Книга: Разгневанный клиент, я люблю тебя
Назад: Часть III Герои начинают и побеждают
Дальше: Заключение

7
Управлять своими эмоциями

Человек начинает жить лишь тогда, когда ему удается превзойти самого себя.
А. Эйнштейн
Безумен тот, кто, не умея управлять собой, хочет управлять другими.
Публий Сир

Один за всех и все за одного

В предыдущих главах мы говорили о том, что обязана делать компания и какой она должна быть, чтобы заслужить в глазах своих Внутренних и Внешних Клиентов репутацию надежной.
Заключительная часть книги посвящена второй составляющей успеха, без которой остальные усилия значительно потеряют в своей эффективности. Как следствие, компания не сможет создать устойчивую репутацию партнера, заслуживающего абсолютного доверия.
Речь идет о персональной ответственности сотрудников за самих себя: свое развитие, моральные качества, адекватность и порядочность. Это бесконечная и упорная работа по личному совершенствованию. Никто и никогда не сможет сделать ее за человека, кроме него самого.
До 49 % ответственности за репутацию компании лично несут ее сотрудники.
В работе с претензиями успех практически полностью зависит от психологической подготовки и личностной зрелости сотрудника.
Если вы занимаетесь частным бизнесом, руководите компанией, трудитесь не только «на передовой», но и во внутреннем офисе, вы должны быть уверены в следующем.

 

• Рано или поздно вам придется встретиться с Разгневанным Клиентом.
То, что когда-нибудь в работе будет допущена ошибка и вы услышите жалобы Клиента, является аксиомой. О ней прекрасно осведомлены сотрудники, в чьи обязанности входит прямое общение с покупателями. При этом коллеги из внутреннего офиса считают, что наука превращения недовольного Клиента в счастливого к ним не относится. Это ошибка.
Внутри компании, при общении персонала между собой в конфликтных ситуациях, создается модель поведения и отношения к Внешним Клиентам. Разочарование, недовольство, гнев коллеги ничем не отличается от того, что слышит в свой адрес сотрудник «передовой» от покупателей.
• Ваше поведение должно быть достойно уважения и восхищения.
Каждый сотрудник несет ответственность за негативный имидж компании, когда грубо отвечает коллеге или проявляет безразличие к его неудачам.
Конечно, гораздо труднее делать другого человека счастливым, в отличие от безразличного или агрессивного поведения, для которого никаких усилий не требуется. Однако путь наименьшего сопротивления разрушает компанию изнутри.
Для того чтобы компания процветала, каждый сотрудник обязан вести себя достойно, красиво и благородно. В этом требовании не может быть разделения на топ-менеджеров и исполнителей. Они в абсолютно равной степени несут солидарную ответственность за корпоративную атмосферу.
Если работник не чувствует себя в ответе за фирму, находя для этого какие угодно оправдания, он должен уйти. Такой человек несет опасность как для компании, так и для самого себя. Для компании, потому что позволяет ей разрушаться. Для себя, потому что тратит жизнь – самое драгоценное, что у нас есть, – просто на существование, не проживая на полную мощность.
История 37. Один из участников тренинга рассказал, как делал заказ на межкомнатные двери. Когда их доставили в квартиру, оказалось, что при изготовлении были допущены ошибки и в результате двери не соответствовали размеру проемов. Клиент отправил их обратно на производство.
Когда оговоренный срок исправлений истек, а компания-изготовитель хранила молчание, молодой человек позвонил в нее сам. Выясняя по телефону судьбу своего заказа, он услышал от сотрудницы: «Я бы на вашем месте просто забрала деньги и не ждала этих дверей. Я сама собираюсь увольняться».
К сожалению, ситуация, когда сотрудники ведут подрывную работу в отношении своей собственной компании, не так уж редка. В качестве оправданий подобных действий может быть что угодно, в том числе нечестное поведение руководителя.
Если честность является важным качеством для сотрудника, то он должен уйти из компании сразу, как только расценил ее действия как нечестные. Продолжать работать и мстить, как я уже говорил, одинаково деструктивно для обеих сторон конфликта. Причем для сотрудника в большей степени, так как его мораль ставится на одну доску с нечестностью руководителя.
Несмотря ни на что, мы должны вести себя достойно, и подобный выбор можем сделать только сами.

 

Итак, неважно, входит в ваши непосредственные обязанности работа с Клиентами или нет. Для покупателя каждый сотрудник компании несет ответственность за возникшие трудности, что полностью соответствует действительности.
Если вам близка моя идеология работы с претензиями, предлагаю оценить разумность следующего подхода к персональной ответственности. Его суть заключается в том, что каждый сотрудник, приходящий в вашу компанию или уже работающий в ней, принимает четыре базовых принципа и беспрекословно следует им.
1. Я команда, где один за всех и все за одного
Если вы не трудитесь индивидуально, например в одиночку изготавливая обувь, то ваша работа является частью усилий большого количества людей. Вы часть команды. Впрочем, правильнее говорить, что вы и есть команда. Возьмем, к примеру, самого себя. Мы же принимаем любую часть своего тела: руку, ногу, голову – как единый организм. Если с частью нас что-нибудь случается, мы воспринимаем это как произошедшее с нами целиком, а не с чем-то отдельным.
Того же взгляда следует придерживаться в восприятии себя как представителя организации: я и есть компания. Подобный подход нужен для того, чтобы, с одной стороны, сокращать количество ошибок, создающих недовольных Клиентов, а с другой – если такие все же появились, эффективнее их устранять.
При командном подходе для нас важны:

 

• восприятие результата.
Сотрудник должен не только разбираться в своем участке работы, но и понимать общий смысл труда всего коллектива. Он знает ответ на вопрос «Зачем?». Люди, лишенные этого представления, всего лишь «винтики». Роль «винтика» в большом механизме, безусловно, удобна и безопасна, но она делает человека пассивным в случае, когда необходимо проявить инициативу и создать «плотную» среду взаимодействия, в которой нет люфтов и заминок. Работа по скорейшему выходу из конфликта как раз требует мгновенной трансформации.
Правильное восприятие исключает возможность «местечкового» поведения, приводящего к самодовольству. Вы могли наблюдать это в своей компании, когда сотрудники одного подразделения пренебрежительно или снисходительно отзывались о коллегах из соседнего. Причиной подобного отношения становилось деление внутри организации на «своих» и «чужих».
Подлинный уровень качества успешного сотрудника – всегда уровень отстающего подразделения. Это принцип работы в команде. Если такой подход неприемлем, то лучше идти в частные предприниматели. Что толку от идеально положенной вами кирпичной кладки стен, если кровля дома протекает. Никто не будет жить в таком доме, и труд каменщика окажется бессмысленным, если он не поможет навести порядок в строительстве кровли;
• командное поведение.
Вы, наверное, замечали тот вакуум, который возникал, когда вы, будучи Клиентом, проявляли неудовлетворенность действиями компании. Все сотрудники старательно показывали, что заняты очень важными делами, и прятали глаза, словно дети в школе, не желающие выходить к доске. Те же, кто не успел скрыться и отдувался за всех, объясняли, что не имеют никакого отношения к вашей проблеме: первый день на работе, чужая смена, напарник подвел, не входит в обязанности… Возможно, причина кроется в страхе, а может быть, в восприятии своей роли как «моя хата с краю». В любом случае такое поведение сотрудников фирмы представляет жалкое зрелище. Клиент уходит с презрением или, наоборот, почувствовав слабость компании, начинает давить сильнее.
Правильное поведение при возникновении экстренной конфликтной ситуации – это еще большее сплочение сотрудников. В такие моменты важно показать Клиенту, что ошибаемся мы вместе и исправляем тоже вместе.
Я и есть команда.
2. Я не трус
В момент, когда страх берет верх, человек теряет энергию и способность действовать. Ирония заключается в том, что чем сильнее гнев Клиента, тем более смелое поведение сотрудника ему требуется.
Вспомните Шкалу гнева, согласно которой крайние проявления ярости одновременно свидетельствуют и о крайней слабости человека. Именно в этом состоянии ему требуется, чтобы рядом оказался кто-то сильнее его. Проявляющий слабость и трусость сотрудник только усиливает ужас, и, как следствие, тем более угрожающим становится вид покупателя, на самом деле умирающего от паники.
Когда вы видите, что ваш коллега теряет самообладание и готов отступить, предать ожидания Клиента, не раздумывайте, бросайтесь на помощь. Оставить своих в беде – трусость.
Боятся все, просто смелые побеждают свой страх.
3. Я сначала делаю, потом высказываюсь
Когда этот принцип нарушен, Клиент, вместо спокойной уверенности, что его проблема будет решена, впадает в еще большее уныние. Он видит, как сотрудник всем своим видом показывает разочарование. Нет, не тем, что Клиент расстроен, а тем, что придется решать конфликт, вместо того чтобы спокойно работать дальше. Его так сильно это тревожит, что он или не сдерживается в словах, или открыто обсуждает проблему с коллегой, награждая виновного яркими эпитетами. Повторю, все это происходит на глазах Клиента.
Нет смысла сокрушаться о том, что уже произошло. В конфликте время является одним из параметров удовлетворенности. Вся энергия раздражения внутри вас должна быть направлена на поиск решения по выходу из возникшей ситуации. Если после благополучного ее завершения у вас останутся силы сказать виновному все, чему вы хотите его научить, чтобы избежать повторения подобного, вы ему об этом скажете, но не раньше.
Сокрушаться? Нет времени. Действуйте!
4. Я улыбаюсь, на меня смотрят зрители
Этот принцип родился благодаря четвертой среде системы КАЯК. Бесспорно, мы ведем себя по-разному, когда знаем, что за нами наблюдают, и когда одни. Работа с Разгневанным Клиентом – «двоюродная сестра» шоу-бизнеса. Даже если никто не видит, как вы работаете с претензией покупателя, всегда представляйте, что вокруг вас сотни зрителей затаили дыхание и ждут, когда вы ловко возьмете ситуацию под контроль и положите на лопатки. Работайте так, чтобы публика ревела от восторга. Наслаждайтесь тем, как вы блистаете «на сцене».
Такой подход поможет выглядеть достойно и уверенно. Вы будете держать спину прямо, а это уже многого стоит. Клиент окажется счастлив: наконец-то он нашел сильного человека, который вытащит его из затруднительной ситуации, куда он попал на 40 % по собственной неосторожности.
Улыбайтесь! Улыбка продлевает жизнь.

Десять шагов к страстному поклоннику

Весь путь от Разгневанного Клиента до Страстного Поклонника состоит всего из десяти шагов. Однако каждый из них представляет собой серьезное испытание на профессионализм, психологическую устойчивость и личностную зрелость.
По сути, все десять шагов – это процесс управления собой. Без этого навыка не научиться управлять другими. Тренируйтесь! Используйте любую возможность, чтобы отработать все до автоматизма. Даже если в вашей компании к работе с Разгневанным Клиентом не относятся как к героической, ничего страшного. Вы-то знаете, что это подвиг. Развивайте себя сами. Тем более что для этого не требуется ничье разрешение.
Шаг № 1. «Вот оно! Наконец-то началось!»
Такая радостная мысль должна первой появиться в голове, когда к вам направляется Разгневанный Клиент. Прочитав мою книгу, вы знаете, что этого злого человека есть за что любить, поэтому ваша радость будет подлинной, а не наигранной. Вы действительно рады выпавшей вам возможности совершить подвиг.
Эмоциональный подъем связан и с большой ответственностью. Необразованные люди могут считать, что работа с конфликтами «грязная» и непрестижная. На самом деле именно от вас сейчас зависит много людей: Клиент, компания и вы сами. Помните, что ценность человека измеряется не количеством денег на банковском счете, а количеством людей, которых он сделал счастливыми.
Фраза, вынесенная в название первого шага, является и своеобразным трюком. Помните, что наша нервная система не отличает вымысел от реальности? Мысленно озвучивая позитивные мысли, вы ощутите позитивный настрой. Поэтому, начиная общение с недовольным покупателем, вы уже превысите его Ожидания, а значит, и Удовлетворенность, ведь он ожидал типичной нелюбезной реакции на претензию. В реальности же он видит вас – человека, готового с радостью ему помочь.
Шаг № 2. Соблюдать «эмоциональный штиль»
Слушать обвинения в свой адрес – тяжелое испытание. Оно еще невыносимее, когда считаешь, что не совершал то, в чем тебя обвиняют. Самое же сложное – терпеть, когда обличает тот, кто сам виноват. Тем не менее вы должны сделать невозможное и сохранить способность мыслить здраво.
Очень просто поддаться искушению и позволить себе заразиться чужими эмоциями. Однако надо держаться. Вашим союзником в этом поединке с самим собой будет эмоциональный штиль – состояние, в котором вы способны разумно мыслить и оставаться независимым от эмоций другого человека.
Что для этого нужно делать?

 

• Молчать.
В первые мгновения Разгневанный Клиент – это сжатая до предела эмоциональная пружина. Поскольку вам еще предстоит совершить подвиг, то сейчас нужно просто «постоять в сторонке» и помолчать. Да, это не так уж просто, но вы обязаны это сделать.
Кажущееся бездействие на самом деле является важной работой. Клиент, копивший ненависть к вам как к представителю компании, должен высвободить негативную энергию. Не мешайте ему расставаться с разъедающими изнутри эмоциями.
Еще один важный положительный эффект, которого вы добиваетесь, проявляя силу воли и не позволяя себе открыть рот, это усталость вашего собеседника. Кричать, скандалить, требовать и угрожать – очень затратное дело. Пока вы молчите, сохраняя свой энергетический потенциал, покупатель разряжает свой. Когда он выскажет все, что хотел, перевес в энергетике будет уже не на его стороне, а на вашей.
Раньше, чем это произойдет, вы все равно ничем не поможете человеку, но способны навредить. Прерывая Разгневанного Клиента, вы выглядите в его восприятии как агрессор, который предсказуемо хочет пренебречь его личностью. Ваше непрофессиональное поведение может только ухудшить ситуацию.
• Думать.
Молчаливое слушание претензий Клиента может показаться стороннему наблюдателю бездействующим, но это не так. Сейчас в вашей голове происходит напряженная работа.
Во-первых, вы боретесь за сохранение своего эмоционального спокойствия. В отличие от большинства представителей компаний, которые отступают или предъявляют встречные обвинения Клиенту, вы остаетесь «на передовой» и спасаете ситуацию.
Нужно заставить свою нервную систему поверить в то, что сейчас с вами происходит что-то даже веселое. Для этого используются различные техники. Одна из них – во время неприятного разговора представлять агрессора маленьким мальчиком или девочкой. Глядя на кричащего собеседника, вы видите перед собой заплаканного малыша, топающего ножкой. Чем четче возникнет такая картина, тем скорее вы обретете внутренний баланс.
Другой способ – представить вашего собеседника обнаженным. В этой технике нет никакого сексуального подтекста. Просто люди без одежды выглядят незащищенными и уязвимыми.
Третий способ – мысленно перенестись в место, где вы ощущали себя счастливым и спокойным. Это может быть побережье с белым песком и прозрачной морской водой, дом из детства с цветами во дворе и вьюном, карабкающимся по стене, или вершина горы, с которой открывается прекрасный вид на солнечную долину с мирно пасущимися лошадьми.
Какой из способов удержать эмоциональный штиль вам больше подходит, можно выяснить только на практике, экспериментируя и наблюдая за результатом. Чем чаще будете тренироваться, тем проще получится применять эти техники.
Во-вторых, благодаря тому, что вам удалось сохранить эмоциональное равновесие, вы способны здраво мыслить. Используйте эту возможность для анализа ситуации.
– Если за конфликтом наблюдают другие покупатели, можно ли увести недовольного Клиента в отдельное помещение и продолжить разговор там?
– Как занять с покупателем одинаковую позицию в пространстве? Допустим, что сделать, чтобы Клиент не стоял на ногах, а сел на стул?
– К какой из четырех категорий относится Клиент?
– К кому вы можете обратиться за помощью в решении проблемы?
Наличие плана дальнейших действий оказывает магическое воздействие на ваше равновесие. Вы ощутите внутреннюю уверенность, как только у вас будет план. Он вытеснит эмоции, вызывающие состояние паники из-за неопределенности. Даже если потом выяснится, что ваш план ошибочный, это будет потом. Свою конструктивную роль он уже сыграет, не дав скатиться диалогу в примитивный обмен эмоциональными ударами.
Обратите внимание на то, как важно занять одинаковую позицию в пространстве. Разгневанный Клиент готов застать вас в любой момент. Вы можете сидеть, когда он подошел к вам и обрушил свое недовольство. Или неприятный разговор начнется, когда вы стоите, а он сидит. В первом случае Клиент физически располагается выше вас, что позволяет ему оказывать еще большее психологическое давление. Во втором случае ему кажется, что это вы подавляете его, провоцируя еще больше защищаться.
Когда Клиент стоит над вами, вы должны или встать сами, или предложить ему сесть. Если он отказался, вы не можете продолжать сидеть и должны встать.
В ситуации, когда Клиент сидит, а вы стоите, вам надо найти возможность тоже сесть. Постарайтесь разместиться сбоку от собеседника или по диагонали. Положение, когда вы друг напротив друга, скорее усилит конфронтацию, нежели сблизит позиции.
В-третьих, показывайте Клиенту глазами и кивками головы, что внимательно слушаете. Улавливайте в потоке его слов ключевые моменты и затем озвучьте их словами покупателя. Если он, например, сказал: «Я вынужден был дозваниваться до вас целый день», повторите за ним: «Дозванивались целый день».
Время, выигранное вами благодаря молчанию, бесценно. Оно позволяет проанализировать обстановку, энергетически зарядиться и начать действовать. К сожалению, многие представители компаний, вместо того чтобы дать возможность высказаться Клиентам и собраться самим, допускают грубые ошибки.
– Вступают в спор.
Вместо того чтобы Клиент психологически разрядился, сотрудник удлиняет продолжительность разговора. Ведь пока человек не выскажет все, что наболело, он возвращается к своим переживаниям снова и снова. Чем больше времени затрачено на конфликт, тем ниже уровень удовлетворенности результатом у покупателя.
Даже если сотруднику удастся благополучно решить проблему, общее впечатление Клиента останется негативным из-за бесконечных пререканий.
В итоге сотрудник будет думать, что компания сделала все и даже больше, чем требовалось для Клиента, рассчитывая на его возвращение, но не получит желаемого результата.
– Оправдываются.
Оправдание сотрудником своих действий и действий компании допустимо на десятом шаге, но категорически запрещено на втором. Сейчас они воспринимаются Клиентом как угроза и вызывают у него соответствующую резкую реакцию.
Покупатель может воспринять оправдания как затягивание сотрудником решения проблемы. Ведь вместо того, чтобы переходить к сути, тот приводит посторонние извиняющие доводы.
У Клиента также возникает подозрение, что компания не собирается исправлять ошибку. Чем более убедительны оправдания сотрудника, тем меньше шансов, что он вообще возьмется за решение конфликта, а значит, Клиент останется один со своей проблемой.
Если ваши оправдания вызывают у Клиента еще большую агрессию, это не потому, что он плохой. Причина в вас. Вы его пугаете, действуя непрофессионально.
– Просят успокоиться.
Когда вы утихомириваете Клиента, то считаете, что действуете в интересах и себя и его: невозможно же вести диалог, когда люди возбуждены и не слышат друг друга. Тем не менее это еще одно проявление непрофессионализма. Задумайтесь, какой на самом деле сигнал вы посылаете разгоряченному Клиенту.
Своим поведением он показывает вам, насколько серьезно обеспокоен сложившимися обстоятельствами. Он ищет того, кто поймет и разделит его эмоциональное состояние. Когда же вы просите его успокоиться, как бы сообщая, что ничего страшного не произошло, на самом деле вы говорите, что он истерик. Получается, что он не спал и не ел из-за пустяка.
Ваши слова, наоборот, взвинчивают его еще больше, потому что угрожают разрушить представление человека о собственном Я как разумном и адекватном.
Подобное опасно даже в отношении человека, испытывающего к вам дружелюбные чувства.
– Ссылаются на рациональные факты.
Сотрудники, призывающие Клиента прочесть строчки документа и вспомнить формальные договоренности, сами нарушают объективные психологические законы.
Во-первых, они пренебрегают «Принципом айсберга»: только 10 % решений принимаются с учетом рациональных факторов, остальные строятся на основе эмоций и процессов, не управляемых сознанием.
Во-вторых, попытка использовать рациональные доводы на данном этапе бесполезна. Чтобы понять это, представим устройство нашей психики в виде качелей (рис. 7.1).

 

Рис. 7.1. Психологические «качели»

 

Вспомните детские качели во дворе. У них есть две крайние позиции. Обозначим их цифрами 1 и 2. Когда психологические «качели» находятся в точке 2, где доминируют эмоции, пытаться апеллировать к разуму бессмысленно. Его там нет. То же самое можно сказать про точку 1. Бывают ситуации, когда мы действуем исключительно рационально, полностью «зажав» эмоции, например при выполнении приказа.
В разговоре с человеком, находящимся на том или ином полюсе амплитуды «качелей», нужно использовать язык, который ему понятен в данный момент и соответствует его состоянию.
В Матрице Разгневанного Клиента тоже учтен принцип «качелей», когда для «Скорпиона» и «Жирафа» мы формируем разные подходы. Таким образом мы демонстрируем Клиентам, что понимаем их. Показать другому человеку его важность и ценность – задача номер один в любых отношениях.

 

Итак, пока вы не дождались выхода Клиента из крайнего эмоционального состояния, а именно в таком находится человек, испытывающий страх или ярость, ни в коем случае не пытайтесь разговаривать с ним языком фактов и правил. Если покупатель после этого окончательно выйдет из себя, будете виноваты только вы сами: вы нарушили все мыслимые и немыслимые законы и правила.
Шаг № 3. Противостоять влиянию
Поведение Клиентов в конфликтных ситуациях не отличается корректностью. Общение с невежливыми людьми, конечно, всегда неприятно. Однако при конфликте в проигрыше окажутся все стороны. Клиент не получит желаемый результат и разорвет отношения с компанией. Компания потеряет навсегда Клиента, который еще долго будет разрушать ее репутацию своими отзывами. Сотрудник получит психологическую травму. Подобные душевные раны заживают нескоро и часто приводят к профессиональному выгоранию человека.
Чтобы противостоять психологическому влиянию, сотрудник должен применять так называемый обязательный минимум сопротивления.

 

• Анализировать свое эмоциональное состояние.
Чтобы противостоять чужому влиянию, важно уметь четко чувствовать себя в данный момент. Несмотря на то что мы испытываем огромное количество эмоций, среди них есть базовые: радость, удивление, печаль, гнев, отвращение, презрение, страх.
Как происходит переход из одного эмоционального состояния в другое? Сделав этот процесс видимым, вы сможете своевременно отреагировать и принять меры для того, чтобы сохранить над собой контроль.
Для выработки этого навыка наблюдайте за своим настроением. Например, когда вы увидели или почувствовали что-то приятное, скажите себе: «Сейчас я испытываю радость». Если вас что-то напугало, признайтесь: «Я испытываю страх».
Следующим шагом должна стать фиксация первого момента той или иной эмоции. Каждый раз, заметив ее, «отматывайте» свои ощущения назад, до точки появления.
Подобные упражнения помогут вам предотвратить различные манипуляции.
Как только вы обнаружили «вредные» изменения эмоций, приступайте к управлению своим состоянием.
• Брать правильное дыхание.
К сожалению, многие недооценивают роль дыхания, благодаря которому мы можем влиять на автоматические реакции нервной системы в стрессовых ситуациях.
Когда вы чувствуете, как ваше сердцебиение учащается, на лбу выступает испарина, а кончики пальцев онемели от холода, нужно срочно действовать. Ваши Психологические качели загнаны в крайнее положение.
Спасаемся правильным дыханием. Начните дышать так, чтобы на вдох и на выдох уходило одинаковое количество времени. Например, считайте про себя до трех на вдохе и трех на выдохе. Следите за тем, чтобы глубина вдоха и выдоха была одинакова. Обратите внимание на то, что дышать нужно грудной клеткой, чтобы нормализовать скорость биения сердца. Через минуту-полторы вы почувствуете, как паника отступает и вы вновь обретаете над собой контроль.
Тренируйте этот навык при каждом подходящем случае, когда вы теряете самообладание и становитесь раздражительными: на работе, за рулем, в общественном транспорте, дома.
• Знать цели плохого поведения.
Профессор медицины, психолог и педагог Рудольф Дрейкурс (Rudolf Dreikurs) описал четыре цели плохого поведения детей. Со временем оказалось, что его теория подходит и для понимания деструктивного поведения взрослых. Итак, вот чего желает достичь своей агрессией Разгневанный Клиент:
– привлечь к себе внимание;
– добиться власти;
– отомстить;
– обрести покой.
Знание этих целей поможет избавиться от пелены неопределенности в действиях Клиентов, которая выводит вас из эмоционального равновесия. Зная цели недовольных покупателей, вы можете сконцентрироваться на конкретной помощи в достижении желаемого ими. Например, даже если цель покупателя – отомстить, это не выведет вас из равновесия благодаря наблюдению за происходящим как бы со стороны и вы найдете способ направить деструктивную энергию Клиента в безопасное русло.
• Победить свои иррациональные идеи.
Американский психолог Альберт Эллис (Albert Ellis) стал автором и приверженцем рационально-эмоциональной поведенческой терапии. Согласно его теории, наши негативные эмоции являются следствием неверных когнитивных установок, а именно иррациональных верований. Эллис выделил 12 основных иррациональных идей, которые «сидят» внутри нас и ожидают своего часа, когда поступит сигнал извне. Тогда «вирус» просыпается и начинает разрушительную деятельность.
Суть иррациональных идей заключается в отношении человека к своим жизненным неприятностям, потерям, плохому обращению с ним других людей. Возведение ожиданий в ранг требований «должен» или «не должен» делает его незащищенным и подверженным негативному воздействию.
В качестве альтернативы Эллис предлагает придерживаться философии релятивизма, или «пожелания». У людей имеется множество различных мечтаний, целей, предпочтений, главное – не делать из этих неабсолютных ценностей грандиозную догму, и тогда будет меньше психологических проблем.
Так как лучшее средство против врага – знать его в лицо, давайте познакомимся с 12 иррациональными идеями. Наверное, вы обнаружите их присутствие и в вашей «системе координат».
1) Я должен быть прекрасным и добиваться успеха в любой области. Я должен быть безупречным во всех отношениях.
2) Все должны меня любить и одобрять все, что я делаю.
3) Ужасно, когда получается что-то не так, как хочется.
4) Некоторые поступки ошибочны, и тот, кто их совершил, должен быть строго наказан.
5) Вероятная опасность обязывает беспокоиться, и до тех пор, пока она не пройдет, ее нужно постоянно ожидать.
6) Даже если человек не в силах повлиять на внешние обстоятельства, все равно он должен из-за них расстраиваться.
7) Контролировать свои эмоции и чувства невозможно. Мы являемся их жертвами.
8) Каждая проблема имеет единственное правильное решение. Ужасно, если не получается его найти.
9) На наше благополучие влияют поступки других людей. Поэтому надо приложить максимум усилий, чтобы те изменились в нужном направлении.
10) То, что произошло с нами в прошлом, определяет наше поведение в настоящем. Влияние прошлого невозможно преодолеть.
11) Нам нужен кто-то сильнее, на кого можно положиться.
12) Избегать жизненных трудностей и ответственности проще, чем брать их на себя и справляться с ними.

 

Представленный перечень ментальных установок является ахиллесовой пятой в работе с Разгневанным Клиентом. К примеру, сотрудник, считающий себя идеальным и столкнувшийся с ситуацией, где он допустил ошибку, будет до последнего ее отрицать или погрузится в глубокую депрессию. Оба варианта являются проигрышными и ведут к потере репутации компании. Или мысль о том, что наше прошлое определяет действия в настоящем, сподвигнет сотрудника думать: если раньше что-то не удалось, то и пробовать еще раз не имеет смысла.
Выделите время на анализ вашей «картины мира». Как только вы найдете какие-то иррациональные идеи, старайтесь изменить свои ожидания с «должно» на «желательно».
После того как вы выдержали удар мощной эмоциональной волны, дали возможность «выпустить пар» Клиенту и сохранили контроль над собой, пришло время наступать.
Шаг № 4. Вести информационный диалог
Здесь мы, во-первых, покажем Клиенту свою заинтересованность в решении проблемы и, во-вторых, отыщем конкретную причину его раздражения.
Переходим к диалогу только после того, как покупатель достаточно доказал, что он серьезный человек и с ним надо считаться. Вы безошибочно ощутите этот переход. Подобное эмоциональное состояние характеризуется слабостью и опустошенностью. Самое время дать Клиенту опору и показать, что вы с ним «одной крови»!
Обратите внимание на то, что вы должны испытывать подлинное желание помочь. Эта книга о том, как сотрудникам действовать эффективно и честно, но не о том, как лучше вводить в заблуждение людей, доверивших вам решение своих проблем.
Вспомните Историю 22, когда отец забыл принести в стоматологическую клинику подтверждающие документы. Проблема была не только в невозможности (по объективным обстоятельствам) взять ребенка на прием к врачу, но и в неловком положении, которое испытал отец мальчика. Как только удалось бы убрать эту проблему, его позиция стала бы гибче и он вместе с администратором искал бы решение конфликта.
Методом работы на этом этапе является обмен вопросами и ответами в бесстрастном режиме. В случае если у Клиента снова проскакивают эмоциональные колкие замечания, они игнорируются. Фразы сотрудника «Это мы уже обсудили. Зачем опять поднимать вопрос?» категорически запрещены. Причиной подобных эмоциональных выбросов Клиента могут быть некачественно отработанные первые три шага. Тем не менее, если вы уже находитесь на четвертом этапе, постарайтесь на нем удержаться, чтобы сохранить инициативу за собой.
Главным показателем того, что диалог с Клиентом состоялся, являются его ответы на ваши вопросы по существу.
Примеры вопросов, свойственных информационному этапу:
• «Если я правильно вас понял, то…»;
• «Правильно ли я понял, что для вас на первом месте стоит…»;
• «Поправьте меня, если я неправильно понял то, что вы хотите…»;
• «Что вы имеете в виду, когда говорите…»;
• «Что, по вашему мнению, нам следует предпринять, чтобы изменить ситуацию?»;
• «Что изменится для вас, если мы сделаем замену?»;
• «Что из предложенных вариантов вам понравилось, а что – нет?»;
• «Сколько времени у нас есть на подготовку решения?»;
• «Что именно вас вывело из себя?».
Каждый новый вопрос должен приближать к цели – точному пониманию взгляда на ситуацию с позиции Клиента – и демонстрировать вашу заинтересованность и профессионализм.
Помните, что в работе с Разгневанным Клиентом очень важно держать инициативу в своих руках, а также удерживать высокий темп общения. Ваша скорость в идеале должна быть всегда выше, чем скорость Клиента. Такая способность не появляется сама по себе и требует практики. Поначалу, скорее всего, ваша медлительность будет раздражать Клиента. Не отчаивайтесь, это совершенно нормально. Старайтесь мобилизовать себя и ставьте перед собой задачу действовать с каждым разом быстрее.
В зависимости от ситуации этот этап может длиться от пары до нескольких десятков минут. Как только вы увидели произошедшее глазами Клиента и почувствовали то же, что и он, вы знаете, за что именно нужно извиняться.
Шаг № 5. Извиниться
Просить прощения нужно всегда. Даже если вы считаете себя правыми. Даже если Клиент знает, что он не прав. Извинение – это знак признания не только своей ошибки, но и того, что вы поддерживаете другого человека, испытываете сострадание к нему, признаете его ценность для вас.
Принесение извинений идет пятым шагом за прояснением «картины мира» Клиента. Вы просите прощения не потому, что так написано в инструкции, а потому, что действительно понимаете, в каком неприятном положении он оказался. Даже если, кажется, не за что, можно принести извинения за саму ситуацию и за негативные эмоции, которые пришлось испытать другому человеку.
Искреннее извинение всегда можно отличить от формального по глазам говорящего, словам, которые он выбрал, и тембру голоса. Боритесь за то, чтобы верить в свое извинение. Тогда вы наделите его огромной силой. Может так случиться, что вам не удастся исправить ситуацию и Клиент уйдет ни с чем. Тем не менее он сможет вернуться и дать вашей компании шанс.
Извинение – это соломинка, за которую нужно цепляться, чтобы получить еще один шанс, а получив его, доказать, что вам можно доверять.
Шаг № 6. Взять ответственность
Человек, находящийся в положении Разгневанного Клиента, прежде всего нуждается в том, кто в этой ситуации обладает большей силой и протянет руку помощи.
Выучите наизусть магические слова, творящие чудеса: «Я беру личную ответственность за решение этой проблемы». Мы все страдаем от того, что крайне редко встречаем людей, способных их произнести.
Постоянно развивайте себя, делайте сильнее и профессиональнее. Это позволит вам больше верить в свои силы и брать ответственность.
Я надеюсь, что после выхода этой книги в свет таких людей будет все больше и больше. Благодаря им наша жизнь станет ярче и счастливее.
Шаг № 7. Сообщить план действий
Вслед за произнесенными вами магическими словами надо вселить в Клиента еще большую уверенность. Обратите внимание, что с каждым новым шагом вы все дальше отводите его от «пропасти паники и ужаса». Как правило, к этому моменту эмоциональные страхи остались позади. Кажется, Клиент уже готов сотрудничать. Это чувство придает вам силы и окрыляет. Отлично!
Расскажите, что вы планируете делать, сколько времени займет каждый этап, какие трудности вы предвидите на пути и как планируете их преодолевать. Эту информацию вы подаете:
• динамично;
• бодро;
• четко;
• уверенно;
• удерживая контакт глаз.
В вашем голосе должна быть сила. Лучшей тренировкой для ее формирования являются любые публичные выступления. Может подойти даже произнесение тостов на дне рождения друга. Однако более эффективный способ – вызваться читать доклады в своей компании и обучать коллег. В книге «Ух ты! Сервис» я рассказываю о придуманной нами технологии «Книги». Все сотрудники, прошедшие через нее, уже через год имеют заметный прогресс в том, как они формулируют свои мысли и держат аудиторию.
Отдельно скажу про контакт глазами. Должно быть, вы встречали людей, которые во время разговора глядят куда угодно, только не на вас. Не слишком приятно, не так ли? Когда вы общаетесь с другим человеком, нужно смотреть ему в глаза, но периодически отводить взгляд, чтобы не производить агрессивного впечатления.
Впрочем, у этого правила есть исключение. Во время своей сильной и динамичной речи о плане действий удерживайте непрерывный контакт глаз. Это поможет вам чувствовать себя более уверенно.
Как только вы ввели Клиента в курс дальнейших действий, незамедлительно начинайте решать проблему. Время пошло!
Шаг № 8. Держать в курсе, или Обратная связь
Ваш Клиент должен знать, как продвигается реализация плана в случае, если на его воплощение требуется больше 59 минут. Форму связи вы можете согласовать на предыдущем этапе.
Исключите ситуации, когда Клиент сам звонит или пишет вам. Если все же подобное произошло, воспримите это как предостерегающий сигнал о том, что вы теряете инициативу. Позволю себе еще раз напомнить правило скорости: вы должны быть быстрее Клиента.
Шаг № 9. Решить проблему
Сообщите Клиенту, что проблема устранена, и передайте ему результат вашего труда. В оценке того, действительно вы исправили ошибку или нет, точкой отсчета является мнение Клиента. Получите от него подтверждение, что это именно то, чего он хотел.
Шаг № 10. Сделать подарок
После того как ошибка исправлена, вы можете претендовать на чудо – создание Страстного Поклонника. Вспомните Метод отскока. Именно сейчас настал его черед вместе с Системой компенсации.
Если все сделано правильно, вы войдете в пантеон славы своей компании как герой, совершивший подвиг, потому что достойно прошли до конца одно из самых сложных испытаний – испытание Разгневанным Клиентом.
Друзья, нет людей, кто одолел бы столь непростой путь с первого раза. Относитесь к этому как к приключению и пытайтесь снова и снова. Вы почувствуете, что с каждым разом у вас получается лучше и лучше.
Дерзайте!
Краткие итоги главы
• До 49 % ответственности за репутацию компании лежит персонально на каждом ее сотруднике.
• Управляя бизнесом или просто работая в офисе, вы должны быть уверены, что рано или поздно встретите Разгневанного Клиента. Ваше поведение в этот момент должно быть достойно восхищения.
• Каждый сотрудник компании руководствуется незыблемыми принципами:
– я команда, где один за всех, все за одного;
– я не трус;
– я сначала делаю, потом высказываюсь;
– я улыбаюсь, на меня смотрят зрители.
• Путь превращения Разгневанного Клиента в Страстного Поклонника состоит для сотрудника из десяти шагов:
1) «вот оно, наконец-то началось»;
2) соблюдать «эмоциональный штиль»;
3) противостоять влиянию;
4) вести информационный диалог;
5) извиниться;
6) взять ответственность;
7) сообщить план действий;
8) держать в курсе;
9) решить проблему;
10) сделать подарок.
Назад: Часть III Герои начинают и побеждают
Дальше: Заключение