Документы, счета и подписки

Каталоги, рассылки, журналы, счета и другая корреспонденция ежедневно накапливается у вас дома, и решить, что оставить, а что выбросить, иногда бывает трудно. Следить за подобными вещами — все равно что бороться с наводнением. Но при правильном подходе у вас есть все шансы выплыть целым и невредимым.

Работая с этими вещами, спросите себя: «Нужно ли мне хранить бумажную копию этого документа, потому что он необходим для налоговой или других служб? Если нет, стоит ли мне отсканировать его или можно выбросить? Могу ли я оплачивать подобные счета онлайн? Предоставляет ли мой банк возможность прямой оплаты счетов/внесения депозита онлайн? Читаю ли я/пользуюсь ли я теми листовками, которые приносит мне почтальон? Могу ли отказаться от получения данного каталога/журнала/листовки в дальнейшем?»

30 СЕКУНД

• В начале ноября возьмите коробку и напишите на ней «Каталоги». Затем в течение двух месяцев кладите туда все каталоги, что приходят по почте. Сохраните эту коробку, чтобы выполнить первый пункт из раздела «15 минут».
• Каждый раз, когда вам по почте приходит документ, который вы не хотите уничтожать или выбрасывать, сразу же напишите на конверте, что вам нужно с ним сделать, а затем кладите в ящик с почтой, например, «положить в папку с пенсионными счетами», «подписать до …», «сохранить до …», «прочитать до …» и пр.
• Вытащите все бумаги из своего рюкзака, дипломата и сумочки, положите их туда, где они должны храниться (например, в специальную коробку в домашнем офисе) до тех пор, пока вы ими занимаетесь.
• Разберите коробку с визитными карточками.
• Уничтожьте пачку документов толщиной от 0,5 до 1,5 см.

1 МИНУТА

• Зайдите на сайт своего банка и прочитайте инструкции по настройке автоматической оплаты счетов.
• Зайдите на сайт своего банка, запросите получение цифровых счетов и откажитесь от получения бумажных. Если вы уже получаете цифровые счета, зайдите в аккаунт своей кредитной карты и на сайт банка, где держите свои сбережения, и также откажитесь от получения бумажных счетов в пользу цифровых.
• Если вы получаете бумажные счета на оплату коммунальных услуг и пр., зайдите на сайты этих компаний и посмотрите, можно ли оплачивать их автоматически через Интернет.
• Подшейте пачку документов, помеченных «Подшить», из коробки с бумажными документами.
• Отсканируйте и сохраните в соответствующих папках на компьютере те документы из коробки, что помечены «Отсканировать».

5 МИНУТ

• В зависимости от того, есть ли такая возможность, подпишитесь на все доступные услуги автоматической оплаты счетов и отпишитесь от получения бумажных копий. Обязательно научитесь загружать ежемесячную выписку.
• Создайте папку на компьютере, где вы будете хранить цифровые копии счетов и выписок.
• Просмотрите документы в папке с файлами (или в нескольких папках, если позволяет время). Удалите все бумаги, которые, как вам кажется, больше не нужны, и выбросите их. Отсканируйте все, что можно хранить в цифровом формате, но не забудьте, что некоторые документы важно сохранить и в бумажном виде.
• Изучите, какие документы, касающиеся налогов, нужно хранить физически, согласно законодательству вашей страны/штата, и как долго следует это делать (чеки, документы о передаче акций, в общем, любые бумаги, сведения о которых необходимо будет внести в налоговую декларацию, и прочие документы). Налоговое управление США требует сохранять эти бумаги в течение трех лет в том случае, если в вашей компании аудит проводится на государственном уровне, но в некоторых штатах этот срок даже больше. Если вы не можете найти такую информацию онлайн, проконсультируйтесь с бухгалтером. Каждые несколько лет проверяйте, не изменились ли эти данные.
• Просмотрите свои подписки на журналы и обратите внимание на те, которые вы не читаете от корки до корки. Если такие найдутся, зайдите на сайт, где оформляется подписка, и отмените автоматическое обновление. Если у вас нет автоматического обновления подписки, просто сделайте пометку в календаре о том, что не нужно продлевать подписку, когда ее срок истечет. Если вы не знаете, какие именно подписки обновляются автоматически, попробуйте найти эту информацию на упаковке доставки. Владельцам планшетов, возможно, будет удобнее перей­ти с подписки на бумажное издание на цифровое.

15 МИНУТ

• Пометьте файлы в папках наклейками с надписями — напечатайте их на принтере или напишите на них маркером. Чем легче прочитать, что указано на наклейке, тем быстрее будет процесс поиска файла.
• В соответствующих учреждениях запросите дубликаты наиболее важных документов и положите их в несгораемый сейф на случай непредвиденной ситуации. Это могут быть: свидетельство о рождении, браке, разводе, смерти, полис социального страхования и военный билет. Копии этих документов можно хранить в папках с файлами, чтобы их было легче достать.
• Если у различных служб в вашем районе есть конкуренты (например, операторы кабельного телевидения, уборка мусора), узнайте, не переплачиваете ли вы за услуги — возможно, существуют более выгодные предложения без потери качества. Любая компания всегда стремится удержать своих клиентов, поэтому позвоните по горячим линиям и спросите, нет ли каких-то специальных предложений, чтобы снизить вашу ежемесячную плату.