Книга: Общение на результат. Как убеждать, продавать и договариваться
Назад: Копирайтинг. Как писать убедительно
Дальше: Общение в мессенджерах
Общение по электронной почте
Придерживайтесь следующих простых советов при переписке по электронной почте.
1. Одна проблема – одно письмо.
Если вы хотите в одном письме изложить несколько проблем, такое письмо лучше разделить на несколько сообщений. Если вы опишете несколько проблем или просьб в одном письме, есть риск, что вам могут ответить на одну из них. Начнется обсуждение, затем один из участников забудет сохранить переписку – и все, об остальных проблемах забыли.
2. Заголовок письма должен отражать суть письма.
Есть две крайности – вообще не писать тему (<Без темы>) и писать слишком длинные темы (более девяти слов). Идеальный вариант – 5–9 слов. Слишком длинные заголовки не входят в экраны мониторов с небольшим разрешением. Специально для книги мы выбрали реальные заголовки реальных писем, которые можно улучшить.
3. Делите текст на абзацы.
Различные исследования, а также опыт экспертов говорят о том, что текст, который поделен на абзацы, читать проще. Сравните:
Добрый день!С вами Николай Иванов, управляющий Санкт-Петербургским филиалом «Мостинфо».Хорошие новости – теперь зарегистрировать юридическое лицо или ИП можно удаленно!Федеральной налоговой службой разработан сервис «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде» (http://www.nalog.ru/rn77/service/gosreg_eldocs/). Он дает возможность направить через Интернет в налоговый орган при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей электронные документы.Процедура удаленной регистрации ЮЛ или ИП довольно проста.1. Вы готовите документы в электронном виде.2. Подаете документы через сайт nalog.ru, подписав электронной подписью.3. Если документы в порядке, через пять рабочих дней получаете регистрационные документы в налоговой.С октября текущего года мы начали выдавать сертификаты электронных подписей для удаленной регистрации ЮЛ и ИП на специальных условиях – 1000 рублей за сертификат! При заказе нескольких сертификатов предусмотрены скидки:– от 5 до 20 ЭП – 800 рублей (скидка 20 %);– от 21 до 40 ЭП – 600 рублей (скидка 40 %);– свыше 40 ЭП – 500 рублей.Предложение будет особенно интересным для компаний, профессионально занимающихся регистрацией ЮЛ и ИП, – доверенности при таком способе подачи документов не нужны. Экономия очевидна.Чтобы получить подробную информацию или обсудить сотрудничество, обращайтесь в отдел продаж по телефону (812) 424-19-08 к Безносовой Марии.До новых писем!
Разделим текст на абзацы.
Добрый день!С вами Николай Иванов, управляющий Санкт-Петербургским филиалом «Мостинфо».Хорошие новости – теперь зарегистрировать юридическое лицо или ИП можно удаленно!Федеральной налоговой службой разработан сервис «Подача документов на государственную регистрацию в электронном виде» (http://www.nalog.ru/rn77/service/gosreg_eldocs/). Он дает возможность направить через Интернет в налоговый орган при государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей электронные документы.Процедура удаленной регистрации ЮЛ или ИП довольно проста.1. Вы готовите документы в электронном виде.2. Подаете документы через сайт nalog.ru, подписав электронной подписью.3. Если документы в порядке, через пять рабочих дней получаете регистрационные документы в налоговой.С октября текущего года мы начали выдавать сертификаты электронных подписей для удаленной регистрации ЮЛ и ИП на специальных условиях – 1000 рублей за сертификат! При заказе нескольких сертификатов предусмотрены скидки:– от 5 до 20 ЭП – 800 рублей (скидка 20 %);– от 21 до 40 ЭП – 600 рублей (скидка 40 %);– свыше 40 ЭП – 500 рублей.Предложение будет особенно интересным для компаний, профессионально занимающихся регистрацией ЮЛ и ИП, – доверенности при таком способе подачи документов не нужны. Экономия очевидна.Чтобы получить подробную информацию или обсудить сотрудничество, обращайтесь в отдел продаж по телефону (812) 424-19-08 к Безносовой Марии.До новых писем!
Согласитесь, второй вариант читать проще.
Вот несколько советов, как делить тексты на абзацы:
• отделяйте приветствие, прощание и подпись;
• первый абзац в идеале должен быть 3–4 строки. Другие абзацы можно делать больше. Это нужно для того, чтобы читатель не поленился прочесть первый абзац. Если он это сделает, вероятность прочтения всего письма повышается;
• старайтесь делать ширину текста 600–800 пикселов. Современные мониторы имеют настолько высокое разрешение и настолько большие диагонали, что все письмо может уместиться в 2–3 длиннющие строки. Такие письма читать очень сложно.
4. Побуждайте читателя к действию.
У каждого письма должна быть цель. Если вы отправляете информацию для ознакомления, так и напишите: «Прошу ознакомиться». Если рассчитываете на развернутый комментарий, пишите: «Прошу дать развернутый комментарий». Если хотите после отправки письма продолжить общение, завершите письмо вопросом, тогда вашему собеседнику будет неудобно оставить вопрос без ответа.
5. Отвечайте быстро.
Когда вы отправляете письмо, вы рассчитываете, что с ним хотя бы ознакомятся (если вы об этом попросили, конечно). Когда присылают письмо вам, отправитель желает получить какую-то реакцию. Если на письмо не требуется развернутый ответ с вашей стороны, напишите «ОК», «Принято», «Хорошо» или что-нибудь еще. Автоответчики не годятся.
Если от вас требуют развернутого ответа, а времени на это пока нет, напишите отправителю, что получили письмо, и сориентируйте, когда сможете дать развернутый ответ.
6. Сохраняйте историю переписки.
Экономьте свое время и время ваших собеседников. Сохраняйте всю историю переписки, особенно если она тянется длительное время. Если история все же утеряна, нелишне сначала напомнить получателю, о чем вы вели переписку, и только затем написать суть вашего обращения. Во многих компаниях почтовые ящики сотрудников периодически чистят. Делается это по разным причинам: для безопасности или экономии места. Это большая ошибка. Сохраненная переписка может выручить вас в затруднительных ситуациях. Особенно это касается данных обещаний или гарантий.
Назад: Копирайтинг. Как писать убедительно
Дальше: Общение в мессенджерах
