Цикл подбора персонала: от снятия заявки до закрытия вакансии

Снятие заявки – это выявление потребностей заказчика вакансии. Если потребности будут выявлены некорректно или не полностью, полноценной работы над вакансией не получится. Ниже приводится вариант бланка заявки на подбор персонала, который можно использовать в работе, но при формировании требований к будущему сотруднику необходимо устно проговорить с заказчиком вакансии каждый пункт заявки на подбор персонала, чтобы понять, что для заказчика является важным, на что нужно обратить особое внимание при работе над вакансией.

ЗАЯВКА НА ПОДБОР КАНДИДАТА

Итак, давайте подробно разберем каждый пункт заявки на подбор персонала и выясним, как правильно выявлять потребности заказчика вакансии.

Название вакантной должности должно соответствовать штатной структуре организации. Если открывается новая должность, требуется согласовать ее необходимость с высшим руководством либо получить подтверждение того, что данная должность согласована, для того чтобы не работать над вакансией впустую. Бывает, что заказчик «пробует» рынок и смотрит кандидатов, не намереваясь брать людей на работу. Рекрутер работает просто ради процесса: в данной ситуации его деятельность просто не имеет цели.

Для работы над вакансией важно понимать, в какое именно подразделение требуется новый сотрудник. Очень желательно понимать бизнес-процессы внутри данного подразделения и то, с какими другими подразделениями взаимодействуют его сотрудники. Подчиненность внутри подразделения, распределение функционала, основные функциональные обязанности, возможные проблемы и «болевые точки», особенности личности руководителя данного подразделения – всей этой информацией тоже нужно владеть для того, чтобы процесс работы над вакансией оказался продуктивным.

Как правило, заказчик вакансии является и руководителем нового сотрудника. Но бывает, что заказчиком вакансии может быть другое лицо, например, генеральный директор или собственник компании. В такой ситуации рекрутеру необходимо понимать, какие цели преследует высшее руководство. Не доверяет руководителю подразделения? Хочет поучаствовать в подборе персонала просто потому, что ему это интересно? Считает вакантную должность стратегически важной для бизнеса, поэтому желает лично принять участие в подборе кандидатов? Считает рекрутера недостаточно компетентным? В зависимости от целей, которые преследует высшее руководство, нужно выбирать тактику взаимодействия с ним. Но в любом случае важно все же хотя бы попытаться подключить прямого заказчика вакансии, то есть непосредственного руководителя нашего будущего сотрудника, к процессу подбора кандидата. Если этого не сделать, вполне возможны негативные последствия для нового сотрудника: некачественная адаптация, неэффективные коммуникации в процессе работы между новичком и коллегами, отрицание профессиональных навыков нового сотрудника его руководителем.

Если вакантная должность предполагает руководство людьми, заказчику необходимо указать, какие именно специалисты и в каком количестве будут в подчинении у нового сотрудника. Если в данный момент хотя бы одна из подчиненных должностей вакантна, рекрутер должен это знать. Если планируется оптимизация или развитие отдела, что повлияет на количество подчиненных сотрудников, эту информацию заказчик вакансии также должен сообщить рекрутеру.

Причины открытия вакансии могут быть следующие:

• увольнение сотрудника по его инициативе или по инициативе работодателя;

• расширение штата;

• уход действующего сотрудника в декретный отпуск.

Рекрутер должен знать причину открытия вакансии, истинная причина сможет помочь ему в подборе персонала, кроме того, нужно будет озвучивать причину открытия вакансии кандидатам, для них это тоже важно. Если сотрудника уволили, нужно четко понимать причины этого решения; если сотрудник ушел сам, нужно понимать почему.

Уровень заработной платы – это важный момент для поиска кандидата. Все мы работаем в том числе и за финансовое вознаграждение, поэтому, прежде чем приступать к поиску кандидата, нужно выяснить уровень его заработной платы, из чего она складывается, от чего зависит. Если в организации существует система KPI или грейдов, нужно разобраться подробно, исходя из каких показателей рассчитывается заработная плата для открывающейся вакансии. Вообще чем больше информирован рекрутер, тем более продуктивной будет работа над вакансией. Любое недостающее звено в цепочке информации по вакансии способно нанести существенный вред процессу подбора персонала.

Данная составляющая относится к условиям работы, поэтому все минусы и плюсы нужно озвучивать кандидатам, для того чтобы обеспечить максимальную прозрачность в процессе собеседования. Неоспоримый факт: если кандидату «на входе» озвучить все правила игры и нюансы работы в компании, вероятность, что он не будет разочарован после выхода на работу, становится минимальной, что способствует более эффективной адаптации кандидата на новом рабочем месте.

Место работы отображено в заявке прежде всего для организаций, в которых присутствует филиальная сеть. Что касается графика работы – нужно выяснить у заказчика вакансии, предусмотрены ли переработки для данной должности, если планируются, то как часто.

Даже если работа предполагает минимальные разъезды и командировки, заказчик вакансии должен это указать, чтобы впоследствии рекрутер смог довести эту информацию до кандидата.

Несмотря на то что дискриминация по возрастному признаку в России запрещена, во многих организациях установлены негласные ограничения по возрасту. Кроме того, определенные пожелания по возрасту кандидатов имеются, как правило, и у заказчиков вакансии. Кто-то не хочет рассматривать кандидатов старше определенного возраста, кто-то негативно настроен к молодым кандидатам. Причины могут быть разные. Отсутствие у возрастных кандидатов готовности к интенсивной работе, недостаточная степень владения компьютером, кроме того, некоторые руководители просто боятся брать кандидатов старше их по возрасту. Что касается молодых (20–25 лет) кандидатов, здесь у заказчика могут возникать сомнения в их мотивированности и стабильности. Рекрутер должен объективно оценивать и в случае необходимости корректировать пожелания заказчика по возрасту. Если установленные заказчиком возрастные рамки будут жесткими, пул кандидатов существенно снизится, поэтому нужно уметь поправлять заказчика и приводить ему правильные аргументы, чтобы установить максимально гибкие возрастные ограничения.

Заказчики вакансий редко делают акцент на гендерной принадлежности кандидата. Обычно пожелания к полу кандидата высказываются относительно определенных вакансий: бухгалтер, кассир, секретарь. Но при правильной работе с заказчиком возможно смягчить это требование, и, если кандидат соответствует остальным пожеланиям заказчика, пол перестает иметь решающее значение.

При установлении этого требования нужно понимать, насколько оно необходимо и на каком уровне кандидат должен владеть английским языком. Если предполагается общение с англоговорящим руководством или клиентами, кандидат должен свободно владеть английским языком. Если английский необходим точечно, например иногда нужно написать письмо на английском языке деловым партнерам, достаточно будет среднего (разговорного) уровня.

Для многих работодателей уровень образования кандидата играет ключевую роль. Ведущий ВУЗ, дневное отделение, профильная специальность – такие требования иногда можно встретить в описании некоторых вакансий на рынке труда. Рекрутеру нужно донести до заказчика, что требование к уровню образования не должно быть приоритетным: самое важное – это практический опыт работы кандидата, задачи, которые он способен решать, уровень его компетентности.

Опыт работы имеет определяющее значение при поиске кандидата. Некоторые заказчики вакансий озвучивают даже названия компаний, которые предпочтительно должны присутствовать в резюме кандидатов. Этот критерий тоже не следует рассматривать как основной: на первом месте должны быть личностные и профессиональные качества кандидата, а не строчка в его резюме.

Существует и обратная закономерность: бывает, что заказчик вакансии не готов рассматривать кандидатов из определенных компаний. Здесь важно понимать истинную причину: одно дело, если заказчик категорично не согласен брать на работу сотрудников из конкурирующих организаций, и другое дело, если это стереотип, который необходимо нейтрализовать.

Приведу пример. В компании Н, сфера деятельности которой пассажирские перевозки, собственник был категорично настроен против кандидатов из определенной организации, назовем ее организация Ф. Организация Ф закрылась, основная причина прекращения деятельности организации – неправильная политика руководства, которая была направлена на получение прибыли с минимальными финансовыми вложениями. Экономия на заработных платах привела к тому, что основной движущей силой той организации были безвизовые иностранцы, а качество их работы оставляло желать лучшего. Проблемы с подвижным составом (ремонт, замена запчастей и т. д.) также не решались, что привело к уменьшению количества транспортных средств, выпускаемых на линию. Многочисленные жалобы пассажиров, систематические ДТП, нехватка транспортных средств на маршрутах привели к тому, что компания лишилась лицензии на перевозку пассажиров и прекратила свою деятельность. Именно поэтому собственник не хотел рассматривать кандидатов из данной организации. На открытую вакансию «руководитель транспортного отдела» в компанию Н откликнулся заместитель генерального директора по перевозкам из той самой горе-организации, которую постиг печальный финал. Кандидат имел прекрасный профессиональный опыт, знал специфику пассажирских перевозок, обладал отличными управленческими навыками – словом, отвечал всем требованиям открытой вакансии в компании Н. На мой вопрос, почему все настолько плачевно было организовано в компании Ф, кандидат ответил, что собственники вели определенную политику и к аргументам наемных работников совершенно не прислушивались, что и привело к такому печальному финалу. В таких условиях наш кандидат смог проработать достаточно долгое время, периодически пытаясь влиять на первых лиц компании Ф, что говорит о его способности работать в изменяющихся условиях, гибкости и, пожалуй, лояльности работодателю. Ему было неприятно рассказывать о многочисленных минусах и промахах собственников компании Ф, поэтому он старался не зацикливаться на негативе и привел примеры того, чего все-таки удалось добиться. Это был кандидат, мотивированный на задачи, таких кандидатов, к сожалению, очень мало на рынке труда. Моим решением было представить данного кандидата собственнику компании Н. Не буду описывать, каких усилий мне стоило убедить руководителя потратить свое время на кандидата из опальной организации, скажу только, что встреча все же состоялась. Кандидат был принят на работу в компанию Н. Надо сказать, в тот момент компания Н находилась в условиях, когда требовалось достаточно сильное антикризисное управление. И именно этот кандидат смог выровнять ситуацию и успешно вывести компанию на путь стабильного роста.

Я привела этот пример для того, чтобы показать, что важнее личности и профессиональных качеств кандидата не может быть ничего. Важно уметь донести это до заказчика вакансии.

Дополнительные требования к должности – это требования, которые являются желательными, но необязательными для кандидата. Это может быть владение какими-либо программами, или опыт управления проектами, или наличие каких-либо сертификатов или удостоверений. Дополнительные требования не должны быть определяющими в процессе подбора персонала: оценивая кандидата, в первую очередь нужно исходить из его профессиональных и личностных качеств.

Следует сказать, что заявка на подбор персонала – это гибкий инструмент, его можно и нужно корректировать в процессе работы над вакансией.

Основная цель заявки на подбор персонала – это выявление потребностей заказчика вакансии. Нужно отметить, что потребности заказчика вакансии должны совпадать с потребностями бизнеса, а рекрутер должен четко это оценивать. Если заказчик вакансии хочет видеть в своем отделе слабых исполнителей, потому что он боится конкуренции, задача рекрутера повлиять на эту ситуацию и изменить ее.

Снятие заявки – это первый и определяющий шаг в работе над вакансией. Если заявка не снята – в процессе работы над вакансией будут возникать проблемы. Когда рекрутер не понимает истинных потребностей заказчика, подбор персонала будет долгим и неэффективным. Играть в «жмурки» в процессе подбора персонала – неблагодарное занятие, последствия которого могут негативно отразиться на бизнес-результатах.

Приведу пример из своей практики. Главный инженер автосервиса поручил мне найти ему слесаря. Заявка составлена не была, требования к кандидату были озвучены устно и достаточно коротко, в итоге в моем распоряжении оказалось пожелание заказчика об отсутствии у слесаря вредных привычек и наличия рук в нужном месте. Заказчику вакансии было представлено несколько кандидатов, всех их он отклонил как профессионально непригодных. Только после того, как мы с главным инженером детально проработали заявку на подбор персонала, выяснилось, что ему требуется вовсе не слесарь, а специалист по двигателям, иными словами – моторист. Это совсем другой профиль и квалификация, поэтому, конечно же, главный инженер отклонял заведомо неподходящих ему слесарей. Итог: потрачено время, деньги, силы, пострадал имидж работодателя, сдвинулись сроки закрытия вакансии. А все это произошло потому, что должным образом не была снята заявка на подбор персонала.