Книга: Лаборатория презентаций: Формула идеального выступления
Назад: Элемент D1 Что такое контент?
Дальше: Элемент D3 Значимые визуальные материалы
Элемент D2
Нарезка контента (с небольшой помощью бритвы Оккама)
Контент представляет собой одну из самых серьезных задач, с которыми сталкивается автор презентации, ибо здесь нужно добиться пугающе хрупкого равновесия.
С одной стороны, если вы переполните презентацию контентом, она станет тучной, рыхлой, будет страдать одышкой, потеряет подвижность и в конце концов застопорится.
С другой стороны, нехватка контента приведет к тому, что все ваше сообщение будет стоять «на песке». Ненадежная и хрупкая опора сделает сообщение открытой всем ветрам мишенью для скептиков.
Все сказанное ведет нас к искусству редактирования (которое в случае презентации правильнее назвать саморедактированием). Это форма искусства, которой редко отдают должное. Скажем, в киноиндустрии и на телевидении работа человека, который редактирует контент, сама сплошь и рядом остается полностью за кадром. (Можете назвать хоть одного лауреата премии «Оскар», которого наградили за монтаж? Вот и я не могу.)
На монтажеров в кино часто смотрят как на технический персонал. Но именно чутье монтажера, который решает, что попадет в фильм, а что останется на полу монтажной, может в корне изменить конечный результат. Как и в случае презентаций, монтаж – это поиск хрупкого равновесия между избытком и недостатком контента. Киномонтажер Уолтер Мёрч идеально описал свою работу: «Что-то среднее между поваром в буфете и нейрохирургом» (источник: Национальное общественное радио).
Редактирование – это очень непросто. Как нащупать этот баланс? Самый первый шаг – спросить себя:
Какую информацию я должен донести до аудитории, чтобы создать достаточный контекст для восприятия моего сообщения?
Давайте говорить начистоту: основное предназначение контента презентации – обеспечить поддержку вашему сообщению. Многословные презентации обычно наполнены контентом – но этот контент в лучшем случае просто избыточен, а в худшем – представляет собой шум, скрывающий пробелы в знаниях самого докладчика. Вспомните, как в школе всегда было проще «налить воды» в сочинение на незнакомую тему, чем коротко и ясно рассказать о чем-то, что нам хорошо известно. Авторы презентаций часто попадают в ту же ловушку.
Так как же перестать ходить вокруг да около и выстроить презентацию на основе самых важных фрагментов? К счастью, вы – не единственный человек, которому нужно решить, какую ключевую информацию отобрать для презентации. Студенты, ученые и спичрайтеры сплошь и рядом корпят над той же задачей: что следует оставить, а что – выбросить? Наш ответ опирается на теоретический принцип, известный как «бритва Оккама», – простое правило, которое помогает добраться до самой сути вопроса.
Смысл этого принципа довольно незатейлив: если у чего-то существует два объяснения, правильным скорее будет более простое.
С научной точки зрения это означает, что увлечение полетом фантазии с большим количеством подробностей и домыслов быстро заводит в тупик. Если же придерживаться лишь базовой информации, то вывод чаще всего будет правильным.
То же самое справедливо в отношении контента презентаций. Пусть он будет как можно более простым, четким и лаконичным – так проще прийти к намеченному выводу. Ненужный материал не только помешает аудитории воспринять то, что наиболее важно, но и заведет в дебри вас самих.
Вот что в книге «Краткая история времени» говорит о бритве Оккама Стивен Хокинг, известный в числе прочего умением занимательно рассказывать об очень сложных вещах:
Этот подход соответствует девизу лаборатории презентаций: «"Просто" не значит „глупо“». Работая с важнейшими элементами своего контента, относящимися к самой сути вопроса, вы сможете быстро предложить публике увлекательное объяснение, которое будет подкреплять ваш основной посыл. Такой опорный контент, позволяющий формировать собственное мнение, нужен любому типу аудитории – от любителей фактов до визионеров. Если опора оказывается слишком сложной и хрупкой из-за слабых связей и избытка допущений, у вас и вашего сообщения будут проблемы.
Применение бритвы Оккама к презентациям требует времени и практики. Привязаться к контенту, на составление которого были потрачены часы, дни, недели или месяцы, очень легко. Процесс отбраковки некоторых крупных фрагментов может оказаться испытанием даже для самых толстокожих!
С учетом всего сказанного, принцип бритвы Оккама не обходится без критики.В Интернете продолжаются дебаты по поводу того, как применял бритву Оккама Альберт Эйнштейн, чтобы определить и объяснить поведение пространства-времени. (Без паники! Это не экзамен, и я не собираюсь тратить ваше и свое время на попытки объяснить, как именно искажается пространство-время и почему нас это должно сейчас интересовать.)Эйнштейн напряженно работал над (сравнительно) простым подходом, который лег в основу его теории относительности. Этот подход позволил ему сформулировать свою теорию в виде довольно изящного уравнения. Хотя для таких, как я, этот подход остается загадкой, он основан на известных элементах определенного уравнения, в котором специалист разберется без особого труда.В то же время конкурент Эйнштейна Хендрик Лоренц разрабатывал собственную теорию о пространстве и времени, в которой пришел к выводу, что искажения вызваны движением сквозь «эфир». Понятие эфира было слишком сложным и умозрительным для людей, так что медленно, но верно физики приняли сторону Эйнштейна.Принцип «простота прекрасна», лежащий в основе бритвы Оккама, вновь победил. Если бы не бритва Оккама, возможно, сейчас стены студенческих общежитий украшали бы нарисованные Уорхолом портреты Лоренца, а не Эйнштейна – кто знает. Этот принцип – весьма мощный инструмент.
Бритва лаборатории презентаций: подготовка
Ориентируясь на бритву Оккама (и не забывая проявлять скепсис!), мы разработали разнообразные методики, позволяющие избавить вашу презентацию от лишнего контента как при совершенствовании имеющегося набора слайдов, так и при создании презентации с нуля.
Оба сценария требуют соблюдения некоторых базовых правил редактирования контента, основанных на старых добрых восьми принципах когнитивной коммуникации, три из которых нам очень пригодятся.
Как и прежде, разложите весь свой контент на большой плоской поверхности (скажем, на столе или на полу) и сходите за кофе. Важно немного отстраниться от контента, на сбор которого у вас ушло так много сил.
Когда кофе остынет настолько, что можно будет прихлебывать его без опаски, возвращайтесь к своему контенту и начинайте применять к нему следующие критерии:
Совместимость
Совместимость – это когда все элементы презентации подходят друг к другу как с точки зрения контента, так и в терминах визуального оформления. Стоит вам оставить в презентации фрагмент контента, несовместимый с остальными, – и он будет, как бельмо на глазу, отвлекать аудиторию, не выполняя при этом никакой функции.
Релевантность
Релевантность идет бок о бок с совместимостью. Релевантность связана с удивительной способностью мозга автоматически предлагать решения.
Лучше всего это поясняет поговорка «За деревьями не видно леса». Если в вашей презентации слишком мало контента, аудитория будет пытаться заполнять пробелы, строя всевозможные предположения. За этим с неизбежностью следует риск прийти к неверным выводам, что ставит под угрозу доходчивость и силу воздействия вашего сообщения. Точно так же, если вы предлагаете аудитории слишком много контента, она перескакивает в режим «фильтрации», который несет в себе сходный риск понять что-то неправильно.
Решение этой проблемы очевидно: используйте только релевантный контент, который способен подкрепить ваше ключевое послание.
Различимость
Наконец, у нас есть различимость. Это несколько вычурный способ описать важнейшее правило создания презентации. Большие блоки информации на слайдах мало способствуют вовлеченности аудитории и пониманию вашего сообщения.
Забросать аудиторию контентом – пусть даже релевантным и соответствующим сути сообщения – означает просто перегрузить слушателей информацией и потерять их внимание. Аудитория нуждается в вашей помощи, чтобы различать в потоке информации те фрагменты, которые вы ей преподносите, и усваивать их своевременно и в нужном порядке.
Бритва лаборатории презентаций: отбор и чистка
Когда основа положена, можно начинать процедуру отбора нужного и отбраковки ненужного контента, с тем чтобы остались только самые важные и наиболее релевантные элементы.
Вариант 1
Создание совершенно новой презентации
Самый первый и самый простой метод – начать презентацию с нуля. Разобравшись в своей аудитории, отточив сообщение и создав уникальный документ с потоком повествования, вы уже проделали значительную часть пути.
Документированный поток повествования прекрасно задает ориентиры, указывая, какой контент нужно, а какой не нужно включать в окончательную версию презентации. Создавая историю заранее, вы сами вырежете из ее структуры большую часть избыточной информации, понимая, что любые отклонения от темы снижают эффективность сообщения.
Помня об этом, просто отбирайте тот контент, который действительно необходим вашей аудитории, чтобы она могла сохранять заинтересованность и понимать ваше сообщение в соответствии с документированным потоком повествования. Все то, что остается на полу монтажной комнаты, вам попросту не нужно.
Вариант 2
Оптимизация существующей презентации
Можно, конечно, надеяться на то, что вы будете создавать с нуля все презентации, однако в действительности большая их часть – это повторение старых выступлений и речей или же беспорядочный набор слайдов и идей, надерганных из разных источников. И хотя мне хотелось бы, чтобы вы начинали с чистого листа (как при полной оптимизации презентации), я вынужден признать, что реальность время от времени вмешивается и вносит свои поправки: иногда презентацию требуется собрать в очень короткий срок. Так что приступим.
Этап 1
Передача сообщения
Одно лишь то, что вы начинаете работу с уже имеющегося набора слайдов (или нескольких наборов), не избавит вас от сложностей, когда дело дойдет до подтверждения сообщения. Потратив время на определение или повторную проработку своего сообщения, вы даете себе отличную возможность сохранить лучшую часть контента и избавиться от всего лишнего.
Изучите свою новую аудиторию и ее «тепловую карту» (любители фактов / эмоциональные слушатели / визионеры). Могут ли они вынести из вашего сообщения что-то такое, что вы не принимали во внимание прежде? В чем состоят их цели по схеме «непременно – надо – хорошо бы»?
Этап 2
История
И снова то же самое: работая с существующей презентацией, вы можете счесть, что с историей у вас уже все в порядке. Однако если вы потратите время на анализ и тонкую настройку истории, то сможете выступить более уверенно и емко.
Подумайте о том, как отзовется ваша история в умах и сердцах разных типов аудитории (любители фактов / эмоциональные слушатели / визионеры), и постарайтесь все время держать в голове соответствующие моменты.
Как только эти цели достигнуты, можно перейти к следующему этапу – подкрепить свою историю правильным контентом.
Этап 3
Фильтрация
В ходе этого относительно простого процесса вы определяете, какие именно элементы из всего изобилия вашего контента помогут аудитории осмыслить и усвоить каждую часть вашей истории. Здесь снова будет полезен профиль аудитории: сколько вам нужно фактического контента? А сколько контента для эмоциональных слушателей? А для визионеров?
Отфильтровывайте и выкидывайте из презентации ту информацию, которая не служит этой цели. Например, тот факт, что вы очень много работали над своей презентацией и очень много знаете о ее предмете, может придать уверенности вам, но вряд ли заметно повлияет на окончательное решение, которое принимает служба закупок потенциального клиента. Оставьте только тот контент, который имеет значение для них; все остальное вы, в конце концов, можете поместить в печатные раздаточные материалы.
Этап 4
Избавление от жаргона
Жаргон – это своеобразное явление. Порой кажется, что он материализуется из воздуха и оседает в презентациях тайком от докладчиков. Лишь после нескольких не слишком удачных презентаций докладчики просматривают свои наборы слайдов и осознают, что на их слайдах, в их заметках и в текстах их выступлений полно ТБС (трехбуквенных сокращений).
В наше время использование делового жаргона приобрело масштабы эпидемии. Однако он перестал быть признаком интеллекта или компетентности и чаще лишь утомляет аудиторию. Кроме того, неспособность расшифровать ваши ТБС и понять вашу перегруженную жаргонизмами презентацию вызывает у слушателей чувство неловкости и неуверенности и усиливает желание поскорее «отключиться» от вас и вашего сообщения. Помните первое правило презентации: ответственность за комфорт и заинтересованность слушателей полностью лежит на вас как на докладчике. Если аудитория не поспевает за вами, проблема в подаче материала, а не в способностях слушателей!
Если вы опасаетесь, что стали «носителем» жаргона и уже не можете отличить его от нормальной речи, попросите друга из другой отрасли или другого бизнеса проверить ваш текст. Жаргон порой удивительно глубоко проникает в активную лексику!
Техническая абракадабра в различных формах стала настолько распространенным явлением, что для выявления причин и поощрения тех, кто говорит на простом языке, в Великобритании была на государственном уровне запущена «Кампания за чистоту английского языка».
Избавляя свою презентацию от жаргона и специальной терминологии, вы убиваете двух зайцев сразу: отбраковываете лишний контент и вместе с тем повышаете вероятность того, что аудитория поймет ваше сообщение.
Этап 5
Чистка контента
К началу этого этапа положение дел уже должно быть очень хорошим. Весь оставленный вами контент обладает достаточной ценностью и выстроен так, чтобы поддерживать ваш ключевой посыл. Вы избавились от всей «корпоративной галиматьи», которая способна медленно удушить заинтересованность аудитории и, как следствие, убить ваше сообщение.
Но это еще не все.
Этот этап посвящен «тонкой настройке» контента. Устраните избыточные слова (если вы будете выступать «вживую», избавиться от ненужных прилагательных и глаголов не очень сложно) и преобразуйте данные и информацию из таблиц в схемы и визуальные элементы.
Этап 6
Непрерывное совершенствование
В краткосрочной перспективе – перед каждой встречей возвращайтесь к этапу 4 и повторяйте процесс.
В долгосрочной перспективе – по меньшей мере раз в 6 месяцев возвращайтесь к этапу 1 и повторяйте процесс.
По большому счету, чтобы контент был правильным, он всегда должен быть релевантным, структурированным и настолько простым, насколько это возможно. И это все.
А теперь пора обратить внимание на то, как вдохнуть жизнь в сообщение и контент с помощью «значимых визуальных материалов».
