Книга: Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться
Назад: Три основные причины, почему выполнение задач срывается
Дальше: Статья Максима Ильяхова «Как ставить задачи»[5]
Статья Людмилы Сарычевой «Эффективная задача»
Технически ставить задачу не сложнее, чем отправить письмо.
Правильно ее описать, спланировать и передать исполнителю куда труднее. Каждая компания устанавливает правила для организации труда: график работы, инструкции по безопасности, субординацию, скрипты звонков, отпуска́. Все хотят, чтобы сотрудники работали эффективно, вели себя уважительно и не умерли от переутомления.
Программы для совместной работы вроде «Мегаплана» появились не так давно, поэтому правила для работы в них еще не успели устояться. Раньше ставила задачи неправильно, но за время работы в «Мегаплане» научилась делать это более эффективно. В сегодняшней рассылке я расскажу о частых ошибках в постановке задач и способах их исправления.
Участники
Сотрудники – основной ресурс компании. Эффективность компании зависит от эффективности сотрудников. Если вы берете на себя лишние задачи, ваша эффективность падает.
Иногда постановщики хотят подстраховаться и узнать мнение как можно большего числа коллег. Это сомнительное решение: чем больше участников в задаче, тем сложнее прийти к общему решению. Работа затягивается, обсуждение выходит из-под контроля, ответственность размывается. В итоге исполнителю приходится отстаивать результат перед теми, кто не имеет к нему отношения.
Чтобы не увязнуть в спорах, добавляйте в задачу только тех, без кого вы не получите нужного результата. Если задачу без коллеги не решить, добавляйте его. А если вы просто хотите заручиться его поддержкой, справитесь сами.
Допустим, клиент ждет от вас документы. Договор готов, но бухгалтер должен его подписать, юрист – проверить, а секретарь – отправить с курьером. Участники задачи: вы, бухгалтер, юрист и секретарь. Руководителя отдела продаж и генерального директора пока не отвлекайте.
Иногда сотрудник хочет ускорить работу и добавляет в задачу генерального директора. Этим он сам себя дискредитирует: вместо того чтобы учиться договариваться с коллегами, он давит авторитетом директора.
Еще ситуация. Вы арт-директор компании. Дизайнер нарисовал макет для страницы сайта. Не добавляйте больше никого в эту задачу. Вы арт-директор, значит, решение за вами.
Когда вы добавляете в задачу лишних участников, вы перестаете контролировать ситуацию. Каждый навязывает свое мнение и ищет сторонников среди других участников. Диалог превращается в борьбу.
Если сомневаетесь, добавлять в задачу коллегу или нет, не добавляйте. По ходу обсуждения вы поймете, кого еще привлечь к работе.
С таким подходом вы становитесь ответственнее и не боитесь принимать решения самостоятельно.
Описание задачи
Правильно описать задачу – искусство. Мудрый постановщик умеет делать это достаточно подробно, чтобы исполнитель все понял, и достаточно кратко, чтобы он не запутался.
Если вы описываете задачу слишком подробно, исполнитель наверняка прочитает невнимательно и упустит что-нибудь важное. Поэтому сократите детали до минимума и перечитайте задачу так, будто видите ее впервые. Если все поняли, вы на правильном пути.
Лишние подробности мешают быстро разобраться в задаче. Поэтому будьте краткими, но снабжайте всей информацией, которая потребуется для решения. В нашем примере исполнитель сразу обозначил сроки, дал почту клиента и приложил исходные данные. Садись и работай.
Писать слишком кратко – другая крайность. Так исполнитель не разберется в задаче с первого раза, начнет задавать вопросы и потеряет время: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Они написали мне, как маркетологу компании, но это по твоей части. Вот вопросы…»
Здесь исполнитель ничего не поймет: как отвечать, с кем связаться, что за материал. Помогите ему: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься, и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту [email protected]. Вот вопросы…»
Хорошо, если в конце задачи вы добавите вопрос. Так она превращается из навязывания в диалог, исполнитель берется за нее охотнее: «Катя! Ребята из журнала “Дуров напишет” готовят материал о “холодных” звонках. Просят ответить письменно в свободной форме до четверга. Они обратились ко мне, я сказал, что этим ты у нас занимаешься, и пообещал перенаправить вопросы. Они будут ждать от тебя письма с ответами. Когда будет готово, отправь на почту [email protected]. Вопросы в приложении. Как ты думаешь, нам это нужно?»
Хорошее описание задачи помогает сразу взяться за дело и ничего не упустить.
Обсуждение
Если задача связана с ошибкой кого-то из ваших коллег, появляется соблазн применить пассивную агрессию. Сдержитесь, от этого не будет пользы. Конструктивный диалог превратится во взаимные обвинения. Чтобы решить проблему, управляйте эмоциями.
Сарказм не вызывает у собеседника чувства вины. Лучше используйте правильную критику: коллеге станет стыдно и он захочет исправиться. В противном случае получите только агрессию.
Еще одна проблема в общении по задаче – препирательства. Вы обсуждаете задачу с участниками, мнения расходятся, каждый приводит аргументы, обсуждение выходит из-под контроля. Единственное решение в этой ситуации – созвониться и обсудить проблему голосом. Это сэкономит время и нервы. Только не звоните по скайпу и не подходите без предупреждения. Обсудите, когда это будет удобно вам и коллеге.
В переписке участники беседы не различают тон собеседника, делают неправильные выводы и не контролируют эмоции. Разговор по телефону решает эту проблему и помогает добиться лучшего взаимопонимания.
Дедлайн
Задачи бывают срочными и постоянным. Например, «сотрудничество с издательством» – постоянная задача, она будет существовать, пока длится сотрудничество с издательством. По мере расширения сотрудничества вы будете ее дополнять. Но таких задач не так много. Чаще мы работаем над срочными задачами с конкретным дедлайном.
Чтобы правильно поставить дедлайн, выясните, от чего он зависит, и объясните это в задаче. Хорошее объяснение лежит в интересах исполнителя.
Хороший дедлайн разумно обоснован для исполнителя: если Марина не успеет написать текст, клиент не запустит акцию по плану, потеряет в продажах и уйдет к конкуренту.
Если вы просто ставите дедлайн и не объясняете его в соответствии с интересами исполнителя, у него нет мотивации успеть к сроку. Когда исполнитель понимает, с чем связаны сроки, он постарается вас не подвести.
Алгоритм
Постановка задачи кажется простым житейским делом. Но на практике грамотно поставленная задача повышает эффективность, налаживает взаимопонимание между сотрудниками и формирует серьезное отношение к работе. За время работы в «Мегаплане» я выработала свой алгоритм, который помогает ставить задачи эффективно.
Оценить необходимость задачи. Это кажется смешным, но прежде, чем ставить задачу, определите, нужна ли она и какую пользу принесет. Поговорите с тем, на кого собираетесь поставить задачу. Возможно, после обсуждения окажется, что вы обойдетесь без нее.
Обсудить заранее. Не ставьте задачу, пока не договоритесь о ней с исполнителем. В противном случае это будет ударом в спину: сотрудник работает в своем режиме и внезапно получает задачу с дедлайном на текущей неделе. Если он ее отклонит, поступит правильно: о задаче никто не предупредил, приоритетность непонятна, дел и так много. Чтобы задачу приняли, созвонитесь с исполнителем и обсудите ее.
Убедиться, что исполнитель все понял правильно. Когда обсудите задачу, попросите объяснить коллегу, как он ее понял. Если вы этого не сделаете, окажется, что исполнитель понял все по-своему. Собеседник всегда слышит то, что хочет слышать. Пусть коллега расскажет суть задачи и опишет ожидаемый результат. Так вы будете точно знать, что подразумеваете одно и то же.
Описать и поставить дедлайн. После того как вы обсудили задачу вслух, описать ее будет проще. Зафиксируйте тезисно все, о чем проговорили во время созвона, лучше по пунктам, так исполнителю будет проще ориентироваться в требованиях. Обязательно опишите результат. Уделите этому пункту особое внимание, это тот случай, когда подробности не бывают лишними.
Назначить ответственного. В хороших компаниях за задачу отвечает только один исполнитель. Если дело требует работы нескольких сотрудников, определите отдельную задачу для каждого. Например, вы готовите страницу сайта. Вам нужны дизайнер, редактор и программист. Задача общая, но у каждого – свой участок работы. Разделите задачу на несколько так, чтобы обсуждали решение все совместно, а результат каждый показывал отдельно.
Принять результат. Не дергайте исполнителя постоянно. Если хотите контролировать процесс работы, лучше назначьте промежуточные этапы. Это дисциплинирует и помогает ориентироваться в сроках.
Назад: Три основные причины, почему выполнение задач срывается
Дальше: Статья Максима Ильяхова «Как ставить задачи»[5]
