ГЛАВА 10
КРАТКОСТЬ — СЕСТРА ПОНИМАНИЯ
Вернемся к нашим баранам. Привет, бараны, мы вернулись!
Джин Вайнгартен, юморист
Знаете ли вы, к каким «баранам» каждый раз возвращается любая деловая коммуникация? Где-то глубоко в подсознании у вашей аудитории постоянно теплится вопрос: «А это надолго?»
Как написано на известном офисном плакате, «Возможности стучатся в вашу дверь. А люди в нее вламываются». И когда люди делают это без спроса, в нас растет сопротивление и тревога.
Тревога? Да, ведь она связана с неопределенностью. Если мы не знаем, как долго человек будет претендовать на наше внимание, мы нередко попросту отказываем ему во внимании. Мы думаем: «Ты что, не понимаешь, что мешаешь? Давай быстрее. У меня куча дел».
Примерно об этом же знаменитый комикс Боба Манкоффа из еженедельника New Yorker, где менеджер говорит в трубку: «Может, во вторник? Нет? А может, никогда? Никогда вас устроит?..»
С сегодняшнего дня, если вы хотите, чтобы люди уделили вам внимание, предваряйте разговор просьбой уделить вам конкретный промежуток времени — вы приятно удивите их, попросив меньше времени, чем они ожидали.
СЕКРЕТНЫЙ СПОСОБ УГОВОРИТЬ ЛЮБОГО УДЕЛИТЬ ВАМ ВНИМАНИЕ
Надо создать группу взаимопомощи для болтунов и назвать ее «Анонимные неостановимые».
Пола Паундстоун, комедийная актриса
Один предприниматель рассказал мне, что едет в Англию представлять свое приложение директору по технологиям лондонской Олимпиады. Я воскликнула:
— Какой чудесный шанс, Майк! Сколько у вас времени?
— Час.
— Хотите непрошеный совет? Если вам надо покорить его, начните так: «Я знаю, что у меня есть час — а у вас впереди 212 дней до Олимпиады. Могу себе представить, сколько вам предстоит сделать. Я сократил свою презентацию до десяти минут. Если вы сочтете нужным продолжить разговор после этого, буду рад».
— Но я же не успею за десять минут рассказать, как работает приложение!
— Майк, у директора столько дел, что, если вы будете говорить дольше десяти минут, он в любом случае перестанет вас слушать. Более того, он начнет раздражаться, поскольку будет воспринимать вас как помеху. В ваших же интересах говорить максимально кратко, чтобы у него осталось желание послушать еще немного.
Вам любопытно, чем кончилась эта история? Директор не заключил с Майком договор о приложении, аргументировав тем, что уже не успеет запустить его. Тем не менее он поблагодарил его за профессиональный подход и сказал, что готов посотрудничать в будущем.
В этом и смысл. Сэкономив время собеседника, вы не гарантируете себе его согласие на ваше предложение. Вы гарантируете себе увеличенные шансы на его благосклонное внимание и доброжелательность.
КАК ГОВОРИТЬ СЖАТО И ЭФФЕКТИВНО
Искренне уделять людям внимание — это простое действие, при этом тесно связанное с производительностью.
Том Питерс, писатель
Однажды топ-менеджер некой компании пригласил меня поработать с одним из инженеров его проекта. Он объяснил мне: «Рик хорошо знает свое дело, но слишком болтлив. Он как будто патологически неспособен говорить по делу. Совещания с его участием занимают в три раза больше времени, чем необходимо. О нем неприязненно отзываются в коллективе. Все это портит его карьеру. Можете ли вы помочь ему общаться четче?»
Я ответила: «Общение действительно способно создать или сломать карьеру. Плюс в том, что говорить сжато можно обучиться. Я с удовольствием поработаю с ним».
Через полчаса после начала нашей первой встречи я поняла, что так беспокоило руководство. Было очевидно, что Рик говорит обо всем и ни о чем — говорит, пока не кончатся мысли, не задаваясь вопросом о пользе или разумности своих слов.
Поскольку Рик был инженером, я сделала вывод, что он уважает цифры, и предложила применить к его речи конкретные временные ограничения:
— Задумайтесь: твиты имеют длину 140 символов. Не 141 — строго 140. Если будет больше, сообщение не отправится. Столь же жестко вам придется нормировать все ваши коммуникации.
Рик был неглуп и быстро вспомнил другие примеры временных и пространственных ограничений:
— Ролики в Snapchat ограничены восемью секундами, в Vine — шестью. Выступления на TED — восемнадцатью минутами. Посты в блоге Сета Година почти никогда не бывают длиннее двухсот слов.
— Совершенно верно. А знаете о правиле пяти фраз в электронной почте? Создатели этой идеи даже предлагают готовое «кредо» об использовании коротких сообщений, которое можно разместить в подписи. Каждый офисный работник отправляет в среднем 43 письма в день, а получает 130! Краткость ваших текстов поможет людям решиться на то, чтобы уделить им внимание.
ЛЮДИ ОБРАЩАЮТ БОЛЬШЕ ВНИМАНИЯ НА ЛАКОНИЧНЫЙ ТЕКСТ
Я стараюсь выкидывать из текста то, что все равно никто бы не стал читать.
Элмор Леонард, писатель
Я сказала Рику:
— Знаете, в чем прелесть сознательного ограничения объемов коммуникации? Оно заставляет вас нести ответственность за исключение всего того, что люди и так обычно пропускают.
— Но как понять, что оставить и что выкинуть?
— Пропагандист кратких сообщений Гай Кавасаки утверждает, что текст не пострадает от сжатости, если в нем достаточно информации для ответа на следующие пять вопросов:
- Кто вы?
- Чего вы хотите?
- Почему вы обратились именно ко мне?
- Почему я должен сделать то, о чем вы меня просите?
- Каков следующий шаг?
…Кстати, у вас в компании есть ограничения по времени для совещаний?
— Да нет… Сидим, пока не исчерпаем повестку дня и не проясним цели.
— Очень жаль. Слышали о законе Паркинсона — «работа заполняет отпущенное на нее время»? Мой закон — закон Хорн — гласит: «общение заполняет отпущенное на него время». Отныне все участники совещания, включая вас, будут ограничены тремя минутами выступления по каждому вопросу. Это заставит каждого говорить только о том, что собравшимся действительно важно знать. Люди часто судят о нашей благонадежности по пунктуальности. Поэтому назначьте кого-нибудь следить за регламентом и предупредите всех, чтобы вас не отвлекали. С сегодняшнего дня ваши совещания будут начинаться и заканчиваться вовремя, а каждый участник — нести ответственность за их временные рамки.
НАДЕНЬТЕ НА ОБЩЕНИЕ THUNDERSHIRT
Дедлайн — отрицательный стимул. Но это лучше, чем отсутствие стимула.
Рита Мэй Браун, правозащитница
Пока мы говорили с Риком, началась гроза. Вдали засверкали молнии, и моя собачка Мерфи заметалась и тяжело задышала. Я сказала:
— Простите, Рик, мне надо надеть на Мерфи ThunderShirt, а то у нее паника от грозы.
Рик наблюдал, как я застегиваю специальный антистрессовый жилет на липучку.
— Как он работает?
— Как пеленание младенца. Если ребенок свободно двигается, ему может показаться, что мир вокруг него бесконечен и опасен. А когда плотно завернешь его в одеяло, мир оформляется, становится надежным, подобным утробе матери. То же самое происходит с Мерфи. Когда на нее надеваешь жилет ThunderShirt, оказывающий мягкое давление, ее энергия словно оказывается заключена в объятия — и она успокаивается.
Рик засмеялся:
— Сэм, так мы с вами делаем то же самое. Пытаемся надеть ThunderShirt на мои совещания и письма. Пеленаем мое общение.
ЗАПЕЛЕНАЙТЕ КОММУНИКАЦИЮ
Если вы жестко ограничены во времени, воображение напрягается до предела и щедро порождает идеи. Полная же свобода замедляет работу.
Т. С. Эллиот, поэт
Мы с Риком отлично поговорили за ланчем о его новом намерении говорить сжато. Наша дискуссия произвела на меня сильное впечатление. Если я сама теряю нить беседы и начинаю говорить сразу обо всем, я осознаю, что мое общение подобно мечущемуся ребенку и его пора запеленать. Установка жестких дедлайнов и пространственных ограничений заставляет делать значимым каждое слово.
Например, на эти главы я надела ThunderShirt в десять страниц. Это заставило меня изменить подход к редактированию. Обычно мой главный вопрос звучит как «Достаточно ли интригующим выглядит этот пример или вывод?». В этот раз я заменила его на «Не вышла ли я за лимит в десять страниц? Если да, от чего-то придется отказаться».
Правда состоит в том, что, каким бы важным ни казался мне определенный отрывок, если я удалю его, люди не будут о нем скучать.
Любопытно бывает узнавать, как идея запеленать коммуникацию находит свою реализацию у клиентов. Один топ-менеджер сказал мне: «Не могу дождаться случая предложить этот подход нашему совету директоров! Мы никак не можем найти желающих для работы в комитетах, и теперь я, кажется, знаю почему. Это слишком неопределенное обязательство. Люди не хотят соглашаться на то, что займет неизвестное количество времени. Либо же они устали от совещаний, где общение часто пробуксовывает и ни к чему не приводит. Я предложу надеть на наш регламент ThunderShirt. Если мы решим, что комитеты будут встречаться лишь раз в месяц (за исключением пилотного месяца), уверен, что многие решатся участвовать в них. А если мы возьмем на себя обязательство начинать и заканчивать каждую встречу вовремя и не тратить на них более полутора часов, это сделает работу в комитетах еще привлекательнее».
ТАК ПОЧЕМУ ЖЕ МЫ ТАК МНОГОСЛОВНЫ?
Каждое слово должно говорить.
Уильям Странк-мл. и Э. Б. Уайт, авторы бестселлера The Elements of Style, посвященного стилистике английского языка
Возможно, вы задаетесь вопросом: «Если все мы согласны с тем, что лаконичность речи — лучший способ привлечь и удержать внимание людей, отчего же мы так часто игнорируем этот принцип?»
Отличный вопрос. У Мо Саху, проект-менеджера Intrigue Agency, есть своя теория относительно того, почему так трудно говорить сжато: «В школе учеников наказывают за чрезмерную краткость. Если вам задали работу на двадцать страниц, написать надо именно двадцать, иначе за невыполнение требований снизят отметку, даже если ваши десять страниц отлично написаны и намного разумнее, чем двадцать страниц одноклассников. Нас натаскивают лить воду и поощряют умение максимально растянуть мысль».
В словах Мо есть своя правда. Нас учат ценить длинные тексты. И, конечно, мы привыкаем к масштабу и во взрослой жизни нередко продолжаем воспринимать многословие как признак «хорошо выполненного домашнего задания».
Сегодня, когда все так нетерпеливы и нетерпимы, привлечь внимание людей можно, лишь перевернув парадигму «чем больше, тем лучше». В наши дни чем больше, тем тягостнее. Помните: ни один человек не рассердится на вас за то, что вы отняли у него меньше времени, чем обещали. Если кому-то захочется узнать подробности, он задаст вопрос. Итак, с сегодняшнего дня вы считаете, что чем короче общение, тем лучше.
ПРАКТИКА
Кто-нибудь знает, сколько времени на самом деле? Кому-нибудь это вообще интересно?
Роберт Ламм, поэт-песенник группы Chicago
1.-Сколько времени займет общение, запланированное у вас в форме К5? Можете ли вы попросить у людей немного времени и внимания — столько, сколько они будут настроены вам уделить?
2.-Удастся ли вам приятно удивить аудиторию, сказав: «Могу себе представить, насколько вы заняты, — поэтому я сократил свое сообщение до ______ (меньше, чем они ожидают)»?
3.-Как вы запеленаете свою коммуникацию, чтобы сжатостью речи завоевать доверие слушателей? Установите ли вы измеримые ограничения на письма и встречи, чтобы использовать внимание людей эффективнее? Начнете ли использовать правило пяти фраз для электронных сообщений? Станете ли ограничивать выступления — свои и своих коллег — тремя минутами, чтобы совещания начинались и заканчивались вовремя?
