Книга: Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться
Назад: Как проводить эффективные совещания и летучки
Дальше: Как ставить задачи, которые выполнят на 100 %
Статья Екатерины Сехиной «Секреты знаменитых переговоров. Как проводить полезные совещания»
Почти 80 % совещаний бесполезны. Они отнимают больше времени, чем социальные сети. К такому выводу пришли исследователи в бизнес-школе НИУ «Высшая школа экономики». На прилавках книжных магазинов даже появился «Блокнот для совещаний». В книжке – логические задачки, картинки «дорисуй» и комиксы на офисную тему. Все то, что прекрасно скрасит скуку, но не даст сосредоточиться на теме бизнес-доклада.
Опросы доказывают: совещания бессмысленны и даже вредны. Но передовые компании «Эппл», «Гугл», «Тесла», «Амазон» и «Яндекс» не отказались от этой формы общения. Они нашли способ сделать ее эффективной. За закрытыми дверями конференц-залов используются приемы, которые могут пригодиться и вам.
Отрицание пустоты
Мы стали забывать, зачем нужны офисные встречи. В некоторых компаниях совещания устраивают по любому поводу. Я была на совещании, когда сотрудников собрали, чтобы определить желающего закупить бумагу для принтера.
На самом деле у эффективных совещаний только две цели: поиск решения задач, у которых нет готового ответа, и сообщение, после которого люди захотят задать вопросы.
Сюда укладываются пятиминутки, мозговые штурмы и решение конфликтных ситуаций. Суть совещания – совещаться. Если мнение других сотрудников не требуется, нет смысла созывать совет.
Определить, действительно ли совещание необходимо, поможет простая схема на следующей странице.
Если на все вопросы вы ответили утвердительно, смело собирайте совещание.
Чтобы встреча была полезной, каждый из участников должен быть к ней готов. Сотрудник обязан отвечать за свой участок работы: не бегать в кабинет за статистикой и не тратить время на уточнение данных.
Если вы сообщаете тему встречи, вы ожидаете, что коллеги смогут в деталях рассказать о разработках, перспективах или идеях. Без подсказок и уточнений. Возникшие вопросы надо решить на совещании, а не перекладывать их на следующую встречу.
Илон Маск, основатель «Пейпала» и глава совета директоров «Тесла Моторс», несколько раз увольнял сотрудников за то, что они приходили на совещания неподготовленными. После таких кардинальных мер на собраниях участники могли ответить на любой уточняющий вопрос – эффективность встреч повысилась.
Чтобы ваши сотрудники достойно подготовились, им надо дать такую возможность. Например, сообщить за несколько дней дату, место и тему. Полезно, если собрания проводятся в одно и то же время. Так у сотрудников вырабатывается рефлекс подготовки. Внезапные собрания вызывают только чувство настороженности и неуверенности в себе.
Совет: разошлите повестку, список вопросов, темы к обсуждению. Так вы сократите время, которое сотрудники тратят на поиск нужной бумажки или попытки вспомнить детали проекта. Поделитесь списком приглашенных, чтобы люди могли задать друг другу вопросы еще до собрания.
Сокращение сущностей
Крупные компании придерживаются минимализма. Если у вас сотни подчиненных и десятки задач, у вас нет ни одной свободной минуты. Эффективные совещания – те, на которых нет ничего лишнего: ни лишнего времени, ни человека.
Стив Джобс выгонял с совещаний сотрудников, которые, по его мнению, не имели прямого отношения к обсуждаемой проблеме.А Кристен Гиль, вице-президент «Гугла» по бизнес-операциям, приглашает на встречу не больше десяти человек. Лишние люди отнимают время и создают нерабочий настрой в коллективе.
Иногда на совещании работники боятся огорчить начальника молчанием и повторяют по кругу одни и те же идеи. Поэтому время встречи, как и количество людей, стоит ограничить. Чем короче встреча, тем она насыщеннее.
Основатель консалтингового агентства «Дэвис энд Компани» Эллисон Дэвиc пользуется формулой «10–30–50–90»: 10 минут – короткие летучки, 30 минут – встречи с глазу на глаз, 50 минут – решение нескольких вопросов за собрание и 90 минут – мозговой штурм.
На совещаниях случаются и игры в молчанку, перекладывание ответственности, разговоры не по делу, бег по кругу. Такие явления в тайм-менеджменте называют хронофагами. Хронофаги – пожиратели времени. Это люди или предметы, которые отвлекают от основной деятельности. Единственный способ борьбы с ними – найти и обезвредить.
Совет: безжалостно «убивайте» пожирателей времени. Если разговор ушел не в то русло, не бойтесь перебить коллегу. Цель совещания – решить проблему, а не говорить по душам.
Каждая минута встречи стоит дороже, чем минута рабочего дня. В это время сотрудники не увеличивают прибыль, а теряют ее. После совещания они смогут работать эффективнее, но время, потраченное на обсуждения, уже никто не вернет.
Назначение переменных
Мы часто что-то забываем: теряем ручки и записи, переспрашиваем данные у коллег и склонны перекладывать ответственность на других. Не потому, что мы плохие и безответственные, а потому, что так устроен человек.
В психологии есть термин «диффузия ответственности». Если мы знаем, что кто-то еще может сделать работу, и если к нам не обращаются за помощью лично, мы становимся невнимательны.
Вспомните ситуацию: на улице лежит человек. Вы понимаете, что это не любитель бутылки – человек прилично одет, но проходите мимо. Срабатывает диффузия ответственности: здесь полно людей, кто-то поможет. Эти «кто-то» действительно есть, но их единицы.
Избежать диффузии ответственности на совещании можно. Достаточно назначить троих ответственных.
Первая должность – ловец хронофагов. Один из участников собрания играет роль ведущего. Это не обязательно руководитель компании. Последний принимает решение по ключевым вопросам. Ведущий следит, чтобы доклады шли по регламенту и чтобы все в равной степени могли высказывать свои мысли. Это собрание, а не театр одного актера.
В компании «Майкрософт» на ежедневных внутренних встречах отдела ведущий кидает спикеру игрушку – резиновую курицу. Если докладчик выступает дольше, чем положено, курицу отбирают. У кого игрушки нет, тот не говорит.
Это похоже на игру в детском саду, но позволяет проводить собрания более продуктивно и с юмором. Резиновой курицей может быть любой предмет. В психологии прием применяют при работе с большими коллективами, чтобы присутствующие не говорили одновременно и точно знали, чья очередь брать слово.
Вторая должность – ответственный гонец. На собрании он законспектирует сказанное, а после составит план и разошлет участникам собрания концентрированную выжимку. Благодаря этому сотрудники ничего не забудут, и на следующей встрече вы легко оцените прогресс коллектива.
Третья должность – контролер. Он проследит за исполнением решений, принятых на встрече.
В компании «Эппл» такого сотрудника называют НОЛ – непосредственно ответственное лицо. После совещания его фамилия появляется в электронной таблице напротив всех запланированных решений.
Он следит за выполнением и помогает сотрудникам подготовиться к следующему собранию. На следующем совещании ответственный отчитывается о проделанной работе и назначает нового НОЛа.
Все должности обязательно должны быть сменные. Примерив разные роли, люди быстрее поймут, что от них требуется во время обсуждения. А еще такие меры объединяют и дисциплинируют коллектив.
Совет: назначайте помощников. Три переменных должности, как три кита, дадут руководителю опору для проведения встречи и воплощения идей в жизнь.
Ведущий отловит хронофагов, секретарь составит краткий отчет, а контролер проследит, чтобы все решения воплотились в жизнь. Иначе произнесенные в переговорной слова могут так и остаться словами, не принеся ни денег, ни результата.
Сумма слагаемых
Плохие кадровые работники считают, что только приемы тимбилдинга укрепляют чувство товарищеского плеча. Я знаю компании, где совещание начинают с пения корпоративного гимна.
Cовещание само по себе тимбилдинг, без всяких дополнительных мер. Цель собраний не только в решении конкретных вопросов, но и в личном общении сотрудников.
Психолог Кевин Данбар наблюдал работу четырех микробиологических лабораторий и пришел к выводу, что мифы об одиноких гениях-ученых сильно преувеличены.
Открытия и прорывы, сделанные за время эксперимента, – результат собраний. Сотрудники делились опытом и описывали возникшие трудности, а их коллеги предлагали решения, исходя из своих работ.
Исследования Данбара доказали, что человек гораздо продуктивнее работает в коллективе единомышленников, чем в одиночестве. Наедине с собой мы прокручиваем в голове одну и ту же мысль и никак не можем остановить этот бег по кругу.
Коллега дает толчок к повороту рассуждений. Его идея может и не быть истиной в последней инстанции, но подтолкнет к новому ходу мыслей.
Для этого на совещании люди не должны бояться высказывать свое мнение. Помочь сотрудникам расслабиться, чувствовать себя нормально – задача организатора совещания. Один из способов – провести совещание не в переговорной, а на кухне за чашкой чая.
Ричард Брэнсон приглашает сотрудников на прогулку, назначает встречи во внутреннем дворике компании или в ресторане с необычной кухней. Брэнсон считает, что новизна окружения помогает расслабиться. В таком состоянии человек предлагает нестандартные решения на максимуме своих способностей.
Чем сильнее мы боимся неудач, тем старательнее ограничиваем производительность. Для эффективного обсуждения надо просто забыть, что вас оценивают. Задача руководителя – слушать и не критиковать.
Совет: позвольте сотрудникам почувствовать себя командой. На совещании объедините их общим ребячеством – веселой шуткой или маленькой корпоративной традицией.
Меняйте место проведения встречи: привычка к родным стенам только мешает движению мысли. Сотрудник смотрит на знакомый стул и вспоминает то, о чем думал на прошлом собрании. Не критикуйте идеи, просто выбирайте среди них лучшие. Тогда никто не будет бояться высказать слишком смелое решение.
Проверка на практике
Многие думают, что главное для удачного совещания – особая комната. Там все необходимые игрушки: веб-камеры, большие экраны, медиадоски и микрофоны. Все это иллюзия. Задача совещания – совещаться, неважно, где и с какими вспомогательными средствами.
Доклады-презентации сейчас уходят в прошлое. Живой рассказ эффективнее комментариев к слайдам. Пусть сотрудник расскажет своими словами и кратко. А данные можно раздать участникам в распечатанном приложении.
«Амазон» отказался от использования презентаций на совещаниях. На их создание сотрудник тратит много времени, а нужны они больше докладчику, чем слушателям.
Генеральный директор «Амазон» Джефф Безос не против фотографий, схем, графиков или рисунков, нарисованных тут же на доске, но к презентациям в модных программах относится отрицательно.
Это не значит, что нужно вовсе отказаться от визуальных материалов. Просто помните, что техника поддерживает выступление, а не наоборот. Если у вас чудесная презентация, но вы толком не можете объяснить мысль, дело провалится.
Часто от работы отвлекают телефоны. Корзина для телефонов решает проблему: складываем туда аппараты до конца собрания и посвящаем всего себя проблеме. Желание лишний раз проверить почту только придаст дискуссии ускорение. Вместо телефонов лучше выдать участникам бумагу и ручки.
Совет: улучшайте, но не переусердствуйте. Нет смысла тратить деньги компании на последние технические новинки. Иногда интерактивный экран или огромный монитор вам просто не нужны. Их легко заменят магнитная доска и проектор. Главное не то, каким инструментом вы пользуетесь. Важно, чтобы он помогал на совещании, а не перетягивал на себя все внимание.
Готовое решение
Компания-разработчик программного обеспечения «37 сигналс» в 2011 году ввела День национального бойкотирования встреч. Но даже эта компания не смогла полностью обойтись без офисных собраний.
Есть вопросы, которые людям проще решать при личном общении. Потому в компании «37 сигналс» придумали свои правила. Их с успехом применяют крупные компании мира.
«Фейсбук» просит постоять. В компании «Фейсбук» считают, что встреча пройдет максимально быстро и продуктивно, если сотрудники будут обсуждать планы работы на день стоя. Каждый день работники компании в полдень отправляются на 15-минутную «встречу на ногах».
«Америкэн Экспресс» сокращает слова. Если сотрудник не может охарактеризовать проблему пятью словами и меньше, ему точно требуется больше времени на подготовку.
«Яндекс» отправляет в библиотеку. В календаре сотрудников «Яндекса» есть библиотечный день – день, когда человек намерен ударно поработать. В такие дни сотрудникам разрешено не ходить на совещания. Их не отвлекают от дел, и продуктивность сотрудников повышается.
«Моторола» заставляет думать. В корпорации «Моторола» над любым вопросом просят подумать хотя бы семь секунд. Исследования компании показали, что сразу высказанная мысль отнимает время у коллектива. Семи секунд вполне достаточно, для того чтобы обдумать предложение.
«Зинепак» ищет плохие идеи. В музыкальной издательской компании «Зинепак» придумали выход из творческого ступора. Если у сотрудников не появляется хороших идей, они соревнуются в придумывании плохих. Это не только смешит участников, но и выводит из тупика. Гениальные идеи – противоположность самых пустых.
«Хед Хантер» выбирает условия и время. Компания провела опрос и установила, что 30 % сотрудников засыпают на совещаниях из-за духоты. Оптимальная температура в конференц-зале – 22–24 °C. И лучше проводить встречи в первой половине дня при естественном освещении: 36 % опрошенных уснули как раз после обеда.
Назад: Как проводить эффективные совещания и летучки
Дальше: Как ставить задачи, которые выполнят на 100 %
