Глава 11. Mystery shopping

Анализируя методы исследования, применяемые в нашей компании, я обратил внимание на то, что метод Mystery shopping у нас до сих пор не в почете. А ведь он является не только популярным методом оценки работы собственного персонала, но и полезен для изучения конкурентов. Уже сами слова «тайный покупатель» или в английском варианте «mystery shopping» вызывают интерес и интригуют. И, нужно сказать, что вполне заслуженно, ведь метод «тайного покупателя» позволяет выявить то, что часто скрыто от владельцев бизнеса, руководителей разного звена – качество работы собственного персонала и конкурентов.

Википедия определяет этот метод следующим образом: «Тайный покупатель (от англ. Mystery Shopper/Secret Shopper, также мнимый покупатель) – метод исследования, который применяется как в рамках маркетингового исследования, направленного на оценку потребительского опыта, полученного клиентом в процессе приобретения товара или услуги, так и с целью решения организационных задач, например, измерения уровня соблюдения стандартов обслуживания клиентов сотрудниками в организации и др.».

Mystery shopping может быть использован для оценки качества работы всего персонала, имеющего отношение к контактам с покупателями, но наиболее часто он используется для контроля работы продавцов оптового или розничного звена. Также он исключительно полезен в деле изучения конкурентов. У меня есть свой опыт применения этого метода. В бытность работы консультантом мы разрабатывали для дилера одной известной всему миру автомобильной компании КСО (корпоративный стандарт общения), который фактически представляет собой подробную инструкцию поведения специалистов по продажам в ходе коммуникаций с клиентами.

КСО был разработан для продавцов, работающих в салоне с физическими лицами. Для разработки КСО был использован уже имеющийся в компании положительный опыт, а также было проведено изучение конкурентов. Наши специалисты отправлялись в салоны продаж основных конкурентов под видом покупателей и изучали их технологии продаж. Фактически их действия представляли собой одновременно Mystery shopping и бенчмаркинг. В результате КСО стал документом, в которой был интегрирован весь положительный опыт салонов по продаже автомобилей.

После того как КСО был одобрен руководителями компании, нужно было внедрить его в действие. Руководители компании еще в ходе разработки документа говорили о том, что написать хорошую инструкцию это еще полдела, а может, и треть дела. Внедрить ее в практику повседневного применения продавцами – вот в чем основная трудность!

Первым этапом внедрения стало обучение продавцов, они отработали положения инструкции и высказали свое мнение о ней. Затем в КСО были внесены небольшие корректировки (больших не потребовалось, потому что уже во время его разработки продавцы принимали активное участие в работе). Таким образом, все продавцы согласились с тем, что КСО вполне готов к применению, и подтвердили, что будут следовать ему впредь. А что дальше? А дальше уже было принято решение проверить насколько качественно через неделю продавцы будут действовать, в какой степени они будут применять КСО. В течение недели мы договорились с несколькими своими знакомыми, что они приедут в салон под видом покупателей и будут выбирать себе автомобиль, то есть станут «тайными покупателями».

Подчеркну важный момент – в качестве «тайного покупателями» нужно привлекать компетентного в данной сфере человека (или сделать его таковым за счет обучения), обладающего минимальными актерскими задатками. Среди наших тайных покупателей все были владельцами автомобилей, «были в теме» и выглядели настоящими покупателями. Один из моих знакомых был истинно «удачной находкой», во – первых он не только имел личный автомобиль, но и работал раньше несколько лет профессиональным водителем, а во-вторых за его плечами было два курса актерского факультета ЛГИТМиКа. Мы попросили «тайных покупателей» сыграть разные роли: некомпетентного автолюбителя, человека с большими амбициями, зануду, грубияна. Каждая из ролей позволяла проверить, как продавцы умеют общаться с разными типами людей.

Что же выявили наши «тайные покупатели»? Я, не сомневаюсь, большинство читателей уже догадалось, что продавцы в течение недели на 50 % забыли о КСО, о проведенной учебе и работали по принципу «кто в лес, кто по дрова». Но дело было не только в игнорировании КСО, но и в том, что продавцы совершили ряд ошибок, которые в принципе не должны совершать в работе. На данном примере становится очевидным, что основная цель Mystery shopping – контроль, контроль и еще раз контроль. С помощью такого контроля руководство и сами специалисты по продажам получают возможность получить объективное представление об уровне профессионализма, старании, плюсах и минусах процесса продаж. Информация поступает от третьих лиц, незаинтересованных в искажении фактов, необъективности. Тут уже продавец не может сказать, что он работает хорошо, а начальник необоснованно придирается к нему.

В приведенном примере речь шла о применении Mystery shopping в ходе личной встречи, но метод также используется с применением телефонной связи, скайпа, электронной почты или письменного запроса. Очень хорош он для проверки телефонных коммуникаций персонала, поскольку количество ошибок в телефонных переговорах, как правило, увеличивается, а сам процесс организовать даже проще, поскольку для этого нужно привлекать меньше «тайных покупателей» и времени для проведения нужно тоже меньше. Итак, перечислим, что же позволяет контролировать метод «тайного покупателя». Основные зоны контроля это:

– выполнение стандартов, корпоративных регламентов;

– профессионализм работы;

– дисциплина труда;

– лояльность по отношению к работодателю.

Наиболее часто метод применяется для контроля работы новичков, молодых продавцов или в ситуации изменений. Например, отдел продаж начал продавать новый продукт и вот тут вовсе не мешает проверить не только молодежь, но и опытных продавцов. Степень нужности метода возрастает в случае сопротивления персонала, скрытого саботажа.

Еще пример. В компании «М» в линейку продуктов были введены новые SCU, с которыми продавцы не хотели работать, но открыто об этом начальству не заявляли. Несмотря на то, что руководитель отдела призвал их обратить внимание клиентов во время телефонных переговоров на новые продукты, продавцы игнорировали новый ассортимент, поскольку не верили в него, а вот старый уже давно продавать научились. При этом продавцы на словах уверяли начальника, что вовсю продвигают новые продукты, но по непонятной причине результата не достигают. С помощью телефонного Mystery shopping удалось выяснить реальное положение дел и исправить ситуацию.

Метод «тайного покупателя» используется для контроля салонных продаж (как в первом примере), оптовых продаж (как во втором примере), для розничных продаж в ритейле, для продажи различных услуг (связь, гостиницы, ресторан, туризм и многое другое). Ограничений нет, главное – целесообразность.

Основными правилами организации метода «тайного покупателя» являются:

– персонал нужно при приеме на работу заранее предупреждать, что в компании периодически проводится Mystery shopping, но не делать этого непосредственно перед проверкой, поскольку персонал сосредоточится на краткий период и не удастся получить объективную картину положения дел;

– само понимание того, что контроль может быть осуществлен в любой момент, держит персонал в тонусе;

– прежде, чем проверять людей, нужно предоставить им определенный стандарт поведения, определить, что они должны делать, а чего не должны, обучить их;

– процесс должен быть организован с помощью сторонних лиц, а не самими руководителями, в противном случае возникает коллизия необъективности;

– «тайными покупателями» должны быть, люди прошедшие специальную подготовку, обучение, нельзя включать в процесс неопытных, низкоквалифицированных исполнителей;

– «тайный покупатель» должен иметь на руках сценарий разговора и точные критерии оценки продавца, однозначно понимать, что именно он контролирует, дабы исключить неопределенность в толковании, оценке продавца;

– «тайный покупатель» должен соответствовать легенде, с которой он пришел; в приведенном примере нельзя было включить в процесс человека, который не разбирается в автомобилях хотя бы на минимальном уровне, для покупки сложного оборудования нельзя запускать человека непонимающего, что оно собой представляет, а в салон по продаже дорогой парфюмерии должны прийти покупательницы, которые выглядят на соответствующую покупку;

– лучший «тайный покупатель» – человек, который действительно хочет приобрести продукт или услугу, качество продаж которых необходимо проверить; например, если вам необходимо провести Mystery shopping для продавцов мебели, то найдите людей планирующих купить себе мебель, они уже готовы к роли, предложенной им по сценарию;

– в результате должны быть сделаны выводы и приняты правильные решения, процесс осуществляется не ради процесса, если мы установили, что продавец Сидоров отлично работает по принятому корпоративному КСО, то Сидоров достоит бонуса, а если продавец Иванов игнорирует КСО, то он вполне заслужил того, чтобы остаться без бонуса (в практике руководители не всегда решаются на конкретные действия, как в части поощрения, так и в части наказания);

– однако, в случае ошибок продавцов, выявленных в результате Mystery shopping, не стоит спешить с кардинальными решениями, не каждого из них нужно непременно наказывать самым суровым образом, а то и вовсе увольнять; часто обучение и внушение позволяют изменить ситуацию к лучшему;

– суровые меры, вплоть до увольнения нужно применять к продавцам, обманывающим работодателя или грубо нарушающим дисциплину труда (нахождение в состоянии алкогольного опьянения во время работы, несогласованное отсутствие на рабочем месте).

Приведу пример критериев оценки персонала в ходе Mystery shopping. По каждому из них «тайный покупатель» выставляет оценку по выбранной шкале (пять баллов, десять баллов, сто баллов).

Таблица 4. Критерии оценки персонала

В результате выводится интегральная оценка путем суммирования оценок, либо путем выведения средней или средневзвешенной оценки. В приведенном примере показана средняя оценка.

Метод дает возможность сравнить уровень работы своего отдела продаж с отделами продаж конкурентов. Ведь, «тайный покупатель» может посетить и их, поставить оценки их работе. Тогда на руках у руководителей появляется точная информация для понимания, чьи продавцы работают лучше, в чем выигрывают и проигрывают отделы продаж различных компаний. Он имеет возможность доказать с помощью фактов своему персоналу, почему он недорабатывает в продажах, где таятся ошибки.

Имея данную информацию, руководитель получает инструменты для бенчмаркинга, ведь если он знает сильные стороны конкурентов, их удачные решения, действия, то, значит, нужно внедрять их у себя. В результате интеграции собственных удачных наработок и опыта работы конкурентов будет сформирована идеальная технология (модель) продаж – сильнейшее конкурентное преимущество. Ради обладания им стоит потрудиться! А на следующем этапе уже проверить, как работают продавцы по идеальной технологии. Узнать, кто верит в нее и доказывает это на деле, а кто только имитирует приверженность ей.

Как часто нужно использовать «тайного покупателя»? Периодичность зависит от того насколько стабилен состав персонала и какие задачи он решает в настоящее время. Если состав продавцов практически не изменяется, и к ним нет существенных претензий по результатам работы, то нет необходимости в частной проверке, хотя, тем не менее, стоит два-три раза в год запустить «mystery shopping». А вот, если состав продавцов меняется, то, тут нужно не медля проверять их работу, в первую очередь, обращая внимание на новичков. Также момент для «тайного покупателя» наступает в период различных изменений, когда появляется новый ассортимент, вводятся новые услуги, начинается работа с новыми клиентами, происходит организационная реформа. Сбои в работе часто происходят именно в новой ситуации, хотя это обстоятельство часто недооценивают руководители.

Выше мы установили, что метод «тайного покупателя» имеет большую ценность, плюсов у него достаточно. Но, было бы неправильно не отметить и имеющийся у него недостаток, а именно угрозу потери лояльности персонала. Понятно, что большинство людей не любят, когда их проверяют (кто любит проверки?), а еще больше не любят, когда в результате проверки к ним применяются санкции, пусть, то выговор в устной форме или лишение бонуса. Особенно негативно реагируют на Mystery shopping продавцы, считающие себя большими мастерами, асами своего дела. В практике мне известны случаи серьезных конфликтов таких продавцов с руководителями после того как они оказались под прицелом проверки, продавцы заявляли: «Раз вы мне не доверяете, проверяете как пацана начинающего, то я вообще ухожу завтра!». Всегда сложно точно прогнозировать, кто из персонала будет реагировать столь нервно, а кто воспримет проверку как нормальное явление.

Обычно молодежь считает, что проверка для нее в порядке вещей и реагирует на нее довольно спокойно. Но, бывают и случаи, когда молодой продавец затем начинает излишне нервничать, теряет уверенность в себе, постоянно представляет, что он находится «под колпаком», появляется боязнь ошибки. В компании «К» после проведения Mystery shopping уволились два молодых продавца, хотя серьезных нареканий они не получили, их ошибки были в пределах допустимого, но само ожидание того, что проверка повторится, создавало для них некомфортную атмосферу в офисе. Увы, чувствительные люди тоже работают продавцами, хотя, такая стрессовая работа в принципе не для них. И все же не стоит слишком опасаться негативного влияния «тайного покупателя», сильная команда продавцов распадается после проверок редко, особенно если персонал знает, что они возможны.

Характерно, что среди персонала немало и тех, кто относятся к проведению «тайного покупателя» с интересом, сами поддерживают его проведение. Большинство таких людей мотивировано тем, что они получают объективную обратную связь о своей работе и затем, имея ее, вносят коррективы, что-то меняют, добиваются позитивных изменений. Это те, кто хочет достигать высоких результатов в продажах, постоянно нацелен на достижения. Знаю несколько примеров, когда продавцы за счет обратной связи отточили свое мастерство и стали по-настоящему эффективными специалистами.

Рисунок 2. Этапы проведения «mystery shopping»