Электронная почта может быть очень удобным инструментом, а может быть хронофагом – пожирателем времени. По некоторым оценкам, современные офисные работники в среднем тратят на почту 30–35 % своего рабочего времени.

Что сделать, чтобы исправить ситуацию и не отвлекаться на почту?

Советский психолог Блюма Зейгарник – одна из основательниц психологического факультета МГУ – сделала в своей известной дипломной работе следующее открытие: незавершенные дела запоминаются гораздо лучше завершенных.

Как не получится не думать о желтом пингвине, если вас попросят о нем не думать, так и невозможно не обращать внимания на иконку, оповещающую о новом письме в Outlook или на изменившийся заголовок вкладки в браузере, сообщающий о новом входящем сообщении.

Даже если вы не станете открывать и читать письмо, вы все равно прерветесь. Вы уже потеряли концентрацию на задаче.

Именно поэтому проверка почты должна быть отдельной задачей, которая выполняется несколько раз в день. Глеб Архангельский рекомендует проверять почту два-четыре раза в день, другие эксперты – от четырех до шести раз. Мой (Рената) личный опыт: ближе к пяти-шести сеансам в день. Ваш показатель будет зависеть от того, насколько срочно нужно отвечать на письма и какова значимость электронной почты в вашей деятельности: если вы, например, PR-менеджер, вам придется проверять почту гораздо чаще. Но это не значит, что нужно работать с ней в онлайн-режиме.

Существенный минус веб-интерфейсов: у них меньше возможностей по сравнению с почтовыми клиентами (нет автозамены, правил автоматической обработки писем, условного форматирования – оформления писем в соответствии с их темой, отправителем или содержанием, возможности проводить автоматические массовые рассылки с разными параметрами).

Можно пользоваться сервисом для Gmail, который подгружает входящие письма три раза в день: .

Сервис позволяет вам увидеть в одном месте список всех рассылок, на которые вы подписались – умышленно или неосознанно (например, забыв убрать галочку при онлайн-покупке). После просмотра общего списка вы сможете быстро, в один клик, отписаться от всех ненужных вам рассылок и тем самым значительно освободить свой ящик.

Кроме того, вы можете настроить опцию The Rollup и получать одно письмо со всеми рассылками раз в сутки в определенное вами время.

Сервис можно найти по адресу: .

Вы можете настроить в Outlook несколько подписей, сделать одну из них подписью по умолчанию, а другие использовать в отдельных случаях. Между ними можно моментально переключаться.

Например, это могут быть подписи на разных языках (на русском для внутренней переписки и на английском для переписки с иностранными партнерами) или подписи для аудиторий или сегментов (например, для учеников и слушателей, коллег и потенциальных слушателей).

Как настроить подписи в Outlook: Файл → Параметры → Почта → Подписи.

Кстати, чтобы научиться навыкам деловой переписки на английском, прочитайте отличную книгу Kind Regards, вышедшую в издательстве «Альпина Паблишер».

Итак, вы попали в копию групповой переписки: в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма не по делу и множатся с каждой секундой.

Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно:

• В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать» (Ignore). Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.

• В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.

В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку писем.

Подготовить шаблоны

Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, у которых одни и те же адресаты, тема письма и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.

Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, которые не будут меняться.

Далее нажмите Файл → Сохранить как → Шаблон Outlook и придумайте название для него.

Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:

Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму → Шаблоны в файловой системе → В списке файлов выбираете нужный шаблон.

Сначала нужно активировать следующую опцию:

Настройки → Лаборатория → Шаблоны ответов.

В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».

Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.

Я (Ренат) рекомендую отключить все уведомления на телефоне, в почте на компьютере, на планшете и других устройствах.

Вы должны сами решать, когда вам проверять новые сообщения в тех или иных мессенджерах и средствах связи, а не дергаться из-за каждого нового сообщения. Помните, что нам нужно до 15–20 минут, чтобы снова погрузиться в контекст задачи, над которой мы работали, после отвлечения.

То же касается и мессенджеров на компьютере. Например, в скайпе можно «заглушить» отдельные чаты. Как известно, многие групповые переписки, созданные по работе или для обсуждения конкретного проекта, рано или поздно превращаются в «курилку», где обсуждается все подряд. Выбирайте такую переписку, заходите в меню «Беседа» и ищите пункт меню «Настройки уведомления»:

Второй способ еще проще: набираете в чате команду /alertsoff (ее не увидят собеседники).