18
Незавершенные дела: как освободить свой разум для важного

Разобрав ключевые ошибки, давайте поговорим об общем списке дел. Одно из первых упражнений, которое стоит выполнить, – разобраться со своими незавершенными делами. Многие из нас постоянно прокручивают в голове список своих дел. Одновременно мы можем думать как о значимом проекте на работе, так и о необходимости купить пачку лекарств про запас или заглянуть в школьный дневник ребенка.

Подобные мысли, крутящиеся в нашей голове, особенно если мы живем в мегаполисе, где встречается огромное количество внешних факторов-раздражителей, где судьба постоянно подкидывает новые вопросы и задачи, – это неэффективная трата энергии. Стараясь не забыть о делах, а нередко и укоряя себя за то, что что-то не сделали (особенно если речь идет о «долгострое» в виде разбора шкафа или покупки значимой вещи), мы отъедаем энергию от текущих задач. Это фактически как оперативная память компьютера. Если она перегружена, не получится решить нужные задачи быстро и качественно.

Как с этим бороться? Тут есть несколько ключевых принципов, а также два подхода: быстрый и длительный. Быстрый подход необходим для очистки нашей «оперативной» памяти, а длительный – дает стабильный результат в течение долгого времени (если не всей последующей жизни).

Начинаем, как всегда, с разгрузки (без этого невозможно думать о важном, поскольку наш ум находится в возбужденном состоянии). Начните прямо сейчас, выполнив замечательное упражнение «Незавершенные дела».

Ниже вы увидите таблицу, которую можно нарисовать на бумаге или создать на компьютере и затем распечатать. Рекомендуется заполнять ее от руки, поскольку для многих это дополнительная возможность усилить послание в свое подсознание.

В таблице на с. 177 приведены примеры, чтобы у вас был ориентир.

Теперь разберемся, как работать с таблицей и что делать с результатами заполнения.

Выпишите в колонку «Дела» все задачи, которые «висят» в вашей голове. Постарайтесь максимально вспомнить и записать все, что волнует вас и вы хотели бы сделать. Не важно, через час, день, неделю или месяц. Даже если это плановый визит к стоматологу через четыре месяца, но вы и сегодня о нем думаете – пишите.

На этом этапе мы не трогаем другие колонки, а лишь выписываем все дела. Пока мы не работаем с формулировками (к этому придем позже, когда действительно начнем планировать). Тут нам важно освободить свой мозг. Уделите этому время и постарайтесь по максимуму вспомнить все, что вас тревожит, волнует, что было бы хорошо сделать, но руки не доходят (такие дела особенно вредны для сознания, так как способны вызывать чувство вины).

Этот подход является ключевым в методологии гуру личной эффективности Дэвида Аллена и представлен в его книге «Как привести дела в порядок». Подобный способ работы со всеми накопившимися «незавершенными» циклами – это первый шаг для того, чтобы повысить качество и продуктивность своей работы. Хотя бы раз в месяц выполняйте это упражнение. Пусть оно войдет у вас в привычку, поскольку это один из самых важных способов «очистки» не только головы, но и личного пространства. Оно ведет к высвобождению нужной для жизни энергии. Позволяет увидеть картинку целиком.

Прежде чем проводить сортировку идей, нужно «вынуть» их из головы. После этого можно приступать к дальнейшим этапам.

На этом этапе вы увидите, о чем действительно нужно думать и волноваться уже сейчас, а что спокойно может подождать своего часа в вашем списке дел. При этом необходимо правильно представлять себе сроки. Важно, чтобы дело не улетело в срочные и не стало «горящим». В этом случае придется «тушить пожар», и качество результата будет ниже желаемого. С другой стороны, можно умело использовать приближение дедлайна, чтобы добавить себе немного адреналина, повысить приоритет и с чистой совестью, быстро и качественно выполнить дело. Главное – не «подсаживаться» на адреналин последнего дня. Скорее речь идет об использовании метода ограничений как стимула для фокусировки на задаче. Это гораздо полезнее для здоровья и может стать основой для продуктивности. Лично я на основе ожидаемых дедлайнов выстраиваю список приоритетов и оставляю времени не слишком много, но достаточно для качественного выполнения дела.

Еще один полезный совет, почерпнутый у Дэвида Аллена и регулярно встречающийся в других книгах. Выберите сразу те дела, на выполнение которых требуется менее двух минут. Выделите их в своем списке и после сортировки запланируйте небольшой объем времени, чтобы сразу их выполнить. Так вы сразу сможете провести частичную «чистку» вашего листа незавершенных дел.

Посмотрите на каждую задачу и оцените, кому еще можно доверить ее выполнение или кто может помочь вам в ее решении. В большинстве случаев оказывается, что мы можем призвать помощников, чтобы сделать столь важную для нас вещь. Мы можем делегировать какую-то часть задачи (к примеру, поиск информации или оформление презентации) коллеге, стажеру, подчиненному или же нанятому фрилансеру. Тут важно определить эффективность подобных решений с точки зрения их стоимости. Для этого необходимо учесть стоимость вашего часа и понять, есть ли иные способы инвестиции времени, чтобы этот же час вы посвятили более доходному делу. К примеру, я могу доверить кому-то оформление презентации, а сама заняться поиском новых клиентов. Очевидно, что это даст гораздо больший финансовый эффект. Еще одним фактором, который также стоит принять во внимание, должен стать итоговый результат. Если вы что-то сделаете, но качество будет средним (к примеру, я не очень хорошо умею оформлять презентации), и при этом вы потеряете время, которое могли бы потратить на репетиции (а выступаю я, особенно когда репетирую, гораздо лучше, чем рисую), то потери от самостоятельного выполнения будут больше, чем от делегирования. Конечно, если речь идет о компоновке презентации из уже готовых материалов, тут точно можно сделать все самостоятельно.

Не забывайте, что у вас есть еще и домашние обязанности: уборка, готовка, стирка и чтение перед сном ребенку. Что-то вы явно можете делегировать, а вот читать нужно – это лучший способ укрепить отношения в семье.

Ранее мы рассматривали классификацию, предложенную Стивеном Кови (я регулярно использую ее в своей жизни). Тут самым важным будет разделение всех дел, которые не дают вам покоя, по разным категориям и осознание того, какую стратегию по отношению к ним стоит предпринять, чтобы не допустить возникновения проблем и при этом не вложить свое бесценное время во что-нибудь ненужное. К примеру, в поездку в магазин за новой люстрой. Ее можно заказать и через Интернет, или же вообще перепоручить это кому-либо, а может, вы решите отложить покупку на длительный срок, когда она обретет бо́льшую важность.

Делая подобную оценку, вы видите, какие вещи на данный момент требуют вашего внимания. Если вы используете «Колесо баланса» для планирования, то сможете оценить, соответствуют ли эти дела вашим приоритетам на месяц или квартал. Также, возможно, вы осознаете, что расставили приоритеты, но не запланировали ни одного дела. Это тоже повод для размышлений. В первую очередь в ваш список дел должно попасть то, что вам действительно нужно и важно.

После детальной всесторонней оценки посмотрите еще раз на свой список. Возможно, вы уже готовы что-то вычеркнуть или по-другому взглянуть на эти дела и организовать иначе решение данных задач.

Еще несколько слов о планировании. Некоторые люди, обычно женщины, – фанаты списков. Особенно если они деформированы работой в бизнесе. Вспомните фильм «Я не знаю, как она делает это», где главная героиня постоянно составляла списки дел и покупок.

Подобные списки не стоит прокручивать в голове, они должны быть зафиксированы. Пусть у вас будет общий список дел, что в будущем пригодится в особых случаях «кайросах», а также даст возможность ничего не забыть, но и не тратить энергию на то, чтобы помнить. Не важно, какой формат вы выберете – будет ли это ежедневник, или тетрадь, или же электронная программа.