В инструментарии менеджмента имеется целый набор техник, которые помогают управлять групповым взаимодействием. Задача техник в том, чтобы вовлечь каждого члена в работу всего коллектива и повысить рабочий потенциал, в том числе творческий, инновационный.

Рассмотрим три наиболее простые и полезные техники, которые я применял в своей работе. Они особенно эффективны, когда есть сложная для выполнения, нестандартная задача, легко могут использоваться на рабочих совещаниях и планерках, так как не требуют специальной подготовки.

Достоинством этого метода является возможность каждому члену группы высказать свое мнение независимо от занимаемой должности и статуса. Когда группа озвучивает множество вариантов решения задачи, внимание концентрируется на способах решения, а не на личности инициатора идеи.

Этапы кругового сбора идей следующие.

1. Руководитель группы просит каждого сотрудника подумать некоторое время (как правило, несколько минут) над решаемой задачей.

2. Каждый человек записывает кратко идеи, которые он готов вынести на обсуждение.

3. Менеджер просит всех членов группы высказать по очереди по одной идее из своего списка, исключая возможные повторения.

4. Идеи записываются на плакате или доске для всеобщего обозрения.

5. Процесс повторяется до полного прекращения появления новых решений.

После того как все идеи будут зафиксированы письменно, группа приступает к их обсуждению и выбору наиболее оптимального решения.

Мозговой штурм – это техника сбора идей, связанных с решением рассматриваемой задачи, стоящей перед группой. Из всего количества предложений выбирается наиболее оптимальное. В данной технике поощряется высказывание самых неожиданных и нестандартных способов преодоления имеющихся препятствий в деятельности. Обсуждение высказанных идей проходит на втором этапе, поэтому члены группы не волнуются из-за того, что их вариант может быть отклонен. Оценка идей проводится в другое время и, возможно, с привлечением других людей. Мозговой штурм – четко структурированный алгоритм действий, которым необходимо управлять руководителю. Он состоит из двух этапов.

Этап 1. Генерация идей.

1. Перед коллективом ставится четко сформулированная и понятная задача, которую предстоит решить. Обозначается время для выполнения штурма, как правило, не более 15 минут.

2. Сотрудников просят высказать как можно больше идей и вариантов решения вопроса, поощряются нестандартные предложения.

3. Во время высказывания идей запрещена любая их оценка и критика.

4. Мотивируется увеличение количества инсайдов, предложенных участниками группы.

5. Все высказанные идеи и предложения обязательно фиксируются письменно на плакате или доске для всеобщего обозрения.

Этап 2. Обсуждение идей.

1. Проводится оценка предложенных идей, ее целью является более глубокий анализ сложившейся ситуации и поиск способов разрешения противоречий. На данном этапе не стоит задача нахождения немедленного ответа.

2. Сотрудники, участвующие в обсуждении и оценке, должны иметь опыт работы и знания в области решаемой задачи. Состав коллектива при оценке идей может быть изменен в отличие от первоначального.

3. Идеи и решения ранжируются по степени их эффективности при планируемом применении: бесполезные и бессмысленные; заслуживающие внимания и более подробного анализа; достойные немедленной реализации.

При правильном проведении мозговой штурм дает отличный результат, так как среди высказанных идей и способов решения задачи, как правило, всегда имеются действительно интересные и эффективные. Мозговой штурм оказывает положительное влияние на развитие группы и ее сплоченности.

При проведении мозгового штурма руководителю необходимо помнить о следующих вещах.

• Некоторым сотрудникам в силу их личностных качеств будет очень сложно удержаться от критических высказываний в адрес своих коллег.

• Если менеджер не имеет нужных навыков в проведении подобных мероприятий, то он может отдать инициативу неформальным лидерам группы, которые сумеют завладеть ситуацией и увести обсуждение в совершенно другую сторону.

• Некоторые члены группы могут быть зажаты и скованны и не участвовать в обсуждении, поэтому руководителю необходимо максимально вовлекать таких сотрудников в обсуждение и давать им возможность высказаться.

Руководителю необходимо учесть все эти моменты перед проведением мозгового штурма и прогнозировать поведение тех или иных членов группы.

Этот метод также дает возможность всем членам группы высказать свое мнение по тому или иному вопросу. Его ключевое отличие от двух предыдущих техник состоит в том, что способ эффективно работает, когда группа насчитывает больше семи человек и есть опасение того, что некоторые сотрудники не смогут активно участвовать в обсуждении. Тогда целесообразно разделить группу на небольшие подгруппы, например тройки. Для каждой подгруппы назначается свой модератор, задача которого – контролировать, чтобы каждый член тройки высказал свое мнение, следить за отведенным на выполнение задания временем. После того как подгруппы обсудят задачу, каждая делегирует своего представителя, который от лица своей тройки высказывает идеи и способы решения задачи.

Достоинство такого способа техники групповой работы состоит в том, что каждый член малой группы может высказать наибольшее количество своих идей, при этом подгруппы могут искать решение как для общей групповой задачи, так и для ее части. Например, имеющуюся проблему можно разложить на составляющие: финансовый аспект, маркетинг, управление персоналом и т. д. И дать отдельный блок на обсуждение подгруппе для более глубокой проработки вопроса.

Этапы проведения дискуссии в небольших группах таковы.

1. Определяется количество подгрупп, на которые планируется разделить группу.

2. Очерчивается круг вопросов, над которыми будет работать каждая подгруппа, и время, которое планируется отвести на обсуждение.

3. Коллектив делится на подгруппы, каждой дают задание.

4. Нужно еще раз напомнить про отведенное на выполнение задания время и способ предоставления полученных результатов.

5. После завершения обсуждения собирается вся группа. Каждая подгруппа высказывает свои идеи и предложения, которые необходимо записать на плакате.

Подумайте о вашей работе на предстоящий месяц. Попытайтесь понять, в каких ситуациях вы сможете применить техники групповой работы: круговой сбор идей, мозговой штурм, дискуссии в небольших группах.