Большинство людей читают электронные письма немедленно, как только те приходят, или же открывают свой почтовый ящик, видят груду новых сообщений и принимаются их разбирать. Но даже если ответ требует всего пару слов, мало кто реагирует сразу же – почти все предпочитают вернуться и ответить потом. В результате позже приходится снова заходить в почту, находить нужные письма, перечитывать их – то есть выполнять двойную работу!

Самый эффективный способ – обрабатывать каждое сообщение немедленно. Вот как я разбирал свою электронную почту сегодня утром и какая внутренняя дискуссия при этом происходила в моем сознании:

11:00. Все мои утренние ритуалы выполнены, дети отправлены в школу, и у меня только что закончился двухчасовой «фокусный» блок времени, отведенный на сосредоточенный письменный труд. По расписанию – время работы с электронной почтой. Итак, делаю глубокий вдох…

Первое письмо – оповещение от сервиса Google, который отслеживает упоминание моего имени в Интернете. В нем сообщается, что мой заранее подготовленный пост был опубликован в блоге сегодня утром. Я перехожу по ссылке в свой блог, чтобы убедиться, что там все в порядке, и тут же замечаю опечатку прямо в заголовке поста. Черт, это нужно исправить! Только сначала просмотрю остальные письма…

Нет! Сделай это сразу! Внутренний голос неумолим, поэтому я быстро открываю WordPress, исправляю опечатку и нажимаю кнопку «Опубликовать».

Следующее письмо от работающего на меня фрилансера, который сообщает мне свой ИНН, чтобы мой бухгалтер мог подготовить налоговую документацию. Ладно, потом перешлю это письмо бухгалтеру вместе с парой своих замечаний…

Нет! Сделай это сразу! Я вздыхаю, нажимаю кнопку «Переслать», добавляю от себя несколько строк и отправляю письмо.

Следующее письмо от моего юриста; в приложении – счет. Что?! Я не ожидал никакого счета. Я щелкаю мышкой по файлу PDF. Да, верно, я совсем забыл, что он занимался моим вопросом о товарных знаках. А я только вчера оплатил все квитанции!

Я могу распечатать счет и положить его в стопку для оплаты, которой займусь на следующей неделе… Нет! Сделай это сейчас! К счастью, мой юрист принимает банковские карты. Я вношу реквизиты в платежный бланк на его сайте и отправляю его для оплаты – всего три минуты.

Следующее письмо… Недавно я вступил в Пенсильванское общество и отправил им членские взносы. Банку нужно знать, имеет ли эта организация некоммерческий статус. Откуда, черт возьми, я знаю?! Ладно, разберись с этим прямо сейчас! Я открываю новую вкладку в браузере и перехожу на их веб-сайт. Быстро просматриваю страницу «О нас». Никакого упоминания о некоммерческом статусе по пункту 501(с)3. Отвечаю «Скорее всего, нет» и нажимаю кнопку «Отправить». Готово.

Следующее письмо… Кто-то спрашивает о моих гонорарах за выступление и о моей доступности. Переслать это письмо моему виртуальному администратору без всяких комментариев – она сама знает, что делать.

После того как мой ящик входящих сообщений полностью очищен или истекает отведенный 30-минутный блок времени, я закрываю электронную почту и возвращаюсь к ней снова во второй половине дня.