Войти в систему
Войти с помощью соц. сетей:
Основное: безусловно, в определенной мере тайм-менеджмент неизбежен, но вы добьетесь гораздо большего, если будете концентрироваться на наиболее важных и значимых задачах в тот момент, когда чувствуете прилив сил, а не когда у вас больше всего времени. Точно определите, когда наступает ваш биологический пик. Это самое ценное время, которым надо распоряжаться мудро.
Расчетное время чтения:
10 минут 0 секунд.
После того как мой проект обрел четкое направление (примерно тогда же, когда на сайте TED было опубликовано интервью со мной), количество людей, желающих общаться со мной на темы продуктивности, выросло. И почти все хотели знать, как выглядит мой типичный день. Я не ожидал, что меня будут спрашивать об этом так часто, но вопрос возникал снова и снова, и я понял, что он вполне закономерен: я экспериментировал с режимом дня в течение чуть ли не 10 лет и в итоге действительно остановился на режиме, который оказался для меня оптимальным .
Протестировав большое число вариантов организации дня, включая мою жалкую попытку просыпаться каждое утро в 5:30, я выбрал стандартную последовательность действий, которая позволяет мне достигать наилучших результатов:
Хотя эта процедура на первый взгляд выглядит довольно просто, за ней стоят серьезные размышления и опыт.
По общему признанию измерение уровней концентрации и энергии на протяжении нескольких недель — крайне нудный процесс, особенно если вы на это время исключили из своего рациона кофеин, алкоголь и сахар. Но информация и озарения, которые вы из него вынесете, будут невероятно полезны и актуальны на протяжении десятилетий. Если проведение измерений в полном объеме выше ваших сил, установите хотя бы почасовой сигнал на телефоне и отмечайте, как ваш уровень энергии меняется в течение дня.
После того как я завершил свой эксперимент с медитацией, я понял, что у меня есть всего три типа дел с высокой отдачей, которые привносят в мой проект максимальную ценность: написание статей, проведение экспериментов с продуктивностью, а также чтение статей и исследований о продуктивности.
Лучшее время дня для работы над самыми перспективными задачами — время биологического пика в течение дня. Причина очевидна: во время биологического пика вы можете направлять на дела как минимум в два раза больше энергии и концентрации. Если во время биологического пика вы будете фокусироваться на приоритетных делах, то будете справляться с ними быстрее, глубже погружаться в них, делать их с заметно лучшим качеством, проявлять максимум гибкости — и в целом будете работать более рационально, а не просто дольше.
Мой биологический пик наступает в 10:00 и длится до 12:00, а затем с 17:00 до 20:00. Эти интервалы времени в течение дня я использовал в основном для задач двух типов: писал статьи для сайта и читал исследования на тему продуктивности. Одновременно кое-что можно было делать в фоновом режиме (например, эксперименты типа использования смартфона не более одного часа в день). Однако если речь шла о чем-то вроде эксперимента с медитацией, на которых в течение недели или двух было сосредоточено мое основное внимание, то их приходилось специально планировать в расписании.
Выяснив, когда наступает мой биологический пик и я ощущаю прилив сил, я стал ежедневно резервировать это время в графике — но не только для наиболее перспективных задач, а и просто на случай, если неожиданно возникнет что-то жизненно важное и срочное. Всякий раз, когда мне необходимо было взять интервью у эксперта в области продуктивности или дать интервью самому, выступить перед аудиторией, сфокусироваться на одной из трех важнейших задач на этот день или выполнить значимое для себя обязательство, например, поужинать с моей подругой, я прилагал максимум усилий, чтобы запланировать это событие на время биологического пика.
Хотя отвлекающие факторы никто не отменял — никто не в состоянии полностью контролировать, как он проводит свое время, — я быстро понял, что время биологического пика стоит тратить разумно и тщательно оберегать.
Необходимо использовать эту простую, но чрезвычайно глубокую закономерность: чем чаще вы будете планировать выполнение самых важных дел и значимых обязательств именно на время биологического пика, тем более ощутимых и значимых результатов вы добьетесь в работе и жизни.
Наверняка у вас бывают дни, когда все дается вам легко и вы успеваете сделать больше, чем в любой другой день. И точно так же есть дни, когда вы все делаете в соответствии с намеченным, но просто не в состоянии сосредоточиться или довести начатое до конца. Это один из самых странных аспектов продуктивности и еще одна причина, почему продуктивность бывает так трудно поймать: неизбежно случаются дни, когда вы вроде бы все делаете правильно, но все же у вас недостаточно энергии или концентрации, и сделать работу хорошо не удается.
Быстрый выигрыш в продуктивности: прямо сейчас зайдите в Outlook, iCal, Google Calendar или любой другой календарь, которым вы пользуетесь, и на несколько недель зарезервируйте интервалы времени, когда наступает ваш биологический пик. Убедитесь, что вы установили напоминания за 30 и 15 минут до начала биологического пика, и используйте их как сигнал, что пора приступать к серьезной работе над одной из самых важных и самых ударных задач.
Режим дня, который в свое время у меня установился (он остается неизменным до сих пор) позволяет мне медитировать, отключаться от интернета, работать обдуманно и планомерно, заниматься спортом, высыпаться и успевать отдохнуть после работы. И все равно иногда звезды выстраиваются таким образом, что в один день я успеваю написать тысячи слов и прочитать сотни страниц, тогда как в другие дни могу сидеть часами, уставившись в пустой экран, не будучи в состоянии сосредоточиться на чем-либо.
Конечно, важно знать, когда наступает ваш биологический пик, но в то же время уровни энергии и концентрации зачастую колеблются из-за непредвиденных обстоятельств. Например, ваш коллега забежал в Starbucks выпить кофе, а заодно прихватил кофе для вас, или вы получили продвижение по службе и всю вторую половину дня испытывали небывалый подъем. Или вас пригласили во время обеденного перерыва отметить день рождения кого-то из коллег, и ваша работоспособность до конца дня потерпела полный крах. Независимо от причин уровень энергии и концентрации не может быть полностью предсказуемым.
Вчера я до мелочей распланировал свой день, но когда пришло время закончить работу, то обнаружил, что меня посетило вдохновение и работа идет как по маслу — в данном случае речь шла о написании очередной главы этой книги.
В те дни, когда, по моим ощущениям, моя работоспособность выше или ниже средней, я обычно отмечаю против запланированных на этот день трех основных задач, сколько энергии (по шкале от 1 до 10) потребует каждая из них. Так легче обеспечить соответствие количества энергии и внимания, которые у меня есть на данный момент, характеру задачи.
Я не хотел останавливаться и продолжал работать. У меня в этот момент оказалось больше сил, чем я ожидал, поэтому я решил продолжить работу над этой главой допоздна, лечь спать поздно и подольше поспать утром. Если вы чувствуете, что работа ладится, у вас масса сил и никаких проблем с концентрацией, то почему бы не поработать немного дольше, даже если уже 22:00, при условии, что вы можете изменять свой рабочий график.
Или, допустим, на часах 22:00, а сил и способности концентрироваться у вас не осталось. Скорее всего, в данном случае лучше отправиться спать пораньше, а работу продолжить в первой половине следующего дня, когда к вам вернется работоспособность. Это всего лишь здравый смысл, но, к сожалению, в наших действиях мы далеко не всегда ему следуем. Осознанное отношение к процессу работы является ключевым фактором. Абсолютно необходимо отдавать себе отчет в том, что происходит в данный момент с уровнем энергии, — только так можно научиться разумно расходовать свою энергию в течение дня. (Если вы чувствуете, что состояние полной осознанности в буддистском смысле вам все еще не дается, не волнуйтесь: я посвятил целый раздел теме осознанности и продуктивности).
Как правило, я стараюсь управлять временем как можно меньше, и, поскольку я стараюсь брать на себя как можно меньше обязательств, это позволяет мне в течение дня вносить коррективы в планы и работать над наиболее перспективными задачами именно в тот момент, когда ощущается прилив энергии, а задачи с более низкой отдачей оставлять на то время, когда количество энергии снижается.
Со временем я обнаружил, что, хотя в большинстве случаев биологические пики наступают в привычное время дня, бывают многочисленные исключения. В те дни, когда привычная последовательность приливов и отливов энергии нарушается, я корректирую свои планы, чтобы уровень энергии в данный момент соответствовал решаемой задаче, что позволяет в такие дни достигать более значительных результатов.
Управление временем становится актуальным только после того, как вы определите, каких целей хотите достичь и какими ресурсами энергии и концентрации вы располагаете в течение дня.
В течение дня колеблется не только ваш уровень энергии, но и способность концентрировать внимание. Мой опыт говорит о том, что способность сосредоточиться испытывает взлеты и падения одновременно с уровнем энергии. В течение дня, как правило, бывают периоды, когда в офисе находится меньше людей, чем обычно, или когда временно снижается количество встреч и телефонных звонков. Следует учитывать, как такие обстоятельства накладываются на вашу способность концентрироваться в разное время, особенно если у вас эта способность в течение дня сильно колеблется. То же самое нужно принимать во внимание, если у вас дома есть дети или вы заняты в проектах, над которыми, кроме вас, работает команда сотрудников.
В моем проекте продуктивности я сам определял, сколько часов работать каждую неделю и как структурировать рабочий день. В отличие от более регламентированных видов занятости, подразумевающих работу с девяти до пяти, у меня была полная свобода планирования. Но мне хотелось самому разобраться, позитивное или негативное воздействие на продуктивность оказывает более жесткая регламентация рабочего времени.
Как и при определении оптимального количества рабочих часов в неделю, вполне возможно подобрать идеальный баланс между структурированным и неструктурированным временем. Такой баланс подразумевает достаточно структурированности, чтобы направлять вас к наиболее продуктивным видам деятельности. Но структурированность не должна быть чрезмерной: в противном случае теряется гибкость и возникает ощущение зарегламентированности.
По словам Пола Грэма, соучредителя венчурной компании Y Combinator, у людей в экономике знаний существует два типа организации рабочего времени: график «создателя» и график «менеджера». Как пишет Пол в своем блоге, «рабочий график менеджера — это график начальника. Его воплощением является ежедневник, в котором каждый день разделен на периоды по одному часу. Если необходимо, можно на одну задачу зарезервировать несколько часов, но по умолчанию единицей планирования является один час». График менеджера в основном состоит из совещаний, встреч, звонков и электронной почты. Но если вы создатель, то все обстоит ровно наоборот: ваши рабочие дни естественным образом оказываются гораздо менее структурированными —вам ведь не надо управлять людьми или проектами.
Ответ на вопрос, кто вы — менеджер или создатель, позволяет оценить количество структурированности, на которое можно рассчитывать, исходя из характера вашей работы. Вы можете оказаться между этими двумя категориями. Например, в ходе моего проекта я создавал много контента, но и встреч тоже было много, поэтому по утрам я обычно работал по графику создателя, а большинство встреч и интервью планировал на вторую половину дня, ближе ко времени моего биологического пика. Ясное понимание, в какой степени вы являетесь менеджером или создателем, поможет вам оценить, насколько для вашей работы важен тайм-менеджмент и насколько структурированным будет для вас каждый день.
Но независимо от того, являетесь ли вы создателем или менеджером, определенное количество структурированности жизненно необходимо. Структурированность позволяет организовать дела вокруг своего биологического пика, направлять усилия на достижение приоритетных целей, помогает развивать способность концентрировать внимание и энергию таким образом, чтобы работать весь день с максимально возможной отдачей. Таким образом, при планировании важнее всего принимать во внимание ваш биологический пик, ваши намерения и характер работы. Любая дополнительная регламентация сверх этого сделает день менее гибким и создаст ощущение, что вы не до конца управляете рабочим временем. Чем более жестко структурирован ваш день, тем труднее в течение дня вам будет находить соответствие между доступной энергией и вниманием и характером решаемой задачи.
Кстати, то же самое относится к структурированию свободного времени и выходных дней. Возможно, это звучит контринтуитивно (а сама практика вряд ли доставит вам особое удовольствие), но исследования говорят, что структурирование свободного времени помогает стать более целенаправленной, творческой, активной, мотивированной, счастливой и вовлеченной личностью, а также повышает вероятность вхождения в состояние «потока», это магическое состояние сознания, в котором время летит настолько быстро, что кажется, будто оно вообще не существует. Я не считаю, что нужно жестко структурировать свое рабочее и свободное время (как тогда получать от них удовольствие?), но некоторая степень структурированности полезна. Например, во время моего проекта я обнаружил, что у меня всегда в конечном итоге оказывалось больше энергии, если я садился и составлял приблизительный план на день, даже если в этом плане было предусмотрено время для расслабления и ничегонеделания.
ЗАДАНИЕ: РАБОТА ВО ВРЕМЯ БИОЛОГИЧЕСКОГО ПИКА
Расчетное время на выполнение задания: 5 минут.
Необходимые энергия/концентрация: 4/10.
Ценность: 8/10.
Удовольствие от выполнения задания: 7/10.
Практический результат: вы научитесь выполнять свои приоритетные дела и наиболее ответственные задачи более эффективно, поскольку будете работать над ними в то время, когда испытываете прилив энергии, а не тогда, когда эти дела становятся срочными или представляются более важными.
Один из самых мощных способов успевать больше за меньшее время, который мне удалось найти за год экспериментов, — управлять временем по минимуму, но зато стратегически работать над приоритетными задачами, когда энергия и способность концентрироваться находятся на максимуме; как правило, в течение дня подъемы и спады энергии и способности концентрироваться происходят синхронно.
Нужно всего пять минут, чтобы утром составить план на весь день, но эти пять минут окупятся многократно. Попробуйте в течение дня завтра позволить своему состоянию (наступление биологического пика, работоспособность в данный момент) определять выбор задач, над которыми вы будете работать*. Вот несколько дополнительных полезных советов:
Ваша продуктивность будет варьировать от часа к часу — это зависит от того, сколько энергии и внимания у вас есть в данный момент. Как не все задачи равноценны, так и не все часы дня одинаковы.
Управлять временем в какой-то степени необходимо, но максимума продуктивности вы достигаете, когда находитесь на пике энергии, а не тогда, когда у вас больше времени.
Наиболее продуктивное время — это святое; распоряжайтесь им мудро.
* Я отключил часы на своем компьютере. Календарь в моем компьютере автоматически уведомляет меня, когда подходит время переключиться в другой режим, например начать готовиться к встрече.
Войти с помощью соц. сетей: