Книга: Компьютер для бухгалтера
Назад: Структура интерфейса и основные инструменты Word
Дальше: Описание режимов и функций, актуальных для работы бухгалтера
Настройка и адаптация Word с учетом особенностей конкретного предприятия
Перед тем как приступить к эксплуатации текстового редактора Word, рекомендуется просмотреть и при необходимости отредактировать параметры его настройки. Несмотря на то что предложенные по умолчанию настройки вполне пригодны для работы большинства пользователей, не исключено, что в процессе работы придется внести в них некоторые изменения. О том, как выполняется настройка Word, будет рассказано в данной главе.
Поскольку режим настройки Word включает в себя большое количество параметров, мы не будем подробно останавливаться на каждом, а рассмотрим только те из них, которые являются наиболее значимыми для бухгалтерской работы.
Для перехода в режим настройки программы нужно открыть меню Файл и выбрать в нем команду Параметры. В результате откроется окно настройки (рис. 2.2), в левой части которого приведен перечень разделов настройки, а в правой части – параметры текущего раздела. Для перехода в любой раздел достаточно щелкнуть на его названии мышью.
Рис. 2.2. Общие параметры настройки
Все выполненные изменения параметров настройки вступают в силу только после нажатия в окне настройки кнопки ОК. При нажатии кнопки Отмена данное окно будет закрыто без сохранения выполненных изменений.
Общие настройки Word
Начинать настройку программы следует с параметров, которые расположены в разделе Общие (рис. 2.2).
В Word предусмотрена возможность автоматического отображения панели инструментов, включающей в себя некоторые основные команды форматирования, после выделения любого текстового фрагмента. Это существенно повышает удобство работы с выделенным фрагментом, поскольку многие важные инструменты оказываются под рукой. Для включения данного режима нужно в разделе Общие установить флажок Показывать минипанель инструментов при выделении. По умолчанию данный флажок установлен.
Если установить флажок Включить динамический просмотр, то пользователь сможет перед выполнением того или иного действия предварительно просмотреть его будущий результат и определить, подходит ему такой вариант или нет. Эту возможность удобно использовать, например, при рисовании таблиц, форматировании текста, а также в иных случаях.
Если флажок Открывать вложения электронной почты в полноэкранном режиме чтения установлен, то вложения электронной почты при открытии будут представлены в режиме чтения.
В поле Цветовая схема из раскрывающегося списка можно выбрать цветовую схему, используемую для оформления интерфейса Word. Возможен выбор одного из трех вариантов: Синяя, Серебристая и Черная. По умолчанию в данном поле установлено значение Серебристая.
В поле Стиль всплывающих подсказок пользователь может самостоятельно определить режим отображения всплывающих подсказок, которые появляются при подведении указателя мыши к тем или иным элементам интерфейса. Начинающим и малоопытным пользователям рекомендуется в данном поле установить значение Показывать улучшенные всплывающие подсказки (это значение используется в программе по умолчанию). Более опытные пользователи могут включить отображение обычных всплывающих подсказок – для этого нужно выбрать значение Не показывать улучшенные всплывающие подсказки. Если же пользователь настолько опытен, что может обходиться вообще без подсказок, то можно отключить их появление, выбрав в данном поле значение Не показывать всплывающие подсказки.
В полях Имя пользователя и Инициалы можно указать личные данные бухгалтера, работающего с программой.
Настройка отображения и печати бухгалтерских документов
Параметры отображения данных на экране и печати документов находятся в разделе Экран, содержимое которого показано на рис. 2.3.
Если в данном разделе установлен флажок Показывать поля между страницами в режиме разметки, то в режиме разметки документа (данный режим включается на вкладке Вид с помощью кнопки Разметка страницы) между страницами будут показаны разделительные поля. При снятом данном флажке страницы следуют одна за другой без полей, и разделяются только горизонтальной полосой. По умолчанию данный флажок установлен.
Рис. 2.3. Параметры отображения и печати данных
В области настроек Всегда показывать эти знаки форматирования на экране с помощью соответствующих флажков можно включить отображение тех знаков, которые обычно не отображаются в тексте документа. Такими знаками являются: знаки табуляции, пробелы, знаки абзацев, скрытый текст, знаки мягких переносов и знаки привязки объектов. Чтобы быстро включить отображение всех перечисленных знаков форматирования, нужно установить флажок Показывать все знаки форматирования.
В области настроек Параметры печати производится настройка параметров печати бухгалтерских, финансовых и прочих документов компании. При установленном флажке Печать рисунков, созданных в Word, на печать вместе с текстом документа будут выведены и входящие в его состав рисунки, созданные средствами Word. При снятом данном флажке рисунки выводиться на печать не будут, что позволяет экономить расходные материалы принтера.
Чтобы вывести на печать фоновые цвета и рисунки, следует установить флажок Печать фоновых цветов и рисунков. В противном случае при печати они будут проигнорированы.
При необходимости можно наряду с содержимым документа вывести на печать и его основные свойства, которые отображаются в отдельном окне, выводящемся на экран с помощью соответствующей команды меню Файл. Для этого нужно установить флажок Печать свойств документа.
По умолчанию Word не выводит на печать скрытый текст, что вполне объяснимо – на то он и скрытый, чтобы его не мог увидеть любой посторонний, или – чтобы не мешать работе с обычным текстом. Однако при необходимости можно распечатать документ вместе со скрытым текстом – для этого нужно установить флажок Печать скрытого текста.
Если в процессе работы с документом пользователь не только набирает и редактирует текст, но и выполняет другие действия – например, вставляет объекты в документ, формирует оглавление и предметный указатель, рисует таблицы, делает гиперссылки и т. п., то периодически нужно выполнять обновление полей документа. Это необходимо для того, чтобы все изменения документа нашли свое отражение там, где требуется. Изменения названий глав и разделов должны отразиться в оглавлении, изменение нумерации страниц, переносы текстовых фрагментов – в предметном указателе и оглавлении, изменение количества объектов, имеющих подписи, – в нумерации этих подписей (то есть они должны быть перенумерованы) и т. д.
Обычно обновление всех полей выполняется следующим образом: нужно выделить весь текст документа (для этого удобно воспользоваться комбинацией Ctrl+A) и нажать клавишу F9, после чего в открывшемся окне выбрать режим обновления (обновить только номера страниц или обновить целиком). Однако можно сделать так, что обновление полей документа будет выполняться автоматически перед каждой отправкой его на печать, что очень удобно. Для этого достаточно в разделе Экран установить флажок Обновлять поля перед печатью.
Аналогичным образом можно включить автоматическое обновление связанных данных перед выводом документа на печать – для этого нужно установить флажок Обновлять связанные данные перед печатью.
Настройка параметров правописания
Бухгалтерские документы должны быть безупречны с точки зрения грамотности – в противном случае их могут признать юридически несостоятельными. Это, в свою очередь, чревато применением к компании серьезных санкций со стороны контролирующих органов, расторжением сделок с партнерами, прочими неприятностями.
В программе Word реализованы широкие функциональные возможности для тонкой настройки параметров правописания. Для перехода в данный режим нужно в настройках программы открыть раздел Правописание, содержимое которого показано на рис. 2.4.
Рис. 2.4. Настройка параметров правописания
В первую очередь мы рассмотрим механизм, использование которого позволяет избежать случайных ошибок, возникающих при вводе тех либо иных данных. Этот механизм называется автозамена; его смысл заключается в том, что ошибочно введенные данные будут автоматически исправлены сразу после нажатия клавиш «пробел» или Enter.
Для перехода в режим настройки автозамены следует в разделе Правописание нажать кнопку Параметры автозамены. В результате откроется окно, изображенное на рис. 2.5.
В данном окне на вкладке Автозамена осуществляется настройка основных параметров автозамены.
В верхней части вкладки расположен флажок Показать кнопки возможностей автозамены. Если он установлен, то возле введенных данных, которые подверглись автозамене, при подведении указателя мыши будет отображаться маленький прямоугольник, а при наведении на него указателя мыши он примет вид кнопки. При нажатии на данную кнопку открывается меню, с помощью команд которого можно либо отменить последнюю автозамену, либо вообще отключить ее применение в подобных случаях.
Рис. 2.5. Параметры автоматической замены
Если установлен флажок Исправлять две прописные буквы в начале слова, то при вводе слов с двумя прописными буквами вторая буква слова автоматически будет преобразована в строчную.
Если установлен флажок Делать первые буквы предложений прописными, то после каждой точки следующее слово будет начинаться с прописной буквы. Флажок Делать первые буквы ячеек прописными используется при работе с таблицами – если он установлен, то первые буквы в ячейках таблиц будут автоматически преобразовываться в прописные.
Внимание
Последняя возможность актуальна при работе с табличными бухгалтерскими документами – ведомостями, реестрами и т. п.
При установленном флажке Писать названия дней с прописной буквы первая буква в названии дней недели будет автоматически преобразовываться в прописную.
Устранять последствия случайного нажатия Caps Lock – установка данного флажка используется для автоматического изменения ошибок, связанных со случайным включением режима CAPS LOCK. Например, если введено слово РОССИЯ, то оно автоматически будет преобразовано в слово Россия.
Возможности программы предусматривают формирование пользовательского списка возможных ошибок и варианта устранения каждой ошибки. Например, если в процессе работы пользователь часто набирает слово аккумулятор и часто ошибается, вводя его как акумулятор, то можно в список автозамены включить ошибочное написание этого слова и вариант его исправления. Подобные настройки выполняются в нижней части вкладки, и в первую очередь для этого нужно установить флажок Заменять при вводе (при снятом данном флажке механизм автоматической замены в соответствии с пользовательским списком будет отключен).
Примечание
По умолчанию пользовательский список уже включает в себя немалое количество возможных ошибок и вариантов их исправления, но при необходимости в этот список можно добавлять новые данные и удалять из него введенные ранее.
Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле заменить с клавиатуры ввести слово либо иное значение (число, дату и др.) в том виде, который является ошибочным и который должен быть автоматически исправлен после ввода, а в поле на – вариант исправления этого значения. Например, в поле заменять можно ввести слово акумулятор, а в поле на – правильное написание этого слова: аккумулятор. Для добавления в список введенной позиции нужно нажать кнопку Добавить, которая расположена справа под списком.
Для удаления из списка ненужной позиции следует выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить. При этом необходимо соблюдать осторожность, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.
Однако, как известно, все предусмотреть невозможно. В процессе работы могут возникать ситуации, когда, например, не нужно исправлять две прописные буквы в слове либо после точки писать слово с большой буквы. Для таких случаев механизм автозамены предусматривает ведение списка исключений. Для перехода в режим работы с этим списком следует на вкладке Автозамена нажать кнопку Исключения – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.6.
Рис. 2.6. Исключения при автоматической замене
Как видно на рисунке, данное окно состоит из трех вкладок: Первая буква, две прописные и Прочие.
На вкладке Первая буква формируется список исключений при исправлении первой буквы слова на прописную в начале предложения (то есть после точки). Чтобы добавить в список новую позицию, нужно в поле Не заменять прописной буквой после ввести с клавиатуры слово либо его фрагмент (обязательно после слова или фрагмента нужно поставить точку) и нажать кнопку Добавить. Наиболее известные исключения подобного рода – т. д., водит., доп., повыш., нач., обл. и др. Для удаления позиции из списка нужно выделить ее курсором и нажать кнопку Удалить, которая расположена сразу под кнопкой Добавить.
На вкладке две прописные аналогичным образом осуществляется ведение списка исключений при исправлении двух прописных букв в начале слова. В поле Не заменять с клавиатуры вводится текст исключения, после чего для его добавления в список нужно нажать кнопку Добавить. Удаление ненужных позиций из списка производится нажатием кнопки Удалить (предварительно ненужная позиция должна быть выделена в списке курсором).
На вкладке Прочие аналогичным образом ведется список прочих исключений, которые должны игнорироваться механизмом автозамены.
В окне Автозамена: русский (см. рис. 2.5) на вкладках Автоформат при вводе и Автоформат с помощью установки соответствующих флажков можно определить еще ряд параметров автозамены. В частности, здесь можно включить режим автозамены адресов Интернета и электронных адресов гиперссылками, замены кавычек, дробей, тире и т. п., автоматического применения маркированных списков и границ документа и др.
Выполненные настройки автозамены вступают в силу только после нажатия в окне Автозамена: русский (см. рис. 2.5) кнопки ОК. С помощью кнопки Отмена производится выход из данного режима без сохранения изменений.
Далее вновь вернемся в раздел Правописание (см. рис. 2.4) и рассмотрим остальные параметры настройки.
Как известно, Word автоматически исправляет ошибки в словах, которые допускает пользователь, чем существенно облегчает его работу. Если же программа встречает незнакомое слово, то она подчеркивает его красной волнистой линией. Это делается для того, чтобы пользователь обратил внимание на это слово – вдруг оно написано с ошибкой? Если же это просто новое слово, то пользователь может добавить его в словарь либо просто проигнорировать замечание программы (для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на данном слове и в открывшемся контекстном меню выбрать соответствующий пункт).
Однако есть целый ряд слов, которые не должны распознаваться как ошибка. В предыдущем разделе уже рассказывалось о том, что такие слова целесообразно включить в список исключений. Что же касается аббревиатур и иных слов из прописных букв, слов с цифрами, вебадресов и имен файлов и папок, то их вносить в список исключений не обязательно – чтобы Word не распознавал их как ошибку, в разделе Правописание предназначены соответствующие флажки.
Чтобы аббревиатуры и иные слова, набранные прописными буквами (например, НДС, ФНС, ОКПО, ОКОНХ, ФСБ и т. п.), не распознавались как ошибка, нужно установить флажок Пропускать слова из прописных букв. Если установлен флажок Пропускать слова с цифрами, то при проверке орфографии будут игнорироваться слова с цифрами. При установленном флажке Пропускать адреса Интернета и имена файлов во время проверки не будут приниматься во внимание вебадреса (например, , ) и имена файлов (например, C: \Program Files\File.bmp). По умолчанию все перечисленные флажки установлены.
В процессе набора текста пользователь может случайно дважды набрать одно и то же слово. Если установить флажок Помечать повторяющиеся слова, то Word будет подчеркивать набранное повторно слово красной волнистой линией (так же, как и слово с ошибкой). Если на данном слове щелкнуть правой кнопкой мыши, то откроется контекстное меню, в котором для удаления повтора следует выбрать команду Удалить повторяющееся слово. При снятом флажке такая проверка не выполняется.
С помощью установки флажка Автоматически проверять орфографию включается режим автоматической проверки орфографии. По умолчанию данный флажок установлен. Аналогичным образом с помощью флажка Автоматически проверять грамматику включается режим автоматической проверки грамматики (этот флажок также установлен по умолчанию).
В поле Набор правил из раскрывающегося списка можно выбрать набор правил, согласно которому будет автоматически проводиться проверка грамматики документа. Например, построение фраз, выражения и т. п., которые можно использовать в процессе ведения личной переписки, совершенно недопустимы в деловой переписке. По умолчанию в поле Набор правил установлено значение Для деловой переписки. С помощью кнопки Настройка можно перейти в режим настройки грамматической проверки.
При необходимости пользователь может сделать исключения для какого-либо файла при проведении орфографической и грамматической проверки. Имя этого файла указывается в поле Исключения для файла, а соответствующий режим исключений включается с помощью флажков Скрыть орфографические ошибки только в этом документе и Скрыть грамматические ошибки только в этом документе. Следует учитывать, что флажок Скрыть орфографические ошибки только в этом документе доступен только при установленном флажке Автоматически проверять орфографию, а флажок Скрыть грамматические ошибки только в этом документе – при установленном флажке Автоматически проверять грамматику.
Настройка параметров печати
Выше, в разделе Настройка отображения и печати бухгалтерских документов, мы уже рассмотрели ряд параметров, предназначенных для настройки печати документов. Однако в разделе Дополнительно, а именно в области настроек Печать (рис. 2.7), содержится еще несколько таких параметров, с которыми мы познакомимся в данном разделе.
С помощью установки флажка Использовать черновое качество включается режим черновой печати документа. По умолчанию данный флажок снят.
Рис. 2.7. Параметры печати в разделе Дополнительно
Флажок Фоновая печать предназначен для включения режима фоновой печати документа. В данном режиме пользователь может продолжать работу в программе во время печати документа. Следует учитывать, что при печати в фоновом режиме возможно замедление скорости печати. По умолчанию данный флажок установлен.
Иногда бывает необходимо распечатать многостраничный документ начиная не с первой, а с последней страницы. В программе Word предусмотрена такая возможность – для этого нужно в разделе Дополнительно в области настроек Печать установить флажок Печать в обратном порядке.
Если установлен флажок Печать XML-тегов, то документ будет распечатан вместе с XML-тегами, используемыми в синтаксисе языка XML. Отметим, что эта возможность используется довольно редко, поэтому по умолчанию данный флажок снят.
При необходимости можно сделать так, что в печатной форме документа вместо значений полей будут распечатаны их коды; это означает, что вместо, например, рисунка будет распечатано его кодовое обозначение. Чтобы вывести на печать документ в таком виде, нужно установить флажок Печать кодов полей вместо их значений. Поскольку такой способ печати также используется не очень часто, по умолчанию данный флажок снят.
С помощью флажков Печатать на лицевой стороне листа при двусторонней печати и Печатать на задней стороне листа при двусторонней печати выбирается требуемый способ печати документа при включенном режиме двусторонней печати. По умолчанию оба флажка сняты.
Совет
Данную возможность удобно использовать, например, когда нужно распечатать только текст документа, а рисунки и прочие объекты, присутствующие в документе, можно пропустить.
Если установлен флажок Масштабировать содержимое по размеру бумаги А4 или Letter, то программа будет по умолчанию исходить из того, что для печати используется бумага формата А4 или Letter. Поскольку большинство пользователей для печати документов пользуются именно такими форматами бумаги, по умолчанию данный флажок установлен.
В поле Подача бумаги из раскрывающегося списка выбирается способ подачи бумаги в принтер, который будет использоваться при печати документов. Возможен выбор одного из следующих значений: Использовать настройки принтера (в данном случае подача бумаги будет осуществляться в соответствии с выполненной настройкой принтера), Автоматический выбор и Ручная подача. По умолчанию в данном поле установлено значение Использовать настройки принтера.
Назад: Структура интерфейса и основные инструменты Word
Дальше: Описание режимов и функций, актуальных для работы бухгалтера
