Домашний офис

Любой дом требует времени и внимания, и для выполнения всех обязанностей необходимо пространство. Может быть, вам нужен домашний офис только для того, чтобы платить по счетам и следить за личным расписанием, а может быть, вы ежедневно работаете из дома. Независимо от того, каковы ваши личные обстоятельства, важно, чтобы для достижения всех этих целей было специальное место и все необходимые инструменты.

Работая над этой частью дома, спросите себя: «Организовано ли это место так, чтобы работа из дома была эффективной и приносила удовольствие? Нет ли на моем столе хлама, который может помешать мне сосредоточиться на важных задачах? Если мне приходится делить это пространство с кем-то еще, организовано ли оно так, чтобы несколько человек могли работать здесь одновременно, не тревожа друг друга? Есть ли у меня все нужные мне инструменты, все ли они хорошо работают?»

30 СЕКУНД

Соберите все письменные принадлежности и скрепки и положите их в специально отведенную под них коробку.
Перенесите всю важную информацию с прикрепленных к стене или столу листочков в какое-то более надежное место, чтобы она хранилась там постоянно (например, сделайте пометку в календаре, или запишите в перечень дел задание или событие, или занесите телефонный номер в список контактов в телефоне и т.д. — в общем, найдите информации подходящее место).
Отнесите всю еду и посуду (чашки, тарелки, банки из-под газировки, ложки и закуски) на кухню, помойте посуду или положите еду в холодильник.
Закройте те вкладки и программы на компьютере, которыми вы не пользуетесь прямо сейчас.
Выбросьте весь мусор.

1 МИНУТА

Протрите телефон, клавиатуру, мышку и монитор компьютера специальной тряпочкой, предназначенной для этих устройств.
Положите бумагу в принтер.
Поправьте книги на полке.
Выбросите мусор из корзины и протрите ее дезинфицирующим средством, если что-то прилипло ко дну.
Отрегулируйте высоту стула, чтобы вы могли работать с правильной осанкой. Улучшите свои условия труда в целом, измените высоту стола и положение клавиатуры и других предметов.

5 МИНУТ

Расставьте предметы на своем столе так, чтобы самые нужные вещи были у вас под рукой, а в более дальних местах, например, в выдвижных ящиках и на полках, лежало то, чем вы редко пользуетесь.
Если вы делите это пространство с детьми или супругом/партнером/соседом по комнате, определите четко, что общее, а чем пользуетесь только вы.
Уберите из этого пространства все предметы, которые не способствуют повышению эффективности в выполнении ваших рабочих и домашних обязанностей. Верните эти вещи на свое место.
Расположите ваши книги и справочные материалы, которыми вы часто пользуетесь, в наиболее удобном для вас порядке — так, чтобы, когда вы вытащите одну нужную вам книгу, все остальные не упали.
Вычеркните выполненные пункты из списка дел (см. «Четыре шага к эффективному списку дел») или внесите туда все, что вам нужно совершить. Установите таймер, чтобы потратить на это не больше пяти минут.

15 МИНУТ

Засеките пятнадцать минут и разберите максимально возможное количество корреспонденции из своего почтового ящика (реального, не виртуального).
Пометьте оба конца всех проводов, чтобы было легко идентифицировать, от какого устройства каждый из них (см. «Распутываем провода» — там можно найти советы по этой теме).
Вытрите пыль. Вычистите пол под мебелью, под колесиками стула, протрите сетевой фильтр и вокруг него.
Возьмитесь за дело, которое уже давно томится в вашем списке, но при этом займет не так уж много времени. Просто соберитесь и решите этот вопрос.
Осмотрите содержимое своих шкафов или ящиков с письменными и другими принадлежностями. Рассортируйте предметы, положив аналогичные вещи рядом, не нагромождайте их друг на друга, чтобы ничего не повредить. Если определенных вещей у вас накопилось столько, что вы сомневаетесь, что будете когда-нибудь всем этим пользоваться (чаще всего это то, что уже устарело, например, картриджи для старого принтера и другие штуки, относящиеся к технике прошлого), попробуйте продать это на eBay или отдать в благотворительный фонд, где они могут пригодиться. Проверьте, пишут ли ручки и маркеры и, если какие-то из них уже засохли, сразу же выбросьте их.

Следующий совет потребует от вас денежных затрат, но, возможно, он покажется вам чрезвычайно полезным: купите зарядки и провода-дубликаты для всей электронной техники, что у вас есть. Если у вас будет несколько зарядок, вам не придется постоянно таскать с собой провода между домом, машиной и офисом (иногда при этом теряя их). В этом случае вы никогда не окажетесь в ситуации, когда у вас нет нужной вам зарядки или прóвода, и вы сэкономите массу времени, избавившись от необходимости каждый раз вставлять и выдергивать шнур.

ЧЕТЫРЕ ШАГА К ЭФФЕКТИВНОМУ СПИСКУ ДЕЛ

ЗАПИШИТЕ ИЛИ НАПЕЧАТАЙТЕ СВОЙ СПИСОК. Причина, по которой я даю этот совет, настолько очевидна, что я даже не объясняю ее. Просто перенесите все, что накопилось, на бумагу или цифровой носитель, и эта информация больше не будет вас беспокоить.
РАЗБИВАЙТЕ КРУПНЫЕ ЗАДАЧИ НА БОЛЕЕ МЕЛКИЕ. Такие неопределенные цели как «сбросить вес» никогда не будут достигнуты. Подобные задачи перегружают голову. Запишите, что конкретно вам следует делать для того, чтобы начать сбрасывать вес, написать книгу или чаще звонить маме, и занесите именно эти действия в свой список.
СОСТАВЬТЕ РАСПИСАНИЕ. Когда вы заносите что-то в список дел, это также должно быть отмечено в календаре. Нужно кому-то позвонить? Выберите для этого время. Делаете ребенку костюм для участия в школьном представлении? Выберите в своем расписании один час в день в течение недели, чтобы поработать над костюмом. Если вы не сделаете этого, задание может так и повиснуть в воздухе.
БУДЬТЕ РЕАЛИСТОМ. Вы не обладаете сверхспособностями, поэтому не нужно создавать такой список дел, будто они у вас есть. Будьте честны перед собой, отвечая на вопросы: сколько времени понадобится на то или иное задание, сколько энергии на это уйдет и сможете ли вы закончить задание в то время дня, в какое планируете. Не заносите в список то, что на самом деле вы не собираетесь делать. Если кто-то другой (скажем, руководитель) требует от вас слишком многого, лучше всего сесть и обсудить с ним все детально, проработать план вашей работы и составить такое расписание, которому действительно можно следовать. Сейчас я официально разрешаю вам обратиться к кому-то за помощью.

ПРОЕКТ ВЫХОДНОГО ДНЯ № 7

Создайте идеальный домашний офис

Место, где вы работаете над проектами и решениями, касающимися вашего дома и личной жизни, должно быть уютным и мотивирующим и повышать эффективность вашего труда. Не важно, сидите ли вы за письменным столом в спальне или у вас есть целый офис в отдельной комнате — предполагается, что это место хорошо организовано, убрано, свободно от хлама и в нем приятно находиться.

ЧТО ВАМ ПОНАДОБИТСЯ: пачка бумаги и ручка, чтобы пополнять список дел и фиксировать напоминания; коробка, чтобы временно складывать разные документы и записи; мусорная корзина; корзина для предметов, которые можно использовать повторно; шредер; корзина для пожертвований.

ЗА РАБОТУ!

Организуя пространство домашнего офиса, постоянно держите в голове следующие три вопроса:

Нужен ли этот предмет для выполнения моих задач?
Отвечает ли этот предмет моим требованиям, поддерживает ли рабочий процесс? Полностью ли я понимаю, как он работает?
Этот предмет нормально функционирует? (Пишет ли ручка? Работает ли сканер?)

Если вам попадется предмет, про который нельзя ответить «да» хотя бы на один из этих трех вопросов, то, скорее всего, либо это просто хлам, либо он не должен находиться в вашем домашнем офисе. Выбросьте его или найдите ему более подходящее место. Если вы ответили «нет» на третий вопрос (даже при положительных ответах на первые два вопроса), либо избавьтесь от этого предмета, либо почините его прямо сейчас.

Методично проработайте пространство вашего «офиса» по секциям. Мне нравится воображать себе эту область как циферблат, где компьютер — 12 часов, и затем двигаться по секциям от 12 к 2, от 2 к 4, от 4 к 6, от 6 к 8, от 8 до 10, и наконец от 10 до 12. Работая с пространством таким образом, вы сконцентрируетесь на деталях и не станете отвлекаться.

Организуя пространство домашнего офиса, лучше всего руководствоваться здравым смыслом. Если вам нужно каждый раз тянуться к звонящему телефону, расположите стол так, чтобы телефон оказался ближе, либо купите себе гарнитуру. Если вам постоянно попадаются засохшие ручки, вытащите из стаканчика все ручки, проверьте их все до одной и выбросите те, что не пишут. Храните вещи там, где это наиболее удобно, и не забывайте, что у всего должно быть свое место. Стопки бумаги лучше держать рядом с другими стопками бумаги возле принтера, а книги — с другими книгами на полке.

Хранить вещи на полках в вашем домашнем офисе очень удобно и практично, потому что таким образом вы используете поверхность стен. Если вам нужно больше рабочего пространства, повесьте стенд или доску, покрашенную магнитной или грифельной краской. А можно сделать и так, и так.

НАПОСЛЕДОК: детям часто требуются письменные принадлежности, поэтому, если вам что-нибудь не нужно, вполне вероятно, что это понадобится именно им.

МОЖНО ЛИ ЭТО СДЕЛАТЬ С ПОМОЩЬЮ ПРИЛОЖЕНИЯ?

За последние годы вы, вероятно, распрощались со множеством офисных принадлежностей и компьютерных аксессуаров, потому что с развитием технологий материалы и устройства постепенно устаревали. Если у вас есть компьютер и/или смартфон, вы можете позволить себе не приобретать новые офисные принадлежности, а просто скачать нужное приложение для решения определенных задач.

Вот те задачи, которые способны выполнять за вас компьютер или приложение на телефоне, а вы, возможно, об этом и не знали: