2.5. Типичные затруднения ведения хронометража и способы их преодоления

Назад: 2.4. Анализ личной эффективности. Классификация расходов времени

«Это трудоемкий процесс… Лень… Забываю…» – типичные проблемы. Задача первых недель ведения хронометража – создать «фотографию» своего дня, посмотреть на себя в зеркало. А это не всегда бывает приятно: отражение не радует. Самый простой выход видится в одном – прекратить вести хронометраж. И оправдания находятся. Но от того, что вы отвернетесь от зеркала, ваш реальный облик не изменится. Приходится принимать непростое решение: оставить все как есть (а это уже будет нелегко, ведь вы видели реальное положение вещей) или пойти по пути изменений себя, своей деятельности, своей жизни.

Кто-то скажет: «Это жесткая система, подробный учет – не для меня».

Система жестока: она заставляет вести правдивый учет. Приписать лишнее – значит признать свою малую мощность: ушло много времени на небольшую работу – от тупости, что ли? Убивать часы – значит зафиксировать лень или плохую организованность: куда пропало время?..

Система… щедра. Она, например, приучает использовать паузы в любых внешних обстоятельствах, чтобы обдумать дежурные проблемы. Даже книг не надо носить с собой. И нет ощущения скуки, долго тянущегося ожидания.

Г. Альтшуллер. О системе Любищева

Или: «Теперь всю жизнь нужно вести учет каждого своего шага? Это невозможно».

Вероятно, для многих будет достаточно вести такую хронокарту несколько недель, так как в течение этого времени уже можно будет достигнуть большого успеха в смысле самого контроля над временем и правильного распределения времени.

Быть может, время от времени придется снова прибегать к хронокартам, чтобы не давать налаженной работе разлаживаться. Установление же хронокарты в качестве постоянной меры я считаю излишним.

П. Керженцев. Борьба за время

Возможна и такая реакция: «Слишком сложно, запутанно: очень много разных показателей, коэффициентов – за всем не уследишь».

Наиболее простой способ «облегчения» системы без существенных потерь качества автор статьи подсмотрел у одного тренера по легкой атлетике.

Тренер советовал своим ученикам следующий режим: раз в квартал устраивать «дисциплинарную неделю», с питанием по всей строгости норм, полноценными тренировками и т. д. В остальное время – минимум ограничений на питание и небольшое количество нагрузок для «поддержания тонуса».

Таким образом, «дисциплинарные недели» помогали поддерживать нужную форму, при этом не требуя слишком больших усилий. Так и в хронометраже – применение значительного количества показателей полезно только в определенных ситуациях:

• в течение «предпроектного обследования»;

• во время периодических «дисциплинарных недель»;

• после существенных изменений в характере деятельности.

В первые одну-две недели «предпроектного обследования» используется минимум коэффициентов, так как главная задача – выработка «чувства эффективности» вообще. Дальнейшие три-четыре недели – наращивание количества коэффициентов до максимума, усиление, углубление, дифференциация «чувства эффективности». Далее можно постепенно облегчать систему, отказываясь от отдельных коэффициентов. Критерий для отказа от коэффициентов дает «шкала обучения».

Неосознанное незнание. Вы не знали, что можете посмотреть на свою деятельность с помощью показателя «расходы времени на ненужные телефонные разговоры».

Осознанное незнание. Узнали, что можете посмотреть, но еще не посмотрели.

Осознанное знание. Посмотрели; узнали, какой процент рабочего времени тратится на эти разговоры.

Неосознанное знание. Перестали учитывать расходы времени на разговоры, но безошибочно чувствуете, когда разговор становится неэффективным.

Таким образом, надобность в каком-либо показателе отпадает, когда он создает свой «участок» в «вестибулярном аппарате», автоматически отслеживающем эффективность. При этом «дисциплинарные недели» служат для поддержания «вестибулярного аппарата» в состоянии боеготовности.

Применение усиленного хронометража после существенных изменений в характере деятельности бывает полезно, чтобы выявить появившиеся новые резервы времени, новые поглотители и т. д. Проще говоря, тщательно смотреться в зеркало бывает нужно как периодически, так и после существенных изменений обстановки, например, при приходе с улицы в помещение. Хронометраж – тоже своего рода зеркало, и к нему также применимо это правило.

Г. Архангельский. Организация времени: От личной эффективности к развитию фирмы

Основные выводы

Хронометраж как основа управления личным временем, применяемая не только для сбора информации для планирования, но и как инструмент повышения личной эффективности, дает ряд важных преимуществ:

• позволяет повысить личную эффективность практически без затрат усилий;

• вырабатывает привычку внимательного, осознанного отношения к своим повседневным задачам и делам, а в целом – к собственной жизни;

• не требует жесткого структурирования, планирования, «раскладывания по полочкам»;

• вырабатывает «эффективность мышления», что позволяет продуктивно действовать в непредсказуемой обстановке, быстро принимать решения и гибко реагировать на непредвиденные изменения ситуации и внешних обстоятельств;

• способствует выработке независимости в суждениях; позволяет выработать умение оценивать результаты чужой работы, видеть истинный труд, вложенный в них.

Основная идея хронометража может быть кратко сформулирована в одной фразе: «Хочешь управлять – измерь».

Учет времени позволяет сравнить эффективность разных способов выполнения одной и той же работы и ориентироваться в дальнейшем на наиболее эффективные из них. Из года в год потери времени сокращаются, планирование становится точнее, работа – продуктивнее.

Контрольные вопросы

1. Что называется поглотителями времени в тайм-менеджменте?

2. Что такое хронометраж?

3. Сколько шагов техники полного хронометража вы знаете?

4. Что может быть использовано в качестве ключевых показателей при применении техники хронометража?

5. Что такое время «нетто»? Как рассчитать количество времени, израсходованного непродуктивно?

6. Что такое время «брутто»? Как рассчитать количество рационально использованного времени?

7. Какие классификации расходов времени вы знаете?

8. Как можно оптимизировать время, затрачиваемое на дорогу? Приведите примеры.

9. В чем основные трудности ведения хронометража и как их можно преодолеть?

10. Как одной фразой можно выразить суть, основную идею хронометража?

Практические задания

Задание 1. Прочитайте внимательно список основных поглотителей времени, приведенный в начале главы. Выпишите в таблицу свои основные поглотители.

Выполните задание.

1. Запишите во вторую колонку причины, которые влияют на потерю времени.

2. Продумайте шаги по рационализации своих расходов времени: что вы реально можете сделать в каждом конкретном случае?

3. Запишите все шаги в третью колонку.

4. Проанализируйте полученные данные по всем поглотителям: есть ли общее, что их объединяет? Есть ли одинаковые способы и меры устранения лишних затрат времени?

Задание 2. Прочитайте приведенные ниже данные полного хронометража времени студента.

Анализ поглотителей времени студента

Выполните задания.

1. Проанализируйте «фотографию дня» студента.

2. Подсчитайте количество времени, потраченного эффективно. Используйте формулу расчета «коэффициента полезного действия».

3. Выявите основные поглотители времени. Подсчитайте общее количество времени, «съеденного» поглотителями. Используйте формулу подсчета непродуктивных расходов времени.

4. Предложите свои улучшения по организации деятельности студента.

5. Подсчитайте выигрыш времени от этих улучшений.

Задание 3. В течение четырех дней проведите полный хронометраж своего времени. Данные записывайте, используя любой из способов фиксации расходов времени, относящихся к технике полного хронометража. Проанализируйте полученные данные:

1. выявите свои поглотители;

2. используя формулу подсчета непродуктивных расходов времени, подсчитайте, сколько времени в день «съели» поглотители;

3. используя формулу расчета «коэффициента полезного действия», подсчитайте, сколько времени вы потратили с пользой, эффективно.

Запишите полученные результаты. Подумайте, как вы можете оптимизировать свои расходы времени? Запишите.

Задание 4. Выделите два ключевых показателя из списка дел, который вы составили в ходе выполнения предыдущего упражнения. Используя технику сокращенного хронометража, проследите за динамикой изменений этих показателей в течение недели с помощью совмещенного графика динамики показателей. Запишите результаты своих наблюдений.

Задание 5. Переформулируйте цели, записанные в левой колонке таблицы, в ключевые показатели хронометража. Запишите получившиеся варианты в правую колонку.

Назад: 2.4. Анализ личной эффективности. Классификация расходов времени

Дальше: Глава 3 Планирование