Итак, у нас есть поле календаря. Оно выглядит практически одинаково в любом планировщике – в программе или в ежедневнике (еженедельнике).

Типичная ошибка планирования выглядит так: в поле календаря вставляют только встречи, дела же заносят в раздел «Список дел» (например, в программе Microsoft Outlook это делается путем создания новой задачи). Почему же я считаю это ошибкой, более того, ошибкой серьезной? Давайте порассуждаем.

Мы говорили о том, что «режим гроссмейстера» предполагает, что в конкретное время мы занимаемся одним делом целиком, или частью большого дела, выбранной в результате декомпозиции и расстановки приоритетов, или несколькими небольшими делами. При этом с точки зрения использования времени характер намеченных дел не имеет никакого значения. Это может быть встреча с человеком, совещание или письмо турецкому султану, и происходить оно будет в конкретный день, в запланированный и прошитый интервал времени – допустим, с 12:00 до 14:00. Ничем другим в это время мы заниматься не сможем.

Если же мы в поле календаря планируем встречи, а дела оставляем в отдельном списке, пусть и приоритизированном, но не прошитыми на день и час, то в их выполнении наступит хаос. Вы не сможете знать, когда и что вы собираетесь делать и сколько времени это займет, а поэтому не сможете прогнозировать, что сделаете, а что нет. Реальная оценка возможностей с точки зрения ресурса времени невозможна, что неизбежно приведет работе в режиме «сделаю сколько успею». В результате вы сделаете то, что на ходу выберете из списка, а вовсе не то, что обязательно нужно было сделать именно в этот день.

Когда вы прошиваете в поле календаря и встречи, и дела, вы заранее оцениваете, сколько можно успеть на самом деле. Вы видите, что время не безгранично. Если что-то из желаемого уже некуда прошивать, можно еще раз вернуться к расстановке приоритетов, проанализировать конфликт «хотелок» со всех сторон и в итоге прийти к оптимальному решению. И в итоге сделать то, что запланировали, а не то, что успели.

В отличие от календаря список дел может иметь неограниченную длину, в него можно внести сколь угодно большое количество задач. Реальные возможности вы увидите, лишь прошивая календарь взятыми из списка и декомпозированными до уровня мероприятий делами и встречами.

Мероприятия категорий А и В нужно прошивать только в календарь. Мероприятия категорий С и D можно держать там, где удобно – их мы будем выполнять только в том случае, если у нас найдется свободное время, в которое дела категорий А и В нецелесообразно выполнять по каким-либо причинам, которые мы обсуждали в главе о процедуре «Расстановка приоритетов».

Некоторые преподаватели и бизнес-тренеры, в том числе Стивен Кови, наглядно демонстрируют этот принцип на примере наполнения ведра, в которое сначала кладут крупные камни, потом последовательно заполняют оставшиеся пустоты мелкими камнями, галькой и песком, а в самом конце наливают в ведро воду. Очевидно, крупные камни не поместились бы в ведро, если бы мы сначала наполнили его песком и галькой, – так и значимые, важные дела, благодаря которым мы планируем достигнуть наших целей, следует прошивать в календарь в первую очередь.

Итак, еще раз осозна́ем: время – жесткий ресурс, его не бывает мало или много, его всегда одинаково. Для меня метафорический образ времени применительно к недельному расписанию – трехлитровая стеклянная банка. У вас и у ваших подчиненных есть календари, и в них, увы, можно разместить не все, что хочется или кажется нужным (важным), а строго определенное количество мероприятий (желательно, чтобы они были выбраны осмысленно). И никаких «как-нибудь надо попытаться», «делайте что хотите, но чтобы все успеть» или «если схитрить и не посмотреть, то все как-нибудь получится». Профессиональный подход не может содержать допусков «как-нибудь» и прочих «авось». Никаких чудес, сплошной «сопромат».

Грустно? Еще бы. Объективная реальность, осознанная с помощью правильных методик, часто вызывает такие эмоции у людей неподготовленных. Зато профессионалам это дает огромные возможности. И если после процедуры декомпозиции возникает оторопь: «Ничего себе, как много у нас дел…», то после процедуры «Прошивка календаря» оторопь усиливается: «Ничего себе, как мало у нас времени…» На самом же деле и дел не много, и времени не мало – сколько есть. Мы просто увидели дела и время в одном, реальном масштабе, и это не должно пугать тех, кто считает, что быть зрячим – правильно. На прочих же я не рассчитываю.