, но и коррелирует с цветами светофора (красный/желтый/зеленый), что упрощает процесс отслеживания различных моментов, связанных с проектом. В последнее время такая цветовая гамма часто применяется в проектной среде.
3. Принимайте участие в формировании централизованной базы данных по вынесенным из проектов урокам в архивах вашей организации. А если располагаете соответствующей властью, сделайте создание такой базы обязательным. Или, возможно, вы станете инициатором такого начинания. Побуждайте всех руководителей проектов делиться своими пунктами «Улучшить / Ввести в практику». Это можно делать и анонимно: мало кто охотно расскажет о своих ошибках коллегам. И в этом нет ничего плохого. В своей консультационной практике я с успехом применял эту идею в работе с самыми различными организациями. Я всегда подчеркиваю, что мы все учимся друг у друга. Морской прилив поднимает все лодки.

ПРОВЕРКА СПИСКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО ЗАКРЫТИЮ ПРОЕКТА

Когда, наконец, вы доходите до завершения проекта, вас отделяют от начала работы недели, месяцы и даже годы. Вы уже предвкушаете праздничное мероприятие со своей командой, однако еще не время его проводить. Ведь вы не проверили список мероприятий, связанных с закрытием проекта. Я никогда не позволяю себе отдых, пока этот список не закрыт и все действия по проекту не завершены. Это второе мероприятие по закрытию проекта я рекомендую проводить на предпоследнем совещании (после анализа вынесенных уроков). Если этот анализ заберет все время предпоследней встречи, необходимо назначить еще одно, дополнительное совещание, чтобы составить список мероприятий по закрытию проекта. Это очень важно.

Много лет назад я разработал свою методику закрытия проектов.

Сначала, как это показано в табл. 15.2, вы составляете список действий, которые необходимо предпринять в связи с закрытием любого из проектов, управляемых вами. Это будет основа вашего списка, которая может меняться в зависимости от конкретного проекта.

Таблица 15.2. Список мероприятий по закрытию проекта

По­ряд­ко­вый но­мер	От­вет­ствен­ный	Ме­ро­при­я­тие	Ста­тус
1	Сти­вен	Под­го­тов­ка и ар­хи­ви­ро­ва­ние внут­рен­ней до­ку­мен­та­ции	Х
2	Ло­ри	Все за­про­сы на из­ме­не­ния за­кры­ты / ар­хи­ви­ро­ва­ны	?
3	Рок­ко	Все фи­нан­со­вые во­про­сы за­кры­ты	Х
4	Рок­ко	Все кон­трак­ты по про­ек­ту за­кры­ты	Х
5	Мол­ли	Вся тех­ни­че­ская до­ку­мен­та­ция в сбо­ре	Х
6	Ру­ко­во­ди­тель про­ек­та	Кли­ент/за­каз­чик под­пи­сал при­ем про­дук­та / ре­зуль­та­тов про­ек­та	Х
7	Сти­вен	Тор­же­ствен­ное ме­ро­при­я­тие в честь окон­ча­ния про­ек­та на­зна­че­но	Х

Х = завершено.

? = нет данных.

По мере продвижения проекта по его жизненному циклу добавляйте в этот список и другие мероприятия. Например:

• Завершение фазы 1. Добавьте два мероприятия, которые должны быть выполнены и подтверждены при закрытии проекта.
• Завершение фазы 2. Добавьте одно мероприятие.
• Завершение фазы 3. Добавьте три мероприятия.

К закрытию проекта у вас сформируется обобщенный список всех действий. Затем вы с командой проанализируете свою работу в ходе проекта и подтвердите выполнение всех мероприятий. Тем самым и руководитель проекта, и его команда вырастут профессионально, ответив на вопрос «Как мы все сделали?». По моему опыту, почти наверняка одно-два мероприятия останутся под вопросом. Анализируя их, команда поймет, что данный пункт списка не выполнен. Может быть, он остался без ответственного или, наоборот, ответственными за него оказались сразу два члена команды, понадеявшихся друг на друга. Как бы то ни было, ревизия списка мероприятий по закрытию проекта — мощное резервное средство контроля, благодаря которому коллектив убедится, что все необходимые действия по завершению работы осуществлены.

Вот теперь можно «свернуть» проект и двинуться вперед. Однако не восхищайтесь своей работой слишком долго: возможно, у вас на исполнении еще два проекта, а один будущий дожидается своей очереди.

ПРЕЖДЕВРЕМЕННОЕ ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТОВ

Проекты останавливаются или отменяются постоянно, и причины тому самые разные. Наиболее распространенными являются следующие.

• Приоритетность проекта понизилась в связи со сменой приоритетной политики в организации.
• Кончились отведенные на проект деньги, «колодец иссяк».
• Ситуация на рынке сделала продукт или результат проекта устаревшим.
• Изменилась стратегия организации.
• Стало ясно, что продукт проекта не сработает или не будет соответствовать возложенным на него ожиданиям.
• Ваш шеф или спонсор проекта передумали.
• Ваш проект «сглазили». (Эта причина скорее виртуальная, однако мысль об этом время от времени всем нам приходит в голову.)

Какова бы ни была причина преждевременного закрытия проекта, он должен быть закрыт как обычно. Это требует создания цепочки действий по досрочному прекращению/отмене проекта (рис. 15.1). Задачи при этом стандартные, разница лишь в преждевременном его окончании. Вы как руководитель должны обеспечить, чтобы ваша команда подошла к такому закрытию проекта с соблюдением всех формальных процедур.

РЕЗЮМЕ

• Будьте дисциплинированны! Многие руководители проектов слишком быстро перескакивают через процесс их закрытия. Строго придерживайтесь формальных процедур.
• Выполняйте все необходимые действия по контрактному и административному закрытию проектов.
• Участвуйте в создании централизованных документальных и информационных архивов по проектам.
• Анализируйте вынесенные из проектов уроки. Старайтесь создавать базу для своих дальнейших успехов и избегать повторения ошибок.
• Составляйте список мероприятий, связанных с закрытием проекта, и анализируйте их выполнение.
• Помните: проект не закрыт до тех пор, пока заказчик не примет его продукт.
• Празднуйте!

Отправить