Глава 15
Презентации: как выступать уверенно
Выступление перед аудиторией
Каждый человек хоть немного, но нервничает, когда выступает перед аудиторией. Мы чувствуем, что всеобщее внимание в этот момент обращено на нас. И какой бы тщательной ни была подготовка, мы все равно беспокоимся за содержание доклада, за слайды (если они есть) и конечно же за технику. Очень многое может неожиданно пойти не так, а мы отчаянно хотим, чтобы все закончилось хорошо.
Адреналин является неотъемлемым компонентом каждого успешного выступления. Это гормон, который выбрасывается в кровь при чувстве опасности. Растущее ощущение тревоги в последние минуты перед выступлением способствует выбросу адреналина, а он:
• увеличивает частоту сердечных сокращений и делает нас сильнее;
• обеспечивает прилив энергии, необходимой, чтобы совершить все, на что мы способны;
• обостряет чувства и помогает лучше понимать реакцию аудитории.
Когда выступление завершается, напряжение спадает. Вы присаживаетесь, ощущая физическую и психическую усталость. Это тоже нормальная реакция, потому что опасность миновала и вашему телу необходимо восстановить силы.
Я часто выступаю перед аудиторией, иногда перед очень многочисленной. Как и у большинства профессиональных лекторов, у меня есть ритуал, который помогает мне настроиться. Он состоит из очень крепкого кофе, кусочка шоколадного торта и посещения туалета. Торт дает мне энергию, кофе — бодрость, а посещение туалета обеспечивает возможность несколько минут побыть в тишине перед выступлением.
Если вы хотите добиться успеха в продажах, хотя бы в рамках своей организации, вы должны уметь выступать уверенно. Как только вы поймете, что каждый человек немного нервничает перед аудиторией, даже если этого не показывает, вы сразу станете более уверенным докладчиком.
Если вы выступаете уверенно, то можете справиться почти со всем.
Кэти Перри
Юмор
Умелое использование шуток в выступлении позволяет снять напряжение в аудитории, а слушатели лучше запомнят вас и ваши слова. Это не означает, что нужно превращать свою речь в юмористическое представление. Для этого потребовались бы профессионализм и мастерство. Но все же стоит найти в вашей теме смешную сторону и поделиться ею с аудиторией.
Все хорошие презентации сопровождаются рассказами, а лучшие рассказы — это те, в которых есть юмор. Вспомните события прошлых лет. Наверняка вам в голову придет много курьезов и забавных анекдотов, которые можно успешно вплести в свое выступление.
Самокритичные шутки тоже могут быть мощным средством: главное — не перестараться. Лучше всего их использовать в самом начале выступления, чтобы установить контакт с аудиторией. Например, я могу начать с рассказа про свой ритуал с шоколадным тортом и кофе, добавив, что мне не помешал бы второй кусок прямо сейчас. Помните, сказать аудитории, что вы нервничаете — это нормально, только будьте аккуратны и не допускайте негатива.
Юмор также является отличным средством для снятия напряженности, которая может возникнуть, если вам задали серьезный и сложный вопрос. Ответ, который вызывает у зрителей улыбку, сделает их вашими сторонниками.
Вот несколько советов, которые помогут использовать юмор в выступлении:
• Рассказывайте забавные истории о себе. Лучшие выступления с использованием юмора — это те, где говорящий делится случаями из своей жизни. Избегайте шуток про других людей, это может иметь неприятные последствия.
• Время решает все. Выдерживайте небольшую паузу между сюжетом и развязкой: таким образом вы заинтригуете слушателей.
• Картинки. Не зря говорят, что лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать. Правильно подобранный слайд может показать смешную сторону того, что знакомо каждому присутствующему.
• Дозированный юмор. Имеет смысл начинать и заканчивать свое выступление шуткой. Также юмор можно использовать, чтобы подчеркнуть ключевые моменты.
Во время презентации обычно приходится сделать несколько серьезных и сложных замечаний. Шутка позволяет порадовать публику после плохих новостей. С опытом вы поймете, что способны в значительной степени влиять на настроение аудитории. Вы можете расстроить слушателей неприятными моментами, а затем приободрить их шуткой.
Я много выступаю и всегда начинаю с самокритичной шутки, чтобы никто не смущался моего роста, потому что иногда у публики могут возникать замешательство и тревога.
Уорик Дэвис
Выступайте успешно. Благодаря шуткам аудитория будет смеяться вместе с вами, а не над вами.
Повествование
Нет ничего убедительнее хорошей истории. Именно так люди передавали знания до изобретения письменности. Ничто другое не может донести мысль так же эффективно, как рассказанная история: она обеспечивает глубокое воздействие, в том числе эмоциональное. Так распространялись религии. А еще именно поэтому мы иногда плачем в кино.
Истории, вплетенные в выступление, обеспечивают более тесную связь с публикой. Это в равной степени действует, когда вы выступаете перед одним слушателем и когда вы стоите перед тысячной аудиторией. Рассказ рисует картины в воображении каждого человека. Он помогает представить себя в описываемой вами ситуации. Вот несколько примеров повествования:
• Истории успеха. Рассказ о том, как кто-то получил выгоду от посещения дорогостоящих курсов, увеличит шансы, что начальник оплатит ваше обучение.
• Притчи. Словесные аналогии для иллюстрации вашей точки зрения помогут рассказать аудитории о чем-то очень важном.
• Визуальные подсказки. Вы кладете на стол предмет, а затем используете его для наглядной иллюстрации мысли (например, разбитую автомобильную фару для истории о плохом вождении).
Не стоит делать повествование длинным или запутанным. На самом деле лучше всего запоминаются короткие рассказы. Хорошо действуют истории о пути через тернии к звездам, в которых есть:
• герой — человек, который преодолевает проблему;
• проблема, стоящая между героем и наградой;
• награда — стимул для решения проблемы.
Кроме того, в основе каждого рассказа должна лежать «реальная история», то есть мысль, которую вы хотите донести до аудитории.
Детские стишки — прекрасный образец хороших историй. Например:
Доктор Фостер
Отправился в Глостер.
Весь день его дождь поливал.
Свалился он в лужу,
Промок еще хуже,
И больше он там не бывал.
Матери рассказывают историю про доктора Фостера детям, чтобы предупредить, что лужи на дороге могут быть гораздо глубже, чем кажется на первый взгляд. Говорят, что эта история своими корнями восходит к XIII веку, когда дороги были очень разбитыми и на них часто встречались глубокие лужи.
Обратите внимание, что у этой истории есть рифма и ритм, благодаря чему ее легче запомнить.
Вот несколько советов, которые помогут вам рассказывать истории во время выступлений:
• используйте истории в контексте и объясняйте, откуда вы их узнали;
• не бойтесь двигаться: например, вы можете поворачиваться при передаче диалога, чтобы представить каждого говорящего;
• жестикулируйте руками, чтобы подчеркнуть ключевые моменты;
• говорите медленно и делайте паузу после описания проблемы, чтобы создать интригу;
• задавайте аудитории вопросы и вовлекайте их в историю.
Возможно, самый большой плюс историй в том, что слушатели запоминают их лучше остальной части выступления. Более того, люди, вероятно, будут делиться ими с другими. Так что это отличный способ распространить информацию.
Повествование состоит из двух вещей — героя и сюжета.
Джордж Лукас
Позитив и негатив
Надо сказать, что для большинства людей стакан чаще наполовину пуст, чем наполовину полон. Дело в том, что мы, как правило, воспринимаем хорошее как должное, а внимание заостряем на плохом. Получается, что очень просто говорить о проблемах, но такой подход может значительно снизить эффективность выступления.
Чтобы избежать этого, важно сознательно стараться делать положительные, а не отрицательные замечания. Конечно, необходимо объяснять, чем грозит отказ от ваших рекомендаций, но сосредоточиться нужно на положительных моментах. История может стать ограничителем для негатива. Например: «Мы хорошие ребята, и неприятность, о которой я говорил, — все, что стоит между нами и успехом, так что, делая это, это и вот это, мы отпразднуем победу через неделю».
Вспомните свои последние выступления и подумайте о собственном мировоззрении в целом. Составьте списки возможностей и угроз, стоящих перед вами, сопоставьте их и посмотрите, какой длиннее. В идеале вы увидите в два раза больше возможностей, чем угроз.
При подготовке к выступлению вам помогут следующие пять замечаний:
1. Даже если вам не везло в последнее время, поймите, что мир вовсе не настроен против вас.
2. Вы не можете изменить прошлое, и люди забудут плохое быстрее, если вы не станете заострять на нем внимание.
3. Честно говорите об отрицательных моментах, но при этом описываемые вами положительные стороны должны перевешивать их.
4. Помните, что не все будут согласны с вами, и приветствуйте дискуссии по этому поводу.
5. Согласитесь, что будущее в значительной степени станет таким, каким вы решите его сделать.
Позитивное мышление в отличие от негативных мыслей позволит вам все делать лучше.
Зиг Зиглар
Структура
Хорошие выступления структурированы логически, поэтому их легко воспринимать. То есть необходимо четкое акцентирование, которое позволит аудитории понять, когда вы переходите от одного пункта к другому. Если вы используете слайды, то удобно обозначить структуру выступления на одном из первых слайдов и затем возвращаться к нему в момент перехода к следующей мысли.
Если вы хотите, чтобы выступление помогло вам продать что-либо, оно должно соответствовать этапам разговора о продажах. Но, поскольку здесь вы — самый активный участник диалога, вы должны также задавать вопросы от лица аудитории. Такие вопросы называются «риторическими» (они нужны, чтобы подчеркнуть мысль, а не получить обратную связь).
Выступление должно содержать следующие элементы:
• введение (внимание);
• ключевые сообщения (интерес);
• причины для совершения действия (желание);
• обязательство/вопросы (действие);
• заключение.
Кроме того, необходимо применять «Правило трех» везде, где возможно. Это сделает выступление более логичным, его будет легче воспринимать. То есть составляйте свое сообщение по трем направлениям, представьте аудитории три причины, чтобы действовать, можете даже предложить три альтернативных решения на выбор (одно из которых должно быть очень простым).
Давайте рассмотрим каждый пункт по очереди.
Введение
Во введении необходимо рассказать:
• кто вы и на каких основаниях выступаете;
• о чем вы собираетесь поведать;
• какой смысл это имеет для аудитории.
Также стоит включить во введение что-то, что привлекает внимание и вызывает интерес. Это может быть яркая статистика или подходящая к теме шутка, если выступление обещает быть скучным. Например:
«Доброе утро, меня зовут Роберт Эштон, я автор книги о продажах для начинающих. Сегодня я расскажу о том, зачем каждому человеку нужны навыки продаж. А также я хочу:
донести до вас мысль, что суть продаж заключается в том, чтобы помогать людям принимать решения без давления;
объяснить, как умение продавать соотносится с успехом дома, на работе и в жизни в целом;
рассказать, каким образом каждый человек в этом зале может извлечь выгоду из обучения продажам.
Теперь позвольте мне начать с истории…»
Ключевые идеи
Как вы видите, я уже описал три свои основные идеи. Я также рассказал историю (например, чтобы проиллюстрировать необычную ситуацию, когда навыки продаж пришлись как нельзя кстати). В этом разделе вы должны изложить суть. Помните, что нужно раскрыть тему потребностей. В моем примере речь идет о потребности каждого человека обрести навыки продаж.
Каждую ключевую идею необходимо излагать достаточно подробно, для того чтобы люди в аудитории поняли, почему это важно для них. Впрочем, если деталей будет слишком много, то слушатели быстро потеряют интерес. Не беспокойтесь о недостатке информации: они зададут вопросы, если чего-то не поймут.
С каждой ключевой идеей можно работать в три этапа:
1) описать ее;
2) проиллюстрировать ее историей;
3) установить связь между идеей и аудиторией.
Последний пункт является самым важным. Это именно то, что продавцы называют «пробное заключение сделки». То есть вам нужно спросить людей об их намерениях таким образом, чтобы они рассказали, какая информация позволит им принять окончательное решение. Для этого необходимы вопросы. Ответы на вопросы аудитории приближают вас к получению обязательств в конце.
Причины действовать
После этого вам необходимо вызвать желание. Из главы 4 вы, наверное, помните о том, как важно создать чувство срочности. Причины принять решение должны быть количественными (измеряемыми) и срочными («сейчас или никогда»). Поскольку вы уже определили три ключевые идеи, теперь нужно перевести каждую из них в причину действовать.
Представьте себе на минуту, что вы предлагаете на рассмотрение совета директоров своей компании бизнес-идею. Вы уже получили согласие собственного непосредственного начальника, который сидит в совете, а теперь ваш проект должен побороться за бюджет с тремя другими перед советом директоров. Предположим, вы провели анализ и знаете сильные и слабые стороны конкурирующих предложений. Раздел выступления, описывающий причины для того, чтобы действовать, должен:
• обобщить основные преимущества и количественно определить их для аудитории;
• коротко продемонстрировать, чем эти преимущества лучше выгод конкурирующих проектов;
• объяснить, почему действия/инвестиции необходимы сейчас и почему это срочно.
Например, если бы я выступал на конференции, одной из моих целей была бы продажа подписанных экземпляров этой книги. Кто-то любезно согласился принести несколько штук из местного магазина. Предложив подписать книги, купленные в этот день, я создаю ощущение срочности. Ведь это можно сделать, только пока я на месте.
Обязательство
После того как вы дали людям пищу для размышлений, двигайтесь в сторону закрытия сделки. В этом разделе вы суммируете ключевые моменты и интересуетесь, есть ли вопросы. В случае неуверенности вы можете использовать риторические вопросы для того, чтобы подчеркнуть необходимые важные моменты. (Возможно, вы придумали лучший ответ на заданный ранее вопрос.)
Например:
«Меня часто спрашивают: как садоводам узнать, когда сеять, если они еще не работали с этим растением? Объясню: мы печатаем инструкции по посеву на упаковках с семенами и используем цветовое кодирование по сезонам, чтобы людям было легче хранить летние семена вместе».
Если вы хорошо подготовились, то наверняка знаете, что именно этот вопрос беспокоил одного из членов совета директоров при обсуждении проектов за обедом в столовой.
Заключение
Если вы выступаете перед группой, то на этом шаге вам придется передать контроль председательствующему лицу. Возможно, вы выступаете перед советом с предложением о строительстве спортивного клуба. Приглашение к голосованию должно прозвучать из уст председателя заседания, а не от вас.
Лучше не просто поблагодарить публику за внимание и вопросы, а попробовать еще как-то повлиять на нее. В идеале заключение должно отсылать к вступлению. Это может быть слайд или эпилог к истории, которую вы рассказали в начале, — возможно, о том, что произошло после упомянутого случая.
Не жалейте времени и усилий, чтобы правильно составить вступление и заключение. Хорошее вступление расслабляет аудиторию и повышает вашу уверенность в себе. Хорошее заключение оставляет у людей добрые воспоминания о вашей речи. Оно также обозначает время для аплодисментов.
Аплодисменты — это квитанция, а не счет!
Дейл Карнеги
Выступайте успешно. Чем лучше вы обозначите ключевые моменты своего выступления, тем легче его будет слушать.
Слайды
Самые умелые ораторы не используют слайды. Вместо этого они рассказывают яркие истории, которые рисуют живые картинки в сознании людей. Однажды я слушал выступление Десмонда Туту на конференции. Зал аплодировал стоя, когда он шел на сцену. Он говорил тихо и медленно, рассказывал о бедности и о методах борьбы с ней. Любой слайд отвлек бы внимание от его слов и важных идей, которые он хотел донести.
А вот вас, как и меня, вряд ли встречают бурными овациями стоя. Пока люди не понимают точно, кто вы и за что выступаете, вам, вероятно, придется иллюстрировать свою речь картинками.
Сейчас технологии позволяют использовать в презентации видеоклипы, музыку и даже связываться с людьми на другом краю Земли. Впрочем, все эти технологии в случае внезапных поломок или вашего чрезмерного внимания к ним способны привести к провалу.
Вот три золотых правила при использовании технологий:
1. Меньше значит больше. Пусть презентация будет простой, наглядной и соответствующей теме.
2. Слайды должны повышать ценность. Их задача — усиливать эффект вашего выступления; если этого не происходит, не используйте их.
3. Держите все под личным контролем. Даже если техник убеждает вас, что все будет работать хорошо, придите пораньше, чтобы самому все проверить.
И конечно, само собой разумеется, что слайды должны быть чем-то гораздо бомльшим, чем простые заметки.
Если вы используете слайды, убедитесь, что они являются иллюстрацией к тезисам, а не самими тезисами. Позаботьтесь о пульте для управления презентацией. И самое главное, убедитесь, что есть монитор (часто презентацию запускают с помощью ноутбука), на котором вы можете следить за ней, не оборачиваясь через плечо. Всегда смотрите на аудиторию, а не на экран.
При подготовке слайдов помните, что они должны быть:
• разборчивыми — используйте крупный четкий шрифт с хорошим контрастом между текстом и фоном;
• подписанными — это может быть слоган, который суммирует цель презентации;
• простыми — всего несколько слов плюс изображение, график или диаграмма;
• наводящими на размышления — то есть они должны дополнять выступление;
• не содержащими ошибок — если зрители увидят орфографические ошибки, презентация потеряет ценность;
• четко сменяющими друг друга — избегайте отвлекающих плавных переходов.
Если вам предстоит сделать множество презентаций, то, вероятно, следует заказать у профессионального дизайнера шаблон, который можно приспособить для любого выступления. Это повысит узнаваемость вашего личного бренда и сделает презентацию яркой, выделяющейся среди других.
Эксперт — это тот, кто за 50 миль от дома показывает слайды и не несет никакой ответственности за реализацию советов, которые дает.
Эдвин Миз, американский политик
Выступайте успешно. Иногда хорошая презентация плохой идеи может быть успешнее плохой презентации великой идеи.
В этой главе вы узнали, что:
• каждый человек нервничает перед выступлением;
• юмор, структура и истории являются важными составляющими любого выступления;
• использовать слайды стоит, только если они скажут то, что вы сами не можете.
