Наверняка вам часто тяжело из-за того, что вы не успеваете выполнить все запланированное. Как некоторым удается так много сделать за рабочий день?

Журнал Harvard Business Review опубликовал результаты исследований режима работы очень эффективных сотрудников. Они не только начинают заниматься делом без раскачки непосредственно по прибытии на место, но и устраивают регулярные небольшие перерывы. Включая такие «подзарядки» в свой график, эти сотрудники в целом демонстрируют более высокую производительность. Они практикуют однозадачность даже во время обеденного перерыва: обычно занимаются в это время только едой и отдыхом, не отвлекаясь на рабочие темы.

Обязательно возьмите на заметку! Мы достигаем большего, организуя в процессе работы небольшие паузы для отдыха. Тем самым мы обеспечиваем более высокую концентрацию. И вообще работа не должна требовать от вас невозможного.

Возможно, вас часто посещают отчаянные мысли вроде: «Мне этого не сделать! Господи, помоги мне не утонуть в моем списке неотложных дел!»

И вот помощь подоспела. Я говорила со многими профессионалами о том, что они надеются успеть закончить за одно утро. По результатам составила список, убрала профессиональные детали и особенности и вывела два способа исполнения этого списка за типичное утро рабочего дня.

Познакомьтесь с Дэйвом. Вот что он считает необходимым сделать за одно утро.

• Вычитать и послать деловое предложение клиенту.

• Поучаствовать в совещании руководителей.

• Выслать свою оценку отчета прямому подчиненному.

• Записаться на встречу с руководителем отдела связей с общественностью.

• Ответить на 200 с лишним электронных писем или удалить некоторые из них.

• Подготовить предложения для комитета по реорганизации компании.

Кроме того, жена Дэйва этим утром выступает с презентацией для важнейшего клиента компании, в которой она работает. Дэйв обещал ей встретиться в 12:15 около ее офиса, чтобы вместе пообедать.

Дэйв прибывает в офис и направляется в кафетерий за кофе. Лиза и Тед уже на месте. Они втягивают его в 15-минутный разговор о мероприятии, которое прошло предыдущим вечером. Они смеются, и Дэйв говорит себе, что хорошо начинать день со взаимопонимания с сотрудниками. Он вообще избегает жесткости.

Дэйв поднимается в кабинет и на своем кресле замечает записку, оставленную новым бухгалтером уже после того, как Дэйв ушел с работы накануне. Он должен заполнить специальные формы, чтобы его включили в систему расчета премиальных. Он неохотно спускается вниз по лестнице, чтобы выполнить эту просьбу бухгалтера. Лучше сейчас, чем никогда.

Когда Дэйв вновь поднимается в свой кабинет, там его ждет подчиненный Нельсон с целой пачкой бумаг. Он разражается обличительной речью против отдела маркетинга, размахивая каким-то рекламным буклетом как доказательством. Дэйв слушает его вполуха, разыскивая на экране монитора электронные сообщения, которые он мог бы уничтожить. Дэйв хочет быть понимающим начальником, но свои руководящие функции ему приходится совмещать и с собственной работой.

Как раз в этот момент в кабинет заглядывает веселая Бетти, которая напоминает Дэйву, что начинается совещание руководителей. Все уже собрались в конференц-зале. Дейв в досаде чертыхается, хватает свой планшет и торопится вслед за Бетти покинуть кабинет. По крайней мере, он избавился от Нельсона.

Дэйв ненавидит совещания. Поэтому он притворяется, будто делает какие-то пометки в планшете, а на самом деле перебрасывается сообщениями с Тедом, который сидит за столом для совещаний напротив него. Дэйв отправляет ответы на пару писем из сотен входящих, накапливающихся в его почте. В какой-то момент Грейс, начальница Дэйва, спрашивает его мнение, но он ничего не может сказать, потому что не следил за обсуждением. Он отшучивается, говоря, что стареет и плохо слышит. Наконец совещание заканчивается.

Рабочий день Дэйва тает на глазах. Он отправляет электронное письмо своей подчиненной Кариссе, сообщая, что опять должен отложить составление годового заключения по ее работе. Он просматривает крупное предложение от клиента. Начинается онлайн-конференция, но Дэйву нужно досмотреть предложение. В конце концов он кликает на значок «Отправить», сразу же сообразив, что несколько дат в его письме указаны неточно. Он делает запись о том, что после обеда необходимо направить дополнительное письмо с исправлениями, и бросает записку на угрожающе большой список сегодняшних дел.

Дэйв бежит по лестнице наверх, чтобы проверить у помощницы руководителя отдела по связям с общественностью, есть ли для него «окошко» на этой неделе. Дэйв считает, что такой вопрос лучше обсудить лично. Она занята на плановой встрече, поэтому Дэйву приходится ждать. Вдруг он понимает, что впустую тратит время, которое мог бы использовать для подготовки рекомендаций по реорганизации. Он уже на 15 минут опоздал на обед с женой. Дэйв страшно раздражен тем, как прошло его утро.

Дэйв знает, что у него напряженное утро. Поэтому он прибывает на работу на 20 минут раньше, делает себе кофе на офисной кухне, проходит в кабинет, пишет на стикере «У меня срочные дела, пожалуйста, не стучите» и прикрепляет его на двери снаружи. Пять минут он тратит на то, чтобы распределить дела на это утро. Самые важные Дэйв выделяет особо.

Затем он организует рабочее время так, чтобы выполнить главные задачи. Он посылает Грейс письмо, в котором, ссылаясь на необходимость завершения важных для компании дел, просит разрешения присутствовать только на первой половине совещания. Он обещает активно участвовать в работе. Потом Дэйв быстро составляет и отправляет свои рекомендации комиссии по реорганизации.

Следующие полчаса он спокойно и тщательно изучает крупное предложение клиента. Он отключает все звуковые и визуальные сигналы на электронных устройствах. Он посылает свой ответ на предложение с уверенностью в его правильности и открывает дверь.

Дэйв назначает встречу со своей подчиненной Кариссой на утро, избегая «часа пик». Когда Карисса появляется в его кабинете, Дэйв пересаживается из своего кресла за стол для посетителей, чтобы создать более доверительную атмосферу и «отключиться» от отвлекающих импульсов, исходящих от его компьютера и других устройств. Дэйв говорит, что успеет изложить оценку годового отчета Кариссы за 15 минут, уделив ей все внимание. Он также обещает, что их работе ничто не помешает.

Неожиданно в кабинет врывается Нельсон, словно тропический ураган, обвиняя отдел маркетинга в некомпетентности. Дэйв прерывает его речь, подчеркивая, что у него запланированная встреча и в данный момент заниматься проблемами Нельсона он не может. Дэйв дружеским, но твердым тоном рекомендует запланировать встречу с ним заранее и спокойно возвращается к разбору отчета Кариссы.

Дэйв участвует только в первой половине совещания руководителей. Далее в течение 15 минут он внимательно просматривает электронную почту, сортируя ее по степени важности и удаляя ненужные сообщения. Он перепоручает несколько заданий сотрудникам и не верит своим глазам: как много писем успевает разобрать, когда сосредоточен на одном деле.

До начала онлайн-конференции остается несколько минут, которые Дэйв использует для звонка помощнице руководителя отдела связей с общественностью, чтобы согласовать с ней время аудиенции у руководителя на неделе. Помощница занята, но обещает направить ему по электронной почте предложения.

Дэйв – небольшой любитель онлайн-конференций, но работает активно. Он подавляет желание в это время отправлять сообщения. Он сам может различить, когда люди не сосредоточены на своей переписке, а занимаются ею наряду с другими, более важными делами, и считает такое поведение признаком непрофессионализма. Когда тема конференции выходит за рамки компетенции Дэйва, он отключается. У него остается немного времени на то, чтобы купить по дороге на встречу с женой цветы для нее.

Отметьте для себя те приемы из числа использованных Дэйвом в картине номер два, которые особенно полезны для вас. Например, вы сможете гораздо лучше управлять своим днем, если потратите три-пять минут в его начале на то, чтобы правильно организовать выполнение намеченных дел.

Какую методику вы можете применить? Многих прошибает холодный пот при одной мысли о том, что мы передадим кому-то свои полномочия или решение своих вопросов (читай: сократим свои функции контроля). Однако временная передача другим людям полномочий и задач не только поможет сэкономить рабочее время, но и обеспечит профессиональный рост коллег. А точное определение потребностей других позволит избежать излишнего напряжения в решении задач, которые еще не стали актуальными.

Запишите на бумаге, что вы хотите сделать в следующие три дня. Выберите типичные рабочие дни. Подберите удобный для вас способ фиксации времени, потраченного на каждое дело. Это может быть смартфон, планшет, блокнот и ручка – выбор велик.

Записывайте в течение дня по порядку, что именно вы делаете и сколько времени это занимает. Избегайте мелких деталей. Ваша цель – проверить, на что уходит ваше время!

Ниже приведен пример (если не любите, чтобы кто-то оказывал на вас излишнее влияние, не обращайте на него внимания).

8:30–9:30. Приехал на работу, поприветствовал коллег, сделал себе кофе, почитал электронную почту.

9:30–10:30. Сделал звонок по поводу отраслевой конференции.

10:30–11:30. Просматривал заметки с совещания, работал в интернете.

12:30–14:30. Совещание в департаменте, пустая потеря времени.

14:30–15:15. Встречался со специалистом по компьютерам по поводу удаления вируса.

15:30–15:45. Разговаривал по телефону со школьным психологом по поводу плохих оценок сына.

15:45–16:00. Смотрел в окно, думая, как заставить сына учиться.

16:00–17:00. Ответил на большинство важных писем.

17:00–17:30. Оставил голосовые сообщения людям, которые сегодня уже ушли с работы.

Разумеется, все эти дела я выдумала. Но попробуйте сделать то же самое.

Какой инструмент вы выбрали?

На чем споткнулись?

Какой совет вы можете дать коллеге, который хочет повысить производительность?

Что бы вы сделали иначе завтра?

Всегда помните о полезном, но иногда раздражающем правиле: если перед вами неотложная и пугающая вас задача, старайтесь решать ее как можно раньше, в самом начале дня. Соберитесь! Жизнь – тяжелая штука! Если вы будете откладывать важные и трудные задачи «на потом», они все равно будут висеть над вами дамокловым мечом, не давая сосредоточиться на чем-то другом.

Можно ли связанные задачи объединить в группы, чтобы время от времени по одному шаблону решать их в течение рабочего дня? Лично я включаю в такие группы прочтение и составление ответов на электронные сообщения, перемещение текущих материалов (газетных и журнальных статей, бумаг на подпись, писем на отправку и т. д.) в другие помещения нашего здания, ответы на звонки и назначение встреч и интервью.

Чтобы использовать эту методику, нужно уметь определять похожие или близкие друг к другу задачи. Сгруппируйте их в связанные сегменты, которыми можно заниматься несколько раз в день, вместо того чтобы отвлекаться на них постоянно.

Методика группирования задач экономит вам время. Вот некоторые рекомендации для ее успешного применения.

• Решайте группы задач в те часы, когда вы наиболее работоспособны.

• Это может быть от одного до трех раз в день.

• Заранее решите, сколько времени вы потратите на решение группы однотипных задач, и придумайте ограничитель, который подскажет вам, когда остановиться.

• Избегайте заниматься этими задачами в не запланированное для этого время.

Угрожает ли вашей продуктивности работа с электронной почтой и текстовыми сообщениями на ваших устройствах? Отвлекают ли вас социальные сети от важных задач, нанося ущерб неотложным проектам? Если да, то вам стоит опробовать методику группирования задач. Для начала выделите в своем рабочем дне три 20-минутных отрезка, в которые вы могли бы заниматься электронной почтой. Первый – по прибытии на работу, второй – перед обедом, третий – перед окончанием рабочего дня.

Вижу, вы настроены скептически. Наверное, думаете, что люди ожидают от вас более быстрой реакции на свои послания. Но я же не предлагаю вам отвечать на письма раз в неделю. Трех раз в день вполне достаточно.

Порой цепочки писем в электронной почте становятся неразумно длинными из-за обмена малозначащими фразами. Чтобы сделать их короче и понятнее, лучше использовать следующие короткие примечания:

• «Ответа не требуется»;

• «Спасибо, на сегодня все»;

• «Отвечать только в случае каких-то изменений»;

• «С этим может справиться мой коллега, направлять копию мне не нужно»;

• «Хорошо. Увидимся»;

• «Последующие два часа я буду работать в режиме офлайн»;

• «Свяжитесь с моим коллегой, чтобы уточнить детали».

Такая тактика позволяет избежать неожиданных ситуаций. Я, например, даже в те дни, когда поджимают сроки завершения проектов, всегда начинаю день с того, что в одно и то же время просматриваю свои планы на него и читаю почту, накопившуюся с прошлого дня.

Представьте себе, что вас не было в офисе несколько дней и по возвращении на вас обрушивается лавина просьб и требований в форме писем, документов и мерцающих огоньков компьютера. Без паники! У меня есть система именно для таких ситуаций. Это вариант группирования задач, который я называю 1×10×1.

По диагонали просмотрите самые срочные запросы или обращения и немедленно выполните тот из них, который займет минуту или даже меньше. Это может быть не требующий особых размышлений быстрый ответ на электронное сообщение, отказ от несущественного предложения, ответ на записанный в голосовой почте звонок или ответ с согласием на время какого-то мероприятия. Дальше выберите задачи, которые можно решить меньше чем за 10 минут. Займитесь ими как можно раньше с утра. Оставьте те, которые могут потребовать до часа вашего времени. Распланируйте их выполнение на следующие несколько дней.

Вообще лучше как можно больше вопросов решать с утра, пока вас не «накроет» текучка.

Скромная бумажка может стать вашим передним рубежом обороны. Независимо от того, находитесь ли вы в своем кабинете, в рабочей секции, отгороженной от посторонних перегородками, или за своим столом в суперсовременном офисе с открытой планировкой, стикеры остаются вашими лучшими друзьями. Напишите на клеящейся бумажке свое пожелание или просьбу и прикрепите ее к двери, перегородке или на угол вашего стола.

Изучите пару образцов из тех, что используют мои клиенты, чтобы оповестить окружающих о своей занятости. Здесь помогает чувство юмора и легкость настроения. Художественные способности необязательны.

Это не «отключает» вас от окружающих навсегда. Максимальная продолжительность «отключения» обычно составляет не больше полутора часов. Но в любом случае старайтесь ограничивать длительность сосредоточения на одной задаче, чтобы не «перегореть». Делая небольшие перерывы или паузы, вы сохраните энтузиазм для работы.

На стикере-предупреждении вы можете указать и время окончания вашего режима офлайн. Например: «Пожалуйста, подойдите после 13:30!»

То, что мешает нам на работе, не всегда равноценно. Есть большая разница между тем, чтобы «отключиться» от какого-то пустячного дела или не отозваться тогда, когда возникает действительно серьезная проблема.

Я против широко пропагандируемой «политики открытых дверей», которая предполагает, что все вторжения в наше личное пространство ожидаемы и желанны. Это означает, что ваша дверь (в физическом или метафорическом смысле) всегда должна быть открыта для нежданных посетителей и что вы волшебным образом должны быть доступны для любого человека в любое время. Такое невозможно. По сути это означает не быть ни с кем и никогда. Если я веду с вами разговор в вашем офисе и тут приходит некто, чтобы поболтать с вами, разве вы можете быть по-настоящему доступны для нас обоих? Конечно, нет. Это приводит к потере и вашего времени, и времени ваших посетителей.

На календаре, который висит на стене за вашей спиной, или на двери своего кабинета укажите часы вашей работы. Да, многие так поступают. И это срабатывает.

Когда вы составляете рабочий план на неделю, включите в каждый день по меньшей мере два промежутка по полчаса каждый, в которые вы можете выполнять «блоковые задачи» и быть доступным для нежданных посетителей. Я называю это гибким режимом рабочего времени. Он требует самодисциплины, но я встречалась с таким графиком даже у самых занятых руководителей. Если вы будете планировать встречи или совещания «впритык», одна за другой, то неизбежно отстанете от плана. Промежутки свободного времени могут быть использованы для того, чтобы попытаться завершить давно «висящие» проекты. Подходите к своим «свободным блокам времени» как к реальным пунктам вашего плана, которые нельзя занимать больше ничем, кроме чего-то чрезвычайного. Все это помогает сформировать привычку к встраиванию свободного времени в ваше расписание.

Позаимствуйте подходы к планированию у семейного врача. Если вы хотите записаться на несрочный ежегодный профилактический осмотр, то вам могут назначить время через месяц. Но если вы звоните в восемь утра с высокой температурой или рвотой, то вас примут в то же утро. Ведь опытные клиницисты всегда оставляют в своих планах блоки свободного времени для непредвиденных случаев.

Для занятого человека это идеальная модель. Вам не нужно бросать все дела ради болтливого коллеги. А если ваш дневной график чересчур плотный, вы не сможете быть доступным в чрезвычайных ситуациях, которые время от времени случаются.

Как же тогда быть с теми праздношатающимися людьми, которые время от времени заходят в ваш кабинет безо всякой на то надобности и без особого желания вас покидать? Или вьются вокруг вас, если вы располагаетесь в помещении с открытой планировкой?

У меня есть для вас способ спасения. Сама по себе тактика однозадачности чудес не делает, ведь этот бездельник мешает вам. Он буквально бурлит от информации о недавнем победителе очередного футбольного матча. А у вас горят все сроки. Что же вы можете предпринять?

• Поднять глаза, коротко заметить, что вы тонете в работе, и снова опустить взгляд на клавиатуру компьютера.

• С улыбкой показать на микронаушники, которые вы вставили в уши для того, чтобы не допустить помех своей работе.

• Ответить ему: «Это здорово, но дел у меня сегодня по горло».

Список того, что вы можете сделать или сказать, чтобы отшить нежелательного посетителя, обширен. И вам нужно это делать. Приятное выражение лица и теплая улыбка наряду с твердым заявлением о том, что вам сегодня не до болтовни, могут возыметь действие.

Некоторые люди, работающие в помещениях с открытой планировкой, жалуются на то, что в таких условиях применять тактику однозадачности невозможно. Ведь отсутствуют границы и очень много отвлекающих моментов. Но не отчаивайтесь. Люди, приверженные однозадачности, легче противостоят помехам, чем те, кто привык перескакивать с пятого на десятое.

Однозадачность требует преданности и чувства ответственности. Мы не можем получить от жизни идеальных условий для выполнения ее принципов. Мы не можем следовать капризам людей или событий, происходящих вокруг нас. Если вокруг вас слишком много разговоров, купите себе генератор белого шума (его еще называют звуковым кондиционером). Такие электронные устройства стоят недорого и помогают подавлять посторонние шумы. С их помощью вам удастся достичь состояния потока, и посторонние раздражители не проникнут в вашу приватную зону.

А как быть в те дни, когда вам никак не удается сосредоточиться? В большинстве организаций с открытой планировкой есть несколько тихих комнат. Пользуйтесь ими при необходимости.

Используя эти и другие методики, вы можете предотвращать вторжение посторонних в ваш рабочий процесс. Одновременно вы даете им знать, что ваше уединение целенаправленно и временно. Люди, как правило, с уважением относятся к режиму работы коллег. И если вы правильно проинформируете их о нем, то и несрочных сообщений получите меньше.

Не забывайте проявлять внимание к людям, помня, что вы обязательно должны им сказать, когда снова станете доступными после временного уединения. И строго соблюдайте порядок. Когда вы становитесь доступными, включайте голосовую почту или автоответчик. Методика временного «отключения» гораздо более эффективна и уважительна по отношению к людям, чем попытки изображать свое присутствие тогда, когда в мыслях вы далеко.

Привычку сосредоточиваться в данный промежуток времени на одном деле можно выработать поэтапно, осваивая конкретные навыки. Выберите некоторые из них (например, умение справляться с нежелательными посетителями; «отключаться» от социальных сетей; выделить время для составления плана на текущий день; оставаться внимательными на совещаниях; объединять задачи в группы – скажем, при работе с электронной почтой). Отмечайте каждый день, когда вам удается продвигаться вперед в этих направлениях (табл. 2). Если вы видите прогресс в течение четырех дней в неделю, то это уже успех. Поощрите себя по прошествии 15 рабочих дней. Это поощрение должно включать в себя и радость от осознания вашей растущей способности быть «здесь и сейчас».

Таблица 2. Дни, когда нам удается добиться прогресса в освоении желаемых навыков

Многие из приведенных мной примеров стандартные. Но концепция однозадачности может быть применена в самых разных ситуациях и в отношении различных задач. И неважно даже, кто вы: фрилансер, студент, художник или родитель, занимающийся дома своими детьми.