Самый простой способ расставить приоритеты – оценить все задачи и дела по критериям «важность» и «срочность». Сделать это помогут матрица Эйзенхауэра и метод многокритериальной оценки.

Существует мнение, что этот метод использовал генерал Дуайт Эйзенхауэр. Он составил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной организации своего времени, и она помогла ему добиться успеха – стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории (рис. 5.1).

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные. Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них – «аврал».

Хотя кто-то из великих сказал: «Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

B. Важные и несрочные. Дела этой категории – самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», – думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебрежения делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запомнить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать готовиться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необходимо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра. Никому же не придет в голову сеять пшеницу накануне сбора урожая: нужно время, чтобы зерно созрело. Почему же на задачи и дела в своей собственной жизни мы смотрим по-другому?

C. Неважные и срочные. Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А, и им часто удается нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зачастую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо организованное предприятие – то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

D. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюджет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

• проста в использовании;

• позволяет уменьшить число неважных дел;

• помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Но что делать, если у нас есть несколько вариантов решения задачи, но мы не знаем точно, какой будет наиболее предпочтительным, и медлим с принятием решения, боясь ошибиться?

Чтобы выйти из подобных ситуаций, нам нужно ознакомиться с еще одним способом расстановки приоритетов, который называется метод многокритериальной оценки.

Вспомните, как часто, пытаясь выделить для себя наиболее главные дела, вы сомневались, боялись сделать неправильный выбор, перебирали в уме все задачи, а в голове постоянно крутилось: «Это важно… А это – очень срочно… Об этом просили родители… Без этого сессию никак не сдать… Это – необходимо…» В результате все задачи оказывались приоритетными. Но «приоритет» – это «первый», а все дела не могут быть одинаково первыми, одинаково важными. Почему же возникает такая путаница? Все дело в том, что все дела важны по-разному. Важность определяется с точки зрения различных критериев. Например, одна задача значима для родителей, другая – для друзей, третья – для повышения собственного образовательного уровня, четвертая – для работодателя. Как в этом случае расставить приоритеты?

Представьте, что вам нужно выбрать курсы иностранного языка. У вас есть на примете несколько вариантов, но выбор лучшего неочевиден: «Эти курсы от дома недалеко, в этих цена устраивает, зато вот в этом варианте – преподаватели из Англии, а вот те – престижные, и их диплом высоко ценится…» Чаще всего в подобных ситуациях мы полагаемся на интуицию, эмоции, но не учитываем всех аспектов проблемы. Важно понять, что нельзя рассматривать приоритетность саму по себе. Оценки «лучше», «хуже», «нравится больше» не существуют отдельно от нас, они – отражение нашей определенной системы критериев. Метод многокритериальной оценки позволяет нам лучше понять и использовать систему критериев для принятия решения в ситуации выбора. Для этого нам нужно сделать всего пять шагов.

Техника составления матрицы многокритериальной оценки:

• определить критерии, по которым мы оцениваем варианты (желательно использовать не больше пяти-семи критериев);

• взвесить критерии, определить их сравнительную важность (общая сумма веса должна быть равна единице);

• оценить варианты по каждому критерию (для оценки применяем трехбалльную шкалу: 1 – плохо, 2 – хорошо, 3 – очень хорошо);

• подсчитать взвешенные оценки вариантов;

• выбрать самый оптимальный вариант.

Разберем подробнее применение метода многокритериальной оценки на примере.

Создадим таблицу оценки вариантов по критериям (таблица 5.1).

В левой колонке мы записали варианты, которые у нас есть, сверху в колонках отметили выбранные нами критерии (месторасположение курсов, цена, престижность) и записали вес каждого критерия.

Затем расставили баллы в соответствии с оценкой варианта по каждому критерию. Теперь подсчитаем итог. Для этого баллы в каждой ячейке умножим на вес соответствующего критерия и после этого сложим получившиеся результаты в каждой строке (таблица 5.2).

Наконец мы получили ИТОГ: в данном примере оптимальный для нас вариант – курсы английского языка при Британском культурном центре.

Обратите внимание: для того чтобы принять простое решение, нам нужно было учесть девять параметров (три варианта умножить на три критерия). В жизни бывает значительно больше вариантов и критериев, а значит, и количество параметров, которые необходимо запомнить, получится огромным. А мозг человека может удержать только от пяти до девяти параметров. Материализовав полученные данные в виде таблицы, мы освободили свой мозг для принятия решения, получили возможность учесть все важные для нас критерии, не забыть и не пропустить ни одной детали.

Важно помнить, что единственно верной матрицы критериев нет. У каждого человека она своя, и он делает выбор исходя из нее. Какие критерии составят основу этой матрицы, зависит от профессии, особенностей характера, системы ценностей человека и т. д. Поэтому даже при оценке одной и той же ситуации и определении веса критерия у разных людей они будут различными и, соответственно, результаты будут отличаться.