3.4. Планирование дня

Дальше: 3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования

Каждый день нам приходится не только решать задачи, направленные на достижение своих целей, и работать над долгосрочными проектами, но и осуществлять большое количество повседневных, рутинных дел. Как же спланировать свою работу таким образом, чтобы и ежедневные, текущие дела выполнять, и о своих целях и стремлениях не забывать, и в сроки укладываться? Ответ один – начать планировать свой день. План на день необходим – это непреложная истина тайм-менеджмента. Ежедневное планирование – кирпичики, из которых постепенно выстраивается здание нашей жизни.

Если сопоставить затраты времени, то нужно признать, что очень незначительная часть нашей жизни озарена блеском выдающихся идей. Бόльшую же часть ее приходится посвящать тяжелой работе. Печально, но… наши студенты не понимают этого. День или даже час, не доставивший им экстатического удовлетворения, для них потерянный день и час, и поэтому они не в состоянии исполнять рутинную работу.

Я слышал от некоторых из них: «Я не буду этого делать, потому что мне это скучно…» Люди делают вывод, что жизнь творческого человека – нескончаемая череда восхитительных озарений, и напрочь забывают о том, что творческая личность обязательно отличается трудолюбием.

А. Маслоу. Дальние пределы человеческой психики

Систематическое составление плана на день поможет научиться лучше структурировать все свои задачи, дела, а в целом и свою жизнь.

Конечно же, может возникнуть возражение: зачем это нужно, ведь все так быстро меняется, какие там планы. Правильно, но именно потому (как ни парадоксально звучит) и необходимо составлять план. То, что заранее известно, предсказуемо и понятно, нет нужды планировать. Вы ведь не планируете процесс утреннего поедания бутерброда или чистки зубов – все и так понятно, доведено до автоматизма. План – это не жесткие рамки строгого расписания, которое ни под каким предлогом нельзя нарушить или изменить. План – ваш верный помощник, дающий возможность быстро сориентироваться в постоянно изменяющихся условиях, выбрать оптимальный вариант действий и при этом не упустить ничего важного. Но для того чтобы план стал вашим союзником, а не врагом, он должен быть правильно составлен.

Как планировать день. Правила эффективного планирования

Вспомните, как вы обычно планируете свой день. Держите в голове все «не забыть», «надо сделать», «обязательно» и «необходимо»? Ваш монитор, как новогодняя елка, заклеен стикерами с напоминаниями о неотложном? Вы записываете дела на день на листочках и благополучно их теряете? Ставите крестики и завязываете узелки «на память», а потом не можете вспомнить, что они означают? Все это – не планирование.

Можно выделить пять основных правил, при соблюдении которых ваш план будет высокоэффективным способом организации времени.

1. Письменный вид. Первое и главное условие, при котором ваш план будет работать, – он должен быть материальным, выполненным в письменном виде и находиться в одном месте. При этом не важно, на каком носителе вы будете вести свой план: в ежедневнике, в MS Outlook или MS Excel. Все задачи, которые вы стараетесь удержать в голове, обязательно будут забываться – это особенность человеческой памяти, которая неспособна удерживать одновременно большой объем информации. Для обеспечения контроля и управляемости ежедневных задач их необходимо записывать.

2. Регулярность. Планирование должно быть регулярным. Привычка составлять план на каждый день способствует выработке эффективного мышления, внимания к собственной деятельности, своей жизни. Регулярное составление плана на день помогает разгрузить память, освободить голову для более творческих мыслей и идей.

3. Приоритетность. Составляя план, необходимо выделять самые приоритетные, ключевые, наиболее значимые задачи. Использование принципа приоритетности способствует созданию более четкой их структуры.

4. Реалистичность. Планирование помогает оставаться в рамках реальности, мотивирует на выполнение тех задач, которые занесены в план. При планировании, особенно тактическом и оперативном, следует придерживаться принципа реалистичности, избавляться от строительства иллюзорных замков и витания в облаках.

5. Гибкость планирования. План должен быть составлен таким образом, чтобы при появлении любых неожиданных ситуаций, внезапных обстоятельств его было бы легко пересмотреть, внести в него необходимые изменения и дополнения.

И в общественном производстве, и в личной работе упорядоченность, экономичность зависят от наличия, совершенства и, самое главное, от реальности плана. А реальность плану придает точный расчет, доведенный до задания, нормы, до графика работы на определенный период.

Есть план – пожелание на будущее, и есть план – прогноз, учитывающий возможные и вероятные результаты развития. Реальный план должен быть директивой. Коренное отличие его в том, что он служит не для сопоставления с ним полученных итогов, а для того, чтобы определять деятельность и итоги, служить повседневным руководством к действию.

Г. Попов

План на следующий день составляется вечером, просматривается и корректируется утром, и в течение дня в него вносятся необходимые изменения.

Суди о прожитом дне не по урожаю, который ты собрал, а по тем семенам, что ты посеял в этот день.

Р. Стивенсон

Есть и еще одно правило: для того чтобы наш план эффективно работал, список задач на день должен быть грамотно составлен и ориентирован на достижение результата. Посмотрим, как он составляется.

Результато-ориентированный список задач на день

Технология результато-ориентированного планирования строится на основе классического контрольного списка checklist или списка текущих дел to-do list, но с определенными настройками. Составленный грамотно результато-ориентированный список задач работает чрезвычайно эффективно. Он создается в несколько этапов.

Шаг 1. Составьте таблицу ежедневных задач, не привязанных к строго определенному времени (таблица 3.4).

Шаг 2. В графу «Что сделать?» запишите все, что нужно сделать в течение дня (таблица 3.5).

Таблица 3.5. Ежедневные задачи (после заполнения)

Особое внимание следует уделить формулировкам задач: они должны давать ответ на вопрос «что сделать?» и отражать результат, который мы хотим получить.

Рассмотрим на простом примере, как это делается.

Предположим, вы собираетесь поступать в вуз и вам нужно подать документы в приемную комиссию института. Можно эту задачу записать просто – «Документы» или «Приемная комиссия», но при этом теряется ее смысл. Из такой формулировки непонятно: какие документы? Что с ними нужно сделать? Какой вопрос решать в приемной комиссии? Ехать ли туда или просто позвонить? Такого рода формулировки не отвечают на вопрос «что сделать?» и не дают представления о результате. Можно записать так: «Поехать в институт». Глагол, мотивирующий на совершение действия, есть, а вот видения ясного результата нет. Действительно, можно поехать в институт, но забыть документы дома, и время будет потрачено зря. Чтобы быть абсолютно точными, эту задачу следует записать так: «Сдать документы в приемную комиссию института». И глагол, мотивирующий на совершение действия, присутствует, и результат понятен (сданные в институт документы). Что нам дает такая тщательно выверенная формулировка? Определение критериев достижения результата. Для нас важен не сам факт поездки в институт, а цель – сданные вовремя документы. Четкая фокусировка на желаемом результате, лежащая в основе данной технологии, имеет одну важную особенность: когда мы держим в фокусе нашего внимания определенную цель, задача, правильно сформулированная и записанная в план, часто может решиться без лишних усилий с нашей стороны.

Шаг 3. Используйте различные цвета для обозначения важности задач. Например, красным выделите два-три наиболее приоритетных, самых важных дела; желтым – текущие дела, которые необходимо выполнить сегодня; зеленым – те, которые можно безболезненно перенести на следующий день (таблица 3.6). Цвета рекомендуется выбирать другие, разработав собственную систему обозначения.

Таблица 3.6. Ежедневные задачи (выделение приоритетных дел)

Шаг 4. План всегда держите под рукой и в течение дня обращайтесь к нему как можно чаще. Выполненные задачи помечайте «+», а напротив тех, которые остались невыполненными, ставьте «—» (таблица 3.7). Реализованные задачи можно торжественно вычеркивать, используя для наглядности маркер яркого цвета.

Таблица 3.7. Ежедневные задачи (с отметками о выполнении дел)

Приоритизация задач в списке. Какие задачи выделять красным цветом и считать приоритетными? Только те, которые наиболее важны для вас самих, работают на ваши цели, а не те, которые «очень-очень срочные», сиюминутные, не ориентированные на достижение значимого результата. Решать приоритетные задачи бывает для нас психологически трудно, и мы склонны их откладывать. Например, написание реферата или диплома, как правило, затягивается до самого последнего критического срока, а подготовка к экзамену откладывается на последний день, и всегда именно одного дня и не хватает, чтобы все выучить. А это верный путь впасть в панику, обеспечить себе стрессовую ситуацию, что совсем некстати на экзамене или зачете, не говоря уже о защите дипломной работы. Поэтому имеет смысл отметить красным маркером то важное дело, которое вы привыкли откладывать на последний момент.

Сколько приоритетных задач может быть в списке? Если в нем 15–20 дел, то таких задач может быть две-три, не больше. Если максимум 10 дел, то к приоритетным нужно отнести одну-две задачи.

Задачи, помеченные желтым цветом, – это ежедневная «текучка», рутина, простые дела: оплата счета, необходимые звонки, мелкие покупки и т. д. Они отнимают наши время, силы, энергию и отвлекают от самого главного, важного и приоритетного, не давая возможности сконцентрироваться на своих целях. Но это наша обязательная программа, которую нужно выполнять, хотя энтузиазма такие мелкие дела не вызывают. Их необходимо вносить в список для того, чтобы одна мелкая задача не тянула за собой хвост других, и относиться к выполнению таких дел нужно как к игре или соревнованию с самим собой.

Задачи, выделенные зеленым цветом, – это те, которые можно выполнить сегодня при благополучном стечении обстоятельств, если будут время и возможность, а можно перенести на следующий день или отложить на неделю. Такой перенос не опасен и не принесет вреда. В нашем примере это задача договориться о встрече с приятелем. Не будет ничего страшного, если она произойдет завтра. А вот если опоздать с подачей документов или не подготовиться к экзамену, это уже критично.

Результато-ориентированные формулировки задач и конкретизация. При составлении списка задач следует различать два понятия: результато-ориентированные формулировки и конкретизация. Различие между ними можно наглядно представить с помощью графика (рис. 3.6).

Как мы видим из примера, формулировка «Сходить в кино, посмотреть хороший фильм и отдохнуть» (1) является ориентированной на результат. Есть указание к действию и понимание результата (отдохнуть, посмотреть интересный именно для вас фильм). При этом остается свобода выбора: вы можете самостоятельно определить время и место, предпочесть тот или иной фильм, решить, пойти одному или пригласить друзей и т. д. Как видим, ориентированность на результат дает четкое представление о нем, оставляя свободу для его достижения, что значительно расширяет наши возможности.

Во втором варианте (2) – конкретизированная задача, в которой есть дополнительные условия, но нет понимания конечного результата.

Когда может быть полезна конкретизация?

• Если мы делегируем какую-то задачу, целесообразно указать дополнительные условия, делающие ее более понятной для исполнителя.

• Если дополнительные условия являются неотъемлемой частью самой задачи.

Но при этом формулировке условия следует уделять внимание. Обратите внимание, что в примере условия не совсем четко сформулированы: что значит «от 8 р.» – от восьми рублей, билеты брать не ближе восьмого ряда или еще что-то? Попробуйте делегировать задачу покупки билетов на сеанс с такими условиями. Таким образом, даже их формулирование должно быть достаточно четким и ясным для понимания.

Для нас важно не просто «сходить в кино» (в этом случае все равно, какой выбрать кинотеатр, фильм, сеанс и т. д.), а необходимо попасть именно 27 мая на фильм «Белый тигр» и только в кинотеатре «Мир». В этом случае задача может быть решена только при исполнении всех этих условий (3).

И, наконец, формулировка «кино» (0) не является ни результато-ориентированной, ни конкретизированной. Из нее совершенно непонятно, ни какого результата мы хотим достичь, ни что для этого нужно сделать.

Преимущества результато-ориентированного планирования задач:

• концентрация внимания и энергии на достижении конкретных результатов;

• гибкость планирования, возможность переносить в рамках дня выполнение задач, которые нет необходимости жестко привязывать к конкретному часу;

• экономия своих сил, так как некоторые задачи решаются сами собой, без вашего участия;

• возможность вам самим значительно меньше отвлекаться от дел и создание условий для того, чтобы вас в течение дня меньше отвлекали другие;

• решение тех задач, которые именно для вас являются самыми главными;

• удовлетворение от того, что видите, как много вам удалось сделать за день.

Жестко-гибкое планирование дня

При планировании дня мы неизбежно сталкиваемся с необходимостью работать как с гибкими, так и с жесткими задачами. Как совместить дела, привязанные к конкретному времени, с задачами, зависящими от обстоятельств? Решить эту проблему можно с помощью алгоритма жестко-гибкого планирования. Он состоит из пяти основных шагов, которые следует выполнить, составляя план на день.

Шаг 1. На сетке времени в ежедневнике или календаре в Outlook отмечаем жесткие задачи, для которых уже заранее известно точное время. При этом закладываем резерв на непредвиденные обстоятельства.

Шаг 2. Составляем список гибких задач, не имеющих жесткого времени исполнения. Для их записи можно использовать чистую половину листа ежедневника или закладку со стикерами. Удобно пользоваться недатированными ежедневниками. Это дает возможность заполнять разворот записями задач на один день. На левой его странице записываем жесткие задачи, а на правой – гибкие. Это очень удобно, особенно если у вас размашистый или крупный почерк.

Шаг 3. В списке гибких задач выделяем ярким цветом наиболее приоритетные, наиболее значимые задачи, работающие на ключевые стратегические цели. Должно быть не более двух-трех задач. При этом рекомендуется держать под рукой стратегическую картонку с выписанными ключевыми, значимыми целями (подробнее о стратегической картонке см. главу 1 «Целеполагание»). Это позволит определиться с выбором действительно приоритетных задач.

Шаг 4. «Бюджетируем» время на крупные и приоритетные гибкие задачи. Рядом с каждой из них указываем примерное количество времени, необходимое для ее решения. Правило бюджетирования времени. При определении бюджета времени на приоритетные задачи важно помнить, что планировать следует не более 60 % рабочего времени (жесткие задачи + приоритетные). Остальные 40 % оставляем как свободный резерв для гибких задач и на непредвиденные изменения ситуации.

Шаг 5. В ходе дня выполненные задачи вычеркиваем, а невыполненные переносим на следующий день.

Таким образом, планируя свой день, мы учитываем три типа задач:

• жесткие – привязанные к определенному времени;

• гибкие – зависящие от контекста (условий, обстоятельств);

• бюджетируемые – приоритетные, важные задачи, которые жестко не привязаны ко времени, но для которых мы определяем количество часов, необходимое для их выполнения.

Между задачами всегда стоит оставлять «зеленые зоны» – свободное время, помогающее выравнивать план в том случае, если в жестком расписании произойдет сбой.

Чтобы быть уверенным, что не помнется шляпа между двумя чемоданами на полке, вы предпочитаете иметь пустое пространство между нею и чемоданами.

Пустое пространство и пустое время – важное средство контроля.

В. Тарасов. Принципы жизни: Книга для героев

Теперь наш план на день составлен. Страница ежедневника, заполненная в соответствии с шагами алгоритма жестко-гибкого планирования, будет выглядеть так (рис. 3.7):

Назад: 3.3. Долгосрочное планирование

Дальше: 3.5. Метод структурированного внимания и горизонты планирования