Наше население с трудом привыкает ко всему электронному. А процент пластиковых карт у физлиц совсем недавно не мог перешагнуть 50% от всего населения, корпоративные пластиковые карты вообще единицы использовали. Что тут говорить об электронном документообороте (ЭДО)! Хотя бухгалтеры уже давно подают отчетности в ИФНС дистанционно.

Одна из возможных причин сравнительной непопулярности элек тронного документооборота у россиян – то, что в стране долгое время была не проработана нормативная база. Однако с введением четких требований в законы (и не без помощи ФНС в популяризации сервиса) ситуация стремительно меняется, и теперь проникновение ЭДО растет достаточно высокими темпами.

Сейчас за год в России в электронном виде передается около 80 млн. документов – это всего 0,5% от 15 млрд комплектов документов, ежегодно отправляемых в России. Но, по прогнозам экспертов, уже через два года эта доля может в корне измениться: проникновение межкорпоративного ЭДО вместо нынешних 0,5% достигнет 22,5% и почти сравняется с сегментом отчетности (в 2018 году они достигнут) 18 млрд. и 20,7 млрд. руб. соответственно, подсчитали аналитики). В общей сложности рынок безбумажного документооборота, по этим прогнозам, увеличится почти в три раза.

Словосочетание «электронный документооборот» звучит скучно, но на практике позволяет как раз минимизировать скуку:

– экономить время, передавая документы почти мгновенно;

– избежать долгих поисков и потерь документов благодаря тому, что архивы ведутся в электронной форме.

Говоря техническим языком, ЭДО – механизм движения документов с разными степенями защиты, созданных при помощи компьютерных средств обработки информации. Сегодня ЭДО используется как для обмена документами между предприятиями и госорганами, так и во взаимоотношениях компаний между собой. Подлинность электронного документа подтверждает электронная подпись — реквизит, полученный в результате криптографического преобразования информации с исполь зованием закрытого ключа подписи, который позволяет проверить, был ли изменен документ после формирования подписи.

По назначению можно так разделить ЭЦП:

● личная электронная подпись (например, используется при оформлении документов на портале госуслуг или позволяет вести электронный документооборот с банками);

● ЭЦП для закупок (позволяет участвовать в тендерах и осуществлять закупки на электронных торговых площадках);

● ЭЦП для аукционов (для выставления своей кандидатуры);

● ЭЦП для электронного документооборота с другими организациями.

По сферам применения, ЭЦП используются в:

● Электронной торговле.

● Банковской сфере.

● Электронной отчетности.

● Госуслугах.

● Арбитражных судах (представление доказательств) и др.

Нынешнее законодательство позволяет применять электронно-цифровые подписи на всех уровнях взаимодействия, включая межведомственный. Особенно широкое применение ЭЦП получила во взаимодействии пользователей и контролирующих органов (ФНС, ПФР, ФСС и прочие).

Согласно статье 5 Закона «Об электронной цифровой подписи» для идентификации юридических и физических лиц могут использоваться три вида электронных подписей.

Существует два варианта хранения электронной подписи:

– первый вариант предполагает использование компьютера владельца НЭП;

– второй предусматривает нахождение в специальном облаке.

Пользователь может выбрать любой из них. При выборе первого варианта налогоплательщику выдают один сертификат, который необходимо хранить на компьютере, используемом для работы с налоговыми документами. При смене компьютера сертификат придется переносить, что является недостатком первого метода хранения.

Если использовать облако, то получить доступ к сертификату станет возможным с любого компьютерного устройства, подключенного к Сети.

Для подключения к «Личному кабинету» сервис предлагает использовать удобный для пользователя способ из трех доступных:

– в инспекции ФНС России по логину и паролю;

– с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи или универсальной карты;

– на Едином портале государственных и муниципальных услуг (ЕПГУ) при помощи учетной записи.

Необходимо отметить, что НЭП позволяет пользоваться личным кабинетом ФНС только физическому лицу, а организации и ИП необходимо будет оформить усиленную квалифицированную подпись.

В соответствии с принятыми изменениями в 54-ФЗ усиленная квалифицированная подпись применяется и для регистрации кассы в личном кабинете пользователя ККТ. Если у пользователя есть оформленная КЭЦП, то ее можно использовать для входа в личный кабинет ККТ. Исключение составляет ЭЦП и системы Клиент-банк, т.к. там используются свои программные продукты СКЗИ (средство контроля и защиты информации).

Прежде всего, необходимо следить за сроком выпуска квалифицированного сертификата ЭЦП. Срок его годности 12 месяцев. Каждый год его необходимо переоформлять. Для выпуска квалифицированного сертификата ЭЦП необходимы следующие сведения:

– данные паспорта, прописка лица, на которого оформляется КЭЦП;

– страховое свидетельство СНИЛС;

– карточка предприятия или индивидуального предпринимателя;

– заявление на выпуск КЭЦП.

При изменении любых данных из перечисленных документов квалифицированный сертификат ЭЦП подлежит переоформлению.

В соответствии с новым порядком для регистрации ККТ в личном кабинете ИП или юридического лица необходимо получить УКЭП в аккредитованном удостоверяющем центре. Стоимость выпуска сертификата ЭЦП зависит от его предназначения.

Рассмотрим, сколько придется Вам затратить денежных средств для получения различных видов ЭЦП.

Для оформления квалифицированного сертификата ЭЦП для личного кабинета ФНС пользователь должен представить оригиналы документов, сведения в документах должны быть достоверными, т.к. при выпуске квалифицированного сертификата ЭЦП происходит сверка с базами данных соответствующих ведомств, при несовпадении данных выпуск автоматически прекращается. Сроки проверки данных могут составлять от двух часов до двух суток в зависимости от количества поданных заявок в удостоверяющий центр.

Массовая смена ККТ с ЭКЛЗ на ККТ с ФН уже создала ситуацию искусственного ажиотажа, поэтому необходимо заранее позаботиться о выпуске квалифицированного сертификата ЭЦП. Современные сервисные центры должны иметь доверенность удостоверяющих центров на право оформления заявок на выпуск КЭЦП.

К примеру, в Москве и московской области сервисные центры Группы Компаний «Альфа-Сервис» могут Вам буквально в течение двух часов обеспечить подключение к системе ЕГАИС и организовать выпуск JaCarta в течение рабочего дня. Для этого обращайтесь на сайты: www.alfakkm.ru, www.аккорд-ккм.рф, www. zapadkkm.ru.

Аккредитацию удостоверяющие центры проходят в Минкомсвязи России. Посмотреть реестр удостоверяющих центров можно на сайте www.minsvyaz во вкладке Деятельность / Государственные услуги / Государственные услуги Минкомсвязи / Аккредитация удостоверяющих центров.

Есть и положительные моменты. Для предпринимателей, торгующих алкоголем и сдающих отчётность через ЕГАИС, появилась возможность записи в JaCarta ГОСТ усиленной квалифицированной электронной подписи для входа в личный кабинет ФНС. Это значительно упростит им жизнь, т.к. до последнего времени они оформляли дополнительную электронную подпись.

Для регистрации онлайн-ККТ в кабинете ФНС необходимо:

● выпустить сертификат КЭП (2450 руб.);

● приобрести лицензию на использование СКЗИ КриптоПро (1100 руб.);

● USB-Рутокен (900 руб.).

Если пользователь ККТ воспользуется услугами специалиста по настройке ПО ККТ-онлайн – 2000 руб.

Необходимо уточнить в Удостоверяющем центре или ИФНС, подходит ли для регистрации ККТ имеющаяся у Вас электронная подпись. Кстати, и в этом вопросе Вам всегда могут помочь специалисты Авторизованного Сервисного Центра.

Сейчас в стране работают 442 удостоверяющих центра, аккредитованных Минкомсвязи. Среди них негосударственные организации. Россиянин может получить квалифицированную электронную подпись в любом удостоверяющем центре, написав заявление и предъявив паспорт. Сертификат электронного ключа записывают на съемный носитель, и человек получает возможность подписывать любые электронные документы. После принятия закона все нынешние удостоверяющие центры не смогут создавать и выдавать квалифицированные сертификаты, подтвердили в пресс-службе.

Какие выводы можно сделать по вопросам квалифицированной электронной цифровой подписи? Развитие информационных технологий затронуло все сферы нашего общества, в том числе и предоставление электронных услуг. Государство в лице контролирующих органов и министерств активно поддерживает внедрение и распространение электронных услуг на всех уровнях.

Взаимодействие между личностью, организациями различных форм собственности и различными ведомствами между собой вышло совершенно на новый электронный уровень. Согласно Закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи» для удостоверения документов используется ЭЦП в качестве аналога собственноручной подписи лица.

Заверенный ЭЦП документ имеет полную законную силу. Наличие ЭЦП гарантирует целостность и конфиденциальность документов при электронном документообороте и дает возможность установить личность отправителя. Такой документооборот сокращает время и финансовые затраты сторон, способствует большей эффективности процедур оформления, подготовки и хранения документации.