15

Жить продуктивно

Продуктивность – это не о том, что надо работать больше всех, искать себе занятие или сидеть до поздней ночи… Скорее это о приоритетах, планировании и решительном отказе от бесполезной траты времени.

Маргарита Тартаковски

Эбенезер Скрудж мог бы быть выкинут на свалку истории литературы, если б он не начал действовать. Всем сердцем восприняв свое новое предназначение и воодушевившись наполнившим его приоритетом, он без раскачки принялся за дело.

Полезная деятельность полностью изменяет жизни.

«А ну-ка, покажем им, какая от нас польза!» – этот клич не раздается в фильмах в момент, когда кавалерия идет в атаку. Это далеко не первое, что использует наставник, менеджер или генерал в качестве призыва, который должен воздействовать на чувства и вдохновить подчиненных. Это не то, что вы говорите себе, глубоко вздохнув перед погружением в сложную проблему или в перипетии конкурентной борьбы. И Диккенс тоже не вкладывал ничего подобного в уста Скруджа, решившего стать хозяином своей новой жизни. И тем не менее Скрудж был именно полезен, или продуктивен, а продуктивность — лучшее из слов, которое можно применить для описания того, что вы хотите видеть в своей работе, когда важен ее результат.

Мы все время что-нибудь делаем: работаем, развлекаемся, едим, спим, стоим, сидим, дышим. Пока мы живы, мы чем-то занимаемся. Даже безделье – занятие. Вопрос не в том, заняты мы чем-то или нет, вопрос в том, чем именно. Иногда это неважно, а иногда – очень важно. И во втором случае то, что мы делаем, определяет нашу жизнь в большей степени, чем что-либо другое. В конечном итоге создать жизнь, полную выдающихся достижений, значит просто извлекать максимум пользы из того, что мы делаем, если это важное дело.

Жить продуктивно – значит получать выдающиеся результаты.

Когда я учу продуктивности, я всегда начинаю с вопроса:

– Какую систему тайм-менеджмента вы используете?

Ответов столько же, сколько людей в классе: бумажный календарь, электронный календарь, ежедневник, еженедельник и т. д. Я выслушиваю это, а затем спрашиваю:

– А как вы выбрали ваш вариант?

В ответ мне рассказывают о цветах, размерах, формах, ценах и всем чем угодно. Но мои слушатели всегда имеют в виду формат, а не функцию: какое оно, а не как оно работает. И поэтому, когда я говорю:

– Ну ладно, а все-таки, какую систему вы используете? – мне всегда отвечают недоуменным вопросом:

– В каком смысле?

Я задаю вопрос:

– Хорошо, если у всех одинаковое количество времени в распоряжении, а некоторые зарабатывают больше, чем другие, можем ли мы сказать, что заработок определяется тем, как мы используем свое время?

Все всегда согласны, и я продолжаю:

– Если это так, и время – деньги, тогда лучший способ описать систему управления временем, наверное, – показать, сколько денег она приносит. Итак, какая у вас система: 10 000 долларов в год? 20 000? 50 000, 100 000 или 500 000 – долларовые системы? Система на 1 000 000 долларов и больше?

Тишина.

Наконец всегда найдется кто-то с вопросом:

– А откуда нам знать?

На что я отвечаю:

– А сколько вы зарабатываете?

Если деньги – метафора результатов, то в этом нет ничего сложного: оценка успешности систем управления временем должна производиться на основе их продуктивности.

Странная особенность моей жизни в том, что я никогда не работал ни для кого, кто не был бы миллионером или не стал им впоследствии. Я не поступал так нарочно – так получилось. И главный урок, который я извлек из этого, в том, что самые успешные люди – это самые продуктивные люди.

Моя цель теперь – не сделать больше, а делать меньше.

Франсин Джей

Продуктивные люди успевают сделать больше, получают лучшие результаты и зарабатывают за то же время намного больше остальных. Это так, потому что они посвящают максимум времени, чтобы быть продуктивными в своем главном приоритете – их ОДНОЙ вещи. Они выделяют ей время и тщательно оберегают это время. Они увязали последовательное выделение времени для работы с приоритетами с выдающимися результатами, к которым стремятся.

Рис. 26 Назначьте себе время и соблюдайте его.

Выделение блока времени

Я часто говорю, что отношусь к «старинному роду сонь». Обычно это воспринимается как хорошая шутка, но это правда. Иногда кажется, что мои гены имеют больше общего с генами черепахи, а не зайца. А с другой стороны, некоторые мои коллеги обладают такой кипучей энергией, что в прямом смысле слова не могут усидеть на месте. Удивительно: им удается подолгу засиживаться в офисе, и это их не выматывает! Когда я пытаюсь им в этом подражать, через неделю мой организм просто отказывает. Я убедился, что, как я ни старайся, я не могу работать дольше, чем позволяют мне мои орудия труда. Я просто не могу физически. И с учетом этих ограничений я должен был найти способ быть продуктивным в рамках времени, которое я могу проводить на работе.

В чем состоит решение? В выделении времени.

Рис. 27 Все Остальное занимает ваш рабочий день почти целиком.

Большинство людей считают, что времени на успех всегда не хватает, но оно появляется, если начать выделять блоки времени. Такой взгляд на время и на его использование в высшей степени ориентирован на результат. Это способ обеспечить выполнение того, что должно быть выполнено. Александр Грэхем Белл говорил: «Сконцентрируйте все свои мысли на выполняемой работе. Солнечные лучи ничего не подожгут, если их не сфокусировать». Выделяя время, вы подчиняете свою энергию и направляете ее на свою наиболее важную работу. Это самый мощный инструмент увеличения продуктивности.

Итак, возьмите календарь и выделите в нем время, необходимое для выполнения вашей ОДНОЙ вещи. Если эта ОДНА вещь – разовое дело, выделите соответствующие часы и дни. Если это что-то регулярное, выделите соответствующее время в каждом дне, чтобы это вошло в привычку. Все остальное – другие задачи, бюрократия, «электронка», звонки, совещания и пр. – подождет. Выделяя время, вы делаете свой день предельно производительным и можете поступать так же до конца своих дней.

Если же вы, увы, похожи на большинство людей, ваш типичный рабочий день будто состоит из 27 часов, и при этом времени на то, чтобы заняться важнейшими делами, остается все меньше.

День высокопродуктивного человека строится несколько иначе (см. рис. 28).

Рис. 28 Ваша ОДНА вещь получает достойную долю рабочего времени!

Если один из видов деятельности приводит к непропорциональным результатам, то этому виду деятельности надо уделить непропорциональный отрезок времени. Каждый божий день задавайте себе этот Фокусирующий Вопрос по поводу выделенного времени: «Какую ОДНУ вещь я могу сделать сегодня для моей ОДНОЙ вещи, чтобы результаты сделали все остальное проще или вообще ненужным?» Ответив на него, вы займетесь самой важной частью своей самой важной работы.

Вот так результаты становятся выдающимися.

Рис. 29 Ваш календарь с выделенными блоками времени.

Тот, кто поступает таким образом, не только становится самым ценным работником, но и получает больше возможностей для развития карьеры. Медленно, но верно, благодаря своей ОДНОЙ вещи они становятся известными и «незаменимыми» в своей организации. В конечном итоге никто не представляет себе и не хочет допускать и мысли о том, чтобы расстаться с ними. (Кстати, так же справедливо и прямо обратное в отношении тех, кого засасывает «все остальное».)

Закончив работу над своей ОДНОЙ вещью на данный день, остаток времени можно посвятить всему остальному. Используйте Фокусирующий Вопрос, чтобы определить свой следующий приоритет, и выделите этой задаче время, которого она заслуживает. Повторяйте этот прием вплоть до завершения рабочего дня. Сделав «все остальное», вы, возможно, и будете спать спокойнее, но это никак не поможет получить назначение на более высокую должность.

Выделение блоков времени оперирует на том же поле, что и календарь встреч, с единственной разницей: в нем не имеет значения, с кем именно будут проводиться встречи. Поэтому когда вы знаете свою ОДНУ вещь, назначьте встречу с самим собой, чтобы заняться ею. Каждый день великие продавцы создают новые возможности для продаж, великие программисты программируют, а великие художники пишут картины. Возьмите любую профессию или любую должность и впишите недостающее. Великие успехи не замедлят появиться, когда каждый день их достижению уделяется достойное количество времени.

Чтобы достигать выдающихся результатов и испытать величие, выделяйте время на следующие три вещи в предложенном порядке:

1. Блок свободного времени

2. Временной блок для ОДНОЙ вещи

3. Временной блок на планирование

1. Выделение блока свободного времени

Наиболее успешные люди начинают свой год с того, что планируют свое свободное от работы время. Почему? Они знают, что им оно потребуется, и знают, что смогут себе это позволить. По правде говоря, самые успешные из успешных считают, что они работают в перерывах между отпусками. А с другой стороны, самые неуспешные не резервируют это время из-за неуверенности, заслуживают ли они этого и смогут ли себе позволить. Заранее планируя периоды своего отдыха, вы на самом деле приспосабливаете свое рабочее время к нерабочему, вместо того чтобы делать наоборот. Кроме того, вы заблаговременно предупреждаете о своем отсутствии остальных, с тем чтобы и они могли планировать соответствующим образом. Если вы хотите стать успешным, начните с того, чтобы позаботиться о времени, нужном для восстановления сил и собственного удовольствия.

Отдыхайте. Планируйте себе длинные выходные и отпуска и используйте их. После них вы будете работать продуктивнее, потому что вернетесь, отдохнув и расслабившись. Для правильного функционирования все нуждается в паузах, и вы не исключение.

Отдыхать настолько же важно, как и работать. Правда, есть успешные люди, которые игнорируют это правило, но они не служат нам примерами для подражания. Они преуспевают вопреки тому, что не отдыхают и не восстанавливаются, а не благодаря этому.

2. Временной блок для вашей ОДНОЙ вещи

Спланировав время отдыха, приступайте к выделению временных блоков для вашей ОДНОЙ вещи. Да, вы прочитали правильно. Ваша самая главная работа идет второй по порядку. Почему? Потому что вы не можете уверенно поддерживать успешность, пренебрегая временем для восстановления. Выделите временные блоки для отдыха, а затем дайте время своей ОДНОЙ вещи.

Самые продуктивные люди, получающие выдающиеся результаты, строят день вокруг своей ОДНОЙ вещи. Самую важную встречу они проводят ежедневно сами с собой и никогда не пропускают ее. Если они заканчивают с ОДНОЙ вещью до того, как истечет выделенный на нее временной блок, они используют Фокусирующий Вопрос, чтобы он подсказал им, как использовать оставшееся время.

Похожим образом в случаях, когда ОДНА вещь подразумевает выполнение какой-то конкретной задачи, они выполняют ее, невзирая на время. В книге «География времени» Роберт Ливайн указывает, что большинство людей работают по «часам»

(«Уже 5 часов, я пошел, до завтра»), тогда как другие работают по «ситуации» («Мое рабочее время закончится с выполнением работы»). Поразмыслите над этим. Фермер не заканчивает в какое-то определенное время – он отправляется домой, только подоив всех коров. То же относится и к любому другому занятию, в котором важен результат. Самые продуктивные люди работают по ситуации. Они не уходят, пока на закончат со своей ОДНОЙ вещью.

День – период времени, состоящий из 24 часов, в основном проходящих без толку

Амброз Бирс

Чтобы это получалось, главное – по мере возможности выделять временной блок в самом начале дня. Оставьте себе от 30 до 60 минут на то, чтобы разобраться с неотложными утренними делами, а затем принимайтесь за ОДНУ вещь.

Я рекомендую один 4-часовой временной блок в день. Это не опечатка. Повторюсь: 4 часа в день. Если честно, то это минимум. Сможете больше – вперед.

В своей книге «О писательстве» Стивен Кинг описывает порядок своей работы. «Мой собственный график довольно прост. Утро принадлежит новому – сочинениям, находящимся в работе. Время после обеда отдается сну и письмам. Вечера – чтению, семье, бейсболу по телевизору и очень срочным правкам. В основном мое лучшее время для письма – по утрам». 4 часа ежедневно могут напугать вас больше, чем любой из романов Кинга, но с его результатами не поспоришь. Стивен Кинг – один из самых успешных и плодовитых писателей нашего времени.

Каждый раз, когда я рассказываю об этом, находится кто-то, кто говорит:

– Ну да, Стивену Кингу-то это просто – он же Стивен Кинг!

На это я обычно отвечаю:

– Думаю, вам стоит спросить себя: он делает так, потому что он – Стивен Кинг, или он стал Стивеном Кингом именно потому, что делает так?

На этом дискуссия всегда кончается.

Как и многие другие успешные писатели, на заре карьеры Кингу приходилось выделять на писательство любое время, какое только возможно: по утрам, по вечерам и даже в обеденный перерыв, потому что его работа не позволяла заниматься делом, которому он хотел посвятить жизнь. Когда появились выдающиеся результаты и он стал зарабатывать на жизнь своей ОДНОЙ вещью, он получил возможность выделять время на свои занятия на более постоянной основе.

Результативность является следствием того, что делаются нужные, правильные вещи. А эффективность является следствием того, что правильно создаются эти самые вещи.

Питер Друкер

Секретарь нашего подразделения недавно стала выделять большие временные блоки на проектную работу. Сначала это было непросто. Ее постоянно отвлекали. Электронная почта попискивала, коллеги заходили и постоянно требовали уделить им время. Это были даже не отвлечения – это была ее обычная работа. В конце концов ей пришлось позаимствовать ноутбук и забронировать себе переговорную комнату, чтобы не отвлекаться на «гостей» и случайные и несрочные запросы. Но буквально через неделю все уже привыкли к тому, что ее не бывает на месте в определенные часы, и приспособились к этому. Это заняло всего неделю, а не месяц или год. Неделю. Совещания переназначили, и жизнь пошла своим чередом. А сотрудница сумела стать намного более продуктивной.

Независимо от того, кем вы работаете, выделять большие временные блоки очень полезно.

В эссе Пола Грэхема «График творца, график менеджера» (2009) подчеркивается необходимость выделения больших периодов времени. Грэхем, один из создателей инновационной венчурной фирмы Y Combinatory считает, что использование времени сотрудниками в традиционной бизнес-культуре (или то, как их заставляют его использовать) является сдерживающим фактором для того самого роста продуктивности, к которому эта культура призывает стремиться.

Грэхем делит всю работу на две категории: творец (изготовитель или созидатель) и менеджер (надзиратель или управляющий). Время «творца» требует больших отрезков времени для написания программных кодов, развития идей, найма персонала, производства продукции, воплощения планов и пр. Это время лучше делить на отрезки по полдня. Время «менеджера», напротив, делится на часы. Это время перетекает от одной встречи к другой, а поскольку люди, поставленные надзирать и управлять, обладают властью и авторитетом, то «они могут заставить остальных перестроиться под свой ритм». Это может приводить к конфликту, когда тех, кто нуждается во времени творца, будут вытаскивать на совещания, разрушая те самые большие временные блоки, во время которых они продвигаются вперед и продвигают свою компанию. В соответствии с этой идеей Грэхем создал в Y Combinator корпоративную культуру, полностью основанную на времени творца.

Чтобы получить выдающиеся результаты, творите по утрам и управляйте во второй половине дня. Если вы не будете ежедневно выделять время для своей ОДНОЙ вещи, ее не удастся сделать никогда.

3. Выделите временной блок для планирования

Последний из приоритетов для выделения временных блоков – планирование. Это время, когда вы размышляете о том, где вы сейчас и куда хотите попасть. Для годового планирования установите время ближе к концу текущего года, когда вам станет лучше понятна перспектива, но не настолько близко, чтобы не успеть на стартовую позицию в начале следующего. Вновь посмотрите на свою цель на когда-нибудь и на пятилетие и оцените прогресс, которого нужно достичь в следующем году, чтобы оставаться на верном пути. Вы даже можете добавить новые цели, скорректировать старые или исключить те, что более не отвечают вашему предназначению и потребностям.

Выделите один час еженедельно на обзор своих годовых и месячных задач. В первую очередь задайте себе вопрос, что должно произойти в этом месяце, чтобы вы оставались в рамках своих годовых целей. Затем спросите себя, что должно произойти на этой неделе, чтобы вы уложились в свои цели на этот месяц. В принципе вы задаете себе вопрос: «Исходя из текущего момента, что есть ОДНА вещь, которую мне нужно сделать, чтобы остаться в рамках своих месячных целей, которые остаются в рамках годовых задач?» Вы выстраиваете доминошки. Решите, сколько времени вам для этого нужно, и зарезервируйте его в своем календаре. Получается, выделяя время на планирование, вы выделяете время на выделение времени. Задумайтесь об этом.

В июле 2007 г. разработчик программного обеспечения Брэд Айзек поделился секретом продуктивности, который он, по его словам, узнал от комика Джерри Сайнфелда. Когда Сайнфелд, еще не будучи широко известен, регулярно гастролировал, Айзек встретился с ним у свободного микрофона в клубе и задал вопрос, что нужно, чтобы стать хорошим комиком. Сайнфелд сказал, что главное для этого – писать шутки (обратите внимание: это его ОДНА вещь) ежедневно. Для этого он придумал следующее: повесил на стену большой календарь-ежегодник и жирным красным крестом перечеркивал каждый день, когда оттачивал свое мастерство.

Рис. 30 X собираются в Хорошие результаты.

– Через несколько дней у вас уже будет цепочка, – сказал Сайнфелд. – Продолжайте в том же духе, и цепочка будет удлиняться с каждым днем. Еще через несколько недель вам будет очень нравиться вид этой цепочки. Главная задача – чтобы цепочка не прерывалась. Не рвите ее.

В методе Сайнфелда мне нравится то, что он соответствует всему, что я считаю правильным. Это просто. Это основано на ОДНОЙ вещи, и это стимулирует само по себе. Вы смотрите на календарь и ужасаетесь: «Как я могу подписаться делать это в течение целого года?» Но система устроена так, чтобы сводить вашу величайшую цель на уровень текущего момента, и просто фокусирует вас на том, чтобы поставить следующий жирный красный крест. Как сказал Уолтер Эллиотт, «упорство – не бег на длинную дистанцию; это множество коротких забегов, которые следуют один за другим». По мере выполнения этих коротких забегов и удлинения цепочки все становится проще и проще. Стимул и мотивация начинают брать свое.

Волшебство в том, чтобы опрокидывать свою главную доминошку день ото дня каждый день. Все, что требуется, – не рвать цепочку, и в один прекрасный день вы обретете замечательную новую жизненную привычку – привычку выделять время.

Просто? Да, но при условии, что вы умеете защищать свое выделенное время.

Защищайте время, которое вы выделили

Выделить время несложно – защищать трудно. Окружающему миру неизвестно о вашем предназначении и приоритетах, и он не несет за них ответственности в отличие от вас. Поэтому защищать свое время от тех, кто не знает, что для вас самое важное, и от себя самого на случай, если вы об этом забудете, – ваше дело.

Лучший способ защиты выделенного времени – установка на то, что эти временные блоки несдвигаемы. Поэтому, если кто-то пытается вас занять в это время, просто извинитесь, скажите, что вы уже заняты, и предложите другой вариант взамен. Если человек этим огорчен, то тем самым вы уже выразили свое сочувствие, но при этом остались непреклонны. Люди, ориентированные исключительно на результат (те самые, кто проявляет самую большую требовательность по отношению к собственному времени), поступают так ежедневно. Они участвуют только в самом важном.

Самое сложное – отвечать на запросы высокого уровня. Как вы откажете кому-то важному – боссу, ключевому клиенту, маме, – кто просит вас сделать что-то очень срочно? Можно сказать «да», уточнив при этом, подойдет ли просящему, если вы сделаете это в какой-то определенный срок в будущем. Чаще всего такие запросы поступают, когда надо срочно что-то поручить, а не сделать немедленно, и поэтому просящий чаще всего хочет убедиться, что этим займутся и сделают. Иногда дело действительно касается того, что должно быть выполнено теперь же, и вам придется бросить начатое и заняться исполнением запроса. В таких случаях руководствуйтесь правилом «утратил – замени» и сразу же перепланируйте свой выделенный временной блок.

Теперь что касается вас. Если вы и так чувствуете, что перегружены и перерабатываете, может показаться, что выделение времени – большая проблема. Трудно представить себе, как сделать все остальное, если на ОДНУ вещь выделяется столько времени. Главное тут – полностью усвоить, что падение доминошек, происходящее в результате выполнения ОДНОЙ вещи, может повлечь за собой и то, что многое станет проще или вообще не нужно. Когда я приступил к выделению временных блоков, над головой у меня висел лист бумаги, гласивший: «Пока я не сделаю мою ОДНУ вещь, все остальное меня только отвлекает». Попробуйте сделать так же. Поместите такой лозунг на место, откуда он будет хорошо виден и вам, и окружающим. А затем превратите его в мантру для повторения себе и окружающим. С течением времени остальные поймут, как вы работаете, и станут вас поддерживать в этом. Вот увидите.

Последнее из того, что может выбить вас из выделенного времени, – неспособность освободиться от посторонних мыслей. Изо дня в день ваша потребность в работе над другими предметами, помимо вашей ОДНОЙ вещи, может оказываться главным препятствием. Сама по себе жизнь не упрощается в момент, когда вы сужаете ваш фокус, и всегда существуют другие вещи, требующие неотложного внимания. Так бывает всегда. Поэтому, когда в вашей голове всплывает что-то из этой серии, просто впишите это в перечень задач и продолжайте заниматься тем, чем занимались. То есть вам нужно просто выгрузить это из головы и отложить подальше до нужного момента.

В конечном счете нанести урон вашему выделенному временному блоку способны многие вещи. Вот четыре испытанных способа, которые помогут вам бороться с отвлечениями и сохранять в поле зрения свою ОДНУ вещь.

1. Постройте бункер. Найдите себе место для работы в стороне от троп, которыми ходят прерыватели и отвлекатели. Если у вас свой кабинет, запаситесь табличкой «не беспокоить». Если вы работаете в общем зале, попросите разрешения поставить дивайдер. Или найдите себе какое-то другое рабочее место. Бессмертный Эрнест Хемингуэй жестко придерживался рабочего графика, ежедневно в 7 утра начиная работать в собственной спальне. Смертный, но очень талантливый автор бизнес-книг Дэн Хит «купил старый лэптоп, снес в нем все браузеры, а до кучи – все драйверы беспроводной сети» и ходил с этой «ретромашиной» работать в кофейню, чтобы не отвлекаться. Посредине между двумя этими экстремальными значениями вы можете поискать себе незанятое помещение и просто закрыть дверь изнутри.

2. Сделайте запасы. Держите под рукой все принадлежности, материалы, закуски и напитки, которые вам могут понадобиться, и не покидайте свой бункер ни при каких условиях, за исключением походов в туалет. Простой поход к кофеварке может сбить вас с толку на целый день, если вы встретите кого-то, кто ищет себе компанию.

3. Берегитесь мин. Отключите телефон, закройте электронную почту и выйдите из Интернета. Ваша важнейшая работа заслуживает 100 % вашего внимания.

4. Заручитесь поддержкой. Сообщите тем, кто может вас искать, чем вы заняты и когда освободитесь. Удивительно, сколько поддержки выказывают люди, если они в общих чертах понимают, что вы делаете и когда будете доступны.

Если все же вам приходится продолжать ожесточенные бои за возможность выделения времени, используйте Фокусирующий Вопрос: «Что есть ОДНА вещь, которую я могу сделать, чтобы ежедневно защищать свое выделенное время, в результате чего все, что я могу делать еще, станет проще или не нужно?»

Важные мысли

1. Увязывайте. Выдающиеся результаты становятся возможны, когда ваше направление движения полностью увязано с тем, что вы делаете сегодня. Черпайте из своего предназначения и позвольте ему ясно указывать вам ваши приоритеты. При наличии ясных приоритетов остается только начать работу.

2. Выделяйте время для вашей ОДНОЙ вещи. Лучший способ осуществить вашу ОДНУ вещь – регулярно назначать встречи с самим собой. Выделяйте время ежедневно по утрам и выделяйте его помногу – не менее 4 часов! Думайте об этом так: если б ваше умение выделять время попало под суд, хватило бы в вашем календаре доказательств, чтобы его осудить?

3. Защищайте свое выделенное время любой ценой. Выделенное время приносит пользу только в случае, если ваша мантра звучит как «ничто и никто не имеет права отвлекать меня от моей ОДНОЙ вещи». Увы, ваша решительность не помешает окружающим пытаться это делать, поэтому будьте изобретательны и проявляйте непоколебимую твердость. Ваш выделенный временной блок – ваше самое важное совещание за весь день, поэтому вам нужно защищаться изо всех сил.

Люди достигают выдающихся результатов не потому, что они тратят на это больше времени. Им это удается, потому что они успевают сделать больше за такое же время.

Выделить время – одно дело, продуктивно использовать его – совсем другое.