4.3. Контрольные списки
С этим инструментом обзора приходилось иметь дело каждому из нас. Перечни продуктов, которые необходимо купить, вещей, которые необходимо взять в отпуск, книг, которые хотелось бы прочитать, – все это контрольные списки, представляющие собой один из самых простых и эффективных инструментов обзора. Контрольный список позволяет быстро собрать необходимую информацию и служит прекрасным инструментом самоконтроля.
Важно запомнить, что контрольный список – это не жесткий план или алгоритм, он позволяет действовать более гибко и учитывать любые неожиданно возникающие изменения. Например, план телефонного разговора, в отличие от контрольного списка, – это своеобразный алгоритм, требующий четкого выполнения шагов: «Шаг 1: задаем вопросы 1, 2, 3; затем шаг 2 – вопросы 4, 5, 6,…» Составленный к телефонному разговору контрольный список вопросов позволяет нам задать любой из них в любом месте разговора в зависимости от целесообразности момента, но при этом ни одного не забыть.
Примеры наиболее часто используемых контрольных списков:
• список вопросов к телефонному разговору;
• вопросы к новым клиентам;
• список тем и вопросов к совещанию;
• анкеты сбора информации (например, анкета вопросов к посетителям выставки);
• перечень необходимых мероприятий, действий;
• список задач;
• список задач на день – один из самых важных контрольных списков.
Правила составления контрольного списка:
• все формулировки его пунктов должны иметь результато-ориентированный вид;
• список составляется в свободном порядке, что позволяет не забыть ни одной детали, ни одного вопроса или пункта;
• в соответствии со структурой внимания человека в списке должно быть не более 10 основных пунктов.
Использование «То-do list» в телефонном общении
Одним из наиболее удобных и простых инструментов тайм-менеджмента является создание «To-do list» – списка того, что нужно сделать. Это перечень задач на день, неделю или другой четко очерченный период времени. Он составляется в хаотичном порядке, а затем могут быть расставлены приоритеты.
Дневной список «To-do list» может состоять из:
• звонков;
• встреч;
• самостоятельной работы;
• перемещений и других физических действий.
Недельный или месячный список «To-do list» будет состоять из задач, требующих для решения целого ряда дневных действий. Он представляет собой список краткосрочных целей.
Можно привязать «To-do list» к плановым или внеплановым телефонным переговорам в несколько шагов.
Шаг 1. Каждый пункт из «To-do list» должен быть четко сформулирован, а глагол стоять в совершенной форме, например: «Зарегистрировать филиал предприятия N». Имея такой список, нетрудно контролировать выполнение задач.
Шаг 2. Составьте дополнительно короткий список людей, с которыми вы чаще всего общаетесь. Их может быть не более 10, чаще – от четырех до шести человек. Присвойте каждому из этих людей свой цвет.
Шаг 3. Теперь напротив каждой задачи из «To-do list» впишите цветным маркером имена тех людей из списка, с которыми вы предполагаете общаться при выполнении той или иной задачи. Удобнее всего пользоваться таким «To-do list» на неделю или месяц (задачи должны быть довольно масштабными, иначе это не имеет смысла). Список должен находиться под рукой, если вы преимущественно общаетесь по мобильному телефону, или возле стационарного телефона.
Шаг 4. Таким образом, заглянув в список, вы не упустите при разговоре и те вопросы, которые не были целевыми при совершении звонка, даже если его инициатором были не вы. Теперь у вас будет возможность связываться с нужными людьми не пять-шесть, а только один-два раза в день.
Удобный контрольный список Людям, которые любят на досуге готовить вкусные блюда, иногда приходят в голову необычные желания состряпать что-нибудь эдакое в самый неподходящий момент. А потом, когда появляется время на готовку, им не всегда удается вспомнить, «что же такого вкусного я тогда хотел сделать?». В итоге готовится что-то другое, а желание остается нереализованным. На одном из ТМ-семинаров его участница поделилась своим опытом: «А я просто составила небольшой перечень, который назвала “Список вкусняшек”. Он у меня всегда с собой, и когда в голову приходят пожелания к следующему блюду, я просто записываю их в этот список. Иногда там может быть больше десяти записей, и когда мне удается найти время на мое любимое хобби – готовку, – я просто достаю этот список и выбираю самое вкусное».
