Книга: Первая книга SEO-копирайтера. Как написать текст для поисковых машин и пользователей

Назад: Урок 11 Преемственность SEO-текстов (М.С. Ханина)

Урок 12
Организация работы SEO-копирайтера в команде
(А.В. Рубель)

Цель урока: показать подходы к организации работы SEO-копирайтеров.

Вопросы, на которые отвечает урок:

1. В чем заключается командная работа специалистов над SEO-текстом и какие этапы включает процесс его создания («производственный цикл»)?

2. С какими сложностями сталкиваются участники команды при согласовании, утверждении и размещении SEO-текстов?

3. Как организовать работу SEO-копирайтера в команде, упростить согласование и публикацию текстов с помощью внедрения специальной информационной системы?

4. Как автоматизировать проверку SEO-параметров текста?

5. Какие выгоды даёт внедрение информационной системы в отделе SEO-копирайтинга?

Особенность работы SEO-копирайтера заключается в том, что она интегрирована с рядом процессов поискового продвижения сайта, а значит, необходимо взаимодействовать с теми, кто эти процессы обеспечивает. Напрямую или косвенно SEO-копирайтеру приходится работать с интернет-маркетологом, начальником отдела SEO-копирайтинга, редактором, верстальщиками, другими копирайтерами, клиентом (владельцем сайта). При этом важно не просто взаимодействовать, а быть частью этой команды. Таким образом, помимо всех навыков и приёмов, которые мы уже рассмотрели, требуется освоить ещё один – умение работать в команде или, как говорят, в рабочей группе.

Связующим звеном в работе команды выступает SEO-текст. Процесс его создания можно представить в виде цепочки – «производственного цикла» (рис. 12.1).

Рис. 12.1. Цепочка создания SEO-текста (производственный цикл)

Как видно из схемы, началом цепочки является «Задача», а итогом – «Размещённый текст».

Для начала определим узкие места производственного цикла и наиболее распространённые сложности, с которыми сталкивается команда.

В задаче для SEO-копирайтера обычно указываются формальные критерии, которым должен отвечать текст: количество слов, поисковые запросы, количество точных и неточных вхождений, наличие ссылок на другие страницы сайта и пр. Соответствие этим критериям в ходе работы должно быть проверено многократно, когда текст создан, отредактирован, отправлен клиенту, возвращён для публикации, размещен на сайте. При большом количестве текстов выполнять их ручную проверку на соответствие задаче – крайне ресурсоёмкий процесс.

В процессе создания SEO-текста необходимо многократно, на разных этапах работы выполнять его проверку по SEO-пара-метрам.

После того как поставлена задача по написанию текста, все члены команды должны не просто знать, исполнена задача SEO-копирайтером или нет, им нужно понимать: отредактирован ли текст? Согласован ли он? Передан ли верстальщику для размещения? Какой адрес страницы у размещённого текста? Другими словами, в разные моменты времени разные участники производственного цикла нуждаются в детальной информации о состоянии текста.

Рабочая группа должна иметь возможность в любой момент времени узнать статус текста (в работе, размещён и пр.).

Как обсуждалось ранее, какой бы высококлассной квалификацией ни обладали SEO-копирайтер и другие специалисты рабочей группы, владелец сайта знает свой бизнес лучше. Именно поэтому, прежде чем размещать текст на сайте, его важно согласовать с владельцем ресурса. При небольшом количестве текстов (до 2–3 в неделю на один сайт) можно контролировать их согласование в ручном режиме: отправлять клиенту по электронной почте файл. doc и ожидать от него комментариев, замечаний или команды на размещение. Но при большом потоке текстов контролировать согласование затруднительно: кто-то из клиентов поменял имя у файла, кто-то – объединил несколько файлов в один, убрав или отредактировав часть текста, кто-то выслал лишь часть согласованного текста и так далее.

Процесс согласования с клиентами большого количества SEO-текстов контролировать сложно.

Как правило, руководителю рабочей группы и другим членам команды требуется отчётность (срезы) о работе SEO-копирайтеров. Чаще всего необходим оперативный ответ на следующие вопросы:

• Какие тексты размещены на сайте за отчётный период?

• Какие тексты написаны, но не согласованы?

• Сколько текстов написано, но не допущено до размещения клиентом?

• Каков средний срок согласования текстов по проекту?

• Какое количество исправлений вносится в текст в среднем?

• и другие.

В условиях «ручной» работы с текстовыми документами составление подобных отчётов – довольно трудоёмкий процесс.

Составление отчётов о работе SEO-копирайтеров в «ручном режиме» является ресурсоёмким.

Таким образом, основные сложности и узкие места в производственном цикле обусловлены необходимостью: контролировать SEO-параметры текста, отслеживать состояние его готовности, согласовывать тексты с клиентами, формировать отчётность о работе.

Опыт подтверждает, что рассмотренные проблемы могут быть решены созданием информационной системы, которая позволит привести все процессы внутри рабочей группы к цепочке взаимодействий на уровне документов и автоматизировать ряд рутинных процедур.

Рассмотрим основные моменты создания информационной системы для отдела SEO-копирайтинга. Эти знания будут вам полезны в том случае, если возникнет задача организации работы отдела SEO-копирайтинга. Всё, что будет рассмотрено ниже, можно использовать как предварительное техническое задание на изготовление такой системы.

Организовать работу команды позволяет создание специальной информационной системы, которая реализует цепочку движения документов и автоматизирует ряд рутинных процедур.

Информационная система должна состоять из профилей пользователей – «рабочих мест», которые реализуют задачи каждого из этапов производственного цикла (рис. 12.1). Рассмотрим возможную схему их реализации.

Этап 1 – «Формирование задачи»

На данном этапе с системой работает SEO-специалист (интернет-маркетолог). Основное действие, которое выполняет пользователь системы, – постановка задачи. Учитывая то, что во всех задачах по написанию SEO-текстов достаточно много однотипных данных (например, количество слов, количество вхождений и другие), необходимо, чтобы задача ставилась в формализованном виде – с указанием проекта, типа текста, объема, ключевых слов, срока исполнения задачи.

После того как новая задача создана, сообщение о ней появляется в профиле «начальник отдела SEO-копирайтинга» (2). Это сообщение рекомендуется отправить и на электронную почту.

Важно, что на данном этапе постановка задачи должна быть связана со справочниками других систем (например, CRM), внедрёнными в компании, так как зачастую бывает необходимо использовать уже известные и имеющиеся данные о проекте. Например, список продвигаемых запросов, используемых SEO-специалистами, данные из карточки проекта и прочее.

Задача на SEO-текст должна быть максимально формализована.

Этап 2 – «Распределение задач»

На втором этапе производственного цикла начальник отдела SEO-копирайтинга распределяет задачи, которые поступили от интернет-маркетолога, между сотрудниками отдела. При распределении задач в отделе, как правило, руководствуются загруженностью сотрудников, срочностью задачи, а также успешностью написания текстов по той или иной тематике отдельными специалистами. Следует помнить, что ввиду различных уровней сложности задач и требующихся SEO-текстов, довольно непросто рассчитать нагрузку на каждого копирайтера. Тексты разной тематики могут быть одинаковыми по формальным критериям, но различаться по сложности написания.

Итак, основная задача на этом этапе – назначение исполнителя, после чего в профиле «SEO-копирайтер» (3) должно появляться сообщение о новой задаче. Его также стоит продублировать на электронную почту.

Распределение задач по написанию SEO-текстов невозможно проводить по формальным критериям.

Этап 3 – «Написание SEO-текста»

SEO-копирайтер получает задачу в формализованном виде. На этом этапе информационная система связывает задачу и итог её исполнения (SEO-текст). Это можно наиболее эффективно реализовать в том случае, если отказаться от файлов общепринятых форматов (например, doc) и сохранять текст в системе как запись в базу данных, а получать к нему доступ – в формате HTML. Например, используя редакторы WYSIWYG (от англ. «What You See Is What You Get», – «что видишь, то и получишь»).

С визуальной точки зрения редакторы WYSIWYG предоставляют привычный интерфейс работы с текстом. Панель инструментов (форматирование текста, вставка объектов, изменение шрифтов и пр.) внешне очень похожа на знакомую большинству пользователей панель инструментов MS Word.

Такой подход помогает автоматизировать анализ текста по формальным критериям и избавляет от рутинной проверки количества слов, наличия тех или иных запросов в тексте, точных вхождений.

Итогом этапа является добавление SEO-текста в систему. Это событие лучше сопроводить оповещением: вывести сообщение об исполненной задаче в профиле начальника отдела SEO-копирайтинга.

Написание SEO-текста лучше организовать непосредственно в информационной системе, отказавшись от использования сторонних текстовых редакторов и форматов файлов.

Этап 4 – «Редактирование SEO-текста»

После того как текст написан, он снова доступен в профиле «начальник отдела SEO-копирайтинга». На этом этапе проводится приём исполненной задачи, при необходимости выполняется редактирование текста.

Информационная система должна предусматривать возможность исправления SEO-текста, его возврат исполнителю на доработку или отправку на следующий этап – менеджеру проекта (5). В случае, если документ возвращён исполнителю на доработку, в профиле SEO-специалиста важно предусмотреть оповещение о том, что текст не принят начальником отдела, с указанием срока исправления. Факт возврата текста фиксируется в системе.

Если текст успешно прошёл проверку начальником отдела, система должна позволять отправить его далее по цепочке – менеджеру проекта. Возможен вариант, когда работу по корректуре и редактированию в рабочей группе выполняет отдельный специалист (например, редактор). Однако в ряде случаев функции редактора выполняет начальник отдела SEO-копирайтинга, а значит, отдельный профиль редактора, как в рассматриваемом примере, не требуется.

Ввиду того, что в системе можно предусмотреть автоматическую проверку SEO-текста по формальным критериям (исходя из данных задачи), нет необходимости отправлять его SEO-специалисту. Можно сразу отправить текст менеджеру проекта (5). Таким образом сокращается время, затрачиваемое на утверждение SEO-текста на разных уровнях.

В ряде случае работу по редактированию и проверке текста может выполнять начальник отдела SEO-копирайтинга.

Этап 5 – «SEO-текст у менеджера проекта»

Менеджер проекта – специалист, который координирует всю работу по сайту с заказчиком. На этом этапе он знакомится с написанным и отредактированным SEO-текстом. Опыт показывает, что возможно два варианта продолжения цепочки. Менеджер может утвердить размещение сам, т. е. отправить SEO-текст

верстальщику (7), либо отправить его клиенту (6). В этом случае клиент получает автоматически сформированное письмо, которое содержит ссылку на HTML-страницу с отправленными текстами.

Часть SEO-текстов может не требовать согласования с клиентом, например, новости, которые пишутся на постоянной основе с использованием материала из проверенных источников.

Для сокращения сроков публикации ряд SEO-текстов может согласовываться (одобряться) менеджером проекта.

Этап 6 – «Утверждение SEO-текста клиентом»

На данном этапе клиент принимает решение: разрешить публикацию SEO-текста без изменений либо внести исправления и опубликовать его. Информационная система должна максимально упростить работу клиента с текстом и свести к минимуму число требуемых от него действий. Например, такие шаги, как авторизация (введение логина-пароля), необходимо исключить. Для того, чтобы предотвратить доступ к тексту третьих лиц, можно использовать временные адреса. URL для доступа к тексту создаются на время работы с ним клиента, после чего становятся недоступными.

При утверждении текста нужно предусмотреть оповещение, которое высылается пользователям профилей «менеджер», «начальник отдела SEO-копирайтинга» и «верстальщик». В случае редактирования текста клиентом важно создать копию, в которой сохраняется исправленный материал. Это позволит сравнить версии SEO-текстов, а также проверить их соответствие параметрам задачи.

Работа клиента с SEO-текстом и информационной системой должна быть максимально простой, требующей минимального количества времени и действий.

Этап 7 – «Размещение текста»

Завершающий этап работы с SEO-текстом – публикация. Эту задачу выполняет верстальщик. После того как текст размещён, адрес страницы добавляется в информационную систему. Для уменьшения объема работы по верстке в системе предусматривается автоматический перевод SEO-текста в HTML-формат, который не содержит лишних тегов (например, добавляющихся при копировании из MS Word). Такой перевод должен выполняться на каждом этапе работы с текстом.

Для того, чтобы облегчить вёрстку и ускорить публикацию SEO-текста, лучше сохранять HTML-формат на всех этапах работы.

Таким образом, мы рассмотрели производственный цикл SEO-текста и показали, какие специалисты рабочей группы могут быть в нём задействованы.

Результатом организации работы в команде и внедрения информационной системы по описанной схеме должно стать:

1) сокращение времени всей цепочки создания SEO-текста – от написания до размещения;

2) сокращение времени работы с текстом специалистов, которые не связаны непосредственно с его написанием (в том числе в результате автоматической проверки формальных критериев);

3) прозрачность состояния SEO-текста для всех участников цепочки, от SEO-специалиста до менеджера проекта;

4) простота согласования текста и лёгкость его изменения клиентом;

5) возможность формирования любой отчётности о работе SEO-копирайтеров.

Практические задания к уроку 12

Выполните тестовые задания, выбрав правильные варианты ответов.

Задание № 1. Какие этапы включает производственный цикл SEO-текста?

• распределение задач, написание и размещение текста,

• постановка задачи, согласование, написание, отправка менеджеру или клиенту,

• постановка и распределение задач, написание текста, редактирование, отправка менеджеру или клиенту, согласование, размещение,

• написание, согласование, отправка клиенту, редактирование.

Задание № 2. С чем связаны основные сложности командной работы SEO-копирайтера и других специалистов?

• обязательный контроль SEO-параметров текста,

• распределение задач на написание текстов,

• размещение текстов на сайтах,

• необходимость в отслеживании статуса текста,

• согласование текстов с клиентами,

• формирование отчетности о работе SEO-копирайтеров.

Задание № 3. На каких этапах производственного цикла должно проверяться соответствие SEO-текста формальным критериям, указанным в задаче?

• написание текста,

• редактирование,

• отправка менеджеру,

• отправка клиенту,

• согласование,

• внесение в текст необходимых изменений,

• публикация.

Задание № 4. Какие факторы должны учитываться при распределении задач между сотрудниками отдела SEO-копирайтинга?

• степень срочности,

• загруженность сотрудников,

• количество точных и неточных вхождений запросов в текстах,

• сложность тематики SEO-текстов.

Задание № 5. С помощью каких средств можно упростить исполнение задачи SEO-копирайтера (написание текста)?

• формализация задач на написание SEO-текстов,

• сохранение текстов в виде записи в базе данных,

• использование редакторов WYSIWYG,

• редактирование текста,

• согласование текста с клиентом,

• автоматизация анализа текста по формальным критериям,

• оповещение о возврате текста на доработку.

Задание № 6. Какие преимущества дает использование информационной системы для отдела SEO-копирайтинга?

• сокращение временных затрат на утверждение SEO-текста,

• облегчение верстки и ускорение публикации текста,

• упрощение формирования отчетности о работе SEO-копирайтеров,

• возможность согласования текстов в «ручном режиме» с клиентами,

• сокращение общего времени выполнения задач SEO-копирайтеров.

Задание № 7. Какие показатели обычно учитываются при составлении отчетности о работе SEO-копирайтеров?

• количество текстов, не допущенных клиентом до размещения,

• средний срок согласования текстов по проекту,

• детальная информация о статусах SEO-текстов,

• среднее количество вносимых в текст исправлений,

• состав рабочей группы, задействованной в цепочке создания SEO-текстов.