Не имея цели вдаваться в детали такой обширной темы, как управление проектами, коротко изложу те выгоды, которые может принести компании проектный офис.

Выгода № 1: специалист по управлению проектами, пусть и в одиночестве, может и должен оказывать содействие внедрению программ, позволяющих строить сетевые графики. Без такой поддержки все, кто будет вынужден изучать эти программы и взаимодействие их с другими, уже внедренными программами, должны будут взвалить на себя воистину непосильную ношу. Справятся только самые продвинутые и одновременно самые мотивированные юзеры, у остальных же появится отличный набор разнообразных и действительно объективных объяснялок, почему не получилось.

Выгода № 2: специалист (или несколько специалистов, объединенных в «проектный офис») должны консолидировать сетевые графики подразделений и проектных команд (если таковые будут) в единый формат и, разумеется, поддерживать его актуальность с должной регулярностью.

Выгода № 3: специалисты с необходимой регулярностью должны обеспечивать руководителей набором отчетов нужной формы, позволяющих видеть то, что им нужно, когда нужно и настолько глубоко, насколько нужно. В этих отчетах могут быть обозначены и отклонения от плана с указанием возможных размеров этих отклонений. Например, вы хотите знать, когда рытье канавы отклонится от графика на 2 дня, более мелкие отклонения вас не беспокоят.

Обычный IT-департамент с этими задачами, как правило, не справляется, и лучше не включать поддержку управленческого планирования в перечень его функций. Включать проектный офис в структуру ИТ – подразделения стоит только в том случае, когда его руководитель является одновременно фанатом планирования и профессиональным руководителем в не меньшей степени, чем ИТ-специалистом. Образно говоря, в задачи проектного офиса должно входить создание корпоративной «ходовой рубки», благодаря устройствам и приборам которой руководство может получать нужную информацию в любом потребном виде, необходимом и достаточном для принятия решений, а также в любой момент иметь возможность более глубоко включиться в ход работ. Например, вы увидите отклонения, увидите, на каком участке они возникли, но, чтобы понять причины, вам нужно будет уже проводить те или иные встречи с участниками проектов.

Заманчиво? Да. Именно поэтому на проектный офис часто пытаются взвалить вовсе не свойственные ему функции вроде контроля и анализа, а специалисты по управлению проектами, гордящиеся своей профессией или желающие повысить свой «вес» в компании, с радостью берут на себя эти самые функции. В итоге в системе корпоративного управления появляются непонятные «линии власти», ломается субординация, появляется множество лишних сущностей и все очень сильно запутывается, а вместо ожидаемого облегчения управленческой нагрузки возникают избыточные сложности. Поэтому этих ошибок допускать не стоит, используйте все по назначению, и будет вам счастье.