Глава 29. Конференции, выставки и другие мероприятия
Хотя большую часть рабочего времени вы проводите в офисе или на встречах с клиентами, иногда приходится выезжать на конференции, торговые выставки, семинары или курсы переподготовки. То, что вы находитесь вне обычного места работы, вовсе не означает, что можно забыть о базовых требованиях делового этикета. Напротив, любая подобная поездка делает вас представителем своей компании, поэтому все действия должны укреплять вашу репутацию и репутацию вашей компании.
УЧАСТИЕ В ДЕЛОВЫХ СЕМИНАРАХ И КУРСАХ
Главное для вас – подготовка (см. также разделы «Предварительная подготовка», стр. 166, и «Если вы пойдете на совещание», стр. 170).
• Заранее ознакомьтесь с повесткой дня или расписанием. Возможно, один из семинаров посвящен теме, которая вам особенно интересна или может быть полезна для вашего отдела. Составьте список вопросов, которые вам хотелось бы задать, когда настанет время ответов на вопросы. Вооружитесь всеми необходимыми фактами и цифрами, которые подкрепят ваши замечания и выступления.
• Если у вас есть вопросы или проблемы, которые хотелось бы обсудить, запишите их. Порепетируйте, как вы будете их задавать. При необходимости отредактируйте формулировки. Не стоит полагаться на экспромты. В присутствии посторонних волнение может взять свое, и вы не будете выглядеть истинным профессионалом.
• Постарайтесь как можно больше узнать о выступающих – не просто прочтите их биографии в программе семинара, но еще и расспросите коллег и загляните в Интернет. Если вас представят кому-то из выступающих, эта информация сделает вашу беседу более содержательной.
В процессе семинара следуйте трем важным правилам:
1. Вы обязательно должны присутствовать на тех встречах, семинарах и классах, на которые записались. Даже если темы для вас не слишком интересны, вы обязаны участвовать, поскольку компания оплатила ваше пребывание на этом мероприятии.
2. Приходите вовремя. Опоздание негативно сказывается на вашей репутации и репутации вашей компании, название которой написано на вашем бейджике.
3. Обязательно делайте собственные пометки, не полагайтесь на материалы, подготовленные организаторами. Вполне возможно, что многое из того, что показалось вам важным, организаторы семинара не сочли нужным отразить в своих материалах.
Нетворкинг
Внешние мероприятия, особенно конференции и торговые выставки, это прекрасная возможность для нетворкинга. Во время перерывов общайтесь с представителями других компаний или филиалов собственной фирмы. Конечно, вам захочется провести все время с друзьями из своего офиса, но тогда вы упустите прекрасные возможности. То, что вы и незнакомые люди работаете на одну компанию – или в одной сфере, – означает, что у вас много общего. Никогда не знаешь, к чему может привести самая простая беседа. (См. также главу 11.)
ТОРГОВЫЕ ВЫСТАВКИ
Толпы народу, баннеры, музыка, шум… Атмосфера крупной торговой выставки может поначалу напугать. Но тем, кто работает на стендах, очень важно сохранять спокойствие и относиться к каждому человеку, как к самому дорогому клиенту. Участвуя в выставке, помните, что вы представляете не себя лично, а всю свою компанию.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ БЕЙДЖИКОВ
По бейджику люди составляют первое впечатление о вас. И пользоваться им следует определенным образом.
• Приколите бейджик на правую сторону груди, примерно на 10 см ниже плеча. Так людям будет удобно видеть его во время рукопожатий при знакомстве.
• Не носите бейджик вне зала заседания. В идеале бейджик должен быть небольшим, чтобы его можно было положить в карман или сумочку, когда вы будете выходить с заседаний или занятий.
• Не пишите перед своим именем «мистер», «мисс» или «миссис». Технически можно добавить профессиональный титул – например «доктор», но это определяется тем, хочет ли человек рекламировать свои достижения.
• Если бейджик предназначен для деловых мероприятий, то под именем можно указать название должности: «Брюс Уокер, менеджер по производству». Если на мероприятии присутствуют представители разных компаний, то на бейджике должно иметься и название вашей фирмы.
• Если бейджик на шнурке, следите за тем, чтобы он был обращен лицом наружу, а не внутрь.
Основные моменты
У крупных компаний, которые занимают большие стенды, всегда есть целые команды, занимающиеся исключительно оформлением стендов и работой на выставках. Небольшие компании должны заниматься оформлением собственных стендов самостоятельно. Прежде чем отправиться на торговую выставку, познакомьтесь с организацией стенда, чтобы по прибытии знать, что нужно делать.
Сотрудники выставочных павильонов обеспечат вас всем необходимым и доставят оборудование на стенд. Но все остальное – это уже ваша ответственность. Поэтому приезжайте пораньше и не откладывайте оформление стенда на последнюю минуту. Наверняка это займет гораздо больше времени, чем вам кажется.
Вместе с коллегами разработайте график работы. Запланируйте перерывы так, чтобы каждый имел возможность пообедать и размять ноги. Составляя график, помните, что на стенде всегда должен присутствовать кто-то из сотрудников. Лучше всего закусывать и обедать вне стенда, чтобы гости не видели вас за едой.
Будьте пунктуальны и строго соблюдайте установленную очередность дежурств на стенде. На большой выставке очень легко увлечься чем-то интересным, но любая задержка приведет к сбою графика, что будет ощущаться еще долго.
Что надеть на выставку? Многие представители носят униформу компании – рубашки-поло с логотипом компании и брюки-хаки. Будьте аккуратным. Ваша одежда должна выглядеть вполне профессионально. Не забудьте и об уходе за собой.
КАК СПЛАНИРОВАТЬ РАБОЧИЙ ДЕНЬ В ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКЕ?
ВОПРОС: Компания отправила меня в двухнедельную командировку. Во время поездки у нас не было выходных. Мы каждый день работали по десять-двенадцать часов – даже 4 июля и в выходные дни. Должна ли компания предоставить мне дополнительные дни отпуска за работу в выходные и праздничные дни в течение двух недель?
ОТВЕТ: Ваши ожидания вполне обоснованы. Вы должны поговорить с руководством о компенсации за переработку. Но до разговора изучите должностную инструкцию – возможно, там уже описаны компенсации за переработку во время командировок. Если такая политика в компании существует, у вас будут веские доводы в пользу вашей просьбы. Если таких правил нет, используйте ситуацию для демонстрации необходимости принятия подобной политики для избежания проблем в будущем.
Всегда лучше обсудить вопрос компенсаций до деловой поездки. Гораздо проще обсудить это в процессе планирования, чем впоследствии ставить руководство перед фактом.
Учитывайте разницу в стилях работы своих коллег. Вы сможете многому научиться, наблюдая за тем, как более опытный коллега общается с клиентами и потенциальными инвесторами.
Общение с потенциальными клиентами
На торговой выставке люди оценивают компании, останавливаясь у стендов. Это означает, что для вас вдвойне важно следовать правилам делового этикета в процессе демонстрации своего продукта или рассказа об услугах. Встречаясь на стенде с потенциальными покупателями или клиентами, следуйте общим правилам:
• Одевайтесь так, словно вам предстоит встреча с важным клиентом в офисе.
• Разговаривая с гостями стенда, всегда вставайте.
• Обменивайтесь рукопожатием с каждым новым гостем.
• Проявляйте интерес к гостям.
• Уделяйте гостям все свое внимание.
Самое сложное во время работы на выставке – общение сразу с несколькими гостями. Вы должны сделать это так, чтобы не обидеть ни одного из них. Держите визитки наготове, чтобы сразу же вручить их гостям, дожидающимся своей очереди. Поступайте так же, как с теми, кто ожидает телефонного разговора на другой линии: извинитесь перед тем, с кем вы беседуете, повернитесь к вновь пришедшему, вручите ему визитную карточку и скажите: «Вы не могли бы немного подождать? Через минуту я буду в вашем распоряжении». Если видите свободного коллегу, направьте гостя к нему. А при возможности попробуйте договориться о встрече чуть позже.
Даже если с гостем вы ведете чисто светскую беседу, не следует подключать к ней других – разве что подобный шаг подсказывает вам интуиция. Лучше всего уделить каждому из гостей свое безраздельное внимание. То же самое относится и к демонстрации продукта. Если кто-то стоит и наблюдает за процессом, это совершенно нормально. Но ваша демонстрация должна быть ориентирована на того человека, с которым вы общаетесь в данный момент. В то же время дайте понять другому гостю, что, закончив, вы готовы будете уделить свое внимание ему.
«КАК ПРОЙТИ В КАФЕ?»
Учитывая количество людей, которые каждый день будут проходить мимо вашего стенда, вам неизбежно придется отвечать на вопросы о том, как пройти в туалет, кафе или бюро забытых вещей. Да и информационный стенд многим найти бывает нелегко.
Самый разумный подход – вежливо и точно ответить на вопрос, даже если вас спрашивают о том, как пройти к стенду конкурентов. В первый же день познакомьтесь со схемой этажа. Пройдитесь по территории со справочником в руках.
А впоследствии держите справочник под рукой. Когда люди, у которых не окажется такого справочника, спросят у вас, как пройти к стенду той или иной компании, загляните в справочник и вежливо ответьте. Подобное внимание к постороннему человеку может положить начало беседе – и заинтересованности вашим продуктом.
Не забывайте собирать информацию о гостях. Скорее всего, у вас будет устройство, сканирующее бейджики, но не вредно будет попросить и визитную карточку. Неплохо было бы выяснить, когда и как можно связаться с гостем, проявившим заинтересованность. При первой же возможности сделайте пометки на полученной визитке или в сканере, чтобы не забыть важную информацию о госте. Впоследствии ее можно будет использовать для персонализации общения.
Общение с другими участниками выставки
Если вы регулярно бываете на торговых выставках, то, скорее всего, уже знакомы со многими представителями других компаний. Хотя вам наверняка захочется с ними пообщаться и, возможно, встретиться вечером, помните, что главная ваша задача – привлечь клиентов и заинтересовать их бизнесом собственной компании. Чем меньше времени вы проводите со старыми друзьями, тем больше времени сможете уделить потенциальным покупателям.
После выставки
Конечно, вы можете позвонить потенциальному клиенту, который показался вам особо перспективным, но, скорее всего, решите написать ему по электронной почте. Напишите личное письмо каждому перспективному покупателю как можно быстрее – самое позднее через неделю после выставки. Напишите, как приятно вам было пообщаться с этим человеком, выразите надежду на то, что его интерес к вашему продукту когда-нибудь приведет к взаимовыгодному сотрудничеству. Упомяните о неслужебной теме, которую вы обсуждали на выставке, – например, рождение внука. Это сделает ваше письмо более личным и позволит выделиться на общем фоне. Не забудьте включить название своей компании и упоминание о выставке в строку «Тема», потому что адресат может не вспомнить ваше имя: «Акме Дайнамит»; 2016 конференция «Минералы и горнодобывающая промышленность».
РАЗВЛЕЧЕНИЯ
Поскольку поездки на конференции и выставки обычно бывают связаны с посещением других городов или даже курортов, то в них всегда присутствует элемент развлечения. Часы, проведенные вместе, способствуют общению – и необязательно во время вечерних развлечений. Многие компании, участвующие в выставке, арендуют для своих сотрудников специальные помещения, где они могут расслабиться и отдохнуть. В таких зонах могут быть бесплатные закуски, напитки, иногда даже выступают ди-джеи. К числу стандартных развлечений относятся также гольф, групповые экскурсии, посещения ресторанов и шоу.
Конечно, развлечения являются важной частью любого подобного мероприятия, но не стоит слишком увлекаться. Конечно, не нужно быть угрюмым домоседом, но не забывайте, что ваше поведение отражается на вашей компании – как во время работы, так и во время отдыха. Не забывайте: то, что случается в Вегасе, не всегда там и остается.
ПОЕЗДКИ С СУПРУГАМИ
Всегда очень приятно, когда на конференцию или выставку можно поехать вместе с партнером или супругом – за счет компании или за личный счет. Чтобы сразу расставить все точки над «и», познакомьте партнера с расписанием мероприятия. Он должен понимать, когда вы будете заняты, на каких мероприятиях ему можно присутствовать и каковы требования дресс-кода. Внимательный партнер или супруга заранее познакомятся с темой мероприятия, чтобы впоследствии иметь возможность участвовать в беседах. Подобные усилия показывают, что истинная цель мероприятия для вас по-настоящему важна.
Хотя жены, мужья и близкие днем могут заниматься собственными делами, на организуемых компанией вечерних мероприятиях и приемах они обязаны присутствовать. Те же вечерние мероприятия, которые не спонсируются компанией – посещения клубов или поездки в какие-то интересные места, – не являются обязательными ни для самих участников, ни для их партнеров. Танцы до упаду в модном ночном клубе всю ночь напролет могут запомниться вам на всю жизнь – но у подобного времяпрепровождения бывают последствия. Не забывайте, что на следующий день вам придется принимать участие в деловых встречах и семинарах.
ВЕЧЕРНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Иногда вас будут приглашать на вечерние мероприятия самого разного рода – от обычных вечеринок до абсолютно официальных благотворительных приемов. Вы должны заранее подготовиться к подобному и представить себя и свою компанию в наиболее выгодном свете. Конечно, чаще всего такие мероприятия устраиваются просто для развлечения, тем не менее за ними всегда стоят определенные компании.
RSVP. Не забудьте ответить на приглашение или получить пригласительные билеты. Нет ничего более неприятного, чем прийти и понять, что вы забыли купить или забрать билеты и вашего имени нет в списке гостей.
Оденьтесь соответственно. Убедитесь, что вы точно представляете себе дресс-код мероприятия. Можно позвонить организатору и уточнить эту информацию у него. У вас должно быть достаточно времени для подготовки соответствующего костюма. Если мероприятие формальное – например благотворительный бал, – не стоит являться туда одетым слишком свободно.
Не забудьте. Не забудьте захватить визитные карточки и, возможно, чековую книжку (если планируются благотворительные пожертвования).
«ПОМОГИТЕ! Я ЗАСТРЯЛ!»
Вы пришли на вечеринку и начали общаться с гостями. Очень скоро у вас завязывается разговор с неким Джоном Уиндбэгом. Он говорит и говорит, и вы никак не можете от него отделаться. Что же делать в такой ситуации?
Можно извиниться и отойти, чтобы положить себе закусок или что-нибудь налить. Но ведь и ваш не в меру разговорчивый собеседник может последовать за вами к бару. Лучше всего быть честным.
Улучив момент, скажите: «Джон, мне очень приятно с вами беседовать, но мой начальник хочет, чтобы я общался и с другими гостями тоже. Мы можем вернуться к этому разговору позже. Я был очень рад с вами поговорить». Улыбнитесь и отправляйтесь к другим гостям.
Подготовьте своего спутника. Если вы идете не один, ваш спутник должен знать, чего ожидать от мероприятия: рукопожатий, знакомств, светских бесед, деловых разговоров. Расскажите о дресс-коде и о том, что планируется во время мероприятия.
Не забывайте об умеренности. Хотя вечер может быть просто потрясающим, не забывайте об умеренности: не стоит брать на себя роль добровольного тамады, устраивать безумные танцы или налеты на буфет. Не увлекайтесь и напитками в баре.
Благодарность. На следующий день напишите благодарственное письмо хозяевам или организаторам, чтобы они знали, что вам все понравилось.
НА КОРПОРАТИВАХ
Корпоративы – отличная возможность завязать связи с сотрудниками из разных отделов, ощутить командный дух, поблагодарить всех за напряженную и эффективную работу. Хотя атмосфера на таких мероприятиях более свободная и расслабленная, чем на торговых выставках и конференциях, все же очень важно, чтобы вы (и ваша супруга) вели себя достаточно достойно и профессионально.
Участие
Компания оплатила ваше присутствие на корпоративе. Обычно такие мероприятия призваны укрепить командный дух и сплотить сотрудников, поэтому очень важно участвовать во всем, что организует ваша компания. Если вам предлагают вместе со всеми отправиться в «веревочный парк» для укрепления командного духа, соглашайтесь и постарайтесь извлечь из этого мероприятия максимум пользы и удовольствия. Недовольство и едкие замечания не принесут никакой пользы. Негативное настроение не способствует популярности и повышению репутации в глазах руководства.
Вечерние мероприятия могут быть формальными, и на них иногда приглашают супругов. Поскольку такие приемы более социальны, чем обычные вечеринки после работы, вы можете расслабиться и получить удовольствие от еды и напитков. Но никогда не забывайте об умеренности. Одно дело – аплодировать исполнителям и хвалить качество и разнообразие буфета. Совсем другое – выскочить на сцену или перекладывать на свою тарелку содержимое целого блюда.
Ваш супруг или партнер должен быть готовым к общению и разговорам. Помните: совсем необязательно говорить только о бизнесе. Поговорите об увлечениях и интересах – это отличный способ сблизиться с коллегами по работе.
Когда наступает время подарков – а многие компании делают сотрудникам презенты на корпоративах, – не забывайте о правилах поведения. Если каждому сотруднику дарят две пары темных очков, не следует брать три или четыре, думая, что никто не заметит.
Благодарность
Не забудьте написать благодарственное письмо организатору корпоратива – сразу же, как вернетесь домой. Такие мероприятия требуют значительных усилий. Продемонстрируйте то, что вы цените все, что компания делает для вас, и хотите высказать свою благодарность.
