6.8. Решение мелких неприятных задач

Назад: 6.7. Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач

Дальше: Глава 7. Корпоративный тайм-менеджмент

В жизни нам приходится иметь дело не только с глобальными проектами и грандиозными замыслами. Очень часто мы сталкиваемся с мелкими, требующими совсем немного времени на решение, но довольно неприятными делами, браться за которые нам совсем не хочется. Как правило, решение таких задач не требует ни больших энергозатрат, ни приложения значительных усилий, ни интеллектуального напряжения. Например, вызвать сантехника; сказать нервному клиенту, что его заказ не будет выполнен в срок; оплатить счет за телефон и т. д.

«Лягушки» – мелкие, неприятные задачи, не требующие много времени и сил для их решения.

Главные признаки дела-«лягушки»:

• его выполнение вызывает у вас неприятные эмоции;

• трудно найти причину, которая позволит относиться к этому делу с энтузиазмом;

• объективно (если отключить эмоции) оно несложное.

Как правило, такие мелкие проблемы откладываются сначала на «ближе к обеду», потом – на «после обеда», затем – на «ближе к вечеру» или «по дороге домой», а в итоге – «на завтра». И так изо дня в день, неделя за неделей. И мы находим миллион оправданий, почему именно сейчас не получается выполнить это маленькое дело. Постепенно наша «лягушка» может разрастись до размеров приличного «слона», и тогда нам потребуется гораздо больше сил и времени на решение настоящей глобальной проблемы.

Что происходит с нашими откладываемыми «лягушками» и к каким последствиям это приводит, можно представить из истории, которая произошла с одной женщиной, не любившей писать письма с выражением благодарности за проявленное к ней внимание.

Как «лягушка» превратилась в «слона» Однажды Энн Дэвис получила в подарок от своей тети свитер. Она сказала себе, что сейчас же должна направить записку тете Мэри с благодарностью за внимание и подарок. Требовалось всего несколько строк: «Я получила твой свитер. Он восхитителен, и это как раз мой размер! Огромное тебе спасибо. Целую». Но миссис Дэвис… не желала писать банальное, легковесное послание. Ей захотелось… чтобы у тети Мэри сложилось впечатление, что она не напрасно проучилась четыре года в колледже. Однако в данный момент Энн не чувствовала прилива красноречия (и к тому же у нее еще сотня других дел), а поэтому она отложила письмо тете Мэри «на потом». Прошло две недели, прежде чем Энн обнаружила, что она все еще не написала письма тете Мэри. Миссис Дэвис понимала, что к настоящему времени тетя может начать нервничать. Ну, ничего, она компенсирует промедление, написав очаровательное двухстраничное послание, в котором расскажет о том, как часто надевает свитер, как он хорошо подходит к нескольким ее юбкам, как он удобен и сколько комплиментов она получила от своих друзей. У нее нет сейчас времени, чтобы написать такое длинное письмо… но очень скоро она соберется и напишет. Проходит еще две недели, и теперь миссис Дэвис очень недовольна собой. Ей стыдно и страшно подумать, что о ней думает тетя Мэри. Конечно, она всем рассказывает, какая у нее ленивая и неблагодарная племянница! Миссис Дэвис надо придумать какой-нибудь хороший предлог. «Всякий раз, когда я сажусь, чтобы написать тебе письмо, раздается звонок…» или «Это был самый занятой месяц в моей жизни…» могут стать хорошими началами для такого письма. Она надеется, что, если разнообразит письмо рассказами из своей беспокойной жизни, тетя Мэри простит ее. К этому времени написание простой записки со словами благодарности превратилось в очень важную и очень неприятную проблему. Миссис Дэвис… с ужасом вспоминает о письме в любой свободный момент своего перегруженного заботами дня. Она сочиняет письмо, когда принимает душ или выносит мусор, но от этого письмо не становится написанным. Миссис Дэвис чувствует себя очень виноватой – настолько виноватой, что мысль о письме вызывает у нее болезненные симптомы. Для того чтобы прекратить это состояние, она выбрасывает всякую мысль о неотправленном письме из своей головы. Наконец воспоминание о неотправленном письме начинает ее преследовать, и миссис Дэвис признается, что наступила Точка Принятия Решения. Что она должна сделать?

1. Написать письмо на десяти страницах, в котором она расскажет тете Мэри все новости из жизни семьи Дэвисов за последние два года и между прочим ввернет слова благодарности за свитер?

2. Подождать еще три месяца и, если тетя Мэри пришлет еще один подарок на день рождения (слава Богу, если нет!), поблагодарить ее сразу за оба подарка?

3. Притвориться, что она никогда не получала свитер?

4. Подождать до своей поездки в родные края и потом удивить тетю Мэри, что все эти годы она постоянно помнила про свитер и лишь ждала случая, чтобы лично поблагодарить тетушку за чудесный подарок?

5. Позвонить тете Мэри по междугородному телефону и после получасовой болтовни (за солидную сумму денег), предназначенной исключительно для того, чтобы ублажить ее, поблагодарить тетю?

6. Отказаться от надежды когда-либо увидеться с тетей Мэри снова, потому что она никогда не сможет объяснить ей, почему не смогла найти пяти минут для того, чтобы написать ей небольшую записку в ту же неделю, когда получила свитер?

Промедление миссис Дэвис в выражении пары слов благодарности стоило ей многих минут острых волнений. Она бы страдала гораздо меньше, если бы… постаралась вспомнить последствия ее прошлых промедлений: тетя уже почувствовала себя обиженной, и мать написала ей письмо об этом. Из прошлого опыта Энн знала, что каждая неделя промедления в написании записки со словами благодарности приводила к эскалации неудобств, которые она испытывала. Насколько было бы лучше написать записку сразу, чем подвергнуть себя таким испытаниям.

Часто мы не можем решить совсем маленькую задачку из-за спора за и против, идущего в нашей душе каждый раз, когда нам нужно собраться и сделать совсем маленький шаг. И чем дольше идет внутренняя борьба, отнимающая все силы, тем меньше их остается для самого действия – первого шага.

Способ решения мелких неприятных дел

У испанцев есть поговорка: «Каждое утро съедай по одной лягушке». Лучший способ справиться с такими делами – каждый день с утра делать одно маленькое неприятное дело. Начав с решения одной небольшой задачи, мы обеспечим себе хорошее настроение на весь день: действительно, ведь ничего страшного не произошло, мы просто победили одну маленькую «лягушку», и нам есть чем гордиться. Про остальных «лягушек» мы в этот день не вспоминаем – их очередь придет в следующие дни. Если же мы будем откладывать решение съесть «лягушку» «на потом», то она весь день будет маячить перед нами, отравляя все настроение.

Дмитрий Витер, один из участников ТМ-сообщества и автор статей по тайм-менеджменту, делится своим опытом решения мелких неприятных задач, позволяющим быстро, без колебаний и сомнений принимать решения.

Принять решение без сомнений Еще в школе, благодаря чтению модного тогда Карнеги, мне запомнился термин «ограничение беспокойства». Суть его в том, что вы заранее планируете, как долго будете принимать решение. После чего решение должно быть принято по заранее составленному плану или выбрано наугад. В жизни я многократно прибегал к этому методу. Если маршрутка не придет в течение 20 минут (и ни минутой больше!), я буду ловить машину. Если я в течение пяти минут не приму решение о том, идти ли мне на комедию или на боевик, пойду на боевик. Если я не напишу эту статью до конца мая, то брошу эту затею. Сам факт наличия ограничения (пусть и «искусственного») дисциплинирует и помогает определиться с решением. Этот метод также является отличным способом «борьбы с беспокойством», сокращая мучительное время принятия решения. Нередко в магазинах сувениров вижу «деловую игрушку»: волчок или кубик с надписями «Да», «Нет», «Отложить» и т. д. Не такая уж бесполезная вещь, если вдуматься. Да, жизненно важные вопросы решать таким образом нельзя. Но если речь идет о сравнительно простой задаче, то такой способ принятия решения сэкономит вам время. Ведь его стоимость может превысить стоимость самого решения, которое вы за это время принимаете.

Преимущества использования способа работы с мелкими задачами-«лягушками»:

• дает возможность чувствовать себя победителем весь день;

• избавляет от чувства тревоги: съеденная «лягушка» не маячит целый день на горизонте;

• снижает уровень тревоги и страха: я не неприятное дело выполняю, а всего лишь избавляюсь от «лягушки»;

• позволяет быстро принять решение, не тратя силы и энергию на сомнения, а время – на переживания;

• не дает возможности мелким делам превращаться в глобальные проблемы.

Контроль за исполнением с помощью «Таблицы ежедневных дел»

Из главы «Обзор задач и его роль в принятии решений» вам уже знаком такой инструмент тайм-менеджмента, как «Таблица регулярных задач».

Напомним, в чем заключается ее суть: по вертикали вы вписываете все регулярные дела, а по горизонтали – дни недели. На пересечениях отмечается выполнение какого-либо дела плюсом или ставите прочерк, если сегодня до этого дела «не дошли руки».

Такая таблица идеально подходит для осуществления контроля за ходом выполнения задач («бифштексов» и «лягушек»), помогает ежедневно мотивировать себя на их выполнение и не дает ни о чем забыть (таблица 6.3).

Анализ таблицы занимает несколько секунд – если в графе стоят регулярные отметки о выполнении дела, вам не следует заострять на нем внимание. Если же появилось несколько отметок о невыполнении, стоит отнестись к этой задаче более серьезно. Такой простой анализ дает сильный мотивационный импульс к ее выполнению.

Важно учитывать и место, куда вы поместите свою таблицу. Целесообразнее всего положить или прикрепить ее так, чтобы в течение дня несколько раз просматривать список текущих дел. Подобными местами могут быть ежедневник, рабочий стол, доска планирования, стена рядом с компьютером и т. д.

Можно совмещать выполнение ежедневных дел с принципом промежуточных радостей. Это означает, что вы обещаете сами себе за регулярное выполнение обязательных, но, возможно, не очень приятных дел какие-нибудь небольшие награды, которые будут стимулировать вас на достижение намеченных целей. Например, за каждые 15 съеденных «лягушек» можно вознаградить себя походом в кино, а за каждые десять «бифштексов» – побаловать часом общения в чате.

Приведенная таблица при условии, что вы будете видеть ее несколько раз в день, напомнит вам о выполнении тех или иных задач, чаще всего рутинных, решение которых не требует особых временных затрат или усилий, но постоянно перекладывается и переносится.

Основные выводы

1. При распределении нагрузки важно учитывать влияние на человека биоритмов и выстраивать свой рабочий день в соответствии с ними.

2. Эффективный отдых – залог продуктивной работы. Он должен быть спланированным, ритмичным, с максимальной степенью переключения и сменой контекста.

3. Мотивировать себя на работу можно с помощью различных приемов: «якорения», выполнения несложных технических операций, вознаграждения себя за выполнение определенного объема работы, а также методов «швейцарского сыра» и «будильника».

4. Крупные, трудные задачи-«слоны» удастся решить, если разделить их на «бифштексы», а также с помощью метода «швейцарского сыра». С мелкими делами-«лягушками» можно справиться, выполняя их по одному каждый день с утра.

Контрольные вопросы

1. Почему одной из важных задач тайм-менеджмента является выработка умения правильно распределять свою рабочую нагрузку?

2. Какую роль играют суточные биоритмы в распределении рабочей нагрузки?

3. Каким правилам нужно следовать, чтобы отдых в течение рабочего дня стал эффективным? Назовите их.

4. Какие способы самонастройки на выполнение работы вы знаете?

5. Что такое творческая лень? Она полезна или является недостатком?

6. Как называются крупные неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.

7. Как называются мелкие неприятные задачи в тайм-менеджменте? Приведите пример.

8. Что называется «бифштексом»? Приведите пример.

9. В чем отличие «реального бифштекса» от «иллюзорного»?

10. В чем заключается суть метода «швейцарского сыра»?

Практические задания

Задание 1. Вспомните и запишите несколько (от трех до пяти) своих типовых сценариев короткого отдыха (от пяти до десяти минут) в течение рабочего дня. Обсудите в группе все получившиеся варианты. Оцените каждый из сценариев по пятибалльной шкале. Выберите наиболее оптимальные сценарии короткого отдыха.

Задание 2. При работе над своим делом-«слоном» – изучением английского языка – студент МФПА разделил его на следующие «бифштексы»:

• читать книги на английском языке;

• изучать грамматику;

• посещать курсы;

• ежедневно 30 минут смотреть фильмы на английском языке;

• учить слова;

• ежедневно просматривать упражнения по грамматике.

Определите, какие из этих «бифштексов» «реальные», а какие – «иллюзорные». Опишите иначе «иллюзорные бифштексы», сделав их «реальными», и запишите формулировки.

Задание 3. Впишите в таблицу свои «лягушки» и «бифштексы». В течение двух недель отслеживайте выполнение мелких задач. Результаты отмечайте в графике.

Задание 4. Приведите примеры своих дел-»лягушек». «Съедайте» по одной в день. Запишите, сколько времени у вас заняло выполнение этой задачи.

Дело-«лягушка» 1:

Решение задачи заняло:

____________________________________________________________________________

Дело-«лягушка» 2:

Решение задачи заняло:

____________________________________________________________________________

Дело-«лягушка» 3:

Решение задачи заняло:

____________________________________________________________________________

Задание 5. Определите, какие из перечисленных дел являются «слонами», а какие – «лягушками».

Подготовить материал к научной конференции («слон»).

Написать поздравительную открытку («лягушка»).

Список дел:

позвонить другу, поздравить его с днем рождения (__________);

написать диплом (__________);

сделать ремонт в квартире (__________);

сообщить клиенту о срыве сроков поставки (__________);

положить деньги на мобильный телефон (__________);

отправить клиенту счет по факсу (__________);

навести порядок в шкафах в своей комнате (__________);

сделать резервную копию рабочих файлов (__________);

разработать проект создания антивирусной программы (__________).

Назад: 6.7. Самомотивация как эффективное решение больших трудоемких задач

Дальше: Глава 7. Корпоративный тайм-менеджмент