8. Организация рабочего пространства и времени

Вся работа начинается с рабочего места и его организации. Есть, конечно, исключения в виде творческих людей и уникальных личностей, которые постоянно работают, а уже во вторую очередь думают, где они это делают. Но даже у них есть своя система творческого беспорядка, пускай они это и не признают. Большинство же работает за обычными столами в обычных офисных помещениях, для них и предназначаются данные советы.

Правильная рабочая обстановка настраивает сознание на нужный ритм. Вы же не содержите свой дом в беспорядке, вы точно знаете, где и что находится. Так же надо и на рабочем месте – все должно быть разложено аккуратно и по делу, больше ничего лишнего, что могло бы отвлекать от главных задач.

С чего все начинается, когда только приходишь на работу? С рабочего стола. А обычно там – кипы бумаг, разбросанная канцелярия, кружки, какая-то бесполезная сувенирка и пыль на компьютере. И какое будет внутреннее состояние на таком рабочем месте? Расхлябанное. Вы так, конечно, не будете считать, но подсознание уже все решило. Какая вокруг реальность, такой и вы. А сознание эту мысль подхватило, и ваш настрой – уже никакой.

Постоянно содержите свой рабочий стол в порядке. И когда вам не хочется ничего делать с утра, начните день с уборки пыли, настройте освещение, запишите полезную информацию на стикеры, вымойте свою чашку из-под кофе, распланируйте свой календарь – настройте себя на рабочий лад. От этих простых действий у вас появится энергия для последующей работы.

Идеальное рабочее место – это инструмент для работы, комфортное освещение, необходимая канцелярия и простая мебель для сотрудника.

Как вам работать: стоя или сидя? Решать вам, но надо искать свою эргономику, никто за вас не знает, как лучше работается именно вам. Я считаю, что сидя лучше, но обязательно делать перерывы – пройтись, выполнить небольшую разминку, подышать свежим воздухом, подняться на 2–3 этажа вверх по лестнице.

Мой режим работы: 45 минут – полное погружение в задачу, 15 минут перерыв, далее 1 час непрерывной работы и 15 минут отдыха, и так ежедневно в течение рабочего дня.

Не забывайте о собственном шкафчике или архиве, так как у каждого сотрудника всегда скапливается своя личная картотека или бумажный архив. Также в шкафчике можно хранить личные вещи, которые не хотелось бы выставлять напоказ. Каждая полка шкафчика должна выполнять свою функциональную роль и не пересекаться с другими элементами. Так будет лучше для автоматической работы с документами и принадлежностями.

Все свои наработки, документы, проекты, служебную информацию, хранящуюся на рабочем компьютере, дублируйте на сервер компании или в «облачное» хранилище. Спланируйте периодическое резервирование свой рабочей информации – например, раз в неделю.

Сколько люди тратят нервов и сил по поводу потерянных данных, из-за того, что компьютер сломался, «завис», кто-то удалил случайно важную информацию. Не повторяйте их ошибку, контролируйте обстоятельства, не допускайте, чтобы обстоятельства контролировали вас и вашу работу. Необходимо периодически выполнять бэкап – резервное копирование своих наработок.

Придерживайтесь единообразия в приложениях, большинство необходимых операций выполняется в стандартных пакетах программ. Ничего не устанавливайте лишнего – того, что мешает, дополняет или дублирует основное. Если вы в совершенстве владеете определенным инструментом для работы, будьте настойчивы в просьбах и ходатайствуйте перед руководством или IT-отделом, чтобы вам его установили, аргументируя тем, что вы работаете в нем особенно эффективно.

Еще простой совет: старайтесь в своем электронном пространстве придерживаться чего-то одного. Если вы любите сервисы Яндекса, выбирайте их, если сервисы от Google – работайте с ними. Так лучше для организации своей работы, потому что вы будете знать все слабые и сильные стороны сервисов, а также сможете быстро настроить свою систему на новом месте. Не всегда гонка за свежими программами оправдана, иногда лучше подходить консервативно и настраивать под себя свои любимые «примочки».

На рабочем компьютере создайте свою личную простую электронную иерархию. Вы должны в кратчайшее время находить любой свой старый документ. Особенно это важно, когда от вас требуют срочно что-то решить, а вы забыли, где эта информация хранится.

Все самые важные документы сканируйте. Немало рабочих конфликтов между подразделениями возникало из-за какой-нибудь потерявшейся важной бумаги.

Вы замечали, что работа иногда превращается в «кашу»: куча задач, разговоров, встреч, проверка бумаг, и вы в этом крутитесь без конца и края. Вроде работаете, но работой это назвать сложно. За этим всем не видно общей картины происходящего, и эта одна из проблем современной производительности: действия есть, результаты тоже есть, но они не очень заметны в рутине.

Большинство пользуется блокнотами и ежедневниками. Да это хорошо, но бумага – это «оперативная память», в ней хранится вся текучка, а основная информация теряется в страницах. Блокнот или ежедневник – это уже архаичный способ. В ежедневнике вы не видите всей картины событий, не поймете, когда лучше делать одно, а когда – другое, а также сможете пропустить какое-нибудь важное событие. Нет возможности вытащить необходимые данные и провести всесторонний анализ. Только представьте, сколько надо страничек перелистать, чтобы сопоставить необходимую информацию!

Сейчас существует много приложений и онлайн-сервисов для организации своего рабочего графика. И поверьте, этим надо заниматься, если вы хотите продуктивно работать независимо от ситуации и настроения. Todolist (простой список задач) позволит вам эффективно организовать свое рабочее время. В него можно записать все – от списка покупок до важных деловых встреч – и таким образом эффективно управлять своими временем и оперативно решать поставленные задачи.

Лично я на работе использую систему контекстного планирования в среде Outlook. Что мне в ней нравится: простота и эффективность инструмента, знакомое с детства приложение, совмещение календаря, задач и почты в одном информационном пространстве, интеграция с офисными приложениями. Данной системе планирования за короткое время можно обучить любого сотрудника.

Благодаря контекстному планированию, видно, когда, что и в каком состоянии у меня находится на работе. Известно, кто – в отпуске, кто – на «больничном», какие встречи намечены, тут же – контакты и текущая информация по проекту.

А главное, это превращается в большую электронную базу с данными, всегда можно найти необходимую информацию по уже выполненным задачам: кто делал, какие встретились трудности, в какой срок работа была закончена.

Видны все deadline или, наоборот, несрочные задачи, которые в данный момент можно пока не выполнять. Очень гибкая система, не привязанная к жестким временным рамкам выполнения задач, а, наоборот, направленная на реализацию работы в благоприятные моменты или кайросы.

На некоторых предприятиях из-за режима информационной безопасности запрещено пользоваться Интернет-приложениями для деловой переписки, поэтому Outlook – отличное решение, так как почта располагается на внутренних серверах компании.

Данной системе организации задач я научился, пройдя практический тренинг у Николая Забровского, он является партнером Глеба Архангельского – автора книг по тайм-менеджменту. Если вы вдруг встретите где-нибудь информацию о проведении данного тренинга, обязательно запишитесь на него.

Как организовать работу с почтой?

Во-первых, надо установить время работы с ней, чтобы уменьшить количество прерываний. Лучше всего это делать утром, когда задачи только начинают формироваться, и после обеда, когда надо проверить, как обстоят дела.

Во-вторых, на неоднозначные письма не стоит отвечать сразу, лучше сначала все обдумать – обращение, построение ответа, включение дополнительной информации. Старайтесь делать так, чтобы субъективизма было как можно меньше. Забудьте про быстрые и сокращенные ответы, которые многие привыкли делать в социальных сетях.

В-третьих, не перегружайте текст письма информацией, которая понятна только самому отправителю. Старайтесь отвечать кратко и емко, взвесив каждое слово. В наш цифровой век это очень важно, никому не интересно пробираться сквозь ваши уникальные умозаключения.

И, наконец, не забывайте про сетикет: обращение к получателю, стиль письма, информация по делу, контактные данные. Учитесь составлению письма, анализу того, что написали, и правилам обращения.

Что еще помогает в эффективной работе – так это магнитно-маркерная доска. Незаменимый инструмент, особенно когда в отделе идет мозговой штурм или решение серьезной задачи с промежуточными этапами.

В моей профессиональной деятельности доска была непременным атрибутом рабочей обстановки. Маркерная доска еще и полезна с точки зрения экономии бумаги (вы не поверите, сколько тратится бумаги на объяснение своих идей и решений!).

Благодаря визуальному мышлению (оно у всех есть), люди могут совместно рисовать на доске, объяснять свои мысли и предлагать лучшие решения задачи. Всем все видно и понятно.

От себя добавлю: мне в работе помогает музыка. Она положительно влияет на мою производительность, особенно когда надо работать с однообразными задачами на компьютере или оформлять большой пакет документов. И вообще, хорошо начинать утро с позитивной музыки. Но не стоит свою музыку включать для всех, помните: мы работаем не одни, и кому-то музыка будет только мешать.