Когда члены команды по созданию бережливого офиса и сотрудники организации научаться применять инструменты бережливого производства (и будут использовать большинство из них), сохранить достигнутые результаты можно будет при помощи эффективного лидерства. У людей возникнет стремление ставить и решать новые задачи. Этого можно добиться только при помощи эффективного лидерства и вовлечения всех сотрудников в деятельность компании.

Лидеры создают свое видение организации и доводят его до сведения других. Они вдохновляют и побуждают к деятельности, которая способствует воплощению видения в реальность. Основное внимание в организации должно уделяться тому, чтобы «делать нужные вещи», или тому, чтобы определить направление движения, если для выполнения работы требуется новая информация.

Понятие «руководство», «управление» уже понятия «лидерство». Успешный руководитель любого звена нацелен делать все как нужно, в то время как успешный лидер делает то, что нужно. Лидеры хорошо представляют себе огромное количество ситуаций и способны увлечь за собой остальных.

Существуют определенные инструменты, которые необходимы, чтобы сформировать видение организации. Большинство моделей стратегического планирования включают в себя долгосрочное видение. С одной стороны, подобный подход является непременным условием успеха организации, но с другой – большинству людей требуется разбить долгосрочное видение на более понятные и короткие временные отрезки. Для этих коротких отрезков разрабатываются стандарты, создаются графики, ставятся цели, которые связывают стратегическое видение и ежедневные задачи. Видение служит компасом, который всегда указывает правильное направление. Постановка краткосрочных целей помогает воплотить видение в реальность. Разъясняя свое видение и то, как оно связано с каждодневными задачами, успешный лидер создает среду, в которой работники стремятся достичь поставленных перед ними краткосрочных целей. Чтобы делать это эффективно, лидер должен знать свой стиль лидерства.

Результаты многолетних исследований показывают, что единственно правильного, наиболее предпочтительного стиля лидерства не существует. Эффективными могут быть все стили, однако в определенных ситуациях одни стили эффективнее остальных. Оптимальный вариант – адаптировать свой стиль лидерства к конкретной ситуации.

Чтобы понять, какой стиль присущ именно вам, прочитайте несколько следующих страниц и выберите тот стиль, который ближе всего вашей манере поведения. Возможно, вам подойдут два-три описания, но, как правило, один стиль все равно доминирует. Используйте эту информацию, чтобы извлечь максимум пользы из своих сильных качеств и компенсировать свои слабые стороны. Например, вы могли бы работать в паре с кем-то, чьи сильные стороны дополняют ваши слабые стороны, и тем самым повысить общую эффективность своей работы (и лидерства).

Для построения команды в бережливом офисе важно, чтобы каждый участник определил свой доминирующий стиль. Эту информацию можно использовать для того, чтобы улучшить взаимопонимание между членами команды. Часто проблемы в общении между людьми объясняются различиями в присущих им стилях лидерства.

Ниже перечислены признаки разных стилей на примере распространенных ситуаций. Прочитайте все описания и определите свой тип.

Вы хотите: контролировать.

Вам нужно: чтобы вам подчинялись; чтобы вас ценили за ваши достижения; чтобы окружающие отдавали вам должное за все ваши способности.

Сильные стороны: вы не боитесь ответственности. Вы можете быстро взять на себя обязанности, а ваши «скоропалительные» выводы обычно правильны (что ужасно раздражает всех).

Слабые стороны: вы бываете деспотичны и нетерпеливы. Вы не любите делегировать ответственность. Вы не любите отдавать должное другим людям. Вы бываете равнодушны к чувствам и потребностям других.

Вас угнетает: когда вы чувствуете, что ситуация вышла из-под контроля и что окружающие не будут делать так, как вы хотите.

Вы боитесь: потерять контроль над чем бы то ни было – работой, карьерой, здоровьем. Вы также боитесь, что вас будут окружать «бунтари» и люди, которые вас не поддерживают.

Вы любите: людей, которые разделяют ваше мнение о том, что все надо делать быстро. Вы любите людей, которые быстро кооперируются, чтобы что-либо сделать. Они должны вас уважать или по крайней мере позволить вам завоевать их уважение.

Вы не любите: лентяев, т. е. тех, кто не работает все время или по крайней мере столько, сколько вы; людей, которые ставят под сомнение ваши полномочия и методы; людей, которые слишком независимо мыслят, и людей, которые вам не преданы (согласно вашему определению преданности).

В стрессовых условиях: вы усиливаете контроль, больше работаете, больше упражняетесь. Если потребуется, вы избавитесь ото всех, кого считаете лентяями.

Как лидер: вы интуитивно чувствуете, что сработает, а что нет, и вы верите в то, что можете сделать все. Вы, как правило, подавляете менее решительных людей.

Ваша ценность в работе: вы можете достичь больше, чем кто-либо другой, и за меньшее время, и обычно вы правы, но (зачастую) вы сами навлекаете на себя проблемы.

Для семейной жизни вы выбираете: людей второго типа, которые беспрекословно вам подчиняются и делают так, как вы хотите, однако вы чувствуете, что такой человек никогда не добьется значимых успехов и никогда не разделит до конца ваши взгляды.

Другие характеристики: энергичный, импульсивный, властный, хвастливый, требовательный, катализатор остальных, альфа-лидер, вспыльчивый. Пример – Ли Якокка.

Вы хотите: делать все просто и жить спокойно.

Вам нужно: чтобы вас уважали и чтобы вы могли повышать свою самооценку; чтобы вам оказывали эмоциональную поддержку; вам нужна гармония.

Сильные стороны: вы уравновешенный человек, и у вас ровный характер. У вас нормальное чувство юмора, которое служит защитным механизмом. В целом вы милый и приятный человек.

Слабые стороны: вы нерешительны и не отличаетесь особым энтузиазмом или активностью. У вас нет очевидных недостатков. Когда вы чувствуете, что вам приходится слишком сильно приспосабливаться, вы демонстрируете железную волю и стальной характер, которые не всегда очевидны.

Вас угнетает: когда вокруг слишком много конфликтов или вам приходится вступать с кем-либо в конфронтацию; когда никто не хочет вам помочь; когда на вас возлагают слишком много ответственности за какой-либо проект.

Вы боитесь: что вам придется самостоятельно решать какую-то серьезную личную проблему; что вам придется за кого-либо «отдуваться». Вы боитесь масштабных перемен, которые, как вам кажется, приводят к конфликтам независимо от того, какую пользу они приносят.

Вы любите: людей, которые сами принимают все решения (вы хотите, чтобы с вами советовались, но не хотите сами принимать окончательные решения). Вы любите людей, которые ценят ваши сильные стороны и прислушиваются к вашему мнению.

Вы не любите: людей, которые на вас давят и ждут от вас слишком многого (т. е. ждут, что вы возьмете на себя больше, чем, как вам кажется, вы должны взять по справедливости).

В стрессовых условиях: вы спасаетесь от стресса с помощью самых обычных развлечений – телевизора, книг и/или вкусной еды.

Как лидер: вы спокойный, хладнокровный и собранный человек. Вы не принимаете импульсивных решений. Вам в голову редко приходят гениальные идеи.

Ваша ценность в работе: вы сотрудничаете практически со всеми и привносите в ситуацию спокойствие. Вы поддерживаете мирные отношения и улаживаете конфликты между людьми, которые часто ссорятся. Вы объективно подходите к решению проблем.

Для семейной жизни вы выбираете: людей первого типа, потому что вам нравится их сила и решительность, но вы устаете от того, что на вас все время давят и смотрят свысока.

Другие характеристики: «черепаха», демократичный, отзывчивый, сдержанный.

Вы хотите: развлекаться, влиять на других.

Вам нужно: внимание, любовь, одобрение и признание. Ключевая фраза: «Ты замечательный».

Сильные стороны: вы можете разговаривать о чем угодно, когда и сколько угодно, на любые темы. В вас бурлят эмоции, вы оптимист. У вас отличное чувство юмора, и вы умеете снимать напряженную обстановку. Вы – «душа компании».

Слабые стороны: вы неорганизованны, за исключением ситуаций, когда вы хотите хорошо выглядеть и нравиться другим. Вы не помните подробностей и имен. Вы склонны преувеличивать, чтобы показать себя с лучшей стороны.

Вас угнетает: когда жизнь – это не сплошное веселье и когда вам кажется, что никто не считает вас замечательным.

Вы боитесь: что вам станет скучно или что вы разонравитесь другим. Вы не любите, когда вас связывают временные рамки. Вы не умеете считать деньги.

Вы любите: людей, которые вас слушают и одобряют то, что вы говорите; людей, которые смеются над вашими шутками и отзываются о вас положительно.

Вы не любите: слишком требовательных людей, которые обращают внимание на незначительные, на ваш взгляд, детали и которым не нравятся ваши идеи.

В стрессовых условиях: вы стараетесь сменить обстановку, чтобы чувствовать себя лучше – например, вы идете в тренажерный зал, по магазинам, едете на охоту, рыбалку и т. д. В том, что с вами происходит, вы обвиняете других. Вы придумываете себе оправдания.

Как лидер: вам в голову приходят креативные идеи, и вы способны видеть картину в целом. Вы знаете, как взбодрить остальных, особенно когда они приходят в уныние. У вас много энергии и энтузиазма, но вам нужно работать вместе с людьми, которые не забывают про детали.

Ваша ценность в работе: вас необходимо ценить за вашу яркую креативность, оптимизм и легкость во всем. Вы подаете идеи, когда у других они уже иссякли.

Для семейной жизни вы выбираете: перфекционистов, потому что вас привлекает их чувствительная натура. Это уравновешивает ваш собственный характер. Вам не нравится постоянно взбадривать такого человека. Бывает, из-за него/нее вы чувствуете себя глупым и неполноценным.

Другие характеристики: «бабочка», постоянно опаздывает, эмоциональный, болтливый.

Вы хотите: чтобы все делалось правильно, как принято.

Вам нужно: чтобы окружающая вас среда была стабильной и предсказуемой. Вам необходимо личное пространство, тишина и спокойствие, чтобы восстановить силы. Вам нужно, чтобы вас окружали чуткие и отзывчивые люди.

Сильные стороны: вы прекрасный организатор и уделяете внимание деталям. Вы умеете ставить разнообразные цели и видите подводные камни до того, как на них наткнетесь. Вы склонны к анализу. У вас высокие стандарты и идеалы.

Слабые стороны: вы часто тратите слишком много времени на анализ и подготовку (вы хотите все сделать «правильно»). Бывает, что вы уделяете деталям слишком много внимания. Вы помните негативные моменты и постоянно размышляете о том, почему другие поступают так или иначе. Вы легко впадаете в депрессию.

Вас угнетает: когда ваша жизнь не упорядочена и вы не соответствуете собственным стандартам (и когда окружающие вас люди тоже им не соответствуют). Еще хуже, если их вообще не волнуют эти стандарты.

Вы боитесь: совершить ошибку или что кто-то вам скажет, что вы поступаете неправильно; что кто-то вас попросит поступиться своими идеалами; и что никто не понимает, что вы чувствуете.

Вы любите: людей, которые серьезно относятся к жизни и здраво мыслят; людей, которые могут поддержать содержательную и умную беседу (согласно вашим представлениям об умной беседе).

Вы не любите: недостаточно серьезных людей, которые неорганизованны и постоянно обо всем забывают, не уделяют внимания деталям, ведут себя непредсказуемо и все преувеличивают (вы называете это ложью).

В стрессовых условиях: вы спасаетесь, полностью погружаясь в чтение книги или крепко засыпая. Вы обдумываете проблему снова и снова. Вы просто сдаетесь.

Как лидер: вы хороший организатор. Вы учитываете потребности других людей. Вы по-своему креативны, и вы стремитесь достичь самого высокого уровня качества.

Ваша ценность в работе: вы ценны своим вниманием к деталям, склонностью к анализу и тщательным исполнением. У вас высокие стандарты, и вы способны на сочувствие.

Для семейной жизни вы выбираете: людей третьего типа, потому что вам нравятся их личные качества и умение общаться с другими людьми. Вы стараетесь их усмирить и упорядочить их жизнь. Это приводит к депрессиям, поскольку ваши усилия не приносят результатов.

Другие характеристики: «лягушка», гений от природы, тщательно все записывает, аккуратный, уверенный в своих силах.

Когда вы научитесь различать стили лидерства, вы также узнаете, что лидерство немыслимо без полномочий. Вы можете либо «заставлять», либо «поощрять» людей что-либо сделать.

Заставлять людей что-либо делать – значит применять силу, власть, принуждать и/или запугивать. Подобные методы часто называют «кнутом». Поощрять к чему-либо – значит стимулировать людей что-либо сделать. Такой метод называют «пряником». Оба подхода применяются в лидерстве, а также при создании бережливого предприятия. Хорошие лидеры знают, когда и где использовать и тот, и другой метод. Еще раз посмотрите на различные стили лидерства. Как бы вы соотнесли каждый из них с «кнутом» и «пряником»?

В зависимости от ситуации лидер должен применять тот или иной стиль лидерства. Чтобы делать это эффективно, необходимо понимать, что движет людьми. В процессе построения бережливого офиса вы должны создать среду, в которой ваши сотрудники будут мотивированы на работу. Они должны полностью осознать необходимость в переменах, и задача лидера – помочь им в этом.

Мотивация – это желание человека что-либо сделать, в основе которого лежит желание удовлетворить собственные потребности. Эффективность лидерства прямо пропорциональна способности мотивировать подчиненных. Совершенствуя лидерство, вы улучшаете мотивацию своих сотрудников. Какое из двух утверждений мотивирует вас сильнее?

«Удачи, и смотрите ничего не перепутайте».

«Вот процедура. Дайте мне знать, если вам потребуется какая-либо помощь».

Люди уважают тех, кто достойно ведет себя по отношению к ним, особенно когда не все идет гладко. Эффективное лидерство – это залог сильной групповой мотивации. По сути, лидеры не могут мотивировать других, но они могут создать среду, в которой люди будут мотивировать себя сами на достижение значимых результатов.

Перед тем как создавать в офисе мотивирующую атмосферу, важно понять, почему люди работают охотно. Большинство положительно реагирует на:

• поощрение за хорошо выполненную работу;

• поддержку со стороны группы;

• признание их индивидуальной значимости;

• интересную работу;

• продвижение по карьерной лестнице и наличие возможностей для роста;

• лояльность руководства по отношению к подчиненным;

• хорошие условия труда;

• разумную дисциплину.

Ниже в краткой форме приводятся основные теории мотивации. Отталкиваясь от них, вы создадите фундамент для эффективного лидерства и среду, способствующую активной деятельности и самомотивации сотрудников.

Мотивация человека была предметом множества исследований. Существует две наиболее важные теории, о которых необходимо знать лидеру: иерархия потребностей А. Маслоу и двухфакторная модель Ф. Герцберга.

Согласно иерархии потребностей Маслоу, люди работают для удовлетворения своих потребностей, которые делятся на несколько уровней: на самом низком – базовые физиологические потребности, необходимые для выживания и безопасности, на самом высоком – концептуальные – социальные потребности, потребность в уважении и признании, и, наконец, потребность в самовыражении. Дополнительную информацию можно найти в Интернете при помощи Google или Yahoo!. На следующем сайте есть хорошая иллюстрация пяти уровней потребностей по Маслоу:

.

Двухфакторная теория Герцберга гласит, что существуют базовые потребности, неудовлетворение которых ведет к демотивации (гигиенические факторы), и дополнительные потребности, которые мотивируют людей (мотивирующие факторы). На следующем сайте также имеется дополнительная информация о двухфакторной теории Герцберга:

.

В теории мотивации есть такое понятие, как «хоторнский эффект». Его используют, когда речь идет о мотивации, которую демонстрируют люди, если им уделяют внимание лидеры. Несколько добрых слов приветствия по утрам, когда сотрудники приходят на работу, и проявление к ним личного интереса положительным образом повлияют на мотивацию.

Нравится вам или нет, но перед тем, как приступить к выполнению любой работы, люди спрашивают себя: «А что я получу?» Они задают себе следующие вопросы:

1. Реально ли достичь поставленных целей / воплотить в жизнь видение лидера?

2. Что я получу, если буду или не буду делать, как надо?

3. Справедливо ли это поощрение / смогу ли я справиться с последствиями?

4. Насколько сильно я хочу получить поощрение / избежать последствий?

Создавая среду, способствующую самомотивации сотрудников, лидер должен помнить следующие моменты.

Большинство людей считают, что поощрение можно получить следующим образом:

Поощряйте необходимое вам поведение.

Большинство людей считают, что отрицательные последствия возникают следующим образом:

1. Не предлагайте бессмысленные поощрения, не привязанные к результатам работы.

2. Своевременно и от чистого сердца хвалите сотрудников за конкретную выполненную работу.

3. Не прибегайте к угрозам или запугиванию.

4. Выполняйте свои обещания.

5. Обращайтесь с каждым человеком как с уникальной личностью.

1. Попросите членов команды заполнить анкету в конце этой главы.

2. Оформите результаты в виде таблицы, соблюдайте анонимность.

3. Определите сильные и слабые стороны каждого сотрудника.

4. Разработайте для каждого индивидуальный план совершенствования.

5. Демонстрируйте свое стремление к совершенствованию.

6. Через 4–6 месяцев проведите опрос еще раз, чтобы отследить изменения.

Следующие двенадцать рекомендаций помогут вам создать основу для повышения мотивации персонала:

1. Регулярно делайте конструктивные замечания. Публично хвалите сотрудников за любую хорошо выполненную работу.

2. Попросите сотрудников принимать активное участие в деятельности организации. Привлекайте людей к принятию решений, которые затрагивают их непосредственно.

3. Создайте простые в использовании коммуникационные каналы. Внимательно и с искренним интересом слушайте.

4. Выясните, что мотивирует каждого человека в вашей компании.

5. Помните о значимости вашего непосредственного участия во всех событиях.

6. Проводите специальные мероприятия, чтобы отметить успех коллектива.

7. Сделайте работу значимой. Обеспечьте людей инструментами и информацией, которые необходимы для того, чтобы выполнять работу правильно.

8. Учитывайте личные потребности своих сотрудников.

9. Повышайте сотрудников в должности в зависимости от достигнутых ими результатов и профессионализма.

10. Демонстрируйте свое стремление к стабильности в вопросах найма.

11. Культивируйте в компании чувство принадлежности к коллективу.

12. Оплачивайте труд людей справедливо и на достойном уровне. Создайте эффективную систему поощрений.

Созданный вами бережливый офис будет настолько же эффективным, насколько высок уровень мотивации ваших сотрудников и сильно их стремление к совершенствованию. Чтобы возникла культура бережливого производства, лидерство и мотивация должны стать одинаково важными элементами корпоративной стратегии. Методы и приемы бережливого производства помогут создать прочную инструментальную базу, но именно люди с их стремлением к совершенствованию являются тем фундаментом, на котором строится бережливый офис. В главе 11 мы покажем, как согласовать личные цели сотрудников и цели организации и создать, таким образом, условия, в которых каждый сможет добиться успеха.

Важно понимать, что один-единственный стиль лидерства не подойдет ко всем ситуациям. Возможно, для каждой потребуется свой подход. Лидер должен тонко чувствовать обстоятельства и ставить четкие задачи, чего необходимо достичь, создавая бережливый офис. Чтобы добиться значимого успеха в совершенствовании бизнес-процессов, вам потребуется объяснить большинству сотрудников, что они получат в итоге. Именно лидер должен мотивировать и обучать остальных.

Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в данной главе:

• Научитесь разбираться в разных стилях лидерства.

• Каждый сотрудник должен знать, «а что он получит». Будьте честны и объясните всем краткосрочные и долгосрочные цели и задачи организации в рамках проекта по созданию бережливого офиса.

• Расскажите членам команды о разных стилях лидерства, и пусть каждый из них определит свой.

• Создание бережливого офиса будет настолько успешным, насколько вы (т. е. лидер) этого хотите. Сотрудники компании будут смотреть на вышестоящих коллег и оценивать их приверженность этой инициативе.

• Способствуйте тому, чтобы и в других зародилось желание построить бережливый офис. Внимательно выслушивайте и внедряйте на практике их идеи по совершенствованию бизнес-процессов.