В отличие от управления переменами, для управления временем существует множество программ и специальных книг, которые могут оказать вам серьезную помощь. Большинство советов сводится к следующему:

• Создание адекватной рабочей среды

• Расстановка приоритетов

• Выполнение задач и действий в соответствии с определенными приоритетами

• Минимизация времени, потраченного на неприоритетные задачи

В среду, обсуждая вопросы перегрузки, давления и рабочей среды, мы уже говорили о некоторых организационных элементах тайм-менеджмента (анализ Парето, деятельность, добавляющая и не добавляющая ценность, анализ загрузки). Но есть ряд простых правил, которые помогут вам сделать личный тайм-менеджмент более эффективным.

Определение приоритетов – ключевой момент тайм-менеджмента. Для этого я использую очень простую систему: Делать, Отложить, Перепоручить или Бросить.

Следует ли это дело делать мне? И следует ли делать это сейчас? Если на оба вопроса я отвечаю утвердительно, значит, дело попадает в категорию «ДЕЛАТЬ». Иногда приходится серьезно подумать: действительно ли я обладаю некими уникальными знаниями, навыками, опытом и авторитетом, что сделать это могу только я?

Подумайте о своем графике и о том, вписывается ли в него эта задача. Возможно, дело было поручено именно вам, но вы знаете, что задача все равно не будет решена в течение ближайших двух недель, потому что кто-то в отпуске или комитет по утверждению соберется не раньше чем через две недели. То есть в выполнении этой задачи время не критично. И она попадает у нас в категорию «ОТЛОЖИТЬ». Я все сделаю, но не сейчас. Естественно, что с течением времени дела из этой категории постепенно переходят в категорию «ДЕЛАТЬ».

Если дело может выполнить кто-то другой, сейчас или позже, то его мы помещаем в категорию «ПЕРЕПОРУЧИТЬ». Вы должны объяснить человеку, которому поручаете дело, насколько важно и срочно его нужно выполнить, поскольку у него могут быть свои приоритеты и дела, порученные другими людьми. Убедитесь в том, что человек понимает свою задачу, и предоставьте ему действовать самостоятельно. Будьте готовы к тому, что он тоже может перепоручить это дело кому-то другому, но согласуйте точный срок выполнения.

И наконец, если задача не имеет значения и ее решение никому не нужно, помещаем ее в категорию «БРОСИТЬ». Хочу сразу предупредить: вы должны обязательно сообщить тому, кто дал вам такое поручение, что вы не станете его выполнять. Не стоит нарываться на выговор только потому, что руководство было уверено, что вы работаете над порученной задачей.

Когда речь идет о тайм-менеджменте, то самый надежный способ высвободить время для других дел заключается в повышении эффективности деловых встреч. Мне всегда приходилось тратить значительную часть рабочего времени на деловые встречи и совещания. Порой мне казалось, что эти мероприятия не имеют никакой цели, повторяют другие встречи, на которых я уже присутствовал. Со многих совещаний я выходил, недоумевая, было ли принято какое-то решение или нет.

Плохая организация совещаний и деловых встреч порождает неопределенность, размывает ответственность и запутывает подотчетность. Особенно тяжело приходится тем, кто не присутствовал на встрече. Кроме того, любое совещание стоит денег. Когда в следующий раз вы отправитесь на совещание, попробуйте прикинуть, сколько денег в час получают все собравшиеся за столом. Вы поймете, что час совещания обошелся фирме в кругленькую сумму.

На каждом совещании должен быть председательствующий. Все присутствующие должны руководствоваться простыми правилами.

• Начать совещание вовремя.

• Убедиться в том, что все телефоны и ненужное электронное оборудование отключено.

• Придерживаться повестки дня и регламента: нет повестки – нет совещания.

• Подтвердить цели и задачи совещания.

• Убедиться в том, что все присутствующие участвуют в процессе.

• Контролировать дискуссию и следить за регламентом.

• Подвести итоги.

• Завершить дискуссию, сообщив, что было достигнуто, каковы возможности для улучшений и о чем следует поговорить в следующий раз.

• Зафиксировать результаты и распространить информацию среди участников.

• Закончить совещание вовремя.

• Прийти вовремя.

• Подготовиться (прочесть отчеты и документы, разосланные заранее, подготовить вопросы).

• Знать повестку дня.

• Эффективно участвовать в процессе (если не можете участвовать, то лучше не приходить).

• Способствовать решению проблем.

• Проявлять уважение к точке зрения других участников.

• Придерживаться темы (не уводить дискуссию в сторону, отклоняясь от повестки дня).

• Делать заметки.

• Исполнить принятые решения.

Эти правила проведения совещаний (как и любые другие правила поведения) должны быть приняты и усвоены всеми сотрудниками.

Все мы – взрослые люди. Чтобы иметь возможность определять приоритеты и регулировать рабочую нагрузку, нужно уметь говорить «нет». Поройтесь в памяти. Сколько раз вы говорили себе: «Я не могу отказаться, иначе у меня будут проблемы»? Если вы соглашаетесь взяться за работу, то большинство руководителей и коллег полагают, что вы делаете это сознательно и действительно можете выполнить просьбу.

Люди, обладающие властью, часто не замечают признаков стресса – особенно если подчиненные это хорошо скрывают. Им может показаться, что вы – способный и хороший работник. Раз вы на все соглашаетесь, вас можно больше загружать. Говорите «нет». Скажите это хоть раз, и вы увидите, что люди вас понимают. Скорее всего, в ответ вы услышите: «Нет проблем. Я попрошу Джона сделать это вместо вас». А кто-то даст вам дополнительную информацию и поможет определить истинные приоритеты. Пытайтесь отказываться, но попробуйте добавить: «Но я могу это сделать, если вы поможете мне с решением другой задачи. Если я возьмусь за ваше поручение, то мне придется эту задачу отложить».

Главное достоинство работы на дому – отсутствие необходимости тратить время на дорогу. За последние десять лет я не раз менял работу. Порой мне приходилось тратить на дорогу до офиса два часа! Время, проведенное в машине, автобусе или электричке, может быть полезным. Можно что-то обдумать или просто отдохнуть от работы и дома. Но в целом, если у вас нет острой необходимости в личном контакте, не является ли дорога до работы пустой тратой времени и денег? Даже если у вас нет места, чтобы работать на дому, подумайте о других местах, где можно было бы поработать – например, в местной библиотеке или офисе дочерней компании, расположенном неподалеку. Сегодня технология позволяет многим работать на дому. Главная проблема – это самодисциплина. Поэтому я хочу рассказать вам о некоторых опасностях, которые могут заметно снизить эффективность такой работы.

Во-первых, убедитесь в том, что оборудование работает. При удаленном доступе часто возникают проблемы. Вы должны правильно выбрать оборудование и обеспечить техническую поддержку. Во-вторых, правильно организуйте свою рабочую среду. Дома многое отвлекает – постоянно хочется расслабиться на диване с чашечкой кофе или чая, полазить по холодильнику или устроить «маленький перерывчик», чтобы посмотреть телевизор, погулять с собакой и т. п. Все это сокращает рабочее время и снижает производительность. Но работа на дому может иметь и оборотную сторону – постоянная работа порой пагубно сказывается на личной и семейной жизни.

Создайте для себя рабочее место и старайтесь придерживаться определенного рабочего графика. Не отвлекайтесь и не размывайте границы между работой и личной жизнью. Попробуйте создать себе искусственную «дорогу»: можно, к примеру, немного прогуляться с утра и вечером, чтобы мысленно отделить рабочее время в домашнем офисе от семейной жизни.