Работа в архиве

Дальше: Глава 7 Происхождение и значение отчеств

Что делать, если вы хотите выяснить историю рода полностью? Выбор невелик: можно обратиться за помощью к специалисту или вести поиск самостоятельно.

Чтобы работать эффективно, нужно, разумеется, знать, что и как хранится в архивах.

Основные единицы учета в архиве – фонд, коллекция и дело.

Архивный фонд состоит из документов, имеющих отношение к деятельности юридического или физического лица, семьи или рода.

Архивная коллекция – совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, объектному, авторскому).

Дело – отдельный документ или совокупность документов, заключенных в папку.

Работа в архиве чаще всего начинается с чтения описей. Именно в них вы можете найти название необходимого вам документа. Как правило, доступ к описям свободный, но в некоторых архивах их надо заказывать. К сожалению, описи не всегда бывают подробными. Не исключено, что сэкономить время вам поможет совет Л. Бирюковой (источник – vgd.ru/genarch.htm):

В архивах медленно, но целенаправленно идет работа по улучшению учета. Допустим, в основной описи просто написано, что есть ревизская сказка за такой-то год. А в подробной описи, которая еще только готовится и в читальный зал не выложена, эта ревизская сказка описана подробно, с указанием того, на какой странице находятся сведения о каждой деревне.

Работники архива часто не знают, что происходит в чужих отделах. Все знает только директор. Если он будет к вам хорошо относиться (а вы уже познакомились, переписывались и разговаривали по телефону), он вас направит к нужному человеку, если такой есть, и это значительно облегчит процесс.

Если не знаете, какая опись нужна, полистайте архивные справочники. К ним относятся путеводители, каталоги, указатели и обзоры.

Путеводитель содержит сведения о документах и/или фондах архива (архивов) в систематизированном виде. Как правило, в путеводитель включаются сведения не обо всех фондах, часто справочники бывают тематическими.

Каталог – межфондовый справочник, в котором информация о документах сгруппирована по тематическому признаку.

Указатель – перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов, дополненные их источниковедческим анализом. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор. Тематический обзор может быть внутриархивным и межархивным.

Не исключено, что в архиве нет нужной информации. Самый худший вариант – документ утерян. К сожалению, это вполне возможно, если учесть что в 40-е гг. прошлого века война нанесла архивам непоправимый урон. Поэтому прежде чем ехать в архив, обязательно напишите директору следующее письмо:

Если нужных документов нет, подумайте, в каких еще источниках можно найти информацию. После этого смело звоните директору. Вас уже знают, поэтому просьба выяснить, нет ли в архиве определенных документов, будет вполне уместна. Директор посмотрит список и сразу же вам ответит.

Если в архиве нет метрических книг, позвоните в соответствующий ЗАГС. После революции метрические книги изымались из церквей и передавались в ЗАГСы, откуда затем попадали в архивы. Часть этих книг, особенно относящихся к началу XX в., может до сих пор находиться в архивах ЗАГСов.

Архивный поиск займет у вас не меньше недели. Документы выдают, как правило, только на следующий день после заказа. В некоторых архивах заказывать нужно даже описи.

Как вы уже поняли, архив во многом отличается от библиотеки. Еще одно отличие заключается в том, что недочитанное дело не нужно сдавать, оно остается лежать в читальном зале.

Вы наконец нашли в архиве, что хотели. Осталось всего лишь скопировать документы. И вдруг выясняется, что копия будет готова... через месяц. Более того, архив не может выслать ее по почте. Что делать?

Не спешите возмущаться и ни в коем случае не скандальте!

Есть несколько выходов.

1. Уговорите архивного работника (и заплатите за сверхурочную работу).

2. Сделайте по почте заказ на копирование нужных страниц. Не лучший выход, ибо в этом случае с вас постараются взять плату не только за копирование, но и за поиск документов. Впрочем, возможно, вы сможете объяснить директору (особенно если с ним общались), что нашли все сами.

3. Познакомьтесь с кем-нибудь в читальном зале и попросите получить копии и переслать вам.

Не пытайтесь просить архивного работника провести для вас генеалогическое исследование. Никто из персонала не имеет доступа к документам без санкции руководства.

Рекомендую в свободное время посетить краеведческий музей, а также записаться в самую крупную местную библиотеку. Возможно, вы неожиданно для себя обнаружите там полезную информацию.

Назад: Письменные запросы

Дальше: Глава 7 Происхождение и значение отчеств