Каждый проект имеет свой жизненный цикл.

Как в других сферах, так и в рекрутменте проект будет разбит на три этапа.

Данный этап состоит из:

● снятие запроса у заказчика;

● составление описание позиции;

● разработка рабочих материалов;

● подготовка объявлений;

● определение тактики поиска.

Виды работ:

● скрининг резюме;

● проведение телефонных и/или интерактивных интервью;

● подготовка информации о кандидате.

Виды работ:

● выход кандидата на работу;

● курирование кандидата в течение испытательного срока;

● в случае необходимости, выполнение замены уволенного сотрудника.

Рассмотрим все этапы более детально.

Первый этап: подготовка проекта или планирование.

Для успешного достижения цели необходимо составлять планы, воплощать их в жизнь и обеспечивать контроль их выполнения. При этом важно следить, чтобы события развивались так, как было запланировано, а также корректировать планы и задачи в соответствии с изменяющимися обстоятельствами.

Мы не будем рассматривать теоретические основы процесса планирования. Назовём только инструменты, которые помогают сотрудникам службы персонала быть эффективными в своей деятельности.

Методика SMART. Цели должны быть:

1. Конкретными (specifc) – ясными и четкими в отношении того, что должно быть достигнуто. В случае проекта по подбору персонала в описание позиции должны быть четко прописаны должностные обязанности и предъявляемые требования, обозначен срок найма сотрудника.

2. Измеримыми (measurable) – т. е. указывать, как (чем) будет измеряться успех. Применительно к подбору персонала – это будет оцифрованный опыт работы нанимаемого специалиста. Опыт работы в какой-либо сфере не менее определенного количества лет, на заявленной должности не менее определенного количества лет. Чем четче вы оцифруете требования, тем легче вам будет доказывать, что кандидат соответствует заявленным требованиям. Успех деятельности рекрутера измеряется положительным прохождением испытательного срока.

3. Согласованными (agreed) – описание вакансии должно содержать четкие критерии оценки соискателей, которые согласованы с лицом, принимающим решение о найме, и подписаны всеми заинтересованными сторонами.

4. Реалистичными (realistic) – достижимыми с учетом ограничений, накладываемых ситуацией, и необходимости согласования с другими целями.

Например, нужен главный бухгалтер, имеющий опыт работы в иностранной компании не менее трех лет и столько же в качестве главного бухгалтера, владеющий английским языком. При этом уровень заработной платы значительно ниже, чем ожидает большинство претендентов. Конечно, такой проект будет реалистичен при некоторых дополнительных условиях. Так, график работы должен быть более льготным для такого специалиста. Он может присутствовать в офисе не полный рабочий день. Степень владения английским языком – чуть ниже, чем на самом деле требуется, чтобы привлечь кандидатов, для которых важно улучшить свой английский на рабочем месте. Длительность поиска – если соблюдать критерий по заработной плате, то такой проект может длиться до шести месяцев.

Таким образом, мы перешли к тому, что достижение цели – найм сотрудника – должно быть определено по времени.

Любой проект выполним, главное, ваш заказчик должен понимать, что чем выше требования и чем менее он гибок в них, тем больше может понадобиться времени для поиска и подбора необходимого кандидата.

В приведенном выше примере (проект по поиску главного бухгалтера для иностранной компании), главным критерием успешной реализации проекта была скорость закрытия позиции. Нам удалось убедить клиента в необходимости увеличить заработную плату, чтобы соблюсти все требования, начиная с опыта работы, сроков и заканчивая уровнем владения английским языком.

Следующий инструмент – Принцип Паррето. Этот принцип «20 % всех дел приводят к 80 % желаемого результата» помогает нам четко следовать плану работы по проекту. А именно: первые 20 % времени, в которые входит первый этап работы по проекту – составление описания и согласования условий поиска, определение источников поиска кандидатов, т. е. выработка тактики, составление объявления о позиции, размещение в интернет-ресурсах, поиск по всем возможным источникам в первые три – пять дней проекта – приносит основные плоды. Вся остальная деятельность проекта поиска будет приходиться на оставшиеся 80 %. При этом огромное значение будет иметь умение определить важность и срочность действий, которые необходимо произвести.

Тогда на помощь приходить матрица Эйзенхауера – распределение задач по четырем квадрантам:

● важное и срочное;

● важное и не срочное;

● срочное, но не важное;

● не срочное и не важное.

К категории «Важное и срочное» будут относиться работы, находящиеся в ситуации аврала, т. е. когда сроки уже истекли. Во внешнем рекрутменте бывает часто, что надо назначить интервью с кандидатом у клиента в сжатые сроки. Например, в пятницу в 17–30 пришло письмо с просьбой назначить встречу в понедельник в 9-00 или 10–00.

К категории «Важное и не срочное» относятся все запланированные по проекту работы. Если сроки начинают затягиваться, то проект может перетечь в стадию «Важно и срочно».

«Срочное, но не важное» – как правило, дела из этого квадранта мешают нам добиваться поставленной цели. Сюда часто относятся дела, которые поручают нам наши руководители, и их срочно нужно сделать. При этом часто эти дела не имеют отношения к нашим непосредственным обязанностям. Не путайте эту категорию дел с категорией «Важно и срочно».

Категория «Не срочное и не важное» – чаще всего вообще не имеет отношения к профессиональной деятельности. Эти задачи не дают никакого результата, но они часто бывают интересными и приятными. С задачами из этой группы нужно поступать жёстко – вычеркивать из списка или выделять для них время по остаточному принципу.

Так очень эффективным инструментом в работе рекрутера будет диаграмма Ганта.

Она позволяет четко планировать время на каждый вид работ и контролировать их выполнение.

Рассмотрим планирование работ по проекту «Подбор персонала» по диаграмме Ганта.

К сожалению, влияние рекрутера на этапах планирования встреч с заказчиком и принятие решения о кандидатах становиться минимальным. Поэтому иногда сроки могут меняться в большую сторону и сдвигаться.

Образец диаграммы Ганта составлен на основании системы внутреннего контроля работы по проектам. Эта система позволяет нам четко планировать сроки, корректировать их в зависимости от ситуации, держать нашего заказчика в курсе событий. Это помогает нам быть успешными в своей деятельности.

ИТАК,

рекрутмент – проектный бизнес, требующий тщательного планирования и соблюдения дедлайнов.

Есть три основных участника процесса: заказчик, исполнитель, кандидат. Рекрутер может влиять только на свои результаты. Внедрение системы внутреннего контроля выполнения проектов позволяет закрывать вакансии в самые короткие сроки.