Книга: Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться
Назад: Статья Максима Ильяхова «Как ставить задачи»[5]
Дальше: Глава 5. Связи и знакомства
Системы постановки задач
В последнее десятилетие на российском рынке активно развиваются электронные сервисы для постановки задач и контроля их выполнения. Эти сервисы существенно облегчают жизнь руководителя и его команды. Самые популярные и простые – «Мегаплан» (megaplan.ru) и «Битрикс24» (bitrix24.ru).
Как они работают
Вам больше не нужно ставить задачу сотруднику устно, по телефону или по почте. Вы ставите задачу в системе, прописываете суть, указываете сроки, соисполнителей, ответственных, при необходимости прикладываете файлы, назначаете бонусы или штрафы. Затем следите за ее выполнением. Все уведомления об изменениях в задаче или о крайнем сроке автоматически приходят как постановщику, так и исполнителю.
В итоге вы видите все задачи, выполняемые сотрудниками, какой процент выполняется в срок, а какой – с опозданием. Вы можете оценить, насколько эффективно работают ваши сотрудники, а также какой объем работ они выполняют.
Система постановки задач отрезает лишние коммуникации внутри коллектива и позволяет сотрудникам сосредоточиться на выполнении ими своих рабочих обязанностей. Кроме того, система постановки задач помогает эффективно делегировать.
Руководитель рекламного агентства «Апельсин» (Санкт-Петербург) поделилась своим опытом использования системы «Мегаплан».
Общие правила
1. Все выполняемые задачи должны быть в «Мегаплане». Нет в «Мегаплане», значит, не было задачи.
2. Каждый день необходимо вносить задачи в недельное планирование. В недельном планировании их можно обсуждать с руководителями. Недельное планирование у нас запускается из шаблонов по расписанию каждую пятницу в 17:30 (за час до окончания рабочего дня). После запуска новой задачи каждый должен закрыть старую и заполнить новую чек-листом на следующую неделю. В течение недели в чек-лист также добавляются дела, которые выполняются в этот период.
Проекты
1. В команду проекта добавлены только те, кто работает над этим проектом.
2. Ответственность за заполнение всех полей проекта несет руководитель проекта.
3. Если руководителю проекта не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.
4. В проекте пишем только информацию, необходимую для его выполнения, всем участникам проекта.
5. Каждый проект, который имеет конечные сроки и результаты, должен иметь дедлайн, соответствующий последнему дню работы по договору.
6. В проектах необходимо отмечать вехи.
7. Последняя веха соответствует времени окончания проекта по договору.
8. Если в проекте нарушаются дедлайны вех, необходимо сообщить об этом всем участникам проекта.
9. После окончания проекта его необходимо закрыть.
10. После приема проекта ответственность за качество его выполнения несет руководитель проекта.
Задачи
1. В задачу должны быть добавлены только те, кто ее выполняет.
2. Каждая задача должна иметь проект.
3. Каждая задача должна отвечать на вопросы.
3.1. Зачем? (Цели проекта.)
3.2. Кто? (Ответственное лицо и исполнители задачи.)
3.3. Сколько? (Объем задачи.)
3.4. Когда? (Дедлайн. Если задача текущая, без дедлайна, должна быть отмечена периодичность или чек-лист.)
3.5. Где? (Место выполнения задачи.)
3.6. Как? (Инструменты и прочие ресурсы, необходимые для выполнения задачи.)
4. Ответственность за заполнение всех полей задачи несет постановщик задачи.
5. Если постановщику задачи не хватает информации для заполнения необходимых полей, он обязан добиваться того, чтобы эта информация была ему предоставлена.
6. Делегирование задач.
6.1. Вместе с делегированием задачи передается ответственность за ее выполнение.
6.2. Необходимо, чтобы сотрудник, которому делегирована задача, принял ее и осознал ответственность за выполнение и соблюдение дедлайна.
6.3. Если тот, кому делегировали задачу, ее не принял, задача не считается делегированной и ответственность за нее несет тот, кто передавал задачу.
6.3.1. Если вы получили задачу с дедлайном в работу, проверьте, справитесь ли в срок.
6.3.2. Если выполнение в указанное время нереально, необходимо сразу же сообщить об этом руководителю.
7. В задаче делаем следующее.
7.1. Отмечаем проблемы, возникшие при ее выполнении.
7.2. Запрашиваем и обсуждаем все что требуется необходимое для ее выполнения.
8. После выполнения задачи ее необходимо завершить (нажать кнопку «Завершить» в «Мегаплане»).
9. Постановщику задачи после завершения задачи исполнителем необходимо ее проверить и принять.
10. После приема задачи ответственность за качество ее выполнения несет постановщик задач.
Постановка задач себе
– Вы утверждаете, что человек может поднять себя за волосы?– Обязательно! Каждый здравомыслящий человек просто обязан время от времени это делать!Барон Мюнхгаузен
Необходимо все задачи, получаемые сверху в любой форме (кроме постановки задачи в «Мегаплане»), вносить в «Мегаплан», включая в участники и аудиторы непосредственного руководителя.
Недельное планирование не отменяет необходимости ставить задачи по форме.
Удобные инструменты
1. Метки – по ним можно настроить фильтры. Лучше договориться, чтобы метки у всех совпадали.
2. Фильтры – можно настроить под себя. У нас заведен отдельный фильтр на каждого сотрудника, а также на отделы.
3. В чек-листе можно настроить «дела» – напоминания.
4. Чтобы получать уведомления из обсуждения, надо поставить наверху галочку «Следить за обсуждением».
5. Для того чтобы визуально представить задачу, можно переключиться в функцию «Диаграмма Ганта».
6. Делайте собственные шаблоны для повторяющихся задач.
7. Если у вас есть периодически повторяющиеся задачи, можно сделать шаблон с гибким запуском по времени.
Как начать внедрение системы постановки задач
План таков.
1. Пропишите стандарты постановки задач у себя в компании, используя пять критериев, описанных выше.
2. Выберите и внедрите подходящий инструмент для постановки задач и контроля их исполнения.
3. Запустите пилотный проект внутри одного отдела или небольшой команды.
4. Спустя 2–3 недели подведите итоги: где возникли трудности коммуникации, что получилось хорошо, а что – не очень.
5. Расширьте регламент на всех сотрудников.
