Цифровые данные и безопасность

Хлам легко идентифицировать, когда он материален и занимает пространство на вашем письменном столе, — неработающие принтеры и сломанные жесткие диски можно просто убрать. Но когда хлам накапливается в цифровом виде и занимает место уже на вашем компьютере, планшете или смартфоне, распознать его бывает довольно трудно, а еще труднее решиться удалить. Если очень старые документы не нужны вам по каким-то юридическим причинам или для работы, просто стирайте файлы, которыми вы больше не пользуетесь, — хлам есть хлам, не важно, как мало места он занимает.

Работая с цифровыми материалами, спросите себя: «Изучила ли я все руководства к компьютерным программам? Разбираюсь ли я в том, как экономить время с помощью различных программ и приложений? Храню ли я цифровые данные (документы, музыку, фотографии) таким образом, что мне и другим понятен порядок и система их расположения?»

30 СЕКУНД

• Откройте папку «Загрузки» на компьютере и удалите все файлы, которые вы пересохранили в другом месте, либо те, с которыми вы уже поработали и они вам больше не нужны.
• Очистите корзину на рабочем столе и в электронной почте.
• Переместите файлы с рабочего стола в соответствующую папку (или удалите, если они вам не нужны).
• Поставьте теги, ключевые слова или несколько фотографий на обложку папки в приложении с фотографиями, чтобы их было легче найти. Повторяйте эту процедуру до тех пор, пока все папки с фотографиями не окажутся помеченными.
• Удалите из папок с фотографиями все снимки плохого качества или те, которые вам не нравятся.

1 МИНУТА

• Создайте отдельную папку на рабочем столе, в которую вы сохраняете документы по текущему рабочему проекту. Или, если проект уже закончен, удалите эту папку с рабочего стола.
• Отсканируйте один-два документа и сохраните их в соответствующие папки. По возможности уничтожьте оригиналы.
• Откройте вкладку «Об этом компьютере» (или похожую), где можно найти информацию о том, какие типы файлов занимают на вашем компьютере больше всего места и сколько свободного места у вас остается. Запишите эту информацию и сохраните ее для выполнения третьего пункта из раздела «15 минут».
• Если у вас есть смартфон, подключите его к компьютеру, продублируйте и синхронизируйте данные или удалите с телефона все ненужные приложения и некачественные фотографии.
• Если у вас есть планшет, подключите его к компьютеру, продублируйте и синхронизируйте данные. Если планшет и есть ваш основной компьютер, залейте данные в любой онлайн-сервис (например, iCloud для продукции Mac, OneDrive для Windows, My Backup Pro для Android).

5 МИНУТ

• Установите таймер и поработайте с цифровыми документами, чтобы найти, что можно удалить или переместить в другую папку. Отсортируйте файлы по дате последнего открытия, чтобы увидеть, какие файлы вы не использовали очень давно.
• Зарегистрируйтесь на www.unroll.me, чтобы отписаться от спама и сократить все рассылки с промопредложениями до одного письма в неделю или в день.
• Ответьте на максимальное количество писем за пять минут. Если какие-то письма требуют от вас конкретных действий, запишите себе, когда именно вам нужно сделать эти дела.
• Продублируйте информацию с жестких дисков компьютера на внешний жесткий диск и в онлайн-сервисы. Как минимум раз в неделю дублируйте информацию с компьютера на внешний жесткий диск и храните его в безопасном месте подальше от магнитного воздействия. Затем установите автоматическое копирование либо копируйте вручную в конце каждого рабочего дня. Когда вы начнете дублировать информацию, вам ничего больше не придется делать, кроме как выходить из программы по окончании работы.
• Найдите на своем компьютере документы с конфиденциальной информацией и запишите названия и расположение этих файлов, чтобы позднее обеспечить им более надежную защиту.

15 МИНУТ

• Поработайте со старыми письмами из своей электронной почты, просмотрите, заархивируйте и/или удалите их. Установите автоматическую архивацию для электронной почты старше двух месяцев.
• Установите автоматические настройки для своей электронной почты, чтобы сэкономить время. Прочитайте о своей почтовой программе, чтобы узнать, как автоматизировать действия (например, установить фильтры), выполняемые с письмами, которые регулярно приходят на ваш адрес. Например, если вы часто покупаете вещи онлайн и получаете по почте счета о покупках, можно установить, чтобы эти письма автоматически помечались прочитанными, маркировались как «Счет» и отправлялись в архив или в папку с названием «Счета».
• Переместите все тяжелые файлы (обычно это прежде всего цифровые фотографии, музыка и фильмы) на внешний носитель, чтобы освободить место на компьютере. В зависимости от того, как часто вы выносите компьютер из дома, возможно, лучшим решением станет беспроводной сетевой диск, а может быть, обычный жесткий диск с USB-подключением.
• Перестаньте проверять почту каждый раз, как только приходит очередное письмо. Выберите для этого определенное время. Может быть, вы решите делать это каждые пятнадцать минут, а может быть, всего три раза в день. Конечной целью должна стать проверка почты только тогда, когда у вас есть время. Таким образом вы сможете разом ответить на все полученные письма, и это не помешает выполнению другой работы, требующей всего вашего внимания. Выключите уведомления и вместо них установите себе будильник, напоминающий вам о том, что пора проверять почту.
• Проанализируйте принцип, по которому вы называете файлы. Придумайте, как оптимизировать этот процесс, чтобы стало легче находить документы. Когда я пишу черновые статьи для сайта Unclutterer и сохраняю фотографии, которые планирую разместить на сайте, то предпочитаю использовать две последние цифры текущего года, месяц, число, дефис и короткую описательную фразу. Таким образом, статья для публикации 1 января 2017 года про преимущества избавления от хлама будет названа: «170101-преимущества». Называя документы и фото таким образом, вы будете хранить их в порядке создания и при этом сразу же понимать, что именно в них содержится, что значительно сэкономит ваше время.