ПРИЛОЖЕНИЕ А

25 ПРАВИЛ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Пишите кратко. Прежде чем щелкнуть по кнопке «Отправить», просмотрите свое письмо и удалите все, что не нужно для достижения его цели.
Формулируйте тему письма так, чтобы она требовала действия. Хорошо сформулированная тема письма похожа на хороший заголовок — она должна вызывать желание прочитать письмо. Если вы отправляете письмо с просьбой сделать что-либо, то напишите это в строке темы, например «Анализ бюджетной документации».
Не обозначайте тему только одним неоднозначным словом. Никто не будет читать письмо, в теме которого стоит только слово «Разное». Тема письма должна раскрывать его содержание. Это также помогает сохранять лаконичность.
Письмо должно быть посвящено только одной теме. Ведь в шапке письма значится «Тема», а не «Темы». Если вам надо обсудить больше одной темы, то напишите несколько писем. Это правило облегчает обмен информацией и помогает избежать пространных посланий.
Не полагайтесь на значки высокого приоритета (например, «!» или «!!»). То, что важно для вас, обычно не является важным для других. Как ни печально, но это факт. Вместо этого убедительно сформулируйте тему письма.
Сначала напишите текст письма, а потом укажите адрес. Мы почти автоматически начинаем с адресной строки. Попытайтесь перестроиться и заполнять ее в последнюю очередь. Каждый из нас хотя бы раз в жизни случайно отправлял незаконченные письма. Щелчок по кнопке «Отправить», когда нужно было щелкнуть по кнопке «Вложить» или «Сохранить» может стоить вам карьеры!
Вначале указывайте, что должен сделать получатель. Люди, как правило, не читают дальше первого абзаца, даже если потом идет жизненно важная информация, поэтому не прячьте цель своего послания в последних строчках.
Ясно указывайте, к кому вы обращаетесь и зачем. Если письмо адресовано нескольким получателям (включая получателей копий) и требует действия, то перечислите по пунктам, о чем вы просите каждого получателя. Будьте конкретны, в том числе и в отношении срока.

Пример:

Кому: Пейдж

Копия: Матео, Альдо, Терри

Пейдж, прошу тебя проработать вложенный документ в режиме правки и подготовить его к корректуре к этой пятнице.

Терри, Матео и Альдо: вы включены, чтобы быть в курсе.
Если сообщение короткое, поместите его в тему письма и завершите словами «конец сообщения». Это покажет получателям, что письмо открывать не нужно. Так вы сэкономите чужое время. Например: «Начало встречи через 15 минут (конец сообщения)».
Пользуйтесь пометкой «ответа не требует». Конечно, ее надо использовать к месту. Получатели будут благодарны вам.
При необходимости пользуйтесь префиксами. Обозначение К1 укажет получателю на срочность письма, и он будет точно знать, как быстро надо ответить. Однако не поднимайте ложную тревогу. Используйте обозначение К1 только для того, что действительно срочно и важно. А если так, то будет ли письмо наилучшим способом передачи информации? Это подводит нас к следующему пункту.
Не полагайтесь на электронные письма, когда вопрос относится к квадрату 1. Да, электронные письма доходят до адресата за несколько секунд, но это не означает, что их прочитают через несколько секунд. Не забывайте, что есть еще телефон, по которому можно переговорить напрямую. А может быть, стоит просто встать со стула, пройти по коридору и поговорить с кем надо.
Не злоупотребляйте аббревиатурами. Аббревиатуры позволяют экономить время, особенно в теме письма. Но их так много, что получатель может не понять, о чем идет речь. Впрочем, вы можете договориться об использовании определенных сокращений. Например, ТПМ (требует принятия мер), ДВО (для вашего одобрения) или Воп. (вопрос).
Отвечайте на письмо в течение 24 часов. Конечно, в зависимости от характера письма. Если это задача из квадрата 2, которую нужно решить в течение недели, то как минимум сообщите отправителю, когда он может ожидать ответа.
Не рассчитывайте на немедленный ответ. Поскольку мы рекомендуем проверять электронную почту только в определенное время дня, то не стоит ожидать ответа сразу.
Используйте оповещения об отсутствии на рабочем месте. Если вы планируете отсутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, проинформируйте об этом коллег и партнеров. Вы можете настроить рассылку оповещений для тех, кто работает в одной организации с вами, или тех, кто работает в других местах, или для тех и других. Некоторые программы позволяют ограничить круг получателей таких писем списком контактов. Это хорошо, поскольку не дает почтовым программам возможности отвечать на спам и, следовательно, увеличивать количество нежелательных электронных писем.
Сократите число копий. Люди нередко злоупотребляют рассылкой копий писем. Убедитесь, что вы отправляете копии только тем, кому необходимо. Обратите внимание, что копии не требуют каких-либо ответных действий, а рассылаются только для информации. Если вы хотите, чтобы кто-то указанный в копии предпринял те или иные действия, не забудьте об этом написать.
Очень осмотрительно используйте скрытые копии. Эта функция лучше всего подходит, когда получатели незнакомы друг с другом. Она позволяет скрывать контактную информацию. Некоторые смартфоны не обязательно показывают, что вам направили скрытую копию, позволяя отвечать и при этом оставаться невидимым для других получателей. Это не очень хорошо.
Не используйте функцию «Ответить всем». Всем известно, как низка ценность ответов, рассылаемых с помощью функции «Ответить всем»… Держитесь от них подальше. Мы будем признательны вам за это, да и другие тоже!
Присваивайте правильные названия вложенным файлам. Не заставляйте получателей гадать о содержимом файлов с названиями document 1.docx или CB0056.pdf. Выбирайте более понятные названия, например «Протокол совещания по переоснащению от 05.06».
Составляйте резюме основных моментов обсуждения. Если вы хотите проинформировать о своей переписке с кем-либо третье лицо, то полезно составить резюме, а не заставлять просматривать все письма. Как вариант можно выделить важные фрагменты писем.
Всегда добавляйте новые контакты в свою адресную книгу. Это дает гарантию, что в будущем письма от этих отправителей не попадут в папку «Спам».
Удостоверьтесь, что в шаблоне писем после подписи идет ваша контактная информация. Это полезно, если кому-то нужно связаться с вами немедленно или обсудить детали, используя другие средства связи.
Не используйте корпоративную почту для личной переписки. Рабочий почтовый ящик — собственность компании и не предназначен для личной переписки. Заниматься личными делами лучше в перерыве. Кроме того, зачем забивать диск, где хранится рабочая переписка, личными сообщениями, для которых лучше подходит другая учетная запись?
Используйте электронную переписку, только когда это действительно необходимо. Многие из нас получают более сотни сообщений в день. Если вы можете просто дойти до рабочего места своего коллеги, то сделайте это. Если ввод текста письма занимает более десяти минут, это слишком много для такого вида коммуникации. Электронная почта лучше всего подходит для получения и передачи информации. Она далеко не так эффективна (или даже контрпродуктивна), когда вы хотите разрешить конфликт, дать выход эмоциям, обозначить принципиальную позицию, посплетничать, сделать выговор или пожаловаться. Существуют средства коммуникации, которые больше подходят для этого... а в некоторых случаях об этом вообще не стоит говорить.