После того как вы собрали данные, они должны храниться у вас в цифровом, а не текстовом формате.

Однажды мне довелось беседовать с руководителем отдела компьютерной графики одной из газет о том, как ей удается превращать сложные визуальные данные в аккуратные графики и диаграммы. Я неосмотрительно упомянул формат PDF.

«Я бы просто запретила использование этого формата, – заявила Кэрол (назовем ее так), вскипая. – Не представляете, сколько времени я убила впустую из-за того, что мне присылают файлы в формате PDF и говорят [здесь Кэрол намеренно стала говорить с дурацкой интонацией]: “Кэрол, ты не можешь сделать график из этого?” НЕТ, Я НЕ МОГУ».

Итак! У вас собран определенный массив данных. Как его хранить? Подсказка: не в PDF. Чаще всего объем нужной информации может храниться в двух местах: базе данных и таблице. Эти файлы могут быть в компьютере, на серверах или в облачном приложении, однако важно, чтобы эти данные хранились в таком формате, с которым вы сможете работать.

Для хранения больших массивов информации используются базы данных. Детали организации этого процесса слишком сложны с технической точки зрения, так что я не буду погружаться в них сейчас, можете выдохнуть с облегчением. Вероятно, вы больше знакомы с тем, как работают таблицы. Если вам приходится работать с бюджетом, или с расписанием, или другими небольшими по масштабу данными, скорее всего, вы уже активно используете какую-то из таблиц, и могу предположить, что это Microsoft Excel.

У баз данных и таблиц есть общая черта: информация организована в виде строк и столбцов. Таблицы – это просто гениальное изобретение человеческой мысли, изначально они использовались в бумажном варианте бухгалтерами, но, когда в 1979 году была разработана первая электронная таблица для персональных компьютеров VisiCalc, приложения для работы с ними стали неотъемлемой частью компьютерного ПО.

Прелесть таблицы в том, что сначала вы можете работать с данными, например, создав строку, дополняющую остальные. Цифры и названия в таблице составляют массив данных. В форматах PDF или Word данные словно перестают существовать: чтобы воспользоваться этой информацией, ее нужно заново набрать или, если повезет, скопировать и вставить. Если с цифрами производились математические операции (например, складывались промежуточные результаты), при переводе этих данных в PDF или Word ссылки, скорее всего, окажутся нерабочими.

При обновлении источника данных свежая информация никогда не попадет в документ в текстовом редакторе. Такие документы устаревают ровно в минуту их создания. При использовании баз данных и таблиц, если немного постараться, можно добиться того, чтобы актуальность данных поддерживалась.

Так что, если уж вы затратили усилия на сбор великолепного массива данных, позаботьтесь о том, чтобы им было удобно пользоваться. В противном случае, как бы замечательно ни выглядели эти данные, они бесполезны. Спросите Кэрол (или лучше не спрашивайте). Это основное правило деловой информации: нельзя вести бизнес, опираясь на прошлогодние факты.