Приложение Г
Глоссарий по бережливому офису

5S (пять S) – процесс поддержания чистоты и порядка на рабочем месте и обеспечения безопасности сотрудников. Закладывает фундамент для создания бережливого офиса.

Активное состояние – горизонтальное положение папки-регистратора, которое показывает, что работу нужно завершить.

Бенчмаркинг – структурированный подход выявления передовых практик на уровне мировых стандартов и применения данных методов в организации.

Бережливый офис – участок административной работы, на котором прилагаются систематические усилия для выявления и устранения всех видов потерь.

Визуальный контроль – визуальный индикатор, который используется для контроля за надлежащим осуществлением процесса. Визуальный контроль обеспечивает соблюдение стандарта.

Визуальный офис – планировка, при которой всю релевантную информацию о товаре или услуге можно передать с помощью табличек, плакатов или любых других наглядных средств.

Визуальный показатель – наглядное представление измерений.

Время в очереди – отрезок времени, в течение которого единица работы или запрос на обслуживание ожидают обработки.

Время такта – темп потребительского спроса. Определяет, с какой скоростью должен идти процесс, чтобы удовлетворить потребительский спрос.

Время цикла – отрезок времени с момента поступления запроса на выполнение рабочей операции до завершения работы.

Время цикла, групповое – скорость выполнения задачи группой. Чтобы определить этот показатель для проекта, нужно просуммировать временные затраты всех участников работы.

Время цикла, индивидуальное – скорость выполнения отдельной задачи или операции.

Время цикла, общее – скорость осуществления процесса или выполнения группы задач, которые имеют общую составляющую. Подсчитывается путем суммирования времени цикла отдельных операций в процессе или потоке создания ценности.

Выравнивание, или хейдзунка – равномерное распределение нагрузки между сотрудниками в течение определенного отрезка времени с учетом объема и многообразия работы.

Выравнивание объема работ – равномерное распределение единиц продукции в потоке создания ценности для соблюдения времени такта и питча.

Выталкивание – система, при которой работа производится форсированными темпами независимо от спроса или потребностей.

Вытягивание – система, при которой последующие операции «операция-поставщик» сигнализируют о своих потребностях предыдущим операциям «операция-поставщик». Это позволяет обеспечить поток работы без составления подробного графика.

Гистограмма – способ наглядного представления информации о характере распределения данных.

Деятельность – единичные или многократные действия в рамках выполнения работы.

Диаграмма Парето – гистограмма, на которой проблемы представлены в порядке их значимости.

Диаграмма, причинно-следственная – способ наглядного представления разнообразных факторов, влияющих на процесс.

Диаграмма, частотная – способ наглядного представления информации о том, сколько раз определенные действия, события или операция имеют место за определенный период времени.

Единица работы – конкретное измеримое количество работы, которую можно разбить на составляющие или рассматривать как единое целое. Примеры единиц работы: заказ клиента, отчет, запрос по электронной почте, банковский депозит.

Задача – единичное действие в рамках процесса.

Защита от ошибок – происходит от японского «пока-ёкэ». «Пока» – ошибка по небрежности, «ёкэ» – избегать. Пока-ёкэ – это любой механизм, который предотвращает ошибки или делает их заметными с первого взгляда.

Кайдзен – «кай» означает «разбирать на части», а «дзен» – «делать лучше». Кайдзен – это синоним непрерывного совершенствования.

Кайдзен, практический семинар – проводится группой персонала, отвечающего за применение инструментов бережливого производства на конкретном участке работы в течение определенного отрезка времени.

Канбан – карточка или визуальный индикатор, которые служат средством коммуникации со следующей операцией или группой для своевременной передачи требуемого количества работы.

Карта целей – документ, в котором представлена стратегическая миссия организации наряду с целями подразделений, команд и отдельных работников.

Контрольная ведомость – способ наглядного представления информации о том, сколько раз определенные действия, события или операция имеют место за определенный период времени.

Контрольная карта – способ наглядного представления информации, позволяющий отследить ход работы с течением времени.

Контрольная точка – физическая характеристика работы в рамках определенного процесса, имеющая заданные пределы.

Коренная причина – подлинный источник проблемы.

Красный флажок – метка, используемая в процессе 5S для обозначения объектов, которые не нужны или находятся не на своем месте.

Курьер – сотрудник, в обязанности которого входит поддержание целостности питча в потоке создания ценности.

Маркировка документов – прикрепление бланков для регистрации дат и времени к единице работы.

Мозговой штурм – процесс сбора идей персонала и их группировки на базе общих тем.

Неактивное состояние – вертикальное положение папки-регистратора, которое показывает, что работа закончена.

Непрерывный поток – характеристики процесса, в ходе которого единица работы или услуга «вытягивается» с предыдущей операции, иными словами предоставляется по требованию следующей операции. Непрерывный поток – синоним принципа «точно вовремя», в соответствии с которым внутренние и внешние потребители получают необходимую единицу работы или услугу в тот момент, когда она требуется, и в нужном объеме.

Остановка – прекращение процесса работы без предварительного уведомления.

Отчет о статусе – документ, где подробно описан текущий этап хода работ наряду с задачами, запланированными на будущее.

Оценка – инструмент оценки работы подразделения или участка в аспекте, связанном с конкретной темой.

Питч – отрезок времени, в пределах которого на следующую стадию передаются малые партии продукции.

Планировка офиса – автономное рационально организованное рабочее пространство, которое улучшает поток работы и обмен данными.

Поддерживать – принцип системы 5S: контроль за соблюдением первых 4S. Часто представляет собой регулярные проверки.

Поймай мяч – двусторонняя коммуникация между разными уровнями организации, обеспечивающая согласованную работу команды.

Показатель – конкретные данные числа, полученные при измерении определенных параметров до и после работы по усовершенствованию.

Потери – все, что увеличивает затраты или время, не добавляя ценности. Семь наиболее распространенных видов потерь: 1) перепроизводство; 2) ожидание; 3) транспортировка; 4) излишняя обработка; 5) запасы; 6) движения; 7) дефекты. Нередко упоминается и восьмой вид потерь: 8) нереализованный потенциал людей.

Поток – перемещение материалов или информации.

Поток создания ценности – последовательность операций, связанных общим потребителем, продуктом или запросом на обслуживание.

Предсказуемый результат – гарантия, что единица работы или услуга будут именно такими, как требуется.

Процесс – последовательность действий при создании товара или услуги.

Решение проблем – структурированный процесс командной работы, позволяющий исправить ситуацию, которая привела к отклонениям от нормы.

Системная папка – содержит всю существенную информацию о процессах в подразделении или в потоке создания ценности.

Соблюдать порядок – второй принцип системы 5S: поместить каждый предмет на свое место.

Содержать в чистоте – третий принцип системы 5S: поддерживать чистоту и следить за ней во время проверок.

Сортировать – первый принцип системы 5S: отделить нужные предметы от ненужных, которые не используются в течение продолжительного времени, и убрать последние.

Составление карт потока создания ценности – наглядное представление процессов в том числе соответствующих единиц работы и необходимой информации, направленных на удовлетворение потребительского спроса.

Составление карты процесса – наглядное представление последовательности операций задач, включающее данные о людях, должностных обязанностях и обмене информацией в процессе разработки и создания продукта или оказания услуги.

Стандартизированная работа – процесса сбора релевантной информации с целью документирования передовых методов выполнения работы или оказания услуг. Лежит в основе любой деятельности по непрерывному совершенствованию.

Стандартизированная работа, карта – наглядная схема производственного процесса, на которой показано расположение оборудования и материалов.

Стандартизированная работа, сводная таблица – форма наглядного представления информации о потоке работ на всех этапах, необходимых для осуществления процесса.

Стандартизировать – четвертый принцип системы 5S: создать документы/правила, чтобы первые 3S стали зримыми и выполнялись регулярно.

Супермаркет – система хранения заранее определенного объема незавершенной работы или услуг для снабжения операции-потребителя по принципу вытягивания. Используется, когда смежные операции имеют разное время цикла.

Супермаркет незавершенной работы – расположенный между операциями инструмент контроля единиц работы на входе и выходе, предназначенный для улучшения потока.

Точно вовремя – синоним непрерывного потока. Принцип, в соответствии с которым процесс или потребитель обеспечиваются требуемым продуктом или услугой в нужном количестве в нужный момент.

Устав команды – документ, в котором подробно описана миссия команды. Обеспечивает общее согласование стратегии.

ФИФО – метод контроля процесса работы, в соответствии с которым единица работы, поступившая в процесс первой (первым вошел) обрабатывается в первую очередь (первым вышел).

Хейдзунка, или выравнивание – равномерное распределение нагрузки между сотрудниками в течение определенного отрезка времени с учетом объема и многообразия работы.

Хейдзунка, ящик – инструмент, который позволяет упорядочить обработку разнообразных единиц продукции в потоках создания ценности. Внешне напоминает блок почтовых ящиков.

Шесть сигм – современный метод решения проблем, который позволяет улучшить результаты работы.