Работая в одиночку, невозможно воспользоваться «мудростью толпы». В то же время чем больше людей присутствует в совещаниях, тем труднее модератору выполнять свою роль. Оптимальное количество участников особенно важно для подготовительного этапа, цель которого состоит в том, чтобы определиться с бизнес-целями и контрольными параметрами. Каждому из собравшихся захочется высказать свое мнение, а если в комнате собралось 20 человек, то первый раунд может занять несколько часов. Поэтому при проведении первого совещания постарайтесь ограничиться пятью или шестью участниками. Убедитесь, что присутствуют все ключевые технические руководители и лица, принимающие решения со стороны бизнеса. Если вам все же приходится работать с большой группой, разделите ее на несколько подгрупп, которые должны будут провести обсуждение параллельно, а затем представить свои результаты. На втором совещании может присутствовать от 10 до 20 человек – это позволит в полном объеме воспользоваться преимуществами дивергентного мышления с последующим синтезом. Чтобы при такой численности участников обсуждение было эффективным, необходимы услуги модератора. Профессионального модератора нанимать необязательно, но следует убедиться, что есть по крайней мере один человек, который может взять на себя его роль. Его задача состоит в том, чтобы продвигать обсуждение вперед (модератору необязательно самому вносить предложения по заполнению карты). Проводя совещание, модератор обязан контролировать использование времени: ни у кого из участников не должно быть возможности продавливать свои частные интересы и все должны успеть задать правильные вопросы.

Идеальная группа для определения целей и разработки плана – это технические эксперты и лица, принимающие решения со стороны бизнеса. Без лиц, принимающих решения, обсуждение становится бессмысленным, потому что именно они определяют цели и утверждают альтернативные варианты. Без технических экспертов в результате обсуждения могут возникать интересные идеи, но останется неизвестным, возможны ли эти решения с технической точки зрения. Как правило, необходимо, чтобы в подготовительных совещаниях принимали участие руководители достаточно высокого уровня. В моей практике были случаи, когда многие из участников встречи жаловались, что обсуждение проходит на слишком высоком для них уровне и что им хотелось бы просто получить список задач. Если собравшимся неинтересны темы, которые вы намерены поднять, остановите дискуссию и найдите людей, чей уровень в организации соответствует уровню запланированных вопросов.

Это достаточно распространенная проблема во многих крупных структурах. Менеджерам среднего звена в таких компаниях обычно поручается ответственность за реализацию конкретных функций, и результаты их работы оцениваются именно с этой точки зрения. Поэтому они не проявляют интереса к поиску альтернативных шагов, а кроме того, не обладают достаточными полномочиями для принятия решений.

Идеальная планировка облегчает взаимодействие, позволяя людям временно объединяться в группы, переходить от группы к группе и обратно. Наихудший вариант планировки – аудитория или класс с немобильными стульями: все просто уснут. Неудобны и варианты планировки, где 90 % полезной площади занимает большой стол. В конце концов, вы же не собираетесь проводить встречу с целью подписания мирного договора, а просто хотите разработать хорошую дорожную карту. Рассадка вокруг большого стола провоцирует людей играть во время выступлений со своими мобильными телефонами, а не участвовать в работе. Меня не раз отчитывали офис-менеджеры за то, что я сдвигал все столы в одну сторону комнаты – но дело того стоило. Предоставьте людям пространство, где им будет легко передвигаться и взаимодействовать, и они ответят вам тем, что начнут активно предлагать более эффективные идеи.

В комнате также должно быть много поверхностей, на которых удобно делать записи. Если у вас нет маркерной доски, но есть большие стены или окна, то можно использовать специальную пленку для записей. На всякий случай вообще неплохо носить с собой рулон такой пленки, чтобы при необходимости иметь возможность создать дополнительное пространство для записей или зафиксировать результаты обсуждения.

Не рекомендуется использовать проекторы или, что еще хуже, большие экраны, управляемые при помощи компьютера. Если планируется представить какие-либо материалы, распечатайте их заранее и раздайте участникам для изучения.